New Work
New Work und Arbeit 4.0 sind die Zukunft für Office Professionals © s4svisuals — Adobe Stock

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Die Arbeitskultur hat sich in den vergangenen Jahren grundlegend gewandelt. Experten sprechen von Arbeit 4.0 und New Work. Doch was genau verbirgt sich hinter diesen Schlagworten? Wir haben New Work Beispiele aus dem Büroalltag unter die Lupe genommen und verraten Ihnen, welche Entwicklungen Sie kennen sollten, um sich auch in Zukunft am Puls der Zeit zu bewegen. New Work für Office Professionals – ein Einblick.

Was zeichnet New Work aus?

New Work und Arbeit 4.0 sind in aller Munde. Kein Wunder: In den vergangenen Jahren ist die Digitalisierung rasant vorangeschritten. Die Corona-Pandemie und damit verbundene Lockdowns sowie Homeoffice-Pflichten haben digitale Entwicklungen nochmals verstärkt. Solche technischen Neuerungen verändern die Arbeitswelt von Grund auf. 

Sie interessieren sich für New Work im Office-Kontext? Bei Hello New Work – dem digitalen Zukunftskongress fürs Office-Management erwarten Sie zahlreiche Vorträge und neue Impulse rund um das immer wichtiger werdende Thema. 

Interessant: Den Begriff New Work gibt es bereits seit den 1980er Jahren. Er wurde maßgeblich von dem Philosophen Frithjof Bergmann geprägt, dessen Forschungsschwerpunkt auf Arbeit, Automatisierung und alternativen Arbeitskonzepten lag.


Die fortschreitende Technisierung ist allerdings nicht der einzige Punkt, der sich auf das Arbeitsumfeld auswirkt. Auch der Fachkräftemangel und sich ändernde Wertvorstellungen der Generation Y und Z geben New Work einen Aufschwung. Das merken Unternehmen genauso wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Doch wie kann Arbeit 4.0 in der Praxis aussehen? Welche New Work Beispiele prägen künftig den Büroalltag und den Arbeitsplatz Büro

Arbeit 4.0: Beispiel #1 – Umziehen in die Cloud

Bei Arbeit 4.0 geht es vielmals um technische Themen. Denn die Zeiten, in denen ein Fax zu den modernen Medien gehörte, sind längst vorbei. In vielen Büros ist es mittlerweile Alltag geworden: Papierloses Arbeiten und digitale Tools lösen altbekannte Abläufe ab. 

Eines der wohl populärsten Beispiele aus der Praxis zeigt, dass New Work mittlerweile in jedem Büro Einzug gehalten hat. Die Rede ist von Microsoft Office, das seit der Version 365 in der Cloud läuft. Software as a Service – also Programme, die über die Cloud oder virtuelle Maschinen ansteuerbar sind – wird immer beliebter. Dasselbe gilt für die Datenverwaltung. Viele Dateien gibt es einfach nicht mehr in Papierform.

Das bedeutet aber nicht, dass ausgewählte Belege, Rechnungen und steuerrelevante Schreiben nicht doch noch in Papierform vorliegen müssen. Hier gilt es, einen goldenen Mittelweg zu finden. 

Unser Tipp für die Praxis: Seien Sie offen für moderne Programme und Tools, aber behalten Sie alle Aufbewahrungspflichten auf dem Schirm. Nutzen Sie die Möglichkeit, Demotermine für neue Software-Lösungen wahrzunehmen. Tauschen Sie sich mit Kolleginnen und Kollegen aus – beispielsweise auf bei Hello New Work – dem digitalen Zukunftskongress fürs Office-Management. Und besonders wichtig: Je digitaler die Abläufe werden, desto wichtiger sind Datenschutz und Cybersicherheit.


New Work: Beispiel #2 – Smarte Räume

Software zieht in die Cloud um, aber wie sieht es mit dem Menschen aus, die im Büro arbeiten? Die Corona-Pandemie hat gezeigt: Arbeit funktioniert auch, wenn nicht immer alle vor Ort im Office sind. Remote Work kommt im Kontext von Arbeit 4.0 eine immer wichtiger werdende Rolle zu – aber dazu später mehr. New Work zeigt sich jedoch auch im Büro, und zwar ganz konkret an den Räumlichkeiten.

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich, klassische Raumkonzepte aufzugeben. Neue Büros setzen auf Mischformen: Einzelbüro trifft Großraum. Ruhezone trifft Meeting-Point. Erklärtes Ziel ist es, das Arbeitsumfeld möglichst flexibel und gesund aufzustellen. Höhenverstellbare Schreibtische und ergonomische Stühle gehören heute zu den Basics. Ruhekabinen, Telefonspaces und Design Thinking Räume (also Orte, die die Ideenfindung erleichtern) werden auch in konservativeren Branchen immer beliebter.

Unser Tipp für die Praxis: Es muss nicht gleich ein eigener Design Thinking Raum sein. Aber wie wäre es damit, eine Wand im Besprechungszimmer oder im Konferenzraum für kreative Brainstormings zu präparieren? Zur Grundausstattung gehören Flipcharts, große und verschieden farbige Post-its sowie Filzstifte. Schauen Sie doch mal bei Pinterest vorbei – dort wartet eine Vielzahl an Inspirationen zur kreativen Raumgestaltung.


Arbeit neu denken: Beispiel #3 – Flexibilität

Zu den klassischen New Work Beispielen gehören Jobsharing, flexible Arbeitszeit, der 5-Stunden-Tag, die 4-Tage-Woche und Remote Work. Was all diese Dinge gemein haben? Sie zeigen, dass Arbeit eben nur das halbe Leben ist. 

>> Hier erfahren, wie Sie Digitale Meetings für die Remote Work organisieren

Flexibilität wird für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer wichtiger. Wenn Unternehmen dies nicht erkennen, werden sie schneller als gedacht vor ernsthaften Problemen stehen. Die Demographie kippt, Fachkräfte werden immer knapper. Arbeitgeber müssen sich für alternative Arbeitsformen und -modelle öffnen.

Lange Zeit war es in den meisten Unternehmen undenkbar, dass sich zwei Führungskräfte eine Stelle teilen, also Jobsharing machen. Arbeitsmodelle in Teilzeit – das war bis in die 2010er Jahre in den meisten Fällen Frauen vorbehalten, die ihre Karriere zugunsten der Familie zurückstellten. New Work als Konzept öffnet sich alternativen Arbeitszeitmodellen für eine Vereinbarkeit von Familie und Beruf und diversere Unternehmen. 

Unser Tipp für die Praxis: Hören Sie zu! Als Assistenzkraft oder Office Professional kommen Sie immer wieder mit den Bedürfnissen Ihrer Kolleginnen und Kollegen in Kontakt. An welchen Stellen wünschen sich Mitarbeiter mehr Flexibilität? Sind die Teams mit den Arbeitszeiten zufrieden? Wie können Arbeitnehmer besser arbeiten? Sammeln Sie diese Impulse und übergeben Sie sie an Ihre Führungskraft.


New Work: Beispiel #4 – Mittendrin statt nur dabei

New Work bedeutet Wandel. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mehr Verantwortung übernehmen möchten, dürfen sich aktiv einbringen. Starre Strukturen haben ausgedient. Dazu kommt, dass Arbeitsbereiche immer fließender werden. Auch die Zusammensetzung von Projektteams setzt auf Interdisziplinarität. Denn: Zusammen arbeitet man einfach besser.

Mehr Perspektiven ergeben ein komplexeres Bild. Das wird bei der Bewältigung von Herausforderungen im Büroalltag immer wichtiger. Auch neue Arbeitsweisen haben sich etabliert: Sogenannte agile Arbeitsmethoden eröffnen neue Möglichkeiten. Ob Design Thinking oder Scrum, die Arbeit in Timesprints, mit Kanban-Boards oder Daily Standup Meetings – vieles kommt aus der IT-Projektarbeit, wo es immer wieder erforderlich wird, sich auf neue Umstände einzustellen.

Unser Tipp für die Praxis: Probieren geht über Studieren. Nicht alle Kolleginnen und Kollegen leisten gerne Pionierarbeit. Trommeln Sie offene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zusammen – wer Freude am Ausprobieren hat, darf agile Methoden in der Praxis auf Herz und Nieren testen. Mit Sicherheit werden nicht alle Konzepte in Ihrem Unternehmen funktionieren. Die Chance ist aber groß, neue Impulse zu bekommen, die die Zusammenarbeit künftig erleichtern.


Das neue Miteinander: Beispiel #5 – Leadership und flache Hierarchien

Ein Blick ins Büro von heute zeigt: Vielerorts gibt es keine starren Hierarchien mehr. Stattdessen prägen ein Miteinander auf Augenhöhe, eine „Du“-Kultur und Leadership die Zusammenarbeit. Führungskräfte sind Menschen, die bestenfalls mit gutem Beispiel vorangehen und ihr Team durch Voranschreiten motivieren – nicht durch Antreiben. Ein Ansatz, der auch im Hinblick auf den Fachkräftemangel immer wichtiger wird.

Unser Tipp für die Praxis: Auch Führungskräfte sind auf Feedback angewiesen. Wie Sie Feedback geben und nehmen, lesen Sie hier. Achten Sie darauf, die Rückmeldung an die Führungskraft angemessen vorzutragen und den Rahmen Ihres Gesprächs als „Feedback“ zu definieren.


Fazit: New Work ist praxistauglich

Die Arbeitswelt verändert sich – und das ist auch gut so. Die Bedürfnisse von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern haben sich massiv gewandelt. Umso logischer erscheint es, dass Unternehmen darauf reagieren. Das zeigt: New Work und Arbeit 4.0 sind keine modischen Buzzwords, sondern wirklich in der Praxis anwendbar. 

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