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Die ultimative Checkliste für korrekte und stilsichere E-Mails und Briefe in Ihrem Unternehmen

Dieser Beitrag hilft Ihnen dabei, Ihre E-Mails und Briefe auf Herz und Nieren zu testen: Mit der Checkliste stellen Sie Ihre schriftliche Kommunikation auf den Prüfstand. So stellen Sie sicher, dass sie inhaltlich, stilistisch und nach aktueller Rechtschreibung und DIN 5008 auf einem aktuellen Stand ist.

Checkliste für E-Mails und Briefe

Verfassen Sie Ihre E-Mails und Briefe stilsicher und korrekt – dabei hilft Ihnen unsere Checkliste.

Mit E-Mails und Briefen formal und stilistisch überzeugen

Mein Tipp: Prüfen Sie, was Sie an Ihre firmenspezifischen Regelungen anpassen müssen.

Passen Sie deshalb die Checkliste an Ihre Situation oder an die Corporate Identity und Vorgaben in Ihrem Unternehmen an. Wenn Sie interne Regelungen haben, weichen diese vielleicht von unseren Empfehlungen ab.  

Es werden weniger Briefe geschrieben

Gerade weil weniger Briefe geschrieben werden als noch vor einigen Jahren, gibt es Unsicherheiten, was die Gestaltung von Briefen anbelangt. Die DIN 5008 gibt Empfehlungen, worauf Sie bei der Gestaltung Ihrer Briefe Wert legen sollten.

So gestalten Sie einen Brief nach DIN 5008

Beachten Sie: Empfehlungen zur Schreibweise des Datums oder der Telefonnummer gelten auch für Ihre E-Mails. 

Das Wesentliche der DIN 5008 auf einen Blick:

1. Versendungsvermerke wie „Persönlich“ werden optisch nicht hervorgehoben und stehen ohne Leerzeile zur Anschrift.

2. Es heißt immer noch „Herrn“ und nicht „Herr“ in der Anschrift. 

3. Zwischen Straße und Ort steht KEINE Leerzeile. Bei ausländischen Adressen werden die Stadt und das Land in Großbuchstaben geschrieben, die Stadt in der Landessprache und das Zielland in deutscher Sprache.

4. Die einzig richtige Schreibweise für E-Mail ist „E-Mail“. „Email“ ist falsch!

5. Verwenden Sie im Fließtext die alphanummerische Schreibeweise für das Datum: 5. Juli 2018. Es steht keine Null vor der 5. Das gilt auch für Ihre E-Mails.

6. Die Schreibweise für Telefonnummern ist verbindlich und so vorgegeben. Die internationale Schreibweise lautet: +49 461 3612-378. Die Schreibweise +49 (0) 461 3612-378 ist falsch und irritiert den Empfänger. Uhrzeiten schreiben Sie so: 9 Uhr, 09:00 Uhr, 12 Uhr.

7. Der Betreff im Brief kann fett geschrieben werden. Für E-Mails gilt das nicht. 

8. Es folgen zwei Leerzeilen bis zur Anrede – nicht mehr!

9. Eine Leerzeile nach der Anrede. Das gilt auch für Ihre E-Mails.

10.  Für die Unterschrift haben Sie so viele Leerzeilen zur Verfügung, wie Sie mögen. Nehmen Sie höchstens fünf – das sollte reichen.

11. Wiederholen Sie nach der Unterschrift den vollständigen Namen maschinenschriftlich. Der Vorname gehört dazu und wird nicht abgekürzt.

12. „Anlage“ können Sie schreiben, müssen es aber nicht. Wenn Sie darunter eine Anlage aufführen, schreiben Sie das Wort „Anlage“ fett.

13. Das gleiche gilt für die Schreibweise des Verteilers. Er steht mit einer Leerzeile Abstand zur Anlage.

14. „PS“ – das ist die einzig richtige Schreibweise.

Stilistische Empfehlungen für Ihre E-Mails und Briefe

Egal, ob Sie eine E-Mail oder einen Brief schreiben: Ihr Text sollte zeitgemäß sein und zum Stil Ihres Unternehmens passen. Deshalb:

  • Vermeiden Sie Substantive. Verwenden Sie mehr Verben.

So nicht: Wir bitten um Überweisung des Betrages x auf unser Konto.

Besser so: Bitte überweisen Sie Betrag x auf unser Konto.

  • Formulieren Sie positiv.

So nicht: Ich bin vom 12. bis 15. Juni nicht am Platz.

Besser so: Ich bin am 16. Juni wieder im Büro.

  • Formulieren Sie lange Wörter anders:

So nicht: Vertriebsleiterjahreskonferenz

Besser so: jährliche Konferenz der Vertriebsleiter

  • Vermeiden Sie lange Schachtelsätze. Jeder Satz sollte nur einen Nebensatz haben.
  • Schreiben Sie im Flattersatz (linksbündig), nicht im Blocksatz. Das verbessert die Lesbarkeit. 
  • Vermeiden Sie Doppelaussagen.

So nicht: Getroffene Vereinbarungen

Besser so: Wir haben vereinbart, …

  •  Verwenden Sie KEINE Abkürzungen – dazu zählen auch: bzw., ggf., MfG, o. g., z. B., zzgl. Schreiben Sie alles aus.
  • Vermeiden Sie Passivkonstruktionen.

So nicht: Sie werden gebeten, die Unterlagen bis zum 15. April einzureichen.

Besser so: Bitte senden Sie uns die Unterlagen bis zum 15. April zu. 

  • Sprechen Sie mehr von „Sie“ statt von „wir“.

So nicht: Wir senden Ihnen die Unterlagen zu.

Besser so: Sie erhalten die Unterlagen.

  • Wenn Sie „wir“ sagen möchten, überlegen Sie, ob „ich“ nicht persönlicher wäre.

So nicht: Wir sind bei Fragen gern behilflich.

Besser so: Ich bin bei Fragen gern behilflich.

  • Zusatztipp: Es heißt „Freundliche Grüße“ oder „Mit freundlichen Grüßen“. Die Schreibweise „Grüsse“ ist falsch. Nach langem Vokal steht nach wie vor ein ß.

 

Ihre Checkliste für korrekte und stilsichere E-Mails

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