Smartphones am Arbeitsplatz
Ein Gesetz zur Smartphone-Nutzung am Arbeitsplatz gibt es zwar nicht, aber Regeln für den Umgang mit dem Handy können vom Arbeitgeber festgelegt werden. © Monkey Business – Adobe Stock

Smartphones am Arbeitsplatz

Handyverbot am Arbeitsplatz - ist das noch zeitgemäß? Diese Umgangsregelungen für Smartphones am Arbeitsplatz sollten Sie kennen.

Das private Smartphone ist heute alltäglicher Begleiter vieler Menschen. Auch während der Arbeitszeit finden die mobilen Geräte Verwendung. Arbeitgeber müssen das aber nicht dulden. Lesen Sie hier, wann Verbote oder andere Umgangsregeln für Smartphones am Arbeitsplatz möglich sind und welche Rechte Ihnen als Arbeitnehmer zustehen.

Gibt es allgemeine Regeln für Smartphones am Arbeitsplatz?

Ein Gesetz zur Smartphone-Nutzung am Arbeitsplatz gibt es nicht. Arbeitsgeber können aber Regeln für den Umgang mit dem Handy festlegen. Dabei ist ein komplettes Handyverbot ebenso denkbar wie spezifische Vorgaben. Typische Umgangsregelungen für Smartphones am Arbeitsplatz wären zum Beispiel die Festlegung eines zeitlichen Rahmens für die tägliche Handynutzung oder auch das Verbot gesonderter Funktionen (Fotos, Videos, Tonaufnahmen). 

Folgendes sollten Sie über das Handyverbot oder andere Regeln für Mobiltelefone auf der Arbeit wissen: 

  • Die Umgangsregeln müssen nicht im Arbeitsvertrag festgeschrieben sein. 
  • Sie bedürfen dennoch einer schriftlichen Form (z. B. eines Schreibens, das allen betroffenen Mitarbeitenden zur Unterschrift vorgelegt und in der Personalakte archiviert wird).
  • Falls es einen Betriebsrat gibt, muss er den Umgangsregeln zustimmen, damit sie in Kraft treten.
  • Die betrieblichen Umgangsregelungen für die private Nutzung von Smartphones am Arbeitsplatz gelten nur während der Arbeitszeit und nicht in den Pausen.
  • Solche Regeln sind losgelöst von Vereinbarungen zur Nutzung von Diensthandys. 
  • Normalerweise betreffen die Vorgaben alle Praktikanten, Azubis und Angestellten gleichermaßen. 

Achtung: In seltenen Fällen können Vorgesetzte die Umgangsregelungen für private Smartphones am Arbeitsplatz auch auf einzelne Arbeitnehmer beschränken. Dabei muss jedoch eine Benachteiligung dieses Mitarbeiters aufgrund persönlicher Ursachen ausgeschlossen sein. Stattdessen müssen triftige Gründe, z. B. eine Abmahnung wegen übermäßiger Smartphone-Nutzung im Arbeitsalltag vorliegen.


Handy am Arbeitsplatz: Diese Gründe können Umgangsregeln rechtfertigen

Umgangsregelungen für Smartphones am Arbeitsplatz müssen gut begründet sein. Führungskräfte und Arbeitsrechtler argumentieren meist folgendermaßen:

Direktionsrecht

Laut Arbeitsgesetz haben Arbeitgeber ein sogenanntes Diskretionsrecht. Dadurch kann die Führungsperson festschreiben, welche Aufgabe Sie als Arbeitnehmer zu erledigen haben und auf welche Art und Weise dies geschehen soll. Aus triftigen Gründen hat er dabei grundsätzlich das Recht, auf betrieblicher Ebene Regeln festzulegen – zum Beispiel, wenn ein Handyverbot oder eine andere Regelung zur Smartphone-Nutzung aus Sicht des Arbeitsgebers Ihre Konzentration steigert oder dafür sorgt, dass Sie produktiv bleiben. Das ist vor allem dann der Fall, wenn der Chef zuvor häufiger den Eindruck hatte, der Betriebsablauf sei durch die Handynutzung beeinträchtig. 

Datenschutz

Sonderregeln für Smartphones am Arbeitsplatz lassen sich außerdem mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) begründen. Denn je nachdem, in welchem Feld Sie tätig sind und welchem Job Sie nachgehen, haben Sie teilweise mit erheblichen Mengen personenbezogener Daten zu tun. Ob wissentlich oder nicht – wenn Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu sorglos mit dem Handy umgehen, können auch Aufnahmen dieser sensiblen Daten entstehen. 

Teilen Sie diese mit anderen, verletzen Sie damit den Datenschutz. Das ist nicht nur für die betroffene Person problematisch – auch für Sie und Ihren Arbeitsgeber kann die Aufzeichnung und Weitergabe kritisch sein. Bestehen also berechtigte Befürchtungen, dass der Datenschutz durch Smartphones am Arbeitsplatz gefährdet ist, kann Ihr Betrieb die Handynutzung im Büro einschränken oder verbieten.

Arbeits- und Gesundheitsschutz

Auch der Arbeits- und Gesundheitsschutz kann spezielle Umgangsregelungen für Smartphones am Arbeitsplatz begründen. Vor allem bei der Arbeit mit schweren Maschinen kommt es auf höchste Konzentration an. Deshalb kann es auch im Sinne der körperlichen Unversehrtheit eines Arbeitnehmers sein, wenn Ablenkungen durch Handys ausgeschlossen sind.

Interessant: Auch wenn die körperliche Gesundheit im Büro – anders als in der Werkhalle – nicht unter dem Smartphone leidet, können Sie durchaus psychisch belastet sein. Nicht nur durch die permanente Erreichbarkeit, sondern ebenso durch das Gefühl, ständig Informationen zu verpassen. Auch wenn Ihre Führungskraft also keine entsprechenden betriebsübergreifenden Umgangsregelungen veranlasst, sollten Sie sich unter Umständen selbst Grenzen für die Nutzung des Smartphones am Arbeitsplatz setzen. Das steigert nicht nur Ihre eigene Zufriedenheit im Büro, sondern lässt auch Ihre Kollegen konzentriert und produktiv arbeiten.


Was sind die Voraussetzungen für Handy-Regeln?

Umgangsregelungen für die Nutzung von Smartphones am Arbeitsplatz müssen bestimmte Kriterien erfüllen, damit sie tatsächlich bindend sind: 

  • Schriftliche Fixierung: Zunächst einmal müssen die Regeln schriftlich festgehalten sein. Diesen können vom Arbeitgeber bereits in den Arbeitsvertrag implementiert werden. Alternativ sind sie auch nachträglich über ein Schreiben festlegbar, das nach Unterschrift in Ihrer Personalakte hinterlegt wird. 
  • Mitbestimmungsrecht: Falls es einen Betriebsrat gibt, so hat dieser gemäß Arbeitsrecht ein Mitbestimmungsrecht. Die Anweisungen sind also nur zulässig, wenn dieser vorher miteinbezogen wird.
  • Einheitlichkeit: Eine weitere Voraussetzung ist, dass die Umgangsregelungen für Smartphones am Arbeitsplatz nach Möglichkeit einheitlich für den gesamten Betrieb gelten sollten. Nur in Ausnahmefällen können einzelne Mitarbeiter stärker eingeschränkt werden als andere. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der Datenschutz in den Aufgabenfeldern dieser Kollegen eine besonders große Rolle spielt. 

Erfüllt Ihre Führungskraft all diese Bedingungen, so kann sie eine Umgangsregelung für Smartphones am Arbeitsplatz aussprechen. 

Vorsicht: Hat ein Betrieb die Handynutzung am Arbeitsplatz allerdings über Monate oder gar Jahre geduldet beziehungsweise explizit erlaubt, so handelt es sich laut Arbeitsrecht um eine sogenannte „betriebliche Übung“. Ein Handyverbot oder eine andere Neuregelung sind dann nicht ohne weiteres möglich. Der Nachweis muss aber meist vom Mitarbeiter erbracht werden – und das ist unter Umständen sehr schwer. Wenn Sie als Arbeitnehmer Zweifel an der Rechtmäßigkeit neuer Maßnahmen haben, kontaktieren Sie am besten einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.


Welche Konsequenzen drohen beim Verstoß gegen das Handyverbot?

Wenn eine betriebliche Übung ausgeschlossen ist und die Regelungen für Smartphones am Arbeitsplatz sowohl gut begründet als auch vom Betriebsrat bewilligt wurden, so haben die Regeln rechtlich bindenden Charakter. Verstöße können mit einer Abmahnung sanktioniert werden. Setzt sich der Mitarbeiter weiterhin über das Handyverbot hinweg, kann unter Umständen eine Kündigung folgen. 

Wenn das Fehlverhalten neben den betrieblichen Umgangsregeln auch noch andere Rechte oder Pflichten verletzt, ist sogar eine fristlose Kündigung möglich. Das belegt zumindest ein Urteil des hessischen Landesgerichtes. Im betreffenden Fall hatte eine Mitarbeiterin ein Personal-Gespräch heimlich mit dem Smartphone aufgenommen. Damit hatte sie auch die Persönlichkeitsrechte der Anwesenden verletzt – und wurde daher rechtmäßig fristlos gekündigt. 

Achtung: Egal, ob Praktikantin, Azubi oder Vollzeit-Angestellter – wenn Sie eine neue Stelle beginnen, vergewissern Sie sich am besten noch vor Arbeitsantritt, welche Regeln für die Handynutzung gelten. 


Grenzen der Umgangsregelungen für Smartphones am Arbeitsplatz

Grundsätzlich gilt: Die Regeln zur Handynutzung am Arbeitsplatz betreffen in der Regel private Geräte. Die Verwendung von Diensthandys wird durch andere Vereinbarungen geregelt. Wenn Sie auch dort sicherstellen möchten, dass Sie keinen Vertragsbruch begehen, lesen Sie besser in Ihrem Arbeitsvertrag nach.

Darüber hinaus sind Umgangsregelungen für Smartphones am Arbeitsplatz nur in den Betriebsräumen und während der Arbeitszeit gültig. Egal ob Mittagspause, Raucherpause oder andere Pausen: Wenn Sie das Gebäude in der verlassen, gilt ein Handyverbot oder eine ähnliche Regelung nicht mehr. Auch ein Totalverbot von mobilen Telefonen, wie es manche Firmen im Zusammenhang mit Betriebsspionage erwägen, ist nicht zulässig. Denn eine solche Ausspähung lässt sich auch durch mildere Mittel vermeiden – beispielsweise durch das Verbot von Ton- oder Bildaufnahmen. 

Auch die Kommunikation in privaten Notfällen muss der Arbeitgeber ermöglichen. Entweder legt er dazu eine Ausnahme in der betrieblichen Umgangsregelung fest oder er stellt einen Festnetzanschluss für die private Kommunikation zur Verfügung. Solche Notfälle sind zum Beispiel:

  • Gespräche zur Organisation der Kinderbetreuung
  • Telefonate zur Regelung der Pflege älterer und kranker Angehöriger
  • Anrufe zur Information von Kontaktpersonen in einem medizinischen Notfall

In der Praxis sind dedizierte Umgangsregelungen für Smartphones am Arbeitsplatz eher selten. Stattdessen limitieren die meisten Arbeitnehmer ihre Handynutzung freiwillig auf ein Minimum. Wenn ab und an eine Nachricht beantwortet oder ein Anruf angenommen wird, sehen das viele Unternehmen locker. Sie sollten lediglich Ablenkung und Unzuverlässigkeit aufgrund des Mobiltelefons vermeiden. 

Übrigens: Die wenigsten Smartphone-Anwender können ihre Bildschirmzeit realistisch einschätzen. Entsprechende Apps auf dem Handy helfen dabei, die Bildschirmzeit im Privaten wie auch Beruflichen zu tracken. Sie können dabei helfen, Neujahrsvorsätze zu realisieren und die Nutzungszeit auch am Arbeitsplatz effektiv zu reduzieren


Fazit: Umgangsregelungen für Smartphones am Arbeitsplatz

Oftmals treffen Arbeitgeber und Arbeitnehmer informelle Absprachen darüber, wann, in welchem Ausmaß und in welcher Art und Weise Mobiltelefone im Job erlaubt sind. Manchmal entscheiden sich Chefs aber auch für betriebsübergreifende und verbindliche Umgangsregelungen für Smartphones. 

Diese Regeln betreffen aber grundsätzlich nur die Nutzung privater Handys während der Arbeitszeit. Sind entsprechende Begründungen gegeben und wichtige Voraussetzungen erfüllt, so kann ein Betrieb nicht nur einzelne Funktionen (Ton-, Video-, Bildaufnahmen) verbieten, sondern sogar ein komplettes Handyverbot aussprechen. Verstöße können im Ernstfall zu Kündigungen führen. Informieren Sie sich daher umfassend über die Umgangsregelungen für Smartphones an ihrem Arbeitsplatz, bevor Sie einen neuen Job antreten.

FAQ: Smartphones am Arbeitsplatz

Wann kann der Chef ein Handyverbot im Büro aussprechen?

Handyverbote im Büro sind zulässig, wenn eine Führungskraft befürchtet, dass die Smartphone-Nutzung die Arbeitsqualität bzw. den Datenschutz gefährdet. Sie kann zum Beispiel zu Unzuverlässigkeit oder der (versehentlichen) Weitergabe vertraulicher Daten führen. Ist der Betriebsrat allerdings gegen die geplante Neuregelung oder hat ein Unternehmen das Telefonieren oder die private Nutzung von Smartphones zuvor über einen längeren Zeitraum geduldet, lässt sich dieser „betriebliche Umgang“ nicht ohne Weiteres verbieten.

Meist wird am Arbeitsplatz kein komplettes Handyverbot ausgesprochen. Stattdessen sind oft nur bestimmte Funktionen des Smartphones (Internet, Bild-, Ton- oder Videoaufzeichnungen) untersagt. 

Die betrieblichen Umgangsregeln gelten nur während der Arbeitszeit (also nicht in den Pausen) und nur nach schriftlicher Einwilligung der Arbeitnehmer. In Notfällen sind private Anrufe oder Nachrichten immer zulässig – auch über den Festnetzanschluss des Arbeitgebers.

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