Travelmanagement und Reisemanagement
Geschäftsreisen planen und organisieren mit Travelmanagement © Von Robert Kneschke - Shutterstock

Travelmanagement: Geschäftsreisen planen und organisieren – auch während der Corona-Pandemie

Wenn eine Geschäftsreise anliegt, erledigt die Planung und Organisation in der Regel die Sekretärin oder ein externer Travelmanager. Diese werden in Zeiten des Corona-Pandemie vor neuen Herausforderungen gestellt – Der Coronavirus hat seit Mitte März viele Prozesse und Abläufe im Travel Management auf die Probe gestellt und Schwachstellen aufgezeigt. Die Digitalisierung ist in Unternehmen ein zeitnah umzusetzendes Projekt geworden, auch im Reisebereich.

Die zahlreichen Planungs- und Organisationsaufgaben machen den Beruf von Office-Managerinnen und -Managern abwechslungsreich und spannend. In vielen Unternehmen sind es die Sekretärinnen und Sekretäre, die das Travelmanagement übernehmen.

Das sogenannte Geschäftsreisemanagement, so die deutsche Bedeutung, zeichnet sich wie viele andere Aufgaben von Sekretärinnen durch seine Vielseitigkeit aus. Es umfasst nicht nur die Planung und Organisation von Geschäftsreisen, sondern auch die Auswertung sowie das Controlling der Reise und die Reisekostenabrechnung. In Zeiten der Corona-Pandemie ist in vielen Unternehmen zusätzlich die Dringlichkeit eines gut aufgestellten Travel Risk Management und die dauerhafte Abwägung der absoluten Notwendigkeit in das Blickfeld für die zeitnahen Aktivitäten im Reisemanagement gerückt.

 

Was ist Travelmanagement?

Ist vom sogenannten Travelmanagement oder Travel Management die Rede, spricht man vom Geschäftsreisemanagement. In vielen Unternehmen gehören dazu alle organisatorischen Schritte, die mit einer Dienstreise in Verbindung stehen. Im Einzelnen sind das:

Zum Travelmanagement zählen also alle Tätigkeiten, die mit dem Verlauf einer geschäftlichen Reise in irgendeiner Weise verbunden sind. Interessant zu wissen: Es gibt sogenannte Travel-Manager, die in einem Geschäftsreisebüro oder in Agenturen arbeiten, die sich auf die externe Organisation von Dienstreisen spezialisiert haben.

In den meisten Unternehmen wird das Geschäftsreisemanagement jedoch nicht ausgelagert, sondern intern übernommen. Häufig sind es dabei die Assistenzkräfte oder Office-Professionals, die sich um die Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen kümmern. Doch welche Aufgaben zählen zum Reisemanagement?

Schritt-für-Schritt Geschäftsreisen organisieren und planen – auch während der Corona-Pandemie

Dienstreisen existieren – zumindest vor Covid-19 - in den unterschiedlichsten Ausprägungen: Vom eintägigen Aufenthalt in der Metropole in Deutschland bis hin zur mehrwöchigen Reise ins Ausland – Reiseziel und Reisedauer können je nach Unternehmen erheblich voneinander abweichen.

Eine einheitliche Definition für eine Geschäftsreise gibt es interessanterweise nur im Steuerrecht. Dort wird allerdings nicht von einer Dienstreise, sondern von einer „beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit“ gesprochen. Um eine solche Tätigkeit handelt es sich, wenn der Arbeitnehmer an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten und auch nicht zu Hause arbeitet. Ob der Reisende nun aber mehrmals pro Jahr in Asien oder einmalig in Deutschland tätig ist, spielt für die Definition erst einmal eine nachgeordnete Rolle.

Auch wenn die Ausprägung von Business Reisen je nach Firma abweichen kann, hat die Art der Geschäftsreise jedoch einen merklichen Einfluss auf die Organisation der Dienstreise. Ganz klar: Verantwortliche, die sich um das Travel Management für Inlandsreisen kümmern, haben andere Aufgaben als die, die eine Reise ins Ausland koordinieren.

Die Vorbereitungsphase im Travelmanagement

Bevor ein Kollege, ein Mitarbeiter oder die Führungskraft eine geschäftliche Reise antritt, muss einiges vorbereitet und organisiert werden. Diese Aufgabe wird meist von Office-Managerinnen und -Managern erledigt. Doch wie unterscheidet sich die Vorbereitung im Geschäftsreisemanagement von der eigentlichen Planung?

Noch vor der Organisation von Hotel, Flug, Bahn oder Mietwagen, ist es zunächst einmal erforderlich, alle Alternativen zu prüfen. Nicht immer ist eine Dienstreise notwendig. Dank neuer technischer Möglichkeiten können Video-, Skype- oder Telefonkonferenzen persönlichen Kontakt ersetzen. Solche digitalen Optionen sind nicht nur einfach in der Handhabung, sondern eröffnen auch große Sparpotenziale und reduzieren in Zeiten von Covid-19 das Risiko, sich mit dem Virus zu infizieren. Jede Reise muss in dieser Zeit auf den Prüfstand gestellt werden, auch um notwendige Maßnahmen für die Fürsorge umzusetzen.  In die Vorbereitungsphase des Travelmanagements fällt daher das Abwägen aller Möglichkeiten, um Kosten zu sparen und die Gefährdung einer Ansteckung durch Covid-19 zu minimieren:

  • Wie wirtschaftlich ist die Geschäftsreise?
  • Ist die Reise wirklich notwendig oder gibt es Alternativen, z. B. Telefonkonferenzen?
  • Bietet es sich an, die Dienstreise mit einer anderen zusammenzulegen?

Das Verknüpfen verschiedener geschäftlicher Verpflichtungen ist nicht nur zeitsparend, sondern auch kostensparend. In die Vorbereitungsphase fällt auch die terminliche Abstimmung. Hier ergibt es Sinn, mit der Führungskraft Rücksprache zu halten. Entsprechen die Termine den Vorstellungen der Vorgesetzen? Sobald alle Abstimmungen abgeschlossen sind, gibt die Führungskraft in der Regel das „Go“ für die Organisation und das Buchen von Unterkunft und Transportmittel.

 

Geschäftsreisemanagement: Organisation ist alles – gerade während der Corona-Krise

In den Bereich der Organisationsphase fällt alles, was mit der Geschäftsreise zu tun hat. Erfahrene Office-Professionals müssen nicht mehr viel Zeit mit der Planung aufwenden, da sie in der Regel feste Ansprechpartner bei Autovermietungen, Hotelgesellschaften und Geschäftsreisebüros oder Airlines haben. In Zeiten der Corona-Pandemie müssen Office Professionals bei der Organisation einer Dienstreise auf zusätzliche wesentliche Faktoren achten:

  • Anreise, Anfahrt und Abreise: Welches Verkehrsmittel ist unter Pandemie-Bedingungen das Sinnvollste und Sicherste? Wägen Sie zwischen Bahn, Flugzeug, Mietwagen, Taxi und öffentlichen Verkehrsmitteln ab.
  • Airline Updates und Umbuchungsmöglichkeiten: Bei allen Airlines werden Flüge gestrichen oder die Flugpläne werden reduziert. Um rechtzeitig informiert zu sein, welche Flüge gecancelt wurden – dazu empfehlen die Airlines, rechtzeitig vor Flugantritt, den Status zu checken. Viele Airlines reagieren mit Kulanzregelungen für Umbuchungen.
  • Übernachtung: Hotel, Serviced Appartement oder Ferienwohnung? Wichtig ist: Hält die Unterkunft die notwendigen Hygienevorschriften und Abstandsregelungen ein?
  • Aufenthalt vor Ort: Klären Sie, welche anderwaltigen Geschäftstermine und Restaurantbesuche zwingend notwendig sind.
  • Einreise- und Visabestimmungen: Weltweit haben sich durch die Corona-Krise die Einreise- und Visabestimmungen geändert – Halten Sie sich täglich auf dem laufenden.
  • Zusätzliche Corona-Regelungen: Wo gibt es welche Quarantäne-Regelungen, mögliche Covid-19-Tests und vieles mehr?
  • Möglichkeiten für die Rückreise: Immer häufiger kommt es dadurch auch vor, dass Reisende im Ausland festsitzen und nicht zurückreisen können. Einige Airlines bieten aber die sogenannten “Rettungsflüge” an, um die Reisenden zurück in ihre Heimatländer zu fliegen. Hierzu informieren die Airlines auf ihren Webseiten.

Sinnvoll ist es, sich einen Ablaufplan der Reise zurechtzulegen. Existiert noch kein Rahmen für die Dienstreise, liegt es am Travel Manager, das Programm festzulegen. Hier sollten Sie in enger Zusammenarbeit mit Ihrer Führungskraft agieren, wenn Sie sich unsicher sind, welcher Ablauf der Beste ist. Stellen Sie sicher, dass die Führungskraft zu allen für sie wichtigen Regelungen rechtzeitig informiert wird. Dies betrifft zum einen Informationen zu aktualisierten Reiserichtlinien, zu den anstehenden Geschäftsreisen oder auch Rückreiseinformationen für die im Ausland befindlichen Personen Ihres Unternehmens.


Darauf sollten Sie bei der Reisebuchung in Corona-Zeiten achten

Buchungen erfolgen in vielen Unternehmen bereits online.  Doch gerade im Mittelstand laufen diese Buchungen vermehrt am Reisebüro vorbei, über Internetportale der Anbieter. Strategische OBEs mit der Möglichkeit der Steuerung der Inhalte und Workflows sind für eine digitale Umsetzung der Reisebuchung der passendere Weg. Beispiele für OBEs sind Atlatos, concur, cytric, KDS oder onesto. Die Buchungen sind dann jederzeit innerhalb eines Systems abrufbar, Reports zu geplanten Reisen können abgerufen werden. Damit kann bei Änderungen der Situationen vor Ort, wie Einreisebestimmungen oder Risiken vor Ort, entsprechend reagiert werden. Buchungen können, wenn gewünscht, an extern Dienstleister wie Visumdienste oder Travel Risk Unternehmen weitergeleitet werden, damit diese die Reisenden weitergehend betreuen und informiert halten.

Der Mittelstand erhält diese Systeme in der Regel über eine sogenannte Unterlizenz über Reisebüros. Für die Erstellung von Flugtickets ist die Zusammenarbeit mit einem Reisebüro auch zwingend notwendig. Das kostet zwar Geld, doch durch eine Online-Buchung werden die Kosten für das Reisebüro deutlich gesenkt und die Kostentransparenz und Zusatzservices, wie beispielsweise auch ein möglicher 24 Stunden Service für Notfälle, ist hierbei nicht außer Betracht zu lassen. In Zeiten des Coronavirus haben viele Unternehmen, die ohne Reisebüro gearbeitet haben, erkannt, wie viel Arbeit die ständige Aktualisierung aller Informationen mit sich bringt.

Je nach System kann verkehrsmittelübergreifend recherchiert werden, das heißt, der Bucher muss nicht schon bei der Reiseanfrage das Verkehrsmittel selbst vorbestimmen. Bei Geschäftsreisen in Deutschland oder grenznahen Reisen kann das die Wahrnehmung der Möglichkeiten erweitern. Die Einstellungsmöglichkeiten sind sehr umfangreich. Die Reiserichtlinien des Unternehmens lassen sich elektronisch abbilden und geben damit den Reisenden und allen Buchenden einen guten Überblick. Neben dem Vorteil der Übersichtlichkeit und Vergleichbarkeit von angebotenen Preisen für verschiedene Anbieter können die Reisendenprofile datensicher in den Systemen erfasst werden. Bei der Reiseplanung zu Corona-Zeiten sind noch einige zusätzliche Punkte zu beachten.

 

Arbeitgeber unterliegen einer sogenannten Fürsorgepflicht: Sie müssen Reisende jederzeit aktiv unterstützen und informieren. Ansonsten verliert das Unternehmen wertvolle Arbeitszeit der Reisenden durch lange Internetrecherchen oder es besteht die Gefahr, dass der Reisende sich aus Zeitmangel nicht ausreichend informiert. Informationen zu Gesundheit und Einreise können in OBEs eingebunden werden. Durch entsprechende Einstellungen im Workflow-System der OBEs können Reiseanfragen oder getätigte Buchungen an weitere Abteilungen im Unternehmen geleitet werden, damit diese sich um Einreisedokumente oder Gesundheitsvorsorgegespräche und Gefährdungsbeurteilung kümmern können.

 


Unterstützung bei der Geschäftsreise: Hier sind Office-Professionals gefragt

Sobald alle planerischen Vorbereitungen getroffen sind, sollten Office-Professionals alle notwendigen Unterlagen für den Chef oder die Chefin vorbereiten. Was wird vor Ort gebraucht? Zahlreiche Unternehmen haben die Anfertigung einer Mappe etabliert. In diese kommen alle Unterlagen, Buchungscodes, Zugänge und Informationen über Sicherheitsmaßnahmen und Hygienevorschriften, die für die Reise von Relevanz sind.

Dazu zählen unter anderem eine Übersicht über das Reiseprogramm und ein Reiseplan, auf dem Sie alle Details zur Geschäftsreise aufbereiten.

  • Wann und wo ist der Abflug bzw. die Abfahrt?
  • Wie sind die Umsteigezeiten?
  • Gibt es bestimmte Dinge zur Sicherheit zu beachten?
  • Welche Maskenvorschriften, Abstandsregelungen und Hygienevorschriften gelten in Zeiten der Corona-Pandemie in der jeweiligen Destination?
  • Wartet womöglich ein Fahrer?

Das Reiseprogramm sollte ein in sich geschlossenes und auf den ersten Blick zu erfassendes System darstellen. Denn: Im Reisetrubel und in Pandemie-Zeiten ist es notwendig, dass der Vorgesetzte schnell und zielgerichtet alle Informationen erhält, die benötigt werden.

Doch nicht immer läuft alles nach Plan. Flüge und Bahn haben nicht selten Verspätungen, mitunter kommt es zu Stau auf der Autobahn oder ein Meeting zieht sich länger als geplant. Auch hier sind Assistenzkräfte gefragt: Eine wesentliche Leistung ist es, die Führungskraft auch während der eigentlichen Dienstreise zu unterstützen und für deren Sicherheit zu sorgen.

Sinnvoll ist es, einen Tag vor Abreise oder am Reisetag selbst noch einmal die Verbindungen zu prüfen: Läuft alles wie geplant oder gibt es womöglich Verspätungen? Wie sind die Corona-Zahlen in der jeweiligen Destination? Gibt es im Notfall einen Rettungsflug zurück ins Heimatland?  Halten Sie Ihre Führungskraft über Zwischenfälle auf dem Laufenden.

Bei gravierenden Unterbrechungen, steigenden Infektionszahlen oder ausfallenden Flügen ist es sinnvoll, nach Alternativen Ausschau zu halten und weitestgehend zur Verfügung zu stehen. So haben Sie die Möglichkeit, auch aus der Ferne regulierend einzugreifen.

 

 

Reisekostenabrechnung: Administrative Aufgaben rund um die Geschäftsreise

Einen wesentlichen Bestandteil vom Travel Management nimmt auch die Reisekostenabrechnung ein. Verantwortliche erfassen hier die gesamten Kosten, die für und bei einer Geschäftsreise entstehen. Dazu gehören folgende Dinge:

  • Vor der Reise gebuchte Leistungen: Transportmittel, Bahn, Mietwagen, Flug
  • Während der Dienstreise angefallene Kosten: Spesen, Restaurantrechnungen, Aufwendungen fürs Taxi etc.
  • Kreditkartenabrechnungen

Nutzt der Chef oder die Chefin eine geschäftliche Kreditkarte, müssen auch alle Leistungen, die mit Kreditkarte bezahlt werden, erfasst werden. Der Übertrag ins jeweilige Computerprogramm erfolgt dann manuell. Ebenfalls händisch werden Barausgaben aufgenommen, für die Belege vorliegen sollten.

Die Reisekostenabrechnung ist mit großer Sorgfalt verbunden. Aufgrund der sogenannten Medienbrüche – also digitale und Papierbelege – ist es essenziell, die Abrechnungen umfänglich auf Vollständigkeit zu prüfen. In den meisten Unternehmen obliegt die finale Kontrolle den Vorgesetzten. Das bedeutet: Die Führungskraft wirft einen weiteren Blick auf die Reisekostenabrechnung, bevor sie schließlich in die Buchhaltung weitergegeben wird.

Auswertung und Analyse Travelmanagement: Nach der Dienstreise ist vor der Dienstreise

Abrechnungen von Reisekosten haben nicht nur die Funktion, private Aufwendungen während der Reise (Stichwort: Spesenabrechnung) zurückzuerstatten. Die Reisekostenabrechnung dient auch der Auswertung und der Kontrolle. Die abschließende Analyse der Reise und insbesondere der Kosten nimmt daher eine bedeutende Rolle für das Travelmanagement ein.

So lassen sich anhand der Kostenanalyse folgende Fragen beantworten:

  • Wie setzen sich die Reisekosten zusammen?
  • Wie viel Prozent der Kosten entfallen auf Anreise und Unterkunft?
  • Ist nachträglich Sparpotenzial erkennbar?
  • Lässt sich die Wirtschaftlichkeit durch Kooperationen mit Hotel- und Reiseanbietern oder Geschäftsreisebüros erhöhen?
  • Gibt es häufig oder vorzugsweise angereiste Ziele oder bevorzugte Leistungsträger?

Anhand solcher Auswertungen kann das Unternehmen wertvolle Rückschlüsse in Bezug auf Dienstreisen ziehen. Ob und inwiefern das Sekretariat oder die Assistenz in die Analyse der Reise eingebunden wird, variiert von Unternehmen zu Unternehmen.

Fakt ist jedoch: Sekretärinnen und Sekretäre sind eine wichtige Schnittstelle, wenn es um Geschäftsreisen geht. Office-Professionals nehmen eine vermittelnde und planerische Rolle beim Geschäftsreisemanagement ein – eine vertrauensvolle Aufgabe, die gerade in Zeiten des Corona-Virus großer Sorgfalt bedarf.

Was können wir aus der Corona-Pandemie lernen?

 Travel Risk sollte spätestens durch die Pandemie in allen Unternehmen angekommen sein. Informationen, Präventionsmaßnahmen und Entscheidungen für entsprechende Prozesse während eines Notfalls gilt es zu fixieren. Wenn der Fall dann eintritt, weiß jeder, was es zu tun gilt. Travel Risk sollte spätestens durch die Pandemie in allen Unternehmen angekommen sein. Informationen, Präventionsmaßnahmen und Entscheidungen für entsprechende Prozesse während eines Notfalls gilt es zu fixieren. Wenn der Fall dann eintritt, weiß jeder, was es zu tun gilt.

Ein Großteil der Unternehmen hat entschieden, bis auf weiteres bei einer strikten Einschränkung von Geschäftsreisen zu bleiben, zum Schutz der Reisenden und der Mitarbeiter. Um den Betrieb aufrechtzuerhalten, sind einige Reisen jedoch notwendig und diese werden auch durchgeführt. Doch die Anzahl der Reisen insgesamt sehen die meisten Verantwortlichen deutlich reduziert. Die Prognosen sprechen von mindestens zwei bis drei Jahren, bis die Reisevolumen von 2019 erreicht werden.

Unternehmen können die Gelegenheit nutzen, die zur Finanzkrise 2009 vielfach versäumt wurde. Gehen Sie in Kontakt mit den Entscheidern, die Reisen in dieser besonderen Zeit bewerten und genehmigen müssen. Klären Sie in den Interviews, welche Reisen zukünftig wieder unabdingbar sind. Ermitteln Sie, welche Geschäftsreisen virtuell gut ersetzt werden konnten.

Überlegen Sie sich, unter welchen Gesichtspunkten Reisen in der Zukunft unbedingt notwendig sind und wo Geschäftsreisen vielleicht auch dauerhaft einer Genehmigung unterliegen werden, weil sie zu den möglicherweise abdingbaren Reisen gehören. Lassen Sie Regeln festlegen, wie sogenannte „Rudelreisen“ auf eine kleinere Anzahl von Reisenden reduziert werden kann, indem einzelne Mitarbeiter bedarfsweise virtuell zugeschaltet werden.

Integrieren Sie die Vorgaben oder Vorschläge in die Reiserichtlinie und legen Sie mögliche Genehmigungsprozesse oder Buchungsprozesse fest. Erfragen Sie bei jeder Reise, ob es sich um einen reinen firmeninternen Reisegrund handelt oder ob externe Personen teilnehmen. Sichten Sie die Reisegründe auch rückblickend, um für die Zukunft klare Vorgaben mit der Unternehmensleitung zu fixieren.

Sie können jetzt Vorschläge für die Unternehmensleitung entwickeln. Vor allem brauchen Sie die voraussichtlichen Reisevolumen, zumindest wenn Sie an den Einkauf für 2021 denken und an Gespräche mit Ihren jetzigen Dienstleistern zu den nicht erreichbaren zugesagten Buchungszahlen, die möglicherweise Vertragsbestandteil sind.

Ein Blick in die Zukunft: So sehen die Einkaufsverhandlungen im Jahr 2020 und 2021 aus

Gerade jetzt ist der Wechsel zu einem neuen Anbieter mit großen Unabwägbarkeiten verbunden. Wer wird am Markt bestehen und wer möglicherweise verschwinden oder durch Wettbewerber übernommen werden? Zumindest die Preisverhandlungen werden eine Herausforderung, ohne feste Zusagen über Volumen. Beide Seiten werden sich dann absichern, beispielsweise mit Staffeln zu entsprechenden Volumenentwicklungen. Es ist daher fraglich, ob große Ausschreibungen vor einem absehbaren Ende der aktuellen Reiseeinschränkungen und einer klaren Tendenz, wie sich die Reisevolumen entwickeln, zielführend sind oder, wo sie nicht unbedingt notwendig sind, besser verschoben werden.

Es gibt die Tendenzen und Empfehlungen, beispielsweise von der Global Business Travel Association, die Raten für 2020 auf 2021 zu übertragen und keine Verhandlungen zu führen. Andererseits geht man davon aus, dass in einigen Segmenten, wo eine Verknappung nicht möglich ist, Preisdumping stattfinden könnte. Im Bereich Flug und Mietwagen werden die Angebote verknappt: Fahrzeuge wurden aus der Flotte genommen, Flugzeuge in der Wüste geparkt und der Flugplan wurde extrem reduziert. Ein voller Zug oder ein volles Flugzeug sind Situationen, die im Moment kein Reisender möchte. Die meisten wünschen sich mehr Platz und Abstand. Wenn Flugzeuge aber unter 60% Auslastung fliegen, dann ist das nicht rentabel, die Preise müssten steigen. Der Markt geht davon aus, dass die Preise möglicherweise steigen, wenn Anbieter Insolvenz anmelden sollten und sich das Angebot nicht direkt der Nachfrage anpasst. Außerdem haben die Anbieter höhere Aufwände für Hygiene und Sicherheit.

Für Hoteliers gilt es, die Zimmer zum bestmöglichen Preis zu verkaufen. Doch die Margen, zumindest in Deutschland mit den im Vergleich zu anderen mitteleuropäischen Ländern recht niedrigen Zimmerpreisen, sind eher gering. Verhandlungen werden davon abhängig sein, um welche Destinationen es sich handelt. Bei einem großen Angebot werden die Preise möglicherweise deutlich sinken. An Orten mit wenig Angebot muss man auch darauf achten, dass die wenigen Partner weiter am Markt bleiben, sonst könnte es mit der Hotelübernachtung im nächsten Jahr schwierig werden. Die Folge: Eine Verknappung im Angebot führt dann wiederum zum Preisanstieg. Ein Teufelskreis und mittendrin das Travel Management, das zumeist noch keine belastbaren Plandaten zur Verfügung hat, um gezielte Verhandlungen zu führen.

Je nach Unternehmenssituation und Reisedestinationen kann eine Preisverhandlung zielführend sein oder es sind Gespräche zu führen, um weitere Leistungen in den bestehenden Preis zu integrieren. Es bleibt abzuwarten, ob die geltende Mehrwertsteuersenkung über den Zeitraum bis 31.12.2020 bzw. für Mahlzeiten wie Frühstück und Tagungspauschalen bis 30.6.2021 verlängert wird, aktuell ist laut Fachleuten eher nicht davon auszugehen.

Es bleibt zu hoffen, dass sich die Anzahl der Anbieter wie beispielsweise Mietwagenanbieter und Geschäftsreisebüros nicht deutlich reduziert. Denn dies würde Anbieterwechsel zwingend notwendig machen in einer Zeit, wo die Preise dann entsprechend voraussichtlich eher steigen.

FAQ: Travelmanagement während der Corona-Pandemie

Was bedeutet Travelrisk Management in Corona-Zeiten?

Da sich weltweit täglich die Einreise- und Visabestimmungen ändern, sollten Sie sich auf dem laufenden halten. Informieren Sie sich über sogenannte „Rettungsflüge“ auf den Websiten der Airlines, falls Geschäftsreisende im Ausland festsitzen und nicht zurückreisen können. Behalten Sie den Überblick, wo sich der Reisende im Ausland genau befindet und stellen Sie sicher, dass die Geschäftsreisenden zu allen für Sie wichtigen Regelungen rechtzeitig informiert werden.

Darf ein Mitarbeiter oder eine Führungskraft eine Geschäftsreise in ein Land mit hohen Corona-Infektionsraten ablehnen?

Die Anweisung einer Dienstreise ist grundsätzlich vom Direktionsrecht des Arbeitgebers (§ 106 GewO) gedeckt.  Es hängt jedoch vom Einzelfall ab, wie hoch das Risiko für den Arbeitnehmer ist – ist die Dienstreise besonders wichtig, kann auch die Anweisung zur Reise in eine “gefährdete Region” zulässig sein. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer aber natürlich schützen, etwa in dem er Sicherheitsmaßnahmen trifft und den Arbeitnehmer mit Verhaltensrichtlinien oder Schutzausrüstung versieht.

Durch welche Maßnahmen kann ich Mitarbeiter und Führungskräfte während der Geschäftsreise schützen?

Wenn am Reiseziel eine Maskenpflicht bestehen, können Sie diese dem Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Weitere Schutzmaßnahmen sind das Stellen von Desinfektionsgel und Handschuhen. Geben Sie den Geschäftsreisenden außerdem Hinweise zum Umgang mit Hygienevorschriften von Fluggesellschaften, Mietwagenfirmen, Bahnunternehmen und Hotels.

Wie werden Geschäftsreisen nach Corona aussehen?

Der Reisezweck und die Notwendigkeit des Reisens wird stärker hinterfragt werden. Der Schutz des Reisenden wird einen höheren Stellenwert einnehmen als je zuvor – so wird es nach Corona Gesundheitsprogramme geben, die das berufliche Reisen an strengere Hygienevorschriften binden. Um gesundheitliche Gefahren zu minimieren, werden Überwachungssysteme entwickelt, damit Unternehmen jederzeit wissen, wo sich Geschäftsreisende befinden – und auch wen Sie treffen. Außerdem werden Unternehmen mehr denn je auf kostenfreie und flexible Stornierungen drängen.

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