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Ein Angebot professionell ablehnen auf Deutsch und englisch - wir haben tolle Beispiele © fizkes - Shutterstock

Angebot ablehnen: Muster und Beispiele auf Deutsch & Englisch

Wie sieht eine gute Absage auf ein Angebot aus? Welche Formulierungen gibt es im Deutschen und Englischen und wie gelingt es Ihnen höflich und professionell zu wirken? Wir haben für Sie Beispiele und Vorlagen vorbereitet.

In diesem Artikel werden die wichtigsten Fragen zur Angebotsablehnung behandelt. Dazu gehören:

  • Angebot absagen — welche Gründe gibt es dafür?
  • Was sind Strategien für eine professionelle Angebotsabsage?
  • Musterbriefe: Welche Beispiele für Formulierungen im Absageschreiben gibt es?

Warum Angebote abgelehnt werden müssen

Die professionelle Korrespondenz gehört zum täglichen Alltag einer Officekraft. Regelmäßig müssen Angebote eingeholt und geprüft werden. Nicht immer stimmen die Leistungen eines Auftragnehmers mit den Ansprüchen eines Auftraggebers überein. Oft wird dies nicht gleich zu Beginn erkannt und erst bei der Ausstellung des Angebots werden die Differenzen klar.

Diese können unterschiedlicher Natur sein. Natürlich spielt der Preis eine entscheidende Rolle dabei, ob eine Leistung in Auftrag gegeben wird. Daneben kann es aber noch weitere Gründe für eine Angebotsabsage geben:

  • verwendete Materialien
  • Vorstellungen bei der Umsetzung oder
  • ein Zeitfaktor

Manchmal liegt die Begründung aber auch in der Art des Angebots. Teilweise sind Angebote explizit in Auftrag gegeben, in anderen Fällen werden Angebote aber auch ungefragt gestellt und dienen dem Zweck, einen potenziellen Auftraggeber von der Notwendigkeit der Leistung des Auftragnehmers zu überzeugen.

      Insgesamt lassen sich also insbesondere 3 Arten von Angeboten unterscheiden, bei denen eine Ablehnung eintreten kann.

      1. Angebote, die nicht den Erwartungen entsprechen (aufgrund von Preis- oder Leistungsunterschieden)
      2. Angebote, die ungefragt zugesandt wurden
      3. Angebote, die für einen Vergleich mehrerer Optionen herangezogen wurden und dem gewählten Angebot unterlegen sind

      Angebot absagen: Darauf muss geachtet werden

      So üblich das Ablehnen von Angeboten ist, so unangenehm ist es für viele in der Praxis. Die Gegenseite hat sich Mühe gegeben und versucht, den Auftraggeber mit dem Angebot zu überzeugen.

       

      Wie trifft man als Sekretärin oder Assistent im Geschäftsbrief oder E-Mail-Verkehr den richtigen Ton und stößt dem Gegenüber mit der Absage nicht vor den Kopf? Es gibt eine Reihe an Strategien, wie ein Absageschreiben optimal und ohne Missverständnisse gelingen kann, ohne zugleich die Höflichkeit und den professionellen Umgang zu verlieren.

      Angebot absagen — freundlich aber nicht übertrieben freundlich

      Natürlich weiß der Auftragnehmer, dass er meist nicht der einzige Angebotsteller ist und weiß um die Möglichkeit einer Absage. Daher sollte die höfliche Begründung in der Angebotsabsage auch nicht ausarten. Andernfalls könnte der Auftragnehmer sich in seiner Professionalität nicht ernst genommen fühlen.


      Professionelle Absageschreiben: Wichtige Faktoren bei der Ablehnung von Angeboten

      Freundlichkeit

      Der vielleicht wichtigste Punkt für Office Professionals ist es, Freundlichkeit zu bewahren. Mit einer obligatorischen Dankes-Zeile werden die Mühen des Gegenübers aufgegriffen und wertgeschätzt. Dies zeugt nicht nur von einem professionellen Umgang miteinander, sondern verhindert zugleich, dass das Gegenüber von zukünftigen Angeboten absieht.

      Auch wenn dies gewünscht ist, darf die Freundlichkeit nicht außer Acht gelassen werden, sondern es sollte ein klarer, aber höflicher Hinweis erfolgen, dass auch zukünftige Angebote nicht angenommen werden.

      Nachvollziehbarkeit

      Das Gegenüber erwartet in der Regel eine positive Antwort, besonders, wenn das Angebot bewusst in Auftrag gegeben wurde. Daher ist es gerade in diesem Fall wichtig und notwendig, die Gründe für die Ablehnung kurz anzureißen. Es ist jedoch nicht notwendig, die gesamte Entscheidungskette darzulegen. Für Sie als Office Manager ist es allerdings ratsam, dem Angebotsteller zu erklären, was im vorliegenden Fall zu der Entscheidung - der Angebotsabsage - geführt hat.

      Auf der einen Seite sorgt dies dafür, dass es im Folgenden nicht zu einer Kontaktaufnahme kommt, um diese Fragen zu klären und zum anderen zeugt es von Respekt. Auch die Erstellung eines Angebots kostet Zeit, Geld und Arbeitskraft und hat somit auch ihren ideellen und finanziellen Wert.

      Kürze und Prägnanz

      Gleichzeitig darf das Schreiben für Office-Mitarbeiter nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Der eigentliche Prozess der Auftragsbearbeitung ist mit der Entscheidung für eine Ablehnung und dem Absageschreiben beendet. Die Ablehnung selbst darf daher nicht zu lange dauern und sollte daher bestenfalls automatisiert und ohne zu viele Überlegungen erfolgen.

      Schnelligkeit

      Schließlich ist es auch sehr wichtig, eine Ablehnung eines Angebots schnell zu übermitteln. Der Auftragnehmer möchte zeitnah eine Antwort erhalten, ob das Angebot den Erwartungen des Auftraggebers entspricht. Auch beim Angebotsteller entstehen Kosten durch weiteren Aufschub, wodurch es nur professionell ist, sich nicht zu viel Zeit für die Antwort zu nehmen - insbesondere, wenn diese negativ ist.

      Sollte der Entscheidungsprozess im Unternehmen länger dauern, so ist es ratsam, dass man als Assistent Zwischenberichte mit Informationen über den aktuellen Stand übermittelt. So weiß der Angebotsteller, dass das Angebot bearbeitet wird und entsprechend Würdigung erfährt. Auch individuelle Nachfragen werden damit verhindert.

      Es lohnt sich für Sekretärinnen durchaus, für das Absageschreiben ein schnell anzupassendes Muster zu verwenden. Musterbriefe erleichtern die tägliche Geschäftskorrespondenz deutlich! So kann sichergestellt werden, dass in der optimalen Menge an Sätzen, prägnant und ohne Missverständnisse, alle wichtigen Informationen geteilt werden sowie auf beiden Seiten der Eindruck entsteht, dass die Zusammenarbeit (zumindest im Sinne einer Verhandlung) zu beiderlei Zufriedenheit und professionell abgelaufen ist.

      Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass es trotz der Absage in Zukunft zu einer weiteren Zusammenarbeit kommen kann, ohne dass die aktuelle Absage darauf ein schlechtes Licht wirft.

      Angebot ablehnen: Beispiele auf Deutsch & Englisch

      In der Praxis von Office Professionals gibt es verschiedene Muster, die alle Informationen einer Angebotsabsage vollständig und unmissverständlich vermitteln. Achten Sie in englischsprachigen Geschäftsbriefen und Korrespondenz jedenfalls auf die besonderen Konventionen! Grundsätzliche Formulierungsregeln für das Ablehnen von Angeboten umfassen:

      Einen aussagekräftigen BetreffMeist erfolgen Absagen per Mail. Es ist sinnvoll schon im Betreff klarzumachen, dass es sich um eine Absage handelt. So ist dem Gegenüber bereits vor dem Öffnen der Mail klar, welcher Inhalt zu erwarten ist.
      Eine angemessene AnredeDie Professionalität im Berufsumfeld verpflichtet zu einem höflichen Miteinander. Dies schließt insbesondere die typischen Regeln der schriftlichen Korrespondenz mit ein.
      Hinweise auf eine zukünftige ZusammenarbeitAm Ende der Absage sollte dem Angebotsteller ohne Missverständnisse klar sein, warum das Angebot abgelehnt wurde und wie es um eine zukünftige Zusammenarbeit steht. Entweder wird aus den Gründen klar, warum es nicht gereicht hat, oder die Formulierungen am Ende des Absageschreibens deuten darauf hin, ob der Auftragnehmer in Zukunft weitere Angebote versenden sollte. Je nachdem, welcher Wortwahl sich bei der Erstellung der Absage bedient wird, wird sich das Gegenüber trotz der Absage weiterhin respektiert und geschätzt fühlen.

      Zwischenfazit

      Freundliche, nachvollziehbare, prägnante und schnell bearbeitete Absagen erzielen die besten Ergebnisse, sowohl für den Angebotssteller als auch für den Adressaten des Angebots.


      Deutsche Muster-Vorlage für das Ablehnen eines Angebotes

      Betreff: Ablehnung Ihres Angebots XYZ vom 01.01.2020.

      Sehr geehrte Damen und Herren, [Alternativ eine persönliche Ansprache eines Angebotstellers]

      vielen Dank für Ihr Angebot vom 01. Januar [und die uns übersandten Muster].

      Nach sorgfältiger Prüfung sind wir jedoch leider zu dem Ergebnis gekommen, dass wir Ihr Angebot nicht annehmen können. Aufgrund 

      [- Günstigerer Konditionen

      - Eines umfassenderen Leistungsangebots

      - Verfügbarer Materialien...]

      haben wir uns für einen anderen Anbieter entschieden.

      [Wir senden Ihre Muster mit separater Post zurück.]

      Mit freundlichen Grüßen,


      Möglicherweise soll das Angebot nicht vollständig abgelehnt werden und muss stattdessen nachgebessert werden. In einem solchen Fall muss das Ablehnungsschreiben der Assistenz diese Infos natürlich sehr gut erkennbar enthalten. Dabei besteht die Möglichkeit das Angebot unter Vorbehalt anzunehmen (bei Nachreichung entsprechender Überarbeitungen) oder es in dieser Form abzulehnen, aber klar zu machen, dass es mit Nachbesserungen erneut gestellt werden kann. Hier ist das kommunikative Geschick einer Sekretärin oder Officekraft gefragt. 

      Je nach Angebotsteller kann die eine oder die andere Variante besser angenommen werden. Ausschlaggebend dafür sind insbesondere die Größe des Unternehmens und die Gefahr, dass eine Ablehnung unter Vorbehalt als eine Ablehnung missverstanden wird und dessen Firmenphilosophie in Hinblick auf die Bereitschaft, auf die individuelle Anpassung von Angeboten einzugehen.

      Absage Angebote: Englische Muster-Vorlage

      Betreff:Rejection of your offer XYZ from 01.01.2020.

      Dear Sir or madam, [Alternativ eine persönliche Ansprache eines Angebotstellers]

      Many thanks for your proposal dated January 1st [and samples sent to us].

      After thorough consideration, however, we have unfortunately reached the conclusion that we cannot accept your offer. Due to

      [- More favourable conditions

      - A more comprehensive range of services

      - More available materials]

      we have opted for another supplier.

      [We will send your samples back by separate mail.]

      With kind regards,


      Haben Sie sich auch schon gefragt, wie man ein Angebot auf Englisch schreibt? Wie haben die ideale Anleitung für Sie zusammengestellt.


      Unverlangtes Angebot ablehnen: Deutsche & englische Beispiele

      Wie zuvor bereits erwähnt, basieren nicht alle Angebote der täglichen Geschäftskorrespondenz auf einem expliziten Auftrag. Häufig entscheiden sich Anbieter auch, ein Angebot unverlangt an verschiedene Unternehmen zu senden, um diese auf ihr Angebot aufmerksam zu machen. Als Grundlage dafür dienen Erwartungen des Angebotstellers bezüglich des Bedarfs der Unternehmen.

      Erfolgt ein solches Angebot, ist die Ablehnung für Sekretärinnen deutlich einfacher und das Gegenüber ist wesentlich stärker auf eine Absage vorbereitet. Entsprechend muss weniger Fingerspitzengefühl bei der Ablehnung solcher Angebote gewahrt werden. Das bedeutet allerdings nicht, dass die Angebotsabsage nicht dennoch höflich erfolgen sollte.

      Nicht selten sind unverlangte Angebote ein gutes Werkzeug, um Dienstleistungen zu entdecken, deren Bedarf man zuvor nicht erkannt hatte. Sollten externe Auftragnehmer erkennen, dass ein Unternehmen unverlangte Angebote unwirsch abweist, so machen sie sich in der Zukunft möglicherweise nicht mehr die Mühe dort Anfragen zu stellen.

      Entsprechend ist Professionalität und Freundlichkeit von Seiten der Office Manager immer die Basis erfolgreicher Kommunikation. Gleichzeitig ist es auch sinnvoll, dem Gegenüber die Gründe für die Absage mitzuteilen, damit dieser seine Anfragen in Zukunft optimieren kann. Dies könnte entsprechend auch für das ablehnende Unternehmen von Vorteil sein, wenn in Zukunft bessere Angebote erfolgen

      Deutsche Muster-Vorlage für die Absage eines unverlangten Angebotes

      Betreff: Ablehnung Ihres Angebots XYZ vom 01.01.2020

      Sehr geehrte Damen und Herren, [Alternativ eine persönliche Ansprache eines Angebotstellers]

      vielen Dank für Ihr Angebot. Wir brauchen jedoch zurzeit keine[n ...], da wir aktuell auf einen anderen Lieferanten zurückgreifen. [Hier alternative Gründe nennen] Sollte sich das ändern, melden wir uns gern wieder bei Ihnen.

      Mit freundlichen Grüßen,


      Englische Muster-Vorlage für die Absage eines unverlangten Angebotes

      Betreff: Rejection of your offer XYZ from 01.01.2020

      Dear Dear Sir or madam, [Alternativ eine persönliche Ansprache eines Angebotstellers]

      thank you very much for your offer. However, we do not currently need [a ...] [Hier alternative Gründe nennen], as we are currently collaborating with a different supplier. If this changes, we will gladly get in touch with you again.

      With kind regards,


      Fazit um ein Angebot abzulehnen: Freundlichkeit, Begründung und Effizienz

      Abschließend lässt sich festhalten, dass es bei der Absage eines Angebots als Sekretärin besonders wichtig ist, die drei Aspekte Freundlichkeit, Begründung und Effizienz umzusetzen.

      Professionalität und HöflichkeitIn den meisten Fällen hat sich ein Angebotsteller im Vorfeld die Mühe gemacht, sein Angebot an den Adressaten anzupassen und hat entsprechend den Respekt und die Wertschätzung dafür verdient.
      Gründe für die Absage klar angegebenDies verhindert Missverständnisse und Rückfragen, nachdem der Bearbeitungsprozess der Anfrage eigentlich bereits abgeschlossen ist.
      EffizienzDurch die Verwendung von Vorlagen und klaren Antwortmustern, die die wichtigsten Informationen bereits enthalten, werden Zeit und Ressourcen eingespart.

      FAQ: Angebote ablehnen

      Aus welchen Gründen muss man ein Angebot ablehnen?

      Ein Angebot abzulehnen kann verschiedene Gründe haben. Neben Leistungen, Preis oder Materialien kann auch der Zeitfaktor oder die allgemeine Art des Angebots ein Grund sein, dieses abzulehnen.

      Achten Sie bei einer Absage darauf, höflich zu bleiben und freundlich (aber nicht zu freundlich) zu sein. Die Absage sollte professionell formuliert werden, sodass niemandem vor den Kopf gestoßen wird. Zudem sollten die Gründe für die Ablehnung kurz, knapp und nachvollziehbar erläutert werden.

      Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.

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