Wichtig ist es, dass der Geschäftspartner dies auch so versteht. Ihre Aufgabe als Assistenzkraft ist es, Terminverschiebungen mit der erforderlichen Diplomatie zu schreiben und Terminpannen zu vermeiden. Denn eine gelungene Terminorganisation ist das Aushängeschild jeder Firma.
Bittet man um Terminverschiebung per E-Mail oder telefonisch?
Am besten schreiben Sie Terminverschiebungen per E-Mail. Damit können Sie später beweisen, dass Sie die Terminverschiebung kommuniziert haben, und Sie ermöglichen dem Empfänger eine rasche Antwort.
Wenn Sie telefonisch Termine verschieben möchten – zum Beispiel bei kurzfristigen Verschiebungen –, dann sollten Sie im Anschluss daran das Vereinbarte nochmals per E-Mail bestätigen.
Outlook bietet eine bequeme Möglichkeit, Termine zu verschieben: Man ändert den Termin ab und weist Outlook an, die Terminänderung an alle Teilnehmenden zu versenden. Dank der Bestätigungsfunktion können Sie sicher sein, dass die Terminänderung zur Kenntnis genommen wurde. Dennoch sollten Sie mit dieser Form der automatisierten Terminverschiebung vorsichtig sein. Aus psychologischer Sicht ist dieses Vorgehen nämlich problematisch: Sie diktieren dem Geschäftspartner die Agenda, Sie kommandieren ihn herum wie einen Angestellten. Dies mag in der internen Kommunikation annehmbar sein, aber kaum im Verkehr mit Geschäftspartnern.
Regel für Termine bei Outlook anlegen
Lesen Sie dazu den Artikel → Regel bei Outlook erstellen, dass Zusagen und Absagen verschoben werden
Je nach dem Kommunikationsstil der Geschäftspartner und je nach Dringlichkeit kann durchaus auch eine Terminverschiebung per SMS oder WhatsApp infrage kommen. Dazu müssten Sie aber ganz sicher sein, dass dies auch geschätzt wird.
- Wenn ein Termin kurzfristig – innerhalb von 24 Stunden – verschoben werden muss, so kommt nur das Telefonat infrage.
- Erfolgt die Terminverschiebung zwei Tage vorher, so sollten Sie im Betreff den Vermerk „dringend:" setzen. Denn nicht immer werden Mails täglich gelesen!
Allgemein gilt: Stellen Sie sicher, dass der Geschäftspartner die Verschiebung zur Kenntnis genommen hat. Wenn Sie bis 24 Stunden vor dem Termin noch keine Antwort oder Lesebestätigung erhalten haben, müssen Sie nachhaken – am besten telefonisch.
Die Relevanz des Termins entscheidet über die Art der Kommunikation
Begründungen für Terminabsage und Verschiebung erfordern ein gewisses Feingefühl. Schätzen Sie ab, wie wichtig der Termin für den Geschäftspartner ist und wie gravierend er die Verschiebung entsprechend empfinden wird: Handelt es sich um ein Routinetreffen, dann wird er die Verschiebung achselzuckend zur Kenntnis nehmen. Geht es um einen Anlass, welcher für ihn eine große Bedeutung hat, so könnte die Verschiebung große Enttäuschung, Ärger, Sorgen oder Umtriebe bewirken.
Zusammengefasst hängt die Formulierung der Absage auch von der eigentlichen Einladung ab.
Bei weniger wichtigen Terminverschiebungen ist es nicht unbedingt erforderlich, detaillierte Begründungen mitzuliefern. Dass die Agenda im Geschäftsalltag manchmal umorganisiert werden muss, versteht jeder.
Bei gravierenden Verschiebungen erwartet der Geschäftspartner natürlich eine gewisse „Entschuldigung". Diese muss und soll jedoch nicht aus detaillierten und konkreten Gründen bestehen.
Im Gegenteil: Das, was ihr Chef als wichtig betrachtet, mag für den Geschäftspartner wenig Bedeutung haben. Wichtiger als eine detaillierte Begründung ist es, Empathie zu zeigen. Wenn Sie denken, dass die Terminabsage und Verschiebung der Geschäftspartner hart trifft, dann sollten Sie entsprechende Formulierungen und großes Bedauern über die Unannehmlichkeiten ausdrücken, welche Sie ihm verursachen.
Tipp: Wenn sie einen Termin endgültig absagen, sollten Sie auf konkrete Begründungen verzichten. Fokusieren Sie sich hierbei auf eine aufrichtige Entschuldigung.
Termin verschieben auf Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch
Möchten oder müssen Sie einen Termin mit ausländischen Geschäftskunden oder -partnern verschieben, nutzen Sie die typischen Sätze aus der Tabelle.
Sprache | Übersetzung |
Deutsch | Termin verschieben |
Englisch | Reschedule an appointment |
Französisch | Remettre le rendez-vous |
Spanisch | aplazar la fecha |
Italienisch | spostare un appuntamento |
Das Vokabular von Terminverschiebungen
In der Geschäftspraxis haben sich verschiedene Wörter herauskristallisiert, die besonders gut bei Terminverschiebungen funktionieren. Dies deshalb, weil sie die richtigen psychologischen Signale aussenden. Hier sind sie:
| Bitte um Verschiebung | Man kommt nicht als „Boss", sondern als „Bittsteller" auf den Geschäftspartner zu. Menschen sind gegenüber Bittstellern nachsichtig. |
| Ausweichtermin | Dieses Wort drückt aus, dass man den ursprünglichen Termin fest eingeplant hatte und nun unfreiwillig ausweichen |
| Alternative Termine | Die neuen Termine sind „gleichberechtigt" mit dem ursprünglichen. Sie sind nicht eine „Verlegenheitslösung". |
| Vereinbarten Termin | Bekräftigt, dass man sich dem Termin verpflichtet fühlt (Commitment), und folglich nur mit schlechtem Gewissen eine Verschiebung beantragt. |
| Entschuldigung | Diese ist eine Selbstverständlichkeit und darf höchstens bei routinemäßigen Verschiebungen (d.h. Verschiebungen, mit denen der Geschäftspartner ohnehin gerechnet hatte) weggelassen werden. |
Termin verschieben: Do's und Don't unter den Formulierungen
| So nicht | Besser so |
|---|---|
| Aufgrund anderweitiger terminlicher Verpflichtungen sehen wir uns leider gezwungen, den für nächste Woche anberaumten Termin verschieben zu müssen. | Peter Kleinschmidt kann den Termin am 25. Mai nun doch nicht wahrnehmen und bittet um Verschiebung. |
| Distanzierte Formulierungen. | Das klingt nicht so aufgesetzt, sondern authentisch und damit glaubwürdiger. |
| Zu unserem großen Bedauern ist es Herrn Dr. Petersen nun doch nicht möglich, an dem anberaumten Treffen teilzunehmen. | Herr Dr. Petersen kann nun doch nicht wie vereinbart am 25. Mai teilnehmen und bittet mich, den Termin zu verschieben. |
| „Anberaumt“ wird bei solchen Texten immer wieder gern verwendet. Auch wenn dies kein Wort des täglichen Gebrauchs ist. Auch das große Bedauern klingt beinahe so, als sei jemand gestorben – dabei wird man lediglich nicht an einem Termin teilnehmen können. | Schreiben Sie, wie Sie sprechen würden. Das klingt glaubhafter. |
| Wir bitten um Ihr Verständnis, dass Herr Meier den Termin leider nicht wahrnehmen kann. | Peter Meier kann am 25. Mai nicht wie vereinbart zu Ihnen nach München kommen. |
„Wir“ klingt immer sehr unpersönlich. Besser:Entweder „Herr Meier bittet um Verständnis“ oder „Ich bitte um Verständnis“. | Nennen Sie immer den Vor- und Zunamen Ihres Chefs. Das klingt weniger distanziert und sympathischer als „Herr Meier“. Und nennen Sie den Termin ruhig, statt nur von „dem Termin“ zu sprechen. |
Wie kann man Terminpannen vermeiden?
Bei einer Terminvereinbarung kann es häufig zu Problemen kommen. Sicher kennen Sie die häufigsten Terminpannen:
- Nicht auf die Uhr gesehen: Die Terminabsage oder Terminverschiebung wird nicht bzw. zu spät gelesen. Der Geschäftspartner trifft zum ursprünglich vereinbarten Termin ein und steht vor verschlossener Tür. Er ärgert sich.
- Es ist anscheinend unmöglich, einen Verschiebetermin zu finden. Die aufkeimende Geschäftsbeziehung stirbt gleich wieder.
- Der Termin muss mehrmals verschoben Irgendwann gibt man den Versuch auf, sich zu treffen.
- Die Bitte um Terminverschiebung weckt das Misstrauen des Kunden: Ist der Geschäftspartner etwa unzuverlässig? Hat er zu viel versprochen?
Fazit
Gerade im Geschäftsleben kommt es immer wieder vor, dass man Termine verschieben muss. Terminabsagen und Verschiebungen sind nicht als mangelnde Wertschätzung zu sehen, sondern im Büroalltag oft unvermeidlich. Wichtig ist, dass man seinem Geschäftspartner eine Terminverschiebung frühzeitig bekannt gibt, sich für eventuell entstandene Unanehmlichkeiten entschuldigt und einen neuen Terminvorschlag macht, um nicht den Anschein zu erwecken, kein Interesse an dem geplanten Treffen zu haben. Bei schriftlichen Terminverschiebungen sollte man sich unbedingt an formelle Vorgaben halten und dem Gegenüber die Gründe für die Verschiebung darlegen. Hält man sich daran, wird der Geschäftspartner die Terminverschiebung verstehen und in aller Regel auch Verständnis dafür haben.
FAQ zum Thema Termine verschieben
Gibt es Fristen bei Verschiebungen von Terminen?
Muss ein Termin innerhalb von 24 Stunden kurzfristig abgesagt werden, sollten Sie dies per Telefon tun. Wird er zum Beispiel 2 Tage vorher, sollten Sie in den E-Mail-Betreff den Vermerk "dringend" setzen.
Welche Form der Terminverschiebung ist angemessen?
Generell sollten Sie eine Terminverschiebung per Mail kommunizieren. Muss ein Termin kurzfrisitg telefonisch abgesagt bzw. verschoben werden, sollte die Terminverschiebug danach noch einmal in einer E-Mail bestätigt werden.
Welche Gründe darf eine Terminverschiebung haben?
Bei Terminverschiebungen ist abzuwägen, wie wichtig der Termin ist und wie der Geschäftspartner auf eine Verschiebung reagieren würde. Hat eine Terminverschiebung wichtige Gründe, sollten diese bei der Verschiebung erläutert werden.
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Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
