Travelmanagement: Diese Schritte sollte jeder Office Manager befolgen

Die zahlreichen Planungs- und Organisationsaufgaben machen den Beruf von Office Managerinnen und Managern abwechslungsreich und spannend. Gerade das Travelmanagement ist vielseitig. Es umfasst nicht nur die Planung und Organisation von Geschäftsreisen, sondern auch die Auswertung sowie das Controlling der Reise und die Reisekostenabrechnung. In Zeiten der Corona-Pandemie ist in vielen Unternehmen zusätzlich die Dringlichkeit eines gut aufgestellten Travel Risk Management und die Abwägung der Notwendigkeit von Dienstreisen in das Blickfeld für die zeitnahen Aktivitäten im Reisemanagement gerückt.

Ist vom sogenannten Travelmanagement, Travel Management oder Geschäftsreisemanagement die Rede, sind damit alle organisatorischen Schritte, die mit einer Dienstreise in Verbindung stehen, gemeint. Im Einzelnen sind das:

• Vorbereitung und Buchung einer Geschäftsreise
• Organisation der Reise
• Unterstützung während des geschäftlichen Aufenthalts
• Reisekostenabrechnung

Zum Travelmanagement zählen also alle Tätigkeiten, die mit dem Verlauf einer geschäftlichen Reise in irgendeiner Weise verbunden sind. Für die Reiseplanung gibt es sogenannte Travel Manager, die in einem Geschäftsreisebüro oder in Agenturen arbeiten. Sie haben sich auf die externe Organisation von Dienstreisen spezialisiert. Solche Anbieter werden oftmals über Ausschreibungen gefunden. Sie kümmern sich um die komplette Steuerung und Abwicklung des Geschäftsreisemanagements.

In den meisten Unternehmen wird das Geschäftsreisemanagement jedoch nicht ausgelagert, sondern intern übernommen. Häufig sind es die Assistenzkräfte oder Office Professionals, die sich um die Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen kümmern.

Vom eintägigen Aufenthalt in der Metropole in Deutschland bis hin zur mehrwöchigen Reise ins Ausland: Reiseziel und Reisedauer einer Dienstreise können je nach Unternehmen erheblich voneinander abweichen.

Eine einheitliche Definition für eine Geschäftsreise gibt es interessanterweise nur im Steuerrecht. Dort wird allerdings nicht von einer Dienstreise, sondern von einer „beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit“ gesprochen. Um eine solche Tätigkeit handelt es sich, wenn der Arbeitnehmer an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten und auch nicht von zu Hause aus arbeitet.

Auch wenn die Ausprägung von Business-Reisen je nach Firma abweichen kann, hat die Art der Geschäftsreise jedoch einen merklichen Einfluss auf die Organisation der Dienstreise: Verantwortliche, die sich um das Travel Management und alle Geschäftsreiseprozesse für Inlandsreisen kümmern, haben andere Aufgaben als die, die eine Reise ins Ausland koordinieren.

Die Reiseorganisation wird meist von Office Managerinnen und Managern erledigt. Um die Dienstreise möglichst reibungslos planen zu können, sollten sie folgende Schritte beachten:

1. Vorbereitung der Reise: Fragen vorab

Noch vor der Organisation von Hotel, Flug, Bahn oder Mietwagen sollte zunächst geprüft werden, ob eine Dienstreise überhaupt notwendig ist. Video-, Skype- oder Telefonkonferenzen können den persönlichen Kontakt gut ersetzen. Solche digitalen Optionen sind nicht nur einfach in der Handhabung, sondern eröffnen auch große Sparpotenziale und reduzieren in Zeiten von Covid-19 das Risiko, sich mit dem Virus zu infizieren. So sichert sich das Unternehmen nicht nur eine Kosteneinsparung, sondern kommt auch seiner Fürsorgepflicht gegenüber den Arbeitnehmern nach. 

Bevor eine Reise organisiert wird, sollte sich jeder Travel Manager deshalb immer fragen:

• Wie wirtschaftlich ist die Geschäftsreise?
• Ist die Reise wirklich notwendig oder gibt es Alternativen, z.B. Telefonkonferenzen?
• Bietet es sich an, die Dienstreise mit einer anderen zusammenzulegen?

In die Vorbereitungsphase des Reisemanagements fällt auch die terminliche Abstimmung. Hier ergibt es Sinn, mit der Führungskraft Rücksprache zu halten. Entsprechen die Termine den Vorstellungen der Vorgesetzen? Sobald alle Abstimmungen abgeschlossen sind, gibt die Führungskraft in der Regel das „Go“ für die Organisation und das Buchen von Unterkunft und Transportmittel.

2. Geschäftsreise-Management: Planung ist alles

In den Bereich der Organisationsphase fällt alles, was mit der Geschäftsreise zu tun hat. Erfahrene Office Professionals müssen in der Regel nicht viel Zeit mit der Planung aufwenden, wenn feste Ansprechpartner bei Autovermietungen, Hotelgesellschaften, im Reisebüro oder bei Airlines vorhanden sind.

Weniger erfahrene Bürofachkräfte können aber meistens alles, was mit Geschäftsreiseprozessen, der Organisation und Optimierung des Reisemanagements zu tun hat, in den Reiserichtlinien des Unternehmens nachlesen. Dort ist beispielsweise hinterlegt, welche Reisemittel in Frage kommen, wie viel Budget zur Verfügung steht, mit welchem Reisebüro das Unternehmen zusammenarbeitet oder wie und wo eine Buchung vorgenommen wird. So hat die Reiseplanung auch System und vor allem Einheitlichkeit.

3. Unterstützung bei der Geschäftsreise: Hier sind Office Professionals gefragt

Sobald alle planerischen Vorbereitungen getroffen sind, sollten Office Professionals alle notwendigen Unterlagen für den Chef oder die Chefin vorbereiten. Was wird vor Ort gebraucht? Zahlreiche Unternehmen haben die Anfertigung einer Mappe etabliert. In dieser werden alle Unterlagen, Buchungscodes, Zugänge und Informationen über Sicherheitsmaßnahmen und Hygienevorschriften gesammelt, die für die Reise von Relevanz sind. Gleichzeitig ist es sinnvoll, den Reisenden wichtige Buchungscodes oder Tickets noch einmal digital, zum Beispiel per Mail, zukommen zu lassen.

Diejenigen, die auf eine Business-Reise gehen, sollten in jedem Fall über alle wichtigen Informationen verfügen:

• Wann und wo ist der Abflug bzw. die Abfahrt?
• Wie sind die Umsteigezeiten?
• Wo ist die Unterkunft?
• Wann ist der erste Termin und mit wem?
• Gibt es bestimmte Dinge zur Sicherheit zu beachten?
• Wartet womöglich ein Fahrer, der den Geschäftsreisenden von A nach B bringt?

Die Zusammenstellung der Reisedaten sollte kurz und knapp gehalten werden, damit der Mitarbeiter nicht lange nach den wichtigsten Informationen suchen muss.

Doch nicht immer läuft alles nach Plan. Flüge und Bahn haben nicht selten Verspätungen, mitunter kommt es zu Stau auf der Autobahn oder ein Meeting zieht sich länger als geplant. Auch hier sind Assistenzkräfte gefragt: Sie sollten Lösungen finden und den Mitarbeiter auch während der eigentlichen Dienstreise unterstützen sowie für dessen Sicherheit sorgen.

Sinnvoll ist es, einen Tag vor Abreise oder am Reisetag selbst noch einmal die Verbindungen zu prüfen: Läuft alles wie geplant oder zeichnen sich womöglich Verspätungen ab? Halten Sie Ihre Führungskraft über Zwischenfälle auf dem Laufenden.

4. Reisekostenabrechnung: Aufgaben nach der Geschäftsreise

Einen wesentlichen Bestandteil des Travel Managements nimmt auch die Reisekostenabrechnung ein. Verantwortliche erfassen hier die gesamten Kosten, die für und bei einer Geschäftsreise entstanden sind. Dazu gehören folgende Positionen:

• Vor der Reise gebuchte Leistungen: Reisemittel, z. B. Bahn, Mietwagen, Flug
• Während der Dienstreise angefallene Kosten: Spesen, Restaurantrechnungen, Aufwendungen fürs Taxi, Parkgebühren
• Kreditkartenabrechnungen

Nutzt der reisende Mitarbeiter eine geschäftliche Kreditkarte, müssen auch alle Leistungen, die damit bezahlt wurden, erfasst werden. Der Übertrag ins jeweilige Computer-System erfolgt manuell. Ebenfalls händisch werden Barausgaben aufgenommen, für die Original-Belege vorliegen sollten.

Die Reisekostenabrechnung ist mit großer Sorgfalt verbunden. Aufgrund der sogenannten Medienbrüche – also digitale Belege und Papierbelege – ist es essenziell, die Abrechnungen umfänglich auf Vollständigkeit zu prüfen.

In den meisten Unternehmen obliegt die finale Kontrolle den Vorgesetzten. Das bedeutet: Die Führungskraft wirft einen weiteren und zumeist letzten Blick auf die Reisekostenabrechnung, bevor sie schließlich in die Buchhaltung weitergegeben wird.

5. Travel Management: Nach der Dienstreise ist vor der Dienstreise

Abrechnungen von Reisekosten haben nicht nur die Funktion, private Aufwendungen während der Reise (Stichwort: Spesenabrechnung) zurückzuerstatten. Die Reisekostenabrechnung dient auch der Auswertung und der Kontrolle. Die abschließende Analyse der Reise und insbesondere der Kosten nimmt daher eine bedeutende Rolle für das Travel Management ein.

Anhand der Kostenanalyse lassen sich folgende Fragen beantworten:

• Wie setzen sich die Reisekosten zusammen? Sind sie für das Reisevolumen angemessen?
• Wie viel Prozent der Kosten entfallen auf Anreise und Unterkunft?
• Ist nachträglich Sparpotenzial erkennbar? Welche Kosteneinsparungen ergeben Sinn?
• Lässt sich die Wirtschaftlichkeit durch Kooperationen mit Hotel- und Reiseanbietern oder Geschäftsreisebüros erhöhen?
• Gibt es häufig oder vorzugsweise angereiste Ziele oder bevorzugte Leistungsträger?

Ob und inwiefern das Sekretariat oder die Assistenz in die Analyse der Reise eingebunden wird, variiert von Unternehmen zu Unternehmen.

Fakt ist jedoch: Sekretärinnen und Sekretäre sind eine wichtige Schnittstelle, wenn es um Geschäftsreisen geht. Office Professionals nehmen eine vermittelnde und planerische Rolle beim Travel Management ein – eine vertrauensvolle Aufgabe, die großer Sorgfalt und Zuverlässigkeit bedarf.

6. Auch Travel Risk Management gehört dazu

Travel Risk Management sollte spätestens durch die Pandemie in allen Unternehmen angekommen sein. Das Reiseaufkommen hat sich zwar insgesamt verringert. Dennoch ist es wichtig, Informationen, Präventionsmaßnahmen und Entscheidungen für entsprechende Prozesse während eines Notfalls zu fixieren. Wenn der Fall dann eintritt, weiß jeder, was es zu tun gilt.

Darüber hinaus sollten Unternehmen klären, welche Business-Reisen noch notwendig sind und welche virtuell gut ersetzt werden können. Die Reiserichtlinien sollten deshalb entsprechende Vorgaben und angepasste Prozesse zur Genehmigung enthalten.