Zur Chefentlastung gehört unter anderem das Ablagemanagement
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Chefentlastung: So stärken Sie der Führungskraft den Rücken

Als Büroassistenz sind Sie die „Schaltzentrale“ im Office: Mitarbeiter und Kollegen wenden sich mit ihren Fragen und Anliegen an Sie, aber auch die Chefetage weiß, dass Sie immer den Überblick haben.

Daher sind Assistenten und Sekretärinnen in fast jedem Unternehmen unerlässlich: Sie sorgen dafür, dass alles wie am Schnürchen läuft – damit sich die Geschäftsführung ganz aufs Strategische konzentrieren kann. Sie möchten Ihre Führungskraft noch effizienter unterstützen? Lesen Sie hier, wie das geht!

Chef entlasten: Was macht eine gute Assistentin aus?

Ob Office Management, Korrespondenz, Reisen oder Events: Assistenzkräfte sind vorne dabei, wenn es um Kommunikation und Organisation im Büro geht. Rechnungen, Bestellungen und die Ablage erledigen sie mit einer Hand, während mit der anderen die Post erledigt, Kundengespräche geführt und die nächsten Messebesuche geplant werden. Alles in allem gibt es damit kaum einen abwechslungsreicheren Arbeitsalltag als im Sekretariat. To-do-Listen sind dabei an der Tagesordnung. 

Sinnvolle Methoden zum eigenen Zeitmanagement an der Hand zu haben, ist dabei eine große Entlastung. Denn wer sich selbst und seine Aufgaben gut organisieren kann, betreibt allein schon damit effektive Chefentlastung: Die Geschäftsführung muss sich um eigenverantwortliche Mitarbeiter weniger Gedanken machen. Doch welche Möglichkeiten gibt es noch, Ihrem Chef eine echte Stütze im Arbeitsalltag zu sein? Im Folgenden erfahren Sie, auf welche Weise Sie noch helfen können.

Das A und O der Chefentlastung: So klappt es mit der Kommunikation

Missverständnisse und fehlende Absprachen kosten im Büro viel Zeit. Professionelle Sekretärinnen und Büroassistenten sind daher vor allem in Sachen Kommunikation echte Talente. Und das besonders, wenn es darum geht, den Informationsfluss und den Austausch effizient zu gestalten. Dazu gehören Absprachen rund um den strukturierten Arbeitsalltag. Sinnvoll ist es in dieser Hinsicht, tagtäglich kurze Besprechungen abzuhalten – entweder am Morgen vor dem „richtigen“ Start oder am Vorabend. 

Inhalt dieser Kurzbesprechungen sind die anstehenden Aufgaben; insbesondere gilt es dabei, deren Prioritäten im Sinne des Chefs zu sortieren. Scheuen Sie sich nicht, diese Besprechungen zur Regel zu machen, denn es wird die Zusammenarbeit ungemein erleichtern: Sie müssen nicht wegen jeder Einzelheit den Kontakt suchen, sondern wissen bestenfalls, was wie zu tun ist. Das regelmäßige Gespräch auf Augenhöhe hilft außerdem, eine gute Feedback-Kultur zu etablieren und dadurch die Zusammenarbeit nachhaltig zu verbessern.

Tipp: Sehr hilfreich ist es, wenn Sie die benötigten Zeitfenster für eine Aufgabe realistisch einschätzen können. Kommen Zweifel an einer großzügigen Einschätzung auf, hilft es, eine Aufgabe in mehrere Unteraufgaben zu gliedern und diese bei der Besprechung aufzuführen.


Kompetent und zeitsparend: Sinnvoller Austausch im Office

Es geht bei der Kommunikation im Büro aber nicht nur um die Besprechung von Aufgaben. Denn es kann immer Unvorhergesehenes dazwischenkommen, was zusätzliche Absprachen notwendig macht. Wenn beispielsweise wichtige Post in der Mittagspause eintrudelt, können Sie folgendermaßen Chefentlastung betreiben: Öffnen Sie den Brief vor Ihrer eigenen Pause, schreiben Sie den Inhalt in Kurzform auf eine Haftnotiz und legen Sie den so präparierten Umschlag ins Chefbüro. So weiß Ihr Vorgesetzter gleich, ob der Brief sofort gelesen werden sollte oder Zeit bis nach dem nächsten Videocall ist. 

Übrigens: Eine effiziente Art der Kommunikation am Arbietsplatz sind Kürzel, auf die Sie sich zuvor geeinigt haben. Zum Beispiel wird „vb“ oft für „vorbereiten“ verwendet, oder „asap“ für „so schnell es geht“. Solche Kurzformen helfen auch beim effizienten Protokoll schreiben.


Im Allgemeinen gilt es, möglichst viel Korrespondenz von der Führungskraft fernzuhalten. Das heißt für Sekretäre und Assistentinnen: E-Mails, die Ihr Chef nicht unbedingt zu lesen und selbst zu beantworten braucht, können Sie selbst bearbeiten. Dennoch sollte die Chefetage über den Mailverkehr im Bilde sein. 

Fassen Sie die entsprechenden Informationen zusammen und geben Sie ein- bis zweimal am Tag einen kurzen Überblick über die getätigte Korrespondenz. Damit zeigen Sie Kompetenz – und betreiben effektive Chefentlastung, da ihre Vorgesetzte nicht von jeder Kleinigkeit von wichtigen Geschäften abgelenkt wird.

Tipp: Auch ein gut eingerichtetes Mailprogramm spart viel Zeit im Büro. In unserem Beitrag zum Thema Struktur im Postfach können Büroangestellte eine Menge über die entsprechenden Einstellungen lernen – und so nicht nur den Chef wirkungsvoll entlasten, sondern auch Zeitpuffer für sich selbst schaffen.


Keine Scheu vor dem Telefonat – die schnellste Form der Kommunikation im Office

Die schriftliche Kommunikation drängt den Durchruf per Telefon immer mehr an den Rand. Die Vorteile liegen auf der Hand: Eine wichtige Frage kann schnell eingetippt und übermittelt werden, bevor der Absender sie vergisst – und der Empfänger liest die Nachricht bei Gelegenheit und wird nicht vom klingelnden Handy aus seiner aktuellen Tätigkeit gerissen. Daher kann es mitunter Überwindung kosten, sich mit dem Telefon wieder anzufreunden.

Es ist im Büro aber der beste Freund einer Sekretärin, die schnell Informationen einholen oder weitergeben möchte. Scheuen Sie sich daher nicht, durch die Kommunikation per Telefon den Informationsfluss effizient zu gestalten – ob beim schnellen Durchruf in die Chefetage oder beim Gespräch mit einem wichtigen Kunden. Unser Telefon-Knigge gibt Ihnen das Rüstzeug an die Hand, um auch am Hörer kompetent und sicher aufzutreten. 

Mitdenken und -planen: Wie kann ich meinen Chef bei der Organisation entlasten?

Geschäftstermine gehören vermutlich zum Arbeitsalltag Ihres Vorgesetzten. Insbesondere dabei ist eine gute Büroassistenz Gold wert. Denn idealerweise kümmern Sie sich nicht nur um Ihre eigene Vorbereitung, sondern auch um die Ihrer Führungskraft: Vom Buchen von Hotels bis hin zur Versorgung auf einer Messe fällt es meist dem Office Professional zu, alles rund um einen gelungenen Termin zu organisieren.

Aber auch im Büroalltag abseits von Meetings und anderen Geschäftsterminen gilt es für Assistenten, den Tagesablauf im Blick zu behalten und zum Beispiel spontane Telefonate in passende Zeitfenster zu terminieren – und das, während parallel die alltägliche Büroarbeit anfällt.

Keine Zeit ist kein Argument – effizient arbeiten und Zeit sparen

„Land unter!“ – so mag sich jeder Sekretär und jede Büroassistentin zu Beginn des eigenen Berufslebens einmal gefühlt haben. Bei dem abwechslungsreichen Büroalltag einer Assistenzkraft ist das nicht verwunderlich. Schließlich kommen zu den vielen eigenen Aufgaben oft noch Anfragen von Mitarbeitern hinzu, die Ihre kompetente Hilfe beziehungsweise Ihr Wissen benötigen. Keine Sorge: Es gibt Techniken und Tools, die Ihnen den Büroalltag erleichtern:

Eignen Sie sich ein gutes Selbstmanagement an. Bestenfalls können Sie sich bei erfahrenen Kollegen einige Tricks abschauen.
Kennen Sie die Pareto-Regel?Machen Sie sich damit bekannt – viele erfolgreiche Menschen setzen in ihrem Berufsleben darauf!
Pausen sind wichtig!Planen Sie Ihren Büroalltag möglichst detailliert – denn Planung ist oft schon die halbe Arbeit. So sehen Sie, wo Puffer für eine kleine Auszeit ist. 
Nutzen Sie digitale HelferMit Planern und To-do-Listen auf PC und Smartphone behalten Sie den Durchblick. Auch Outlook bietet hier umfassende Möglichkeiten.
Führen Sie ein sinnvolles Informationsmanagement einBeispielsweise indem Sie E-Mails nach Zeitplan bearbeiten statt Multitasking zu betreiben.

Ein Praxishandbuch für Büroangestellte kann hilfreiche Tipps für ein effektives Zeit- und Selbstmanagement geben. Genauso helfen Seminare, die zum Beispiel das Gespür für Zeitfallen trainieren und die Entscheidungskompetenz stärken. 

Oft bereichern ältere Teilnehmer solche Seminare um ihre Berufserfahrung, als der Sie auch lernen können. Genauso sind Stress und Burnout oft Thema in Lehrgängen: Wer im Büro tagtäglich alles gibt, benötigt schließlich Strategien, um nach Feierabend wieder abzuschalten. 

Vorausgedacht: Chefentlastung rund um Termine

Wenn es um Termine geht, sollte eine Büroassistenz-Kraft vor allem eines können: Selbstständig vorausdenken. Wichtige Fragen im Sinne der Chefentlastung sind:

  • Um welche Art von Termin handelt es sich: Meeting in den eigenen Geschäftsräumen, Besuch einer Fertigungsstätte, Presse- oder Auswärtstermin?
  • Werden Einladungen benötigt? Wenn ja, für wen und wie sollen diese gestaltet sein?
  • Wie viele Leute sind beim Termin anwesend – und wer sind die wichtigen Personen?
  • Aus welchem Land kommen die Gäste beziehungsweise wo findet der Auswärtstermin statt – sind zum Beispiel Dolmetscher nötig oder gibt es eine besondere Etikette bei Dienstreisen ins Ausland zu beachten?
  • Müssen Hotelbuchungen oder Reservierungen in Restaurants getätigt werden? 
  • Wird ein Catering-Service benötigt?
  • Werden andere Dienstleister benötigt – zum Beispiel für Dekoration, Vorträge, Präsentationen mit Ton (und Video), Fahrdienst, Überraschungen für die Gäste etc.?

Schon das ist eine Menge an organisatorischen Fragen, die Sie abklären sollten. Im Idealfall gehen Sie alle Punkte durch und erstellen eine Checkliste. Holen Sie, wenn machbar, schon Informationen und mögliche Termine ein, bevor Sie die relevanten Punkte der Liste mit dem Vorgesetzten besprechen. Übrigens: Auch die „Nacharbeit“ liegt im Aufgabenbereich der Assistenz. Hier finden Sie deshalb alles Wissenswerte zum Thema Reisekostenabrechnung.

Tipp: Professionelle Büroassistenten haben immer einen Plan B parat, wenn die Chefetage mit einem Vorschlag nicht einverstanden ist – und scheuen sich nicht, gute Kontakte zu nutzen. Ihre Chefin kann sich zum Beispiel nicht mit dem bestellten Catering anfreunden? Ihr Chef möchte doch ein anderes Hotel buchen? Als geübter Sekretär kennen Sie bestenfalls solche Situationen und haben einen anderen Dienstleister parat. Oder sind auf so gutem Fuß mit der Hoteldirektorin, dass eine kurzfristige Absage halb so dramatisch ist. Alles in allem hilft es als Office Professional, ein Talent fürs Netzwerken zu haben.


Entlastung bei der Korrespondenz: Wie helfe ich meinem Chef beim Schriftverkehr?

Anschreiben, Einladungen und mehr: Neben dem E-Mail-Verkehr fällt im Büro auch jede Menge Korrespondenz auf Papier an. Daher ist es für jede Assistenz unerlässlich, sicher in der deutschen Rechtschreibung zu sein. Doch auch das meistern Sie mit unseren Tipps zum Thema:

Einen schnellen Überblick über die wichtigsten Rechtschreib- und Grammatikregeln geben wir in diesem Beitrag.

Große Hilfe für Vorgesetzte: Geschäftsbriefe verfassen für Assistentinnen

Dass das Geschäft rund läuft, ist essenziell für jedes Unternehmen. Damit es am Laufen bleibt, nimmt die geschäftliche Korrespondenz einen großen Teil der täglichen Routine im Büro ein. Hier können Sie wirkungsvoll eingreifen und Ihre Führungskraft entlasten: Scheuen Sie sich nicht davor, sich beim Verfassen von Geschäftsbriefen einzubringen. Ihre Karriere wird es Ihnen danken – denn es gibt wohl kaum einen leichteren Weg, Einblick in die geschäftlichen Abläufe des Unternehmens zu erlangen und damit die eigene Kompetenz im Office zu stärken.

Effiziente Hilfen sind dabei Textbausteine, die Ihnen das immer erneute Suchen nach den richtigen Worten ersparen – und natürlich die damit einhergehende Zeit. Auch unsere vorformulierten Musterbriefe helfen im Büro, wertvolle Zeit zu sparen. 

Tipp: Teilen Sie Ihre erstellten Textbausteine mit den Kollegen. Eine solche Geste stärkt nicht nur das Team, sondern ermöglicht eine noch wirkungsvollere Zusammenarbeit im Sekretariat.


Übrigens: Die DIN 5008 Norm bietet eine gute Orientierung für den geschäftlichen Schriftverkehr. Sie fasst die offiziellen Gestaltungsregeln für geschäftliche Korrespondenz zusammen – und gilt auch für den E-Mail-Verkehr. Damit sich Geschäftspartner nicht vor den Kopf gestoßen fühlen, spielt außerdem die richtige Anrede eine große Rolle.


Welche Art von Schriftverkehr kann ich im Büro noch übernehmen?

Neben Geschäftsbriefen, Protokollen und der internen Kommunikation gibt es weitere Gelegenheiten, Ihr Talent für die passende Formulierung unter Beweis zu stellen. Dazu gehören Einladungen und Glückwunschkarten – zu Weihnachten, zu Hochzeitsfeiern, Jubiläen und anderen Anlässen. Je nach Empfänger fordert diese Art der schriftlichen Kommunikation eine andere Tonart – Kollegen möchten bei der Einladung zur Firmenfeier anders angesprochen werden, als wichtige internationale Geschäftspartner bei der Grußkarte zum Weihnachtsgeschenk.

Zeigen Sie als kompetenter Office Professional hier Feingefühl, so kann Ihr Arbeitgeber durchaus davon profitieren, Ihnen bei dieser Art der Korrespondenz möglichst freie Hand zu lassen. Im Sinne einer effektiven Chefentlastung beweisen Sie sich damit einmal mehr als unentbehrliche Stütze im Arbeitsalltag Ihres Vorgesetzten.

FAQ: Die wichtigsten Fragen zur Chefentlastung

Wie kann ich als Assistent im Büro wirkungsvoll Chefentlastung betreiben?

Als Büroassistenz bilden Sie das Herzstück einer jeden Firma. Das eigene Zeit- und Aufgabenmanagement möglichst effizient zu gestalten, ist dabei schon eine große Entlastung für Vorgesetzte. Daneben ist Ihre Unterstützung insbesondere bei Korrespondenz und Terminorganisation gefragt.

Ob Notizen in Outlook oder Programme für Planung und To-do-Listen: digitale Helfer sind heute unentbehrlich für das Aufgabenmanagement im Office. Spezielle Seminare für Büro-Assistenz helfen, Zeitfresser zu entlarven und Potenziale aufzudecken. Daneben ist eine detaillierte Planung ein oft unterschätzter Tipp.

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