Virtuelle Sekretärin, Virtuelle Assistenz
Sie ist da, aber nicht sichtbar und unterstützt doch in erheblichen Maßen - die virtuelle Assistenz. Nutzen Sie schon den Service? © Wpadington - Shutterstock

Die virtuelle Assistentin

Virtuelle Assistenz: Was ist eine virtuelle Sekretärin?

Wer seinen Vorgesetzten nicht regelmäßig sieht, sondern überwiegend aus der Ferne arbeitet, gilt als virtuelle Assistentin. Virtuelle Sekretärinnen können sowohl fest angestellt als auch auf selbstständiger Basis als Freelancer tätig sein. Das wesentliche Merkmal dieses eher modernen Berufsfeldes ist die digitale Zusammenarbeit.

Damit gehen zahlreiche Chancen, aber auch einige Herausforderungen einher. Lesen Sie hier, wie eine virtuelle Assistenz erfolgreich funktionieren kann und wie die virtuelle Kommunikation mit Ihrer Führungskraft reibungslos abläuft.

 

Virtuelle Assistenz: Was ist eine virtuelle Assistentin?

Eine virtuelle Assistenz, manchmal auch virtuelle persönliche Assistenz (VPA) genannt, ist eine Sekretärin oder ein Assistent, der einen anderen Mitarbeiter, meistens eine Führungskraft, virtuell unterstützt. Oft arbeitet die Assistenz für mehrere Kunden gleichzeitig und ortsunabhängig. Sie tragen allgemein zur Digitalisierung im Büro bei.

Sprich: Eine VPA organisiert die Aufgaben der Kunden und teilt sich die Zeit für die Auftraggeber im Homeoffice eigenständig ein. Damit geht dann eine selbstständige Tätigkeit einher. Es gibt aber auch virtuelle Assistenten, die für ein einziges Unternehmen arbeiten und fest angestellt sind.

Aufgaben: Telefonservice, Administratives und Fachwissen

Die Aufgabenschwerpunkte einer virtuellen Assistentin bzw. VPA variieren: Zum einen gibt es Assistenten, die hauptsächlich zeitintensive und administrative Aufgaben übernehmen.

Zum anderen arbeiten spezialisierte virtuelle Assistenten für Unternehmen, wenn diese einen Experten in einem Gebiet benötigen. Sie sind beispielsweise für das Web-Design oder die Kundenakquise zuständig. Da der Begriff „virtuelle Sekretärin“ bzw. „virtuelle Assistenz“ nicht geschützt ist, ergibt es Sinn, im Zweifel lieber genauer nachzufragen. Welche Tätigkeiten will ein Auftraggeber auslagern?

In jedem Fall sind virtuelle Assistentinnen und Assistenten wertvolle Ressourcen, die einem Auftraggeber oder einer Führungskraft zahlreiche Aufgaben abnehmen. Das ist gerade dann wertvoll, wenn diese selbst keine Zeit dafür findet oder nicht das notwendige fachspezifische Know-how hat.

Wie wird man eine virtuelle Assistentin?

Das Wichtigste vorneweg: Bislang ist keine spezifische Ausbildung nötig, um als virtuelle Assistentin oder VPA zu arbeiten. Die Teilnahme an Kursen ist ebenfalls nicht erforderlich. Fest steht aber, dass eine virtuelle Assistentin oder Assistent eine größere Zahl von Aufträgen akquiriert, je mehr Kompetenzen diese vorweisen können. Dazu gehört natürlich der sichere Umgang mit Computern und den entsprechenden Tools.

Virtuelle Sekretärinnen arbeiten meistens freiberuflich als Freelancer. Sie werden nach Stundensatz bezahlt, wobei sich die Arbeitszeiten bzw. der Workload nach den Ansprüchen des Auftraggebers richtet. Viele virtuelle Assistentinnen sind bei Agenturen gelistet. Diese vermitteln dann zwischen Auftraggeber und Assistenzkraft. Für diesen Dienst erhalten sie eine Provision, basierend auf dem Stundensatz bzw. dem Projektumfang.

Je nachdem, welche Büroarbeit anfällt, sind verschiedene Kenntnisse notwendig, um als virtuelle Assistentin arbeiten zu können. Da der Beruf so viele verschiedene Arbeitsfelder umfasst, werden unterschiedliche Qualifikationen, aber auch der Wille zur Weiterbildung vorausgesetzt.

Wichtige Qualifikationen einer virtuellen Assistentin sind vor allem:

In der Regel wird der Stundensatz eines Projekts individuell vereinbart. Das Geld bzw. die Entlohnung pro Stunde kann je nach den unterschiedlichen Anforderungen und vorliegenden Kenntnissen sowie der Erfahrung der Assistenz variieren.

Wer als virtuelle Assistentin arbeiten will, sollte wissen, worin die eigenen Kompetenzen liegen und was dabei individuelle Stärken sind. Nur so ist es möglich, Aufträge zu finden, die einerseits den eigenen Vorstellungen entsprechen und andererseits auch zufriedenstellend erledigt werden können.

Virtuelle Assistentin: Freelancer oder in Festanstellung

Eine virtuelle Assistentin oder Assistent kann sowohl als Freelancer als auch in Festanstellung arbeiten. Der Übergang ist dabei meist fließend. Meist konzentrieren sich Freelancer jedoch auf spezielle Aufgaben und haben sich auf ein Fachgebiet spezialisiert, während festangestellte VPAs eher Assistenzaufgaben übernehmen.

Dieses Praxisbeispiel zeigt, wie der Arbeitsalltag einer virtuellen Assistentin in Festanstellung aussehen könnte:

Alexandra arbeitet für den Europachef eines großen Maschinenbau-Unternehmens. Ihr Büro befindet sich in Köln. Ihr Chef pendelt an vier Tagen in der Woche zu den Büros in London und Amsterdam. Die beiden sehen sich höchstens einmal pro Woche, wobei selbst dieser Bürotag für Alexandras Chef mit Terminen gefüllt ist.

Wie beschrieben, gibt es aber auch zahlreiche Unternehmen, die Sekretariatsaufgaben an externe Agenturen und Office-Professionals auslagern. Dieses „Outsourcing“ ist vor allem in großen Unternehmen wichtig und dient häufig der Kosteneinsparung. Auch die Start-up-Szene setzt vielmals auf virtuelle Assistenten, da junge Unternehmen häufig kein Budget für eine interne Assistenz haben.

Wie akquiriert eine virtuelle Assistentin Kunden oder Aufträge?

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, als virtuelle Assistentin Kunden oder Aufträge an Land zu ziehen. Dazu können Jobportale, Agenturen sowie Social Media oder ein eigener Web-Auftritt zählen.

Mithilfe von Jobportalen oder Agenturen Aufträge gewinnen

Es gibt zahlreiche Agenturen oder Jobportale im Internet, die virtuelle Assistentinnen oder Assistenten an Unternehmen vermitteln können. Dies eignet sich vor allem zu Beginn der Karriere, wenn die Kontakte in das Business noch nicht so ausgeprägt sind.

Dies sind einige Agenturen, die sich auf die virtuelle Assistenz spezialisiert haben:

  • Fernarbeit.net,
  • Strandschicht,
  • eAssistentin,
  • MachDuDas,
  • my-vpa.

Der Nachteil an der Vermittlung via einer Agentur ist natürlich, dass diese Jobportale meist den Stundensatz bestimmen und anteilig daran mitverdienen möchten.

Über die Sozialen Medien Kunden finden

Für die Kundenakquise kann es ebenfalls hilfreich sein, in den Sozialen Medien präsent zu sein. So empfehlen sich zum Beispiel eine eigene Facebook- oder Instagram-Seite. Profile in Berufsnetzwerken wie Xing oder LinkedIn sollten auch eingerichtet werden. Außerdem werden in ausgewählten Facebook-Gruppen immer wieder Stellenausschreibungen für virtuelle Assistenten oder VPAs geposted. Trotz aller Sozialer Medien und Digitalisierung sind für virtuelle Assistentinnen und Assistenten Inserate in Fachzeitschriften auch heutzutage noch eine gute Möglichkeit, neue Kunden und Aufträge zu finden.

Eine eigene Webseite erstellen

Eine eigene Facebook-Seite ist zwar schon ein Anfang, eine eigene Webseite wirkt aber natürlich noch viel professioneller und seriöser. Hier kann eine virtuelle Assistentin ihr Portfolio und ihre Referenzen online stellen, aber auch die Kontaktaufnahme wird für Unternehmen erheblich einfacher.

Virtuelle Assistentin: Aufgaben und Anforderungen an den digitalen Büroservice

Eine virtuelle Assistenz kann Telefonate annehmen, Meetings via Microsoft Teams planen und erstellen, Dokumente versenden und Termine planen. Dabei braucht das Unternehmen – anders als bei einer persönlichen Sekretärin – keinen Büroraum zu stellen.

Meistens arbeiten die virtuellen Assistentinnen von zu Hause und nehmen dem Vorgesetzten bzw. dem Auftraggeber von dort viele Aufgaben ab.

Die wichtigsten Tätigkeiten und Aufgaben einer virtuellen Assistentin sind:

  • Organisatorische Tätigkeiten: E-Mail-Bearbeitung, Social Media, Recherche, Präsentationsvorbereitung, Korrekturlesen.
  • Terminplanung: Vergabe und Koordination von Terminen.
  • Telefonservice: Kundenbetreuung und mehr.
  • Rechnungsstellung: Erstellen und Versenden von Rechnungen.
  • Planung und Durchführung von Dienstreisen, Seminaren mit Mitarbeitern oder Messebesuchen.
  • Phonodiktat: Dank vieler Apps gibt es für Auftraggeber die Möglichkeit, alles Gesprochene in dieser aufzunehmen und an die virtuelle Assistenz weiterzuleiten.

Das Praktische am Berufsfeld des Sekretariats oder der Assistenz ist, dass viele anfallende Tätigkeiten von überall aus erledigt werden können. So ist die virtuelle Assistenz in vielen Bereichen eine wertvolle Unterstützung.

Sie kann einer Führungskraft oder einem Auftraggeber unabhängig von Ort und Zeit zuarbeiten. Sowohl für die Kunden als auch für die übrigen Mitarbeiter ist dabei die Erreichbarkeit der virtuellen Assistenz extrem wichtig.

Tools für die virtuelle Assistentin

Die Kommunikation einer virtuellen Assistentin oder VPA mit dem Unternehmen kann ganz unkompliziert über Tools wie Whatsapp, Facebook sowie Skype, Microsoft Teams oder Zoom laufen. Außerdem gibt es einige praktische Tools für das Projektmanagement, die einige Vorteile bieten.

  • Trello,
  • Slack,
  • OneNote,
  • Evernote,
  • Toggl oder Meistertask,
  • Google Drive.

5 Tipps für die virtueller Assistenz: Auf die Kommunikation kommt es an

Virtuelle Sekretärinnen sind keine Seltenheit mehr. Im Gegenteil: In Zeiten der Digitalisierung, in denen das andere Ende der Welt via Internet nur einen Klick entfernt ist, wird es immer einfacher, auf virtueller Basis zusammenzuarbeiten. Doch mit der Fernarbeit gehen auch einige Herausforderungen einher.

Ganz besonders, was die Kommunikation zwischen Chef und Assistenz bzw. Auftraggeber und virtueller Sekretärin anbelangt. Nur wenn Sie beide jederzeit über die aktuellen Termine und Aufgaben informiert sind, kann eine virtuelle Assistenz erfolgreich funktionieren.

Die nachfolgenden fünf Tipps geben wertvolle Anregungen rund um die Zusammenarbeit bzw. die Kommunikation auf Entfernung.

Tipp 1: Regelmäßige Rücksprachetermine

Damit beide Parteien immer auf dem aktuellen Stand sind, bietet es sich an, regelmäßige Rücksprachetermine zu vereinbaren. Wenn Sie keine Möglichkeit haben, sich täglich oder wöchentlich persönlich zu sehen, telefonieren Sie zumindest zehn Minuten täglich oder treffen sie sich via eines virtuellen Meetings, zum Beispiel via Zoom.

Tipp 2: Themen sammeln

Sammeln Sie die Rücksprachethemen, um auch bei spontanen Anrufen Ihres Chefs oder Auftraggebers jederzeit alle Fragen parat zu haben, zu denen Sie eine Rückmeldung brauchen.

Tipp 3: Digitale Liste

Stellen Sie eine digitale Liste mit Themen oder Fragen zusammen, die Sie besprechen möchten. Richten Sie die Liste so ein, zum Beispiel mithilfe einer Cloud, so dass sowohl Sie als auch Ihr Chef Zugriff darauf haben. So ist es möglich, in ruhigen Momenten bereits einige Fragen direkt schriftlich zu beantworten

Tipp 4: Keine Fragen per E-Mail

Vermeiden Sie es, Fragen per E-Mail zu stellen. Das bläht E-Mail-Fächer unnötig auf. Greifen Sie lieber auf ein digitales System zurück, das sich auch als Notizbuch verwenden lässt. Dafür eignet sich zum Beispiel das Programm Microsoft OneNote.

Tipp 5: Planen Sie langfristig

Besprechen Sie mit Ihrem Chef oder Auftraggeber nicht nur die aktuellen Termine. Gehen Sie auch regelmäßig die To-Dos der nächsten Tage durch. So stellen Sie sicher, dass nichts untergeht, auch wenn Sie einmal für längere Zeit nicht miteinander sprechen.


Virtuelle Assistenz: Chancen und Herausforderungen

Als virtuelle Assistenzkraft muss man sich darauf einstellen, dass Vorgesetzte und Kollegen räumlich und zeitlich flexibel arbeiten. Die Kommunikation verlagert sich verstärkt in den Online-Bereich. Der persönliche Kontakt verringert sich, stattdessen gehören E-Mails, Neue Medien und Telefonate zu den täglichen Kommunikationsmitteln.

Dadurch entstehen neue Herausforderungen: Wie manage ich meinen Chef, wenn ich ihn immer seltener sehe? Wie leite ich effizient eine Skype-Konferenz? Aber vor allem: Wie schaffe ich es, die weiterhin anwachsende Flut an Daten für mich und meinen Vorgesetzten zu bewältigen? Wie behalte ich einen kühlen Kopf bei der wachsenden Geschwindigkeit?

Wer nicht im selben Büro sitzt, muss sich anders absprechen. Eine schnelle Notiz auf dem Schreibtisch des Chefs – undenkbar. Abhilfe schaffen synchronisierte Kalender, Mails und Chat-Programme. Funktioniert die Technik reibungslos und haben sich die Abläufe eingespielt, bietet eine virtuelle Assistenz zahlreiche Vorteile. Sowohl für ein Unternehmen als auch für die virtuelle Sekretärin selbst.

Was sind die Vorteile einer virtuellen Assistenz?

Firmen bleiben durch das Outsourcing flexibler, können mitunter Kosten einsparen. Die virtuelle Assistentin kann remote von zu Hause aus arbeiten. Arbeit und Familie sind so besser vereinbar. Zugleich bietet ein Heimarbeitsplatz den Vorteil der ungestörten Arbeitsatmosphäre – anders als das beispielsweise in einem Großraumbüro der Fall wäre. Doch wie sehen die Vorteile im Detail aus?

Zeitgewinn für Unternehmen

Durch die Übertragung von verschiedenen Aufgabenbereichen an die virtuelle Assistentin gewinnt das Unternehmen Zeit zurück.

Administrative und organisatorische Aufgaben, die sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, lassensich auslagern. Somit kann sich jeder auf seine Kernkompetenz konzentrieren: Die Fachkräfte im Unternehmen auf Inhaltliches. Die Assistentin oder der Assistent auf Organisatorisches. Das ist eine Win-win-Situation.

Fokussierung der Unternehmen auf wichtigere Dinge

Durch die Einstellung einer virtuellen Sekretärin gewinnt ein Unternehmen nicht nur Zeit. Den Mitarbeitern fällt es zudem auch leichter, einen Fokus zu setzen.

Wenn administrative Arbeit abgegeben und die Organisation des Office Management von einer einzelnen Person übernommen wird, können sich alle auf ihren jeweiligen Aufgabenbereich konzentrieren.

Für die virtuelle Assistentin bedeutet dies wiederum, dass ihre Arbeit sehr unterschiedlich ausfallen kann, da sie sich mit verschiedenen Themen beschäftigt. Die Vielfalt an spannenden Projekten ist typisch für die Arbeit einer virtuellen Assistentin – gerade in einer vernetzten Welt.

Flexibilität für virtuelle Assistentinnen

Virtuelle Office-Professionals können flexibel im Homeoffice arbeiten und sparen sich durch die Fernarbeit lange Arbeitswege und viele Stunden im Stau. Sie sind zeitlich flexibel und können sich ihre Arbeit frei einteilen. Zudem ist die virtuelle Assistentin ortsunabhängig, da sie ihre Arbeit überall dort verrichten kann, wo es einen Internetanschluss gibt. Eine echte Chance für digitale Nomaden.

Die Flexibilität hat auch Vorteile für Unternehmen. Die Firma muss kein Büro stellen und spart so Geld. Ein interessanter Pluspunkt ist außerdem, dass Vorgesetzte und Auftraggeber, die auf der anderen Seite der Welt arbeiten, Vorteile aus der Zeitzonendifferenz ziehen können.

Arbeiten, die an einen virtuellen Sekretariatsservice übertragen werden, werden meistens über Nacht bearbeitet. Somit können die Ergebnisse direkt am nächsten Tag genutzt werden.

Proaktives Verhältnis: Begegnen auf Augenhöhe

Die virtuelle Assistentin wird als Partner des jeweiligen Kunden gesehen. Oft kann sie sich mit hilfreichen Ideen und Feedback proaktiv einbringen. Das motiviert – und mündet wiederum in einer Win-win-Situation.

Unternehmen profitieren von engagierten Assistenzkräften. Virtuelle Sekretärinnen und Sekretäre erfahren Wertschätzung für ihre Arbeit.

Virtuelle Assistenz: Welche Nachteile bringt sie mit sich?

Das größte Problem an einer virtuellen Assistenz ist, dass der persönliche Kontakt zum Team wegfällt. Durch die Arbeit im Homeoffice gibt es keinen Austausch in der Kaffeeküche oder auf dem Gang.

Die Kommunikation läuft deshalb hauptsächlich sachbezogen und in Schriftform ab. Dies kann zu Missverständnissen führen, die wiederum Zeit rauben.

Weitere negative Aspekte der virtuellen Assistenz sind unter anderem:

  • Fehlender Mitarbeiterkontakt,
  • keine Weiterentwicklung,
  • sehr viel Routine,
  • Einsamkeit.

Diese Punkte treffen auf manche Tätigkeiten mehr zu als auf andere. Wer als virtuelle Assistentin eine berufliche Weiterentwicklung vermisst, sollte das Gespräch mit dem Auftraggeber suchen. Meistens lassen sich einfach Lösungen und neue Herausforderungen finden.

Fazit: Das kann eine virtuelle Assistenz leisten

Das Berufsfeld der virtuellen Assistenz hat in den vergangenen Jahren an Beliebtheit gewonnen. Durch die flexible und ortsunabhängige Arbeitsweise bietet ein digitaler Büroservice sowohl für Unternehmen als auch für den Anbieter selbst viele Chancen.

Durch die Digitalisierung und gut entwickelte Apps und Tools kann eine virtuelle Assistentin mittlerweile Phonodiktate im Homeoffice erstellen. Auch Geschäftsbriefe abtippen, ist dank des digitalen Wandels und dem Einsatz modernster Technik möglich.

Die Aufgaben, die eine virtuelle Assistentin oder Assistent übernimmt, fallen sehr vielseitig aus, bewegen sich aber meistens im administrativen und organisatorischen Arbeitsfeld. Für einen reibungslosen Ablauf ist eine exzellente Kommunikation mit dem Vorgesetzten bzw. dem Auftraggeber essenziell. Eine regelmäßige Rücksprache sowie ein gegenseitiges Vertrauen sind wesentliche Kernpunkte für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

FAQ: Alles, was Sie als virtuelle Assistentin wissen müssen

Was ist eine virtuelle Assistentin?

Eine virtuelle Assistenz, manchmal auch virtuelle persönliche Assistenz (VPA) genannt, unterstützt einen anderen Mitarbeiter, meistens eine Führungskraft, virtuell. Oft arbeitet die Assistenz für mehrere Kunden gleichzeitig und ortsunabhängig.

Die Aufgaben variieren: Zum einen gibt es Assistenten, die hauptsächlich zeitintensive und administrative Aufgaben übernehmen. Zum anderen arbeiten spezialisierte virtuelle Assistenten für Unternehmen, wenn diese einen Experten in einem Gebiet benötigen, zum Beispiel in den Bereichen Web Design oder Social Media.

Es gibt keine spezifische Ausbildung, um als virtuelle Assistentin oder VPA zu arbeiten. Fest steht aber, dass eine größere Zahl von Aufträgen akquiriert werden können, je mehr Kompetenzen eine virtuelle Assistentin vorweisen kann. Dazu gehört natürlich der sichere Umgang mit Computern und den entsprechenden Tools.

Dies kann auf verschiedene Art und Weise gelingen. Es besteht die Möglichkeit, sich von Jobportalen oder Agenturen vermitteln zu lassen. Aber auch die eigene Präsenz in den Sozialen Medien oder mithilfe einer eigenen Webseite kann hilfreich sein.

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