Travelmanagement und Reisemanagement
Geschäftsreisen planen und organisieren mit Travelmanagement © Von Robert Kneschke - Shutterstock

Travelmanagement: Geschäftsreisen planen und organisieren

Wenn eine Geschäftsreise anliegt, erledigt die Planung und Organisation in der Regel die Sekretärin. Was aber, wenn das Office keine Kapazitäten hat? Die Sekretärin krank ist oder Urlaub hat? Entweder macht der Chef es selber - dazu wird er vermutlich keine Zeit haben - oder man holt sich Unterstützung von einem Travel Manager.

Was Sie, wenn Sie Travelmanagement im Sekretariat selber erledigen, alles zu beachten haben oder wo Sie einen Travel Manager für Notfälle finden - workingoffice hat es schriftlich festgehalten!

Die zahlreichen Planungs- und Organisationsaufgaben machen den Beruf von Office-Managerinnen und -Managern abwechslungsreich und spannend. In vielen Unternehmen sind es die Sekretärinnen und Sekretäre, die das Travelmanagement übernehmen.

Das sogenannte Geschäftsreisemanagement, so die deutsche Bedeutung, zeichnet sich wie viele andere Aufgaben von Sekretärinnen durch seine Vielseitigkeit aus. Es umfasst nicht nur die Planung und Organisation von Geschäftsreisen, sondern auch die Auswertung sowie das Controlling der Reise und die Reisekostenabrechnung.

 

Was ist Travelmanagement?

Ist vom sogenannten Travelmanagement oder Travel Management die Rede, spricht man vom Geschäftsreisemanagement. In vielen Unternehmen gehören dazu alle organisatorischen Schritte, die mit einer Dienstreise in Verbindung stehen. Im Einzelnen sind das:

Zum Travelmanagement zählen also alle Tätigkeiten, die mit dem Verlauf einer geschäftlichen Reise in irgendeiner Weise verbunden sind. Interessant zu wissen: Es gibt sogenannte Travel-Manager, die in einem Geschäftsreisebüro oder in Agenturen arbeiten, die sich auf die externe Organisation von Dienstreisen spezialisiert haben.

In den meisten Unternehmen wird das Geschäftsreisemanagement jedoch nicht ausgelagert, sondern intern übernommen. Häufig sind es dabei die Assistenzkräfte oder Office-Professionals, die sich um die Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen kümmern. Doch welche Aufgaben zählen zum Reisemanagement?

Schritt-für-Schritt Geschäftsreisen planen und organisieren

Dienstreisen existieren in den unterschiedlichsten Ausprägungen: Vom eintägigen Aufenthalt in der Metropole in Deutschland bis hin zur mehrwöchigen Reise ins Ausland – Reiseziel und Reisedauer können je nach Unternehmen erheblich voneinander abweichen.

Eine einheitliche Definition für eine Geschäftsreise gibt es interessanterweise nur im Steuerrecht. Dort wird allerdings nicht von einer Dienstreise, sondern von einer „beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit“ gesprochen. Um eine solche Tätigkeit handelt es sich, wenn der Arbeitnehmer an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten und auch nicht zu Hause arbeitet. Ob der Reisende nun aber mehrmals pro Jahr in Asien oder einmalig in Deutschland tätig ist, spielt für die Definition erst einmal eine nachgeordnete Rolle.

Auch wenn die Ausprägung von Business Reisen je nach Firma abweichen kann, hat die Art der Geschäftsreise jedoch einen merklichen Einfluss auf die Organisation der Dienstreise. Ganz klar: Verantwortliche, die sich um das Travel Management für Inlandsreisen kümmern, haben andere Aufgaben als die, die eine Reise ins Ausland koordinieren.

Die Vorbereitungsphase im Travelmanagement

Bevor ein Kollege, ein Mitarbeiter oder die Führungskraft eine geschäftliche Reise antritt, muss einiges vorbereitet und organisiert werden. Diese Aufgabe wird meist von Office-Managerinnen und -Managern erledigt. Doch wie unterscheidet sich die Vorbereitung im Geschäftsreisemanagement von der eigentlichen Planung?

Noch vor der Organisation von Hotel, Flug, Bahn oder Mietwagen, ist es zunächst einmal erforderlich, alle Alternativen zu prüfen. Nicht immer ist eine Dienstreise notwendig. Dank neuer technischer Möglichkeiten können Video-, Skype- oder Telefonkonferenzen persönlichen Kontakt ersetzen. Solche digitalen Optionen sind nicht nur einfach in der Handhabung, sondern eröffnen auch große Sparpotenziale. In die Vorbereitungsphase des Travelmanagements fällt daher das Abwägen aller Möglichkeiten, um Kosten zu sparen:

  • Wie wirtschaftlich ist die Geschäftsreise?
  • Gibt es Alternativen, z. B. Telefonkonferenzen?
  • Bietet es sich an, die Dienstreise mit einer anderen zusammenzulegen?

Das Verknüpfen verschiedener geschäftlicher Verpflichtungen ist nicht nur zeitsparend, sondern auch kostensparend. In die Vorbereitungsphase fällt auch die terminliche Abstimmung. Hier ergibt es Sinn, mit der Führungskraft Rücksprache zu halten. Entsprechen die Termine den Vorstellungen der Vorgesetzen? Sobald alle Abstimmungen abgeschlossen sind, gibt die Führungskraft in der Regel das „Go“ für die Organisation und das Buchen von Unterkunft und Transportmittel.

Geschäftsreisemanagement: Organisation ist alles

In den Bereich der Organisationsphase fällt alles, was mit der Geschäftsreise zu tun hat. Erfahrene Office-Professionals müssen nicht mehr viel Zeit mit der Planung aufwenden, da sie in der Regel feste Ansprechpartner bei Autovermietungen, Hotelgesellschaften und Geschäftsreisebüros oder Airlines haben. Wer zum ersten Mal mit der Organisation einer Dienstreise betraut ist, sollte sich zunächst den einzelnen Bestandteilen der Reise widmen:

  • Anreise, Anfahrt und Abreise: Bahn, Flugzeug, Mietwagen, Taxi, öffentliche Verkehrsmittel
  • Übernachtung: Hotel, Serviced Appartement, Ferienwohnung
  • Aufenthalt vor Ort: Restaurantbesuche, anderweitige Geschäftstermine

Sinnvoll ist es, sich einen Ablaufplan der Reise zurechtzulegen – sofern es einen gibt. Existiert noch kein Rahmen für die Dienstreise, liegt es am Travel Manager, das Programm festzuzurren. Hier sollten Sie in enger Zusammenarbeit mit Ihrer Führungskraft agieren, wenn Sie sich unsicher sind, welcher Ablauf der Beste ist.

Danach geht es an das Buchen der Flüge und Züge sowie der Hotels. In vielen Unternehmen steht auch hierbei die Wirtschaftlichkeit im Fokus: Oftmals gibt es für Hotelübernachtungen, Mietwagen und weitere Reisekosten festgelegte Budgets. Achten Sie bei der Buchung der Übernachtungen und Mobilitätsmittel auf einen angemessenen Komfort und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Hierbei die Balance zu halten, ist nicht immer einfach.

Unterstützung bei der Geschäftsreise: Hier sind Office-Professionals gefragt

Sobald alle planerischen Vorbereitungen getroffen sind, sollten Office-Professionals alle notwendigen Unterlagen für den Chef oder die Chefin vorbereiten. Was wird vor Ort gebraucht? Zahlreiche Unternehmen haben die Anfertigung einer Mappe etabliert. In diese kommen alle Unterlagen, Buchungscodes, Zugänge und Informationen, die für die Reise von Relevanz sind.

Dazu zählen unter anderem eine Übersicht über das Reiseprogramm und ein Reiseplan, auf dem Sie alle Details zur Geschäftsreise aufbereiten.

  • Wann und wo ist der Abflug bzw. die Abfahrt?
  • Wie sind die Umsteigezeiten?
  • Gibt es bestimmte Dinge zur Sicherheit zu beachten?
  • Wartet womöglich ein Fahrer?

Das Reiseprogramm sollte ein in sich geschlossenes und auf den ersten Blick zu erfassendes System darstellen. Denn: Im Reisetrubel ist es notwendig, dass der Vorgesetzte schnell und zielgerichtet alle Informationen erhält, die benötigt werden.

Doch nicht immer läuft alles nach Plan. Flüge und Bahn haben nicht selten Verspätungen, mitunter kommt es zu Stau auf der Autobahn oder ein Meeting zieht sich länger als geplant. Auch hier sind Assistenzkräfte gefragt: Eine wesentliche Leistung ist es, die Führungskraft auch während der eigentlichen Dienstreise zu unterstützen.

Sinnvoll ist es, einen Tag vor Abreise oder am Reisetag selbst noch einmal die Verbindungen zu prüfen: Läuft alles wie geplant oder gibt es womöglich Verspätungen? Halten Sie Ihre Führungskraft über Zwischenfälle auf dem Laufenden.

Bei gravierenden Unterbrechungen oder Verspätungen ist es sinnvoll, nach Alternativen Ausschau zu halten und weitestgehend zur Verfügung zu stehen. So haben Sie die Möglichkeit, auch aus der Ferne regulierend einzugreifen.

 

Reisekostenabrechnung: Administrative Aufgaben rund um die Geschäftsreise

Einen wesentlichen Bestandteil vom Travel Management nimmt auch die Reisekostenabrechnung ein. Verantwortliche erfassen hier die gesamten Kosten, die für und bei einer Geschäftsreise entstehen. Dazu gehören folgende Dinge:

  • Vor der Reise gebuchte Leistungen: Transportmittel, Bahn, Mietwagen, Flug
  • Während der Dienstreise angefallene Kosten: Spesen, Restaurantrechnungen, Aufwendungen fürs Taxi etc.
  • Kreditkartenabrechnungen

Nutzt der Chef oder die Chefin eine geschäftliche Kreditkarte, müssen auch alle Leistungen, die mit Kreditkarte bezahlt werden, erfasst werden. Der Übertrag ins jeweilige Computerprogramm erfolgt dann manuell. Ebenfalls händisch werden Barausgaben aufgenommen, für die Belege vorliegen sollten.

Die Reisekostenabrechnung ist mit großer Sorgfalt verbunden. Aufgrund der sogenannten Medienbrüche – also digitale und Papierbelege – ist es essenziell, die Abrechnungen umfänglich auf Vollständigkeit zu prüfen. In den meisten Unternehmen obliegt die finale Kontrolle den Vorgesetzten. Das bedeutet: Die Führungskraft wirft einen weiteren Blick auf die Reisekostenabrechnung, bevor sie schließlich in die Buchhaltung weitergegeben wird.

Auswertung und Analyse Travelmanagement: Nach der Dienstreise ist vor der Dienstreise

Abrechnungen von Reisekosten haben nicht nur die Funktion, private Aufwendungen während der Reise (Stichwort: Spesenabrechnung) zurückzuerstatten. Die Reisekostenabrechnung dient auch der Auswertung und der Kontrolle. Die abschließende Analyse der Reise und insbesondere der Kosten nimmt daher eine bedeutende Rolle für das Travelmanagement ein.

So lassen sich anhand der Kostenanalyse folgende Fragen beantworten:

  • Wie setzen sich die Reisekosten zusammen?
  • Wie viel Prozent der Kosten entfallen auf Anreise und Unterkunft?
  • Ist nachträglich Sparpotenzial erkennbar?
  • Lässt sich die Wirtschaftlichkeit durch Kooperationen mit Hotel- und Reiseanbietern oder Geschäftsreisebüros erhöhen?
  • Gibt es häufig oder vorzugsweise angereiste Ziele oder bevorzugte Leistungsträger?

Anhand solcher Auswertungen kann das Unternehmen wertvolle Rückschlüsse in Bezug auf Dienstreisen ziehen. Ob und inwiefern das Sekretariat oder die Assistenz in die Analyse der Reise eingebunden wird, variiert von Unternehmen zu Unternehmen.

Fakt ist jedoch: Sekretärinnen und Sekretäre sind eine wichtige Schnittstelle, wenn es um Geschäftsreisen geht. Office-Professionals nehmen eine vermittelnde und planerische Rolle beim Geschäftsreisemanagement ein – eine vertrauensvolle Aufgabe, die großer Sorgfalt bedarf.

Office-Professionals oder externe Travel Manager?

Ob das Travelmanagement nun intern vom Sekretariat oder von einem externen Dienstleister übernommen wird, hängt von vielen unterschiedlichen Faktoren ab. Fest steht dabei, dass das Geschäftsreisemanagement mit viel Zeit und Aufwand verbunden ist. Gerade, wenn sich die Dienstreise kleinteilig zusammensetzt oder über mehrere Tage geht, kann die Organisation viel Zeit in Anspruch nehmen.

Bestehen keine Kooperationen mit Hotelketten oder Mietwagenanbietern, ist die Nutzung von Buchungsportalen essenziell. Das ist mitunter sehr zeitintensiv. Fehlen die personellen Ressourcen, kann es sinnvoll sein, mit externen Partnern zusammenzuarbeiten. Geschäftsreisebüros und Travel Manager haben sich auf die Planung und Organisation von Dienstreisen spezialisiert. Das hat den Vorteil, dass sie über einen festen Pool an Ansprechpartnern verfügen und so schnell effiziente Lösungen bieten können.

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