Selbst wenn die E-Mail angekündigt war, man dem Empfänger persönlich nahesteht und die Datei im Anhang einen bezeichnenden Dateinamen trägt, sollte aus der E-Mail selbst hervorgehen, worum es im Anhang geht. Dadurch wird sichergestellt, dass sie nicht übersehen oder beim Überfliegen zusammen mit Spam gelöscht wird. Beachten Sie vor allem folgende Punkte der Anleitung:
"Im Anhang finden Sie" – Schluss mit verstaubten Formulierungen
Viele Faktoren sind dafür verantwortlich, dass ein Unternehmen nach außen hin modern und zeitgemäß wirkt. Einer davon ist ganz sicher die Art und Weise der Korrespondenz. Viele Redewendungen oder Grußformeln zum Beispiel wirken mittlerweile antiquiert, so dass auf diese besser verzichtet werden sollte: Redewendungen wie „Ihrem Angebot sehen wir erwartungsvoll entgegen“ oder „zu Ihrer freundlichen Kenntnisnahme“ gehören schon lange nicht mehr in das sprachliche Repertoire von modernen Sekretärinnen.
Viele Floskeln wirken spröde und langweilig
Eine weitere Formulierung, die sich nach wie vor in geschäftlicher Korrespondenz findet, jedoch ebenfalls zum alten Eisen gehört, ist die Floskel „Im Anhang finden Sie“, beziehungsweise „anbei“. Auch dieser Hinweis an den Empfänger des Schreibens wirkt altmodisch und damit alles andere als innovativ und zeitgemäß. Ähnlich verhält es sich mit dem Wort „beigefügt“– ebenfalls eine verstaubte Floskel, die in heutiger Geschäftskorrespondenz am besten gar nichts zu suchen hat, weil sie spröde, langweilig und altmodisch wirkt. Wer in einem Schreiben auf einen Anhang verweisen möchte, hat viele Möglichkeiten, seine Geschäftspost mit frischen und modernen Formulierungen zu versehen.
Mail: Ein Hinweis reicht
„In Anhang finden Sie…“: Genau genommen muss bei einer E-Mail, die einen Anhang enthält, nichts gesucht und schließlich gefunden werden. Es reicht ein Hinweis, dass dem Schreiben ein Dokument angehängt wurde („Mit diesem Schreiben erhalten Sie…“) Dieser Hinweise kann auch folgendermaßen formuliert werden:
- Die Dokumente im Anhang informieren über….
- Wie bereits am Telefon angekündigt, schicke ich Ihnen im Anhang die gewünschte Broschüre als Datei
- Das Informationsmaterial liegt im Anhang für Sie bereit
- Die genauen Details sind im Anhang nachzulesen
- Die gewünschten Informationen über den Abschluss der Verhandlungen entnehmen Sie bitte dem Anhang
Möglich ist auch, auf den Hinweis, dass ein Anhang mitgeschickt wurde, zu verzichten, beziehungsweise nicht explizit anzugeben:
- Mit diesem Schreiben erhalten Sie unsere aktuelle Preisliste
- Sie erhalten heute die aktualisierte Version des Vertrages
- Beachten Sie bitte auch das Anhangsverzeichnis, insbesondere die verschiedenen Gliederungspunkte
„Anbei“: Eine bessere Formulierung ist nicht schwer
Sehr viele Geschäftsbriefe beginnen mit den Worten „Anbei schicken wir Ihnen“, „Anbei erhalten Sie“ oder auch „Anbei finden Sie Sie eine Auflistung…“. Zugegeben: Modern und persönlich wirken diese Formulierungen keineswegs, eher wie eine Art Fließtext, der – jeweils leicht abgewandelt – als Textbaustein für geschäftliche Mails verwendet wird. trotzdem werden sind sie im Büroalltag noch häufig in Gebrauch, unter anderem auch, weil es oft schwer fällt, für diese „ewige“ Floskel eine Alternative zu finden. Wer eine zeitgemäße Formulierung für einen Satz sucht, bei dem das Wörtchen „anbei“ ersetzt werden soll, kann sich zum Beispiel an folgenden Formulierungen orientieren:
- Sie erhalten heute die aktuelle Broschüre unserer Werbegemeinschaft und wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen!
- Die Endfassung des Vertrags schicke ich Ihnen mit diesem Schreiben zur Unterschrift.
- Die Angaben zu den jeweiligen Preisen stehen im Hauptteil des Vertragsabschnitts, den wir Ihnen heute zusenden.
- Ich schicke Ihnen als Benachrichtigung eine Kopie des Vertrags
„In der Anlage…“ und anbei: Eigentlich überflüssig?
Ein moderner Stil in der geschäftlichen Korrespondenz zieht sich idealerweise von der Anrede bis zum Schluss. Überholte Floskeln sind im Grunde nicht notwendig, weil es immer durchaus ansprechendere und damit zeitgemäße Formulierungen gibt, die auf einen versierten und modernen Verfasser schließen lassen. Eine moderne Ausdrucksweise ist durch eindeutige und klare Formulierungen gekennzeichnet. Worte und Redewendungen wie "anbei"„ „beiliegend“, „baldmöglichst“, „unseres Erachtens“ aber auch Floskeln wie „In der Anlage finden Sie…“ sollten in moderner Korrespondenz keinen Platz mehr haben.
- Nutzen Sie die Betreffzeile, um den Inhalt prägnant zu beschreiben und eine schnelle Einordnung zu ermöglichen.
Tipp: Denken Sie an wichtige Schlüsselwörter, so ist die E-Mail beim Durchsuchen der Inbox später leichter auffindbar. - Nutzen Sie auch den E-Mail-Körper. Persönliche Gruß- und Abschiedsformeln werden aufgrund von Zeitdruck oftmals weggelassen. Der damit verbundene Zeitaufwand ist jedoch recht gering und kann zudem als Zeichen des Respekts für den Empfänger gesehen werden.
Anleitung Anhang versenden: Die Gepflogenheiten beachten
Beim Versand von E-Mails kann man auf eine ganze Reihe von Standardformulierungen zurückgreifen. Diese gehen nicht selten auf Geschäftsbriefe im analogen Postverkehr zurück. Obwohl sie praktisch sind, können sie mitunter als umständlich, unpassend oder veraltet aufgefasst werden. Hier ein paar Hinweise in dieser Anleitung für die Formulierung von E-Mails:
- Bedenken Sie, in welchem Verhältnis Sie zum Empfänger stehen. Je nach Grad der Bekanntschaft gelten Unterschiedliche Grade der Höflichkeit und Formalität.
- Erkundigen Sie sich nach den Gepflogenheiten in Ihrem Unternehmen. Besonders größere Betriebe legen im Zusammenhang mit der Pflege einer Corporate Identity Wert auf Einheitlichkeit in der schriftlichen Korrespondenz. Auch wenn es keine ausdrücklichen Anweisungen zum Verfassen von E-Mails gibt, können Sie sich bei Kollegen nach deren Vorgehen erkundigen und damit selbst zur Einheitlichkeit des Schriftverkehrs beitragen.
- Möglicherweise haben sich bestimmte Gepflogenheiten in in Ihrer Branche etabliert. Sehen Sie, wenn möglich, vergangenen E-Mail-Verkehr durch. Werden die E-Mails in der Regel noch mit „Sehr geehrte Frau..." eingeleitet, oder wird ein neutraleres „Guten Tag..." oder ein einfaches „Hallo..." bevorzugt?
Darum sollte man auf Floskeln in Bezug auf den Anhang verzichten
Floskeln bedeuten eine Arbeitserleichterung, sind für den Empfänger jedoch oft als solche erkennbar. Durch persönliche Formulierung lässt sich der Wert eines Texts heben, und dafür sorgen, dass ihn der Empfänger besser aufnimmt. Die folgende Tabelle enthält ein paar häufig verwendete Floskeln neben jeweils einer Formulierungsalternative, die Sie als Anleitung benutzen können.
| Floskel | Bessere Formulierung |
| Ich komme zurück auf das soeben mit Ihnen geführte Telefonat und übersende Ihnen wie versprochen… | Ich hatte Ihnen versprochen, Ihnen xy zu schicken. Das mache ich gern... |
| Beigefügt erhalten Sie… | Den Katalog schicke ich als PDF mit. |
| Wie soeben telefonisch besprochen, übersenden wir Ihnen angehängt… | Nach unserem Gespräch habe ich mich sofort an die Arbeit gemacht. Der mitgeschickte Prospekt informiert Sie über… |
| In der Anlage übersenden wir Ihnen den gewünschten Prospekt. | Sie erhalten mit dieser E-Mail unseren Prospekt über…, den Sie gestern angefordert haben. |
Im Anhang oder als Anhang?
Damit der Empfänger den Anhang nicht übersieht, wird im Anschreiben darauf hingewiesen. Immer wieder gibt es Unsicherheiten, wie die korrekte Formulierung lautet. Heißt es „Im Anhang“ oder „als Anhang“?
Ein Anhang ist im Grunde nichts anderes als eine elektronische Anlage. Laut Duden ist beides möglich: „als Anlage“ genauso wie „in der Anlage“. Meistens kommt es auf den Zusammenhang des Textes und darüber hinaus auch auf den Satzbau an, welche der beiden Möglichkeiten verwendet wird.
Gebräuchlicher jedoch ist normalerweise „im Anhang“:
- „Im Anhang finden Sie…“
- „Die Informationen befinden sich im Anhang“
- „Siehe die Rechnung im Anhang“
„Im Anhang“ ist also sinnvoll, wenn darauf hingewiesen wird, dass sich dort relevante Unterlagen befinden (Wo befinden sie sich? –Im Anhang). Die Variante „als Anhang“ ergibt dann am meisten Sinn, wenn ausdrücklich darauf hingewiesen werden soll, dass die Informationen den Empfänger als Anhang erreichen (nicht per Brief, am Telefon etc.).
- „Die Rechnung erfolgt dieses Mal nicht per Post, sondern als Anhang dieser E-Mail“
- „Die Informationen schicke ich Ihnen als Anhang“ (und nicht postalisch als Anlage)“
- „Uns wäre lieber, Ihnen das Angebot über E-Mail als Anlage zukommen zu lassen und nicht mit der Post“
Ob die Bezeichnung „im Anhang“ oder „als Anhang“ die korrekte Variante ist, ergibt sich aus dem jeweiligen Zusammenhang der Nachricht und muss somit von E-Mail zu E-Mail neu entschieden werden.
Grundlagen Schritt für Schritt: Wie versendet man einen Anhang zu einer Mail?
Wie genau man einer E-Mail einen Anhang hinzufügt, hängt vom verwendeten E-Mail-Programm ab. Wir haben uns in dieser Anleitung für die gängisten entschieden.
In Outlook, dem E-Mail-Dienst von Microsoft, wählen Sie im Menüband unter „Nachricht" oder „Einfügen" die Option „Datei anfügen" aus und navigieren anschließend an den Ort, an dem Sie die die gewünschte Datei gespeichert haben.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Anhang versenden mit Mozilla Thunderbird
Um eine E-Mail mit Anhang zu schreiben können Sie zum Beispiel auch das E-Mail-Programm Mozilla Thunderbird nutzen: Klicken Sie auf den Button „Verfassen" und führen folgende Schritte durch:
- Klicken Sie auf das Feld „Anhang" mit der Büroklammer auf der rechten Seite des Fensters.
- Wählen Sie im Menü „Datei(en) als Anhang anfügen".
- Wählen Sie die gewünschte Datei im Dialogfeld aus und klicken Sie auf „Öffnen".
- Alle der E-Mail hinzugefügten Anhänge sind nun auf der rechten Seite des Fensters unter „Anhang" zu sehen.
- Falls Sie einen Anhang wieder entfernen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument. Wählen Sie dann die Schaltfläche „Anhang entfernen" aus.
Was sollten Sie beachten, wenn Sie einen Anhang per Mail versenden?
Das Dateiformat
Obwohl in vielen Bereichen Dokumente in standardisierten Formaten verwendet werden, die von verschiedenen Programmen und in verschiedenen Betriebssystemen geöffnet werden können, besteht, besonders in Spezialbereichen, die Möglichkeit, dass die Verwendbarkeit eines Dokuments auf ein bestimmtes Programm oder Betriebssystem beschränkt ist. Überlegen Sie sich vor dem Versand also gegebenenfalls, ob der Empfänger die Datei auch verwenden kann.
Die Größe des Anhangs
Beachten Sie, dass die Größe des Anhangs beschränkt ist, je nach Anbieter gelten dabei verschiedene Limits. Google (gmail), Yahoo (Yahoo Mail) und Microsoft (Outlook.com) erlauben z.B. Größen bis maximal 25 MB, bei GMX sind in der Gratis-Variante bis zu 20 MB zugelassen.
Beim Versand großer Dateien kann auch die Größe des E-Mail-Speichers eine Rolle spielen. Oft werden E-Mails automatisch in den "Gesendet"-Ordner verschoben - ist auf ihrem Account nicht mehr genug Speicherplatz übrig, um die E-Mail samt Anhang zu speichern, kann dies zu Fehlermeldungen führen. Stellen Sie deshalb vor Versand wichtiger E-Mails mit umfangreichem Anhang sicher, dass Sie noch über genügend Speicherplatz verfügen. Bedenken Sie auch, dass der Empfänger eventuell nicht mehr genug Speicherplatz für eine größere E-Mail frei haben könnte.
Große Dateien lassen sich eventuell komprimieren, indem sie in eine ZIP-Datei o.ä. gepackt werden. Hierfür sind online verschiedene praktische Tools erhältlich. Überlegen Sie sich, bevor Sie Dateien von mehreren MB Größe, ob Sie sie dem Empfänger nicht lieber über eine Cloud-Lösung zur Verfügung stellen und nur den Link dazu per E-Mail versenden wollen.
Anleitungs-Tipp: So vergessen Sie nie wieder auf das Einfügen des Anhangs
Fazit: Anhänge in einer E-Mail versenden
Wenn Sie eine berufliche E-Mail mit Anhang versenden möchten, gibt es einige Dinge zu beachten. Um den Anhang nicht zu vergessen, führen Sie die Schritte am besten immer in der gleichen Reihenfolge durch. Nach dem Verfassen des Begleittextes weisen Sie auf den Anhang der Mail hin. Damit dies professionell und persönlich ankommt, vermeiden Sie dabei klassische Floskeln.
Um einen Anhang zu einer E-Mail hinzuzufügen, wird in den meisten Programmen ein Button mit einer Büroklammer benutzt. Wählen Sie dann im Dialogfeld die richtige Datei und eine unmissverständliche Bezeichnung aus. Erst nachdem auch der Anhang eingefügt wurde, fügen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Damit steht einer professionellen E-Mail-Kommunikation nichts mehr im Wege.
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
