Zusage nach Vorstellungsgespräch: Muster & Beispiele

Unternehmen haben manchmal eine falsche Vorstellung von der Beziehung zwischen ihnen und den Bewerbern: „Der/die kann froh sein, überhaupt eine Stelle zu kriegen" – bei dieser Einstellung muss man sich nicht wundern, wenn manchmal vielversprechende Kandidaten in letzter Minute abspringen und die Bewerbung scheitert.

Ein qualitativ hochwertiges Zusageschreiben ist ein wichtiger letzter Baustein im Rekrutierungsprozess. Dies hat beispielsweise folgende Gründe:

• Viele Kandidaten bewerben sich auf mehrere Stellen gleichzeitig.

Gerade die aussichtsreichsten Bewerber können zwischen ihrem Unternehmen und Mitbewerbern wählen. Ein schlecht formuliertes Zusageschreiben kann das Zünglein an der Waage spielen, wenn der Kandidat auch von einer anderen Firma eine positive Reaktion auf seine Bewerbung erhalten hat. Rechtschreibfehler sind in Zusageschreiben tabu.

• In manchen Fällen ist der Rekrutierungsprozess mit dem Zusageschreiben noch gar nicht abgeschlossen.

Es gilt noch, den Lohn und andere Einzelheiten zu vereinbaren. In diesen Fällen ist das Zusageschreiben nichts anderes als ein Stellenangebot. Ein Angebot, welches der Bewerber annehmen oder ablehnen kann.

• Der neue Vorgesetzte des Bewerbers möchte mit dem Zusageschreiben einen positiven Ersteindruck hinterlassen.

Mit dem Zusageschreiben wendet sich das Unternehmen ja zum ersten Mal als Arbeitgeber seinen neuen Mitarbeiter. Inhalt und Tonfall des Bewerbungsschreibens verraten diesem viel über die Firmenkultur und den Führungsstil seines neuen Vorgesetzten.

• Die ersten Monate in der neuen Stelle sind oft eine Probezeit.

In dieser Phase prüfen beide Seiten, Arbeitgeber und Angestellter, ob ihnen die neue Arbeitsbeziehung zusagt oder nicht. Ein gut formuliertes Zusageschreiben kann dazu beitragen, von Anfang an eine Atmosphäre von gegenseitigem Respekt, von Optimismus und Vertrauen zu schaffen.

Ein perfektes Zusageschreiben gründet zu 50 % auf Psychologie, zu 30 % auf Organisationstalent und zu 20 % auf sprachlicher Korrektheit. Deshalb ist ein methodisches Vorgehen empfehlenswert.

Nicht immer ist die Zusage der Firma der letzte Schritt im Prozess. Es kann vorkommen, dass zum Beispiel der Lohn noch nicht definitiv vereinbart wurde. In einem solchen Fall bedeutet die Zusage lediglich, dass die Firma dem Kandidaten ein Stellenangebot unterbreitet – welches dieser jedoch noch prüfen und annehmen muss.

Da hier besteht der erste Schritt beim Verfassen des Zusageschreibens darin, den Stand der Vertragsverhandlung zu prüfen:

• Sind alle Details mit dem Bewerber bereits besprochen?
• Hat der Bewerber seinerseits bereits per E-Mail oder mündlich zugesagt?
• Wird der Arbeitsvertrag mit dem Zusageschreiben versendet oder folgt er später?
• Ist noch eine Diskussion des Arbeitsvertrags zu erwarten?
• Soll das Zusageschreiben bereits die Details des Onboardings (erster Arbeitstag) enthalten?

„Sehr geehrter Herr Müller, es freut uns, ihnen mitzuteilen, dass wir uns für Sie entschieden haben. Beigefügt senden wir ihnen den Arbeitsvertrag zur besprochenen Position zu..."

Solche Formulierung ist psychologisch ungeschickt:

• Insgesamt wirkt das Schreiben unpersönlich.
• Inhaltlich ist das Schreiben extrem dünn; es wirkt wie ein lieblos abgefülltes Template. 
• Die Stelle (Position) wird nicht konkret benannt.

Insgesamt entsteht  der Eindruck, dass die Schreibende sich nicht die Mühe gemacht hat, die Details abzuklären.

Machen sie es besser: Sorgen sie dafür, dass sie über sämtliche Informationen verfügen, welche für das Zusageschreiben erforderlich sind:

Persönliche Angaben:

• Bezeichnung der Stelle, wie sie in der bisherigen Korrespondenz mit dem Bewerber verwendet wurde
• Vollständiger Name und Adresse des Kandidaten
• Korrekte E-Mail-Adresse, wie sie im bisherigen Bewerbungsprozess verwendet wurde
• Letzter Kontakt mit dem Bewerber. Meistens handelt es sich dabei um ein Vorstellungsgespräch, eine E-Mail oder ein Telefonat. Diese Information ist zwar nicht zwingend, aber sehr nützlich, um das Zusageschreiben psychologisch geschickt zu gestalten.

Was auf jeden Fall in das Zusageschreiben gehört:

• Bezeichnung der Position
• Klare Kommunikation der definitiven Zusage des Unternehmens
• Datum des Stellenantrittes
• Kontaktperson
• Nächste Schritte

 Wenn der Arbeitsvertrag mitgesendet wird:

• Innerhalb welcher Frist soll der Bewerber den Arbeitsvertrag unterschrieben zurücksenden?
• An wen soll sich der Kandidat bei allfälligen Rückfragen wenden?

Wenn Details zum Onboarding zu kommunizieren sind:

• Datum, Uhrzeit, Ort – Wann soll sich der neue Mitarbeiter wo einfinden?
• Kontaktperson vor Ort – An wen soll er sich dort wenden?
• Darüber hinaus kann man auch gleich kurz andeuten, was der neue Mitarbeiter an seinem ersten Arbeitstag erleben wird: Einführung in die neue Aufgabe? Schulung? Arbeitsplatz einrichten? In manchen Fällen können solche kleine Hinweise mithelfen, dass sich der neue Arbeitnehmer wohlfühlt und rasch Vertrauen fasst.
• Was muss der Arbeitnehmer an seinem ersten Arbeitstag allenfalls mitbringen? Zum Beispiel bestimmte Ausweisdokumente, persönliche Werkzeuge, usw.?

Das perfekte Zusageschreiben begnügt sich nicht mit unverbindlichen Standardfloskeln, sondern geht spezifisch auf den Kandidaten ein. Versuchen Sie, die folgenden Inhalte in das Schreiben einzubauen, sofern Ihnen entsprechende Informationen vorliegen:

• Gründe für die Wahl - Was hat beeindruckt?
• Bezugnahme auf den letzten Kontakt, z. B. für das spannende Gespräch danken oder Freude über die (bereits vorher erfolgte) Zusage des Bewerbers ausdrücken.
• Offene Fragen des Bewerbers aus dem letzten Gespräch aufgreifen („Der Abschnitt XY im Arbeitsvertrag beantwortet auch Ihre Frage nach der genauen Ferienzeitregelung.")

Beim Abfassen des Zusageschreibens kommt es nicht nur auf die richtige Reihenfolge und die Vollständigkeit der Inhalte an, sondern auch auf die Tonalität. Der Brief sollte weder beamtenhaft noch unnatürlich euphorisch klingen.

Der idealer Tonfall eines Zusageschreibens ist:

• Herzlich, warm
• Authentisch, ungekünstelt
• Modern, unkompliziert
• Passend zur Firmenkultur (kultiviert, peppig, hemdsärmelig, cool,...)

Gute Musterbriefe liefern bereits bewährte Formulierungen in einem allseits annehmbaren Tonfall. Nehmen Sie ein bestehendes Template und schneiden Sie es auf Ihre Firma zu, so dass es genau den richtigen Ton trifft.

Vermeiden Sie altmodische und gestelzte Sprache. Hier die häufigsten Sprachstil-Sünden:

• Weglassen des Vornamens. Heute ist Vorname Nachname üblich. Als nicht: „Wie mit unserem Herrn Müller besprochen", sondern „wie mit Andreas Müller besprochen"
• „in unsere Hause" – Altmodisch
• „Wir kommen zurück auf Ihre Bewerbung" – da denkt man unwillkürlich an eine Absage! Dies muss freundlicher formuliert werden.
• „Bitte finden Sie sich am Empfang ein" – Sich einfinden tun Soldaten, Schüler und Reisegruppen. Aber nicht Ihr neuer Kollege!

Wie ein gutes Zusageschreiben klingt, lesen Sie in den folgenden Beispielen.

Als letzter wichtiger Baustein des Rekrutierungsprozess ist ein hochwertiges Zusageschreiben nach einem Vorstellungsgespräch ein Aushängeschild des Unternehmens. Denn Inhalt und Tonfall verraten dem Bewerber bereits viel über die Firma. Deswegen ist es um so wichtiger die Zusagen motivierend und positiv zu gestalten.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.