Karriere Sekretariat, Office, Büro
Sie haben viele Möglichkeiten Karriere im Sekretariat zu machen © Sergey Nivens - Shutterstock

Wie Sekretärinnen Ihre Karriere zielgerichtet planen können

Wo Sekretärinnen vor Jahrzehnten noch zum Kaffeekochen eingestellt wurden, hat sich im Laufe der Jahre vieles verändert. Mitunter gibt es immer mehr Sekretäre am Schreibtisch und die Aufgabenbereiche haben sich ausgeweitet. Trotz dieser Veränderungen ist der Beruf beliebter den je. Die Frage die sich viele Sekretärinnen und Assistenten stellen: Kann ich in meinem Job noch Karriere machen? Welche Möglichkeiten stehen bereit und wie kann ich mehr Verantwortung tragen oder gar zur Chefsekretärin werden? Diese und viele andere Fragen beantworten wir von workingoffice in diesem Artikel!

Sekretärinnen oder Assistentinnen werden nach wie vor mit einem Klischee in Verbindung gebracht, welches in der innovativen, globalisierten und digitalisierten Arbeitswelt von heute überholt ist. Während man das Sekretariat vor einem halben Jahrhundert als reine Frauendomäne verstand und den Beruf der Sekretärin auf Alltagstätigkeiten wie Kaffeekochen oder die Administration reduzierte, ist das Bild der Assistenten von heute viel differenzierter, weitaus moderner und die Chancen Karriere zu machen höher.

 

Büromanagement nur für Frauen?

Selbst wenn nach wie vor der größte Teil der Tätigkeiten im Büromanagement von Frauen erledigt wird, findet man in der Praxis in deutschen Büros ebenso männliche Sekretäre. Gleichzeitig hat sich das Ansehen und der Beruf und Arbeitsbereich der Assistentinnen und Assistenten im Vorzimmer oder im Sekretariat professionalisiert und konkretisiert.

Nicht mehr nur Routineaufgaben im Office

Neben Routineaufgaben wie Administration und allgemeiner Bürokommunikation besteht der Job verstärkt aus tiefgehender, fachlicher Recherche, mehrsprachiger Korrespondenz, vielfältigen Projektaufgaben und kollegialer Teamarbeit. Darüber hinaus koordiniert die Assistentin diverse Tätigkeiten, die im Rahmen eines fortschrittlichen Büromanagements anfallen und kümmert sich um die Terminplanung des Chefs und weiterer Führungskräfte.

Der Fachkräftemangel trifft viele Unternehmen

Nach einigen Jahren Erfahrung im Beruf und nachweisbaren Erfolgen im Job, steht jeder Sekretärin eine Karriere im Sekretariat offen. Intrinsische Motivation sowie ein hohes persönliches Engagement und Lernbereitschaft sind Tugenden, die karrierefördernd sind und Vorgesetzte beeindrucken.

Der Fachkräftemangel, der sowohl in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) wie in globalen Konzernen seine Spuren hinterlässt, verbessert die Karrierechancen bei gleichzeitiger Qualifizierung signifikant. Wer als Sekretärin oder Assistent Freude an der übertragenen Tätigkeit und an der Übernahme von Verantwortung hat, kann im Office schnell aufsteigen.

Neben dem Besuch firmeninterner Seminare gelingt dies Sekretärinnen durch zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten. Fachkurse im Bereich Bürokommunikation, eine Weiterbildung in den wichtigen Bereichen Führung, Personalmanagement und Arbeitsrecht oder spezielle Fachbücher, die Fähigkeiten vermitteln und vertiefen, sind wesentliche Möglichkeiten, die Assistentinnen offenstehen.

In Bezug auf die Karrierechancen von Assistenzkräften entstehen vor allem die folgenden Fragen:

  • Welche Karrieremöglichkeiten stehen Sekretärinnen offen?
  • Wie können Assistenzkräfte die eigene Karriere im Beruf persönlich vorantreiben?
  • Welche Fort- und Weiterbildungen sind für Sekretärinnen erfolgversprechend?
  • Wie können Assistentinnen im eigenen Unternehmen gezielt ihre Karriere beschleunigen?
  • Welche Vorteile ergeben sich durch eine Karriere im Sekretariat?

Welche Karrieremöglichkeiten stehen Sekretärinnen offen?

Nach einer fundierten kaufmännischen Ausbildung im bürokommunikativen Umfeld oder einem spezialisierten Weiterbildungskurs bei einem anerkannten Bildungsinstitut stehen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern umfangreiche und spezifische Karrierewege im Sekretariat offen. Da der Beruf der Sekretärin kein Ausbildungsberuf ist, wählen Auszubildende zunächst die folgenden administrativ geprägten Ausbildungen, um Ihre Karriere im Sekretariat zu beginnen:

  • Kaufmann/frau für Bürokommunikation
  • Kaufmann/frau für Büromanagement
  • Industriekaufmann/Industriekauffrau
  • Kaufmann/frau für Marketingkommunikation
  • Weitere kaufmännisch geprägte Ausbildungsberufe

Fachbereiche, Ausbildungsberufe, Kenntnisse und Fähigkeiten

Der Bezeichnung der Ausbildungsberufe ist zu entnehmen, in welchen Fachbereichen Sekretärinnen oder Assistentinnen über ausgeprägte Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen müssen. Unter anderem müssen Sie sich wie folgt auszeichnen:

  • Interesse am professionellen Büro- und Zeitmanagement.
  • Authentisch sein ist genauso wichtig, wie die Eigenschaft kommunikativ und organisatorisch zu sein, und voller Empathie zu stecken.
  • Tiefgreifende kaufmännische Kenntnisse und Interesse an Administration.

Die aufgeführten Eigenschaften und Kernbereiche implizieren, dass sich eine Sekretärin gern mit administrativen Tätigkeiten, wie zum Beispiel der geschäftlichen Korrespondenz oder der Protokollführung beschäftigt und moderne Kommunikationsmittel wie selbstverständlich in ihren Alltag integriert. Ein Vorgesetzter erwartet darüber hinaus von allen Angestellten im Office Loyalität und Verschwiegenheit. Dies ist der Fall, weil signifikante Geschäftsinformationen im Sekretariat bearbeitet werden und Diskretion im Innen- und Außenverhältnis für den Erfolg des Unternehmens essenziell ist.

Abitur absolvieren – korrekte Formulierung

Der deutsche Sprachwortschatz enthält Verben mit den unterschiedlichsten Bedeutungen. Gleichzeitig kann man Verben in starke, unregelmäßige und schwache Verben unterteilen. Die Unterscheidung erfolgt aufgrund ihrer Beugung. In vielen Fällen werden starke Verben durch den Wechsel des Ablauts oder Stammvokals gekennzeichnet. Beispiel für starke Verben sind:

  • Schreiben
  • Essen
  • Helfen

Was ist bei Verben zu beachten

Die Einteilung in starke, unregelmäßige oder schwache Verben ist für die Implikation nicht von Bedeutung. Schwache Verben können ebenfalls eine gehaltvolle Sinnhaftigkeit besitzen. Ein nachvollziehbares Beispiel ist das Bestehen des Abiturs. Da das Abitur eine Prüfung darstellt, kann man diese nicht beenden. Durchgesetzt haben sich vor allem die folgenden Formulierungen, abseits von Ihrer Einteilung als starkes, unregelmäßiges oder schwaches Verb:

  • Das Abitur ablegen (schwaches Verb).
  • Das Abitur absolvieren (schwaches Verb).
  • Das Abitur erfolgreich abschließen (starkes Verb).


Umgangssprache vermeiden

Die Redewendung „Ich habe das Abitur gemacht“ ist in Texten nicht zielführend, da es zu umgangssprachlich wirkt.


Wie bekommt man als Sekretärin mehr Verantwortung?

Eine Sekretärin, die erfolgreich und gewissenhaft in ihrem Beruf und Fachbereich arbeitet, wird aufgrund ihrer guten Leistungen im Laufe der Zeit mehr Verantwortung übertragen bekommen. Dies mag zunächst unbemerkt geschehen und vor allem Spezialaufträge und Individualaufgaben des Chefs betreffen.

Im Laufe der Zeit und mit einem Erstarken des Vertrauens zwischen dem Vorgesetzten und der Assistentin erhält diese weiterführende Führungs- und Leitungsaufgaben. Diese mögen zu Beginn darin bestehen, internationale Korrespondenz zu bearbeiten, den Chef zu wichtigen Meetings zu begleiten oder im Office als Teamleiterin ohne Personalverantwortung zu fungieren.

Erfolgreiche Zusammenarbeit und Zielvereinbarungen

Mit wachsender Verantwortung und einer verzahnten, vertrauensvollen Zusammenarbeit wächst die Wertschätzung des Chefs für die geleistete Arbeit und das Vertrauen in die Qualifikation der Sekretärin.

Management by Objectives

Neben der persönlichen Wahrnehmung und Beobachtung fokussieren sich Vorgesetzte auf nachvollziehbare Fakten, Erfolge und das Erfüllen von getroffenen Zielvereinbarungen. Diese Führungsmaßnahme, die Vorgesetzten als „Management by Objectives“ bekannt ist, bezeichnet die Vereinbarung eindeutiger, evidenter und messbarer Ziele. Unternehmen können die Zielerreichung der Sekretärin durch zielgerichtete Weiterbildungsmaßnahmen progressiv unterstützen.

Gleichzeitig kann die Assistentin die eigene Karriere persönlich befördern, indem Sie sich mit Fachbüchern zu berufsbezogenen Arbeitsfeldern beschäftigt, aus privater Initiative Weiterbildungen am Wochenende oder an Fernuniversitäten belegt und sich effektiv mit Themen der allgemeinen Wirtschaft oder Fragen der modernen Mitarbeiterführung beschäftigt.

Zwischenfazit

Zusammengefasst befördern unterschiedlichen Faktoren und Ziele, die vor allem die fachliche und persönlichen Qualifikation der Sekretärin betreffen, die individuellen Karrierechancen. Eine stringente Tätigkeit im Office, der offene und freundliche Umgang mit Kollegen und Vorgesetzten und die persönliche und innerbetriebliche Weiterbildung sind wichtige Wegmarken auf dem persönlichen Karriereweg.

"Assistenz der Geschäftsführung" und andere Positionsbezeichnungen

In den Stellenanzeigen großer Internetportale liest man immer wieder die Positionsbezeichnung „Assistenz der Geschäftsführung.“ In dieser Position arbeitet man umgangssprachlich ausgedrückt als „rechte Hand“ des Vorgesetzten und unterstützt diesen vollumfänglich in seiner Leitungstätigkeit. Dies bedeutet unter anderem, Termine zu koordinieren, den Tagesablauf professionell zu organisieren und Entscheidungen vorzubereiten. Eine Assistenz der Geschäftsführung muss aus diesem Grund über ausgeprägte kommunikative, administrative und organisatorische Eigenschaften und Kenntnisse verfügen.

Andere Jobtitel für "Assistenz"

Neben der Positionsbeschreibung „Assistenz der Geschäftsführung“ sind die folgenden Jobtitel für das äquivalente Aufgabengebiet bekannt:

  • Office Manager
  • Executive Assistent
  • Assistenz der Geschäftsleitung / Teamassistenz
  • Vorstandssekretärin / Vorstandsassistent
  • Assistent des Vorstandes
  • Personal Executive Assistent
  • Projektmanagement und inhaltliche Assistenz für die Geschäftsführung


Abhängig von der Größe eines Unternehmens, der Branche und des Umfanges der Tätigkeit können die Aufgaben einer Assistenz der Geschäftsführung differieren. Für eine Sekretärin besteht nach 3 bis 5 Jahre Berufserfahrung im Office die Möglichkeit, als Assistenz der Geschäftsleitung angestellt zu werden. In der Regel werden eine hohe analytische Kompetenz und Stressresistenz zusammen mit adäquaten Fremdsprachenkenntnissen verlangt. Das Bruttojahresgehalt einer Assistenz der Geschäftsleitung liegt in etwa zwischen 39.000 Euro bis 75.000 Euro.

Welche Positionen kann man als Sekretärin anstreben?

Gestärkt durch richtungsweisende Weiterbildungen und die Professionalisierung der eigenen Fähigkeiten und Eigenschaften können Sekretärinnen eine Führungsaufgabe im Sekretariat übertragen bekommen.

Als Teamleitung tragen sie Verantwortung für die unterstellten Assistentinnen und koordinieren eigenverantwortlich die Verteilung der unterschiedlichen Aufgaben. Gleichzeitig übernehmen Sie die disziplinarische Verantwortung als Vorgesetzter und können Mitarbeiter in Absprache einstellen oder im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen freisetzen.

Um eine Tätigkeit in Leitungsfunktion im Sekretariat ausführen zu können, benötige eine Sekretärin vor allem Eigenschaften wie:

  • Durchsetzungsvermögen,
  • Einfühlungsvermögen,
  • Loyalität zum Unternehmen und zum Vorgesetzten,
  • Organisations- und Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten.

Verantwortung fürs Büromanagement

Neben der Leitung eines Teams fällt Sekretärinnen, die als Führungskraft arbeiten, die Verantwortung für das Büromanagement zu. Sie sind vor allem in größeren Unternehmen und Konzernen verantwortlich, dass alle Aufgaben korrekt bearbeitet und umgesetzt werden. Gleichzeitig achten Sie darauf, die unterstellten Mitarbeiter proaktiv zu fördern und durch gezielte Weiterbildungen weiterzuentwickeln.

Auf diese Weise entsteht ein Kreislauf, der junge Assistentinnen in gleicher Weise fördert und diesen die Möglichkeiten einräumt, im Unternehmen und im erlernten Beruf eine erfolgreiche Karriere anzustreben. Vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels erwarten Unternehmen von leitenden Sekretärinnen, die besten Mitarbeiter und Talente an den Betrieb zu binden und auf diese Weise die Zukunftsfähigkeit des Betriebs zu sichern. Dies gelingt nur durch den engagierten Einsatz der leitenden Sekretärin und ein nachvollziehbares Employer Branding in Zusammenarbeit mit der Abteilung Human Ressources.

Karriere im Sekretariat als Chefsekretärin

Neben einer Leitungsfunktion im Office stellt die verantwortungsvolle Tätigkeit der Chefsekretärin eine weitere Karrieremöglichkeit für Assistentinnen dar.

Chef- oder Vorstandssekretärin?

Chefsekretärinnen oder Vorstandssekretärinnen in großen Unternehmen und Konzernen erledigen in ihrer besonderen Stellung Verwaltungs- und Administrationsaufgaben auf höchstem Niveau. Vor allem bei Tätigkeiten in internationalen Konzerngesellschaften oder im politischen Umfeld in einer Partei oder einer Gesellschaft öffentlichen Rechts ist ein fundiertes Studium eine der wesentlichen Voraussetzungen für die Arbeit als Chefsekretärin.

Innerbetriebliche Aufstiegsmöglichkeiten erfragen

Betriebsinterne Aufstiegsmöglichkeiten, bei denen Mitarbeiter durch gezielte Weiterbildungen, Flexibilität und ein hohes persönliches Engagement weiterführende Positionen erhalten, müssen nicht zwingend ein Studium als Grundlage habe. In vielen Fällen erwerben qualifizierte Mitarbeiterinnen ohne Studium aufgrund herausragender Leistungen ebenso die Möglichkeit, zur Chefsekretärin aufzusteigen.

Ein bekanntes Beispiel ist die Beförderung einer Führungskraft zum Vorstand. Der Karrieresprung des Chefs kann in diesem Fall ebenso für die Assistentin bedeuten, intern zur Chefsekretärin aufzusteigen. Aus nachvollziehbaren Gründen übernimmt ein eingespieltes Team aus Vorgesetztem und Sekretärin die neue Aufgabe in der Geschäftsführung. Dieses Aufstiegsmodell überzeugt aufgrund des bestehenden Vertrauensverhältnisses und der langfristig erprobten gemeinsamen sowie erfolgreichen Tätigkeit.

Was die Tätigkeit als Chefsekretärin attraktiv macht

Die Aufgaben einer Chefsekretärin sind vielfältig. Dies zeigt sich unter anderem in der Tatsache, dass Chefsekretärinnen in der informellen Firmenhierarchie direkt hinter ihren Chefs eingeordnet werden und bei der Belegschaft und extern ein hohes Maß an Ansehen und Respekt genießen.

Statt geregelter Arbeitszeiten ist die Tätigkeit einer Chefsekretärin von hoher Flexibilität geprägt. Als Vorstandssekretärin organisieren Assistentinnen den Arbeitsalltag ihrer Chefs und werden aufgrund ihrer Erfahrung und ihrer sozialen Kompetenz von ihren Vorgesetzten in die Entscheidungsfindung einbezogen. Sie erleben hautnah einschneidende Entscheidungen der Führungskräfte und der Geschäftsführung. Aufgrund ihrer besonderen Stellung im Unternehmen zeichnen Sie sich, ähnlich wie ihre Chefs, durch Durchsetzungsvermögen, Führungsstärke, Klarheit und intrinsisches Engagement aus.

Die moderne Chefsekretärin als Office-Managerin

Chefsekretärinnen beeindrucken Vorgesetzte durch ihre fachliche Qualifikation und ihre ausgeprägte soziale Kompetenz. Ihr Berufsbild hat sich im Laufe der Jahre stark gewandelt und hat wenig Schnittmengen mit dem antiquierten Klischee der Vorzimmerdame, die Kaffee kocht und die Korrespondenz erledigt.

Vielmehr besteht die Aufgabe der Chefsekretärin darin, den Arbeitsbereich des Vorgesetzten vollumfänglich zu organisieren. Von der Terminplanung, über die nutzenorientierte und professionelle, mehrsprachige Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern bis hin zur Organisation von Geschäftsreisen – eine Chefsekretärin muss die unterschiedlichsten Anforderungen qualifiziert erfüllen.

Gutes Zeitmanagement ist angesagt

Da die divergenten Aufgaben und Anforderungen zu jeder Zeit auf höchstem Niveau und zeitkritisch erledigt werden müssen, sollten Chefsekretärinnen über ein hohes Maß an Geduld, Stressresistenz und Einfühlungsvermögen verfügen. Nervenstärke bei sich stetig verändernden Rahmenbedingungen und Multitasking sind weitere Eigenschaften, die erfolgreichen Chefsekretärinnen zugeschrieben werden. In der Mehrzahl ist diese Tätigkeit nach wie vor eine Frauendomäne, Männer sind derzeit in Deutschland jedoch auch vereinzelt als Assistent in Unternehmen beschäftigt.

 

Was Chefsekretärinnen darüber hinaus leisten müssen

Die klassischen Sekretariatsaufgaben fallen im Vorstandssekretariat ebenfalls an. Der Chefsekretärin obliegt es, die allgemeine Korrespondenz zu übernehmen oder die Ablage mit System zu organisieren. In großen Unternehmen hat sie die Möglichkeit, Aufgaben an Assistentinnen zu delegieren, für die sie als Führungskraft fungiert. Aufgrund der vielfältigen Aufgaben und abhängig von der Größe und der Ausrichtung des Unternehmens konzentriert sich eine Chefsekretärin in diesem Fall auf spezialisierte Aufgaben, wie zum Beispiel:

  • Professionelle, weltweite Reiseplanung inkl. Begleitung des Vorstands.
  • Erstellung von hochwertigen Präsentationen für Veranstaltungen oder Meetings des Chefs.
  • Ghostwriting von Reden und Vorträgen.
  • Verantwortung für Teile des Projektmanagement, Recruiting oder Budgets.
  • Planung von privaten Terminen des Vorgesetzten.

Chefsekretärin - das Ende der Karriereleiter?

Die vielfältigen und zusätzlichen Aufgaben der Chefsekretärin und das hohe Maß an Verantwortung machen deutlich, dass diese Tätigkeit eines der Karriere-Endziele im Sekretariat darstellt. Die Aufgabe der Chefsekretärin stellt neben der Funktion der Geschäftsführung die höchste administrativ geprägte Aufgabe im Unternehmen dar und kann aus diesem Grund nicht erweitert werden.

International Karriere machen

Wer als Chefsekretärin zusätzliche Verantwortung übernehmen und seine Karriere vorantreiben möchte, hat aus diesem Grund ferner die Möglichkeit, sich im Rahmen eines Stellenwechsels auf andere Aufgabenbereiche zu fokussieren. Ein erstrebenswertes Ziel von Chefsekretärinnen ist zum Beispiel eine Tätigkeit bei einem der DAX-Unternehmen in Deutschland oder eine Karriere im internationalen Umfeld.

Da die Beschäftigung im Vorzimmer der Geschäftsführung vor allem auf Vertrauen, Verschwiegenheit und Loyalität begründet ist, ist ein Wechsel sowohl für die Chefsekretärin wie für den Vorgesetzten nicht ohne Risiko. Hochwertige vakante Positionen im Chefsekretariat werden aufgrund der Bedeutung für ein Unternehmen und der hohen Verantwortung in den meisten Fällen über spezialisierte Personalberatungen und Headhunter besetzt, die aus Erfahrungswerten und anhand vorab definierter Parameter eine qualifizierte Vorauswahl treffen können.

Wie können Assistenzkräfte persönlich die eigene Karriere vorantreiben?

Es gibt keinen Automatismus, der Sekretärinnen unterstützt, den persönlichen Karriereweg zu beschreiten. Ausschließlich die qualifiziertesten und engagiertesten Sekretärinnen genügen den hohen Anforderungen, die an eine Chefsekretärin oder an eine Assistentin mit Führungsaufgaben gestellt werden. Aus diesem Grund liegt es auf der Hand, dass Assistenzkräfte nachvollziehbare persönliche Schritte unternehmen müssen, um ihre Karriere voranzutreiben. Neben der notwendigen Berufserfahrung und den überdurchschnittlichen Kenntnissen und Fähigkeiten in den Bereichen Bürokommunikation und Büromanagement sollten Sekretärinnen, die eine Karriere im Office anstreben, sich zielgerichtet weiterbilden.

Selbstmarketing: Die Kernelemente des Self Branding

Aus drei Hauptelementen setzt sich zusammen, wie wir uns im Job in Szene setzen können. Self-Branding-Expertin Dr. Petra Wüst erklärt die Komponenten der Strategie:

  1. Markenidentität: Sie spiegelt unsere Stärken, Werte und Leidenschaften wider und bringt zum Ausdruck, woran wir glauben, wofür wir stehen und was uns antreibt. Hier steht die Frage im Vordergrund: Wer bin ich?
  2. Markenleitbild: Es beinhaltet den planerischen Blick nach vorne. Was möchten wir mit welchen Hilfsmitteln und mit wem erreichen, und an welche Grundsätze halten wir uns?
  3. Markenkommunikation: Sie ist die Kommunikation und der Auftritt unserer Marke. Mit ihr werden die Maßnahmen definiert, die unsere Marke sichtbar machen und ins Rampenlicht rücken. Hier geht es um die Frage: Wie spreche ich selbstbewusst über Erfolge und wie mache ich sie bekannt?

Quelle: Dr. Petra Wüst


Weiterbildung in den Bereichen Führung, Personalmanagement, Wirtschaft und Arbeitsrecht

Wer sich als Assistentin für eine leitende Position im Sekretariat interessiert, handelt zielführend, sich eingehend mit den Fachbereichen Führung, Arbeitsrecht und Personalmanagement zu beschäftigen. Wichtige Beispiele relevanter Thematiken, die die tägliche Arbeit von Führungskräften und Mitarbeitern von Leitungsfunktionen tangieren, sind unter anderem:

  • Die verschiedenen Führungsstile sowie moderne Führungsmethoden.
  • Motivation und Lob als Gegenentwurf zu einem hierarchischen Führungsstil.
  • Faktoren, die ein modernes Personalmanagement erfolgreich machen.
  • Grundlegende Bereiche des Arbeitsrechts, wie zum Beispiel Kündigung, Abmahnung, das Arbeitszeitgesetz oder die Anwendung des Bundesurlaubsgesetzes im Betrieb.

Seminare und Weiterbildung in speziellen Gebieten erlangen

Einschlägige Kenntnisse in diesen Themengebieten können Assistentinnen unter anderem durch Seminare, fachlich hochwertige Blogs und Internetpräsenzen oder durch gezielte Weiterbildungsangebote erwerben. Vordergründig sollten Sekretärinnen, die sich für eine leitende Position im Unternehmen interessieren, vor allem darauf achten, dass Themen und Weiterbildungen zu jeder Zeit praxisorientiert sind.

Wenn die gewonnenen Kenntnisse die Arbeit der Assistentin im Office bereits vor dem nächsten Karriereschritt professionalisieren und bereichern, wirkt dies karriereförderlich. Themen der Wirtschaft und ein Interesse für einschlägige Brancheninformationen versetzen Sekretärinnen darüber hinaus in die Lage, im Betrieb als fachlich versierte und informierte Assistentin bekannt zu sein.

Welche Fort- und Weiterbildung für Sekretärinnen erfolgversprechend sind

Fort- und Weiterbildungen, die die individuellen Karrierechancen erhöhen, richten sich in erster Linie nach den innerbetrieblichen Gegebenheiten und nach der persönlichen Qualifikation der Sekretärin. Durch eine objektive Betrachtung der eigenen Fähigkeiten im Vergleich zu den Anforderungen der derzeitigen oder angestrebten Position erzielen Assistentinnen interessante Erkenntnisse. Diese geben Rückschlüsse auf Themenbereiche, in denen sich eine nutzenorientierte Weiterbildung lohnt.

Überlegen Sie sich vorab Ihre Karriere-Ziele

Die Kursauswahl sollte bestens überlegt sein und nicht ausschließlich den kurzfristigen Aufstieg im Unternehmen zum Ziel haben. Wichtiger und entscheidender als die Karriere als Sekretärin ist der Umstand, dass gewählte Weiterbildungskurse zu den Interessen und Eigenschaften der Assistenz passen.

Hat eine Sekretärin zum Beispiel viel Freude und Talent im kommunikativen Bereich, macht es Sinn, diese kommunikative Stärke auszubauen und zu konkretisieren. Im Umkehrschluss bedeutet dies ebenfalls, dass es nicht sinnvoll ist, eine Weiterbildung anzustreben, deren Inhalte eine Herausforderung für die Assistentin darstellen und aus diesem Grund wenig lukrativ ist. Wer sich seiner Stärken bewusst ist und diese festigt und konsolidiert wird schneller aufsteigen, als Personen, die sich krampfhaft an den eigenen (und teils nur vermeintlichen) Schwächen festhalten.

 

Holen Sie sich ein Feedback von Ihrem Vorgesetzen

Neben der Suche nach geeigneter Weiterbildung ist es sinnvoll, vor der Auswahl eines Kurses das offene Gespräch mit dem Vorgesetzten zu suchen. In einem zielorientierten Feedbackgespräch kann der Chef aus seiner Sicht kommunizieren, in welchen Fachbereichen er eine Weiterbildung erfolgversprechend einschätzt. In den meisten Fällen ist es wertvoll den Vorgesetzten um Feedback zu bitten und gleichzeitig auf die eigenen Karrierepläne hinzuweisen.

Vorausschauende Unternehmen bieten ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern proaktiv, im Rahmen der turnusmäßigen Jahresgespräche die Möglichkeit, Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zu erörtern. In vielen Fällen übernehmen Betriebe die Kosten für einen spezialisierten Kurs, wenn ein unmittelbarer, innerbetrieblicher Nutzen erkennbar ist.

Kurse als Office Managerin oder im Fremdsprachenbereich sind empfehlenswert

Assistentinnen, die in der Zukunft eine Leitungsposition anstreben, haben neben vielen anderen spezifischen Kursangeboten die Möglichkeit, einen Intensivlehrgang zur Office Managerin zu belegen und diesen erfolgreich mit IHK-Prüfung abzuschließen.

Im Intensivkurs lernen moderne, zukunftsorientierte Assistentinnen, Konflikte effektiv zu lösen, Kreativitätstechniken einzusetzen oder Projekte stringent zu managen. Teilnehmer eines solchen Intensivlehrgangs werden vor allem kommunikativ, betriebswirtschaftlich und juristisch geschult und auf eine zukünftige Führungsaufgabe vorbereitet.

Fremdsprachenkenntnisse erweitern und die Karriereleiter hinauf

Neben fachlichen Fähigkeiten, Führungsqualitäten und kommunikativer Weiterentwicklung spielen Fremdsprachenkenntnisse für Sekretärinnen eine entscheidendere Rolle. Die Globalisierung hat die Wirtschaft stärker vernetzt und neue Absatzmärkte erschlossen.

Selbst wenn die englische Sprache im internationalen Handel Priorität hat, ist es für Unternehmen sinnvoll, qualifizierte Assistentinnen zu beschäftigen, die weitere Sprachen auf hohem Niveau sprechen. Private Akademien bieten Aus- und Fortbildungen an, durch die Assistentinnen zur Fremdsprachenkorrespondentin oder zur Europasekretärin aus- und weitergebildet werden. Grundvoraussetzung für einen Abschluss ist das Beherrschen von zwei Fremdsprachen in Wort und Schrift.

Welche Fremdsprachen fördern die Karriere?

In der Praxis hat es sich gezeigt, dass der professionelle Umgang mit gängigen Fremdsprachen wie Englisch, Russisch, Chinesisch, Französisch oder Spanisch eine Eintrittskarte für Sekretärinnen ist, die mehr Verantwortung übernehmen möchten. Sie können als Chefsekretärin bei einem Europachef arbeiten und vergrößern durch die weitergehende Qualifikation ihre Chancen, eine Anstellung in global agierenden, internationalen Konzernen zu realisieren.

Zusammengefasst sollten Sekretärinnen, die sich mit einer Weiterbildung beschäftigen, um die eigenen Karrieremöglichkeiten zu erhöhen, die folgenden Punkte beachten:

  1. Persönlich überlegen, welche Fort- und Weiterbildungen nützlich und interessant sind.
  2. Auf dem Fortbildungsmarkt nach geeigneten Angeboten suchen. Hier bieten sich sowohl Intensivlehrgänge wie Wochenendseminare oder Fernschulen an, die verschiedene Vorschläge für Sekretärinnen bereithalten.
  3. Feedback des Vorgesetzten bei Jahresgesprächen nutzen.
  4. Neben Fachfortbildungen ebenso Sprachkurse in Erwägung ziehen, um den Marktwert zu erhöhen.

Wie Assistentinnen ihre Karriere im eigenen Unternehmen beschleunigen können

Sekretärinnen, die die eigene Karriere beschleunigen möchten, müssen für sich einen persönlichen Plan für die Karriere entwickeln und diesen stringent verfolgen. Zielstrebigkeit und eine realistische Herangehensweise sind wesentliche Komponenten für die Umsetzung eines erfolgreichen Karriereplans.

Hierbei sollten Sekretärinnen bedenken, dass eine effektive Planung und eine engagierte und positive Tätigkeit im Betrieb zunächst eine Seite der Medaille sind. Dies liegt unter anderem daran, dass in einem fortschrittlichen Unternehmen in der Regel mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Karriereambitionen haben und verfolgen. Dies führt dazu, dass es für keinen der Aspiranten einfach ist, aus der Masse herauszustechen und sich bei Vorgesetzten eindeutig für die Übernahme von mehr Verantwortung zu positionieren.

Selbstmarketing als Schlüssel für mehr Verantwortung und Karriere

Selbstmarketing ist eines der wesentlichsten Merkmale von Menschen, die mehr Verantwortung übernehmen möchten. Es ist wichtig, die persönlichen Erfolge zu kommunizieren, Leistungen positiv herauszustellen und die eigenen Ziele klar zu artikulieren. Selbstmarketing hat in diesem Fall Schnittmengen mit einem nutzenorientierten Verkauf von Gütern oder Dienstleistungen. Fokussierte Verkäufer gewinnen und überzeugen ihre Kunden durch einen nachvollziehbaren Mehrwert. Beim Verkauf eines Produktes können dies etwa der Preis, das Image oder eine besondere Ausführung sein.

Beförderung durch Selbstmarketing einer Sekretärin

Sekretärinnen können durch Selbstmarketing in gleicher Weise die eigene Leistung und den eigenen Mehrwert darstellen. Der Mehrwert oder Zusatznutzen einer Beförderung zur leitenden Sekretärin ist vielfältig und individuell. Vorgesetzte und Unternehmen könnten zum Beispiel in folgender Weise profitieren:

  • Sicherstellen einer stringenten Ausbildung für die weiteren Assistentinnen im Betrieb.
  • Besseres Einbringen der individuellen Fähigkeiten, wie zum Beispiel der vorhandenen Fremdsprachenkenntnisse.
  • Integration einer neuen Organisationsstruktur durch die leitende Sekretärin.

Während viele Mitarbeiter viele Jahre auf eine Beförderung warten und frustriert sind, da fortlaufend ein anderer Kollege den Vorzug bekommt, unterstützt Selbstmarketing das Eigeninteresse einer Sekretärin nachhaltig. Gleichzeitig führt es dem Vorgesetzten vor Augen, dass die Karriereambitionen durchdacht und ernst gemeint sind.

Der 5-Punkte-Karriere-Plan für Assistenten

  • Planen Sie jetzt proaktiv Ihre Karriere und kommunizieren Sie Ihre Ambitionen.
  • Achten Sie auf Loyalität und ein hohes persönliches Engagement und fordern Sie das Feedback von Vorgesetzten freundlich und nachvollziehbar ein.
  • Übernehmen Sie Verantwortung und agieren Sie sichtbar, lösungsorientiert und motiviert.
  • Nutzen Sie Jahresgespräche oder Feedback des Vorgesetzten und stehen Sie zu Ihren Fehlern.
  • Bilden Sie sich eigenständig weiter und verbessern Sie sich „step by step“ in Bezug auf die zentralen Anforderungen an eine Leitungsfunktion.

Die konkrete Umsetzung dieser fünf wichtigen Punkte zusammen mit Fleiß, intrinsischer Motivation, Kollegialität und Durchsetzungsvermögen versetzt Sekretärinnen in die richtige Ausgangslage, um kurz- oder mittelfristig als Sekretärin in Leitungsfunktion oder als Chefsekretärin tätig sein zu können.

Welche Vorteile eine Karriere im Sekretariat hat

Sekretärinnen, die mit viel Freude und Engagement in ihrem Fachbereich tätig sind, werden mit wachsender Berufserfahrung mehr Verantwortung übernehmen. Fähige Mitarbeiter, die über die notwendigen persönlichen und fachlichen Fähigkeiten und Voraussetzungen verfügen und die Anforderungen für eine leitende Tätigkeit erfüllen, haben darüber hinaus die Chance, im Laufe der Zeit befördert zu werden. Selbstmarketing, Selbstvertrauen und ein hohes persönliches Engagement sind Grundvoraussetzungen für die Karriere im Office.

Erweiterung des persönlichen und beruflichen Horizonts

Die Vorteile einer Karriere im Sekretariat liegen auf der Hand.

Diese sind:

  • Weiterentwicklung durch Erweiterung des persönlichen und beruflichen Horizonts.
  • Erwerb von weiteren Fähigkeiten durch gezielte Wissensaufnahme in den Bereichen Führung, Personalmanagement und Arbeitsrecht.
  • Erlernen der Kunst der Menschenführung durch Übernahme von Verantwortung.

Mit der Erweiterung der fachlichen Qualifikation übernehmen Sekretärinnen darüber hinaus in vielen Unternehmen Repräsentationspflichten. Statt Gäste ausschließlich mit Kaffee und einem freundlichen Gruß willkommen zu heißen, kommunizieren sie offen und umfangreich mit Geschäftspartnern und Kunden und präsentieren auf diese Weise das Unternehmen und dessen Werte.

Seien Sie aufgeschlossen und höflich 

Höflichkeit, Freundlichkeit und Empathie unterstützen die Sekretärin bei ihren weitreichenden Kommunikationsverpflichtungen. Auf diese Weise eröffnet sich ein langfristiger und vertrauensvoller Kontakt zu nationalen und internationalen Kunden und Geschäftspartnern. Bei diesen wird die Sekretärin fortan als erste und kompetente Gesprächspartnerin des Betriebes. Auf diese Weise steigt die Reputation einer Sekretärin im Innen- und Außenverhältnis nachweisbar.

Sekretärin: Bindeglied zwischen Belegschaft und Geschäftsführung

Chefsekretärinnen fungieren darüber hinaus als Bindeglied zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens und der Geschäftsführung. Chefsekretärinnen haben die Verantwortung, die Terminplanung kompetent zu koordinieren und innerbetrieblich Auskünfte und Arbeitsanweisungen der Geschäftsleitung zu übermitteln.

Gleichzeitig informieren Sie die Geschäftsleitung oder ihren Vorgesetzten über spezifische Entwicklungen im Unternehmen, geben Ratschläge oder eruieren Detailinformationen. Aufgrund der besonderen Stellung einer Chefsekretärin wird diese von der Belegschaft als bedeutungsvoll und entscheidend wahrgenommen und geachtet. Ihre Position verlangt von der Chefsekretärin Loyalität gegenüber dem Unternehmen und dem persönlichen Vorgesetzten sowie Verschwiegenheit in Bezug auf vertrauliche oder nicht öffentliche Informationen.

Monetäre Anreize für leitende Sekretärinnen und Chefsekretärinnen

Wer eine Karriere als Sekretärin anstrebt, wird realistischerweise mit einbeziehen, dass mehr Verantwortung im Unternehmen nicht ausschließlich mit Vorteilen verbunden ist. Arbeitgeber erwarten von Chefsekretärinnen, sich durch eine hohe Flexibilität und Sorgfalt auszuzeichnen.

Dies kann unter anderem implizieren, an Wochenenden zu arbeiten, nach Feierabend eine entscheidende Präsentation zu erstellen oder gemeinsam mit dem Chef kurzfristig eine Geschäftsreise ins Ausland wahrzunehmen. Ohne Anpassungsfähigkeit, Offenheit in Bezug auf die Arbeitszeit pro Tag und Freude an Mobilität kann keine Chefsekretärin ihren Job erfolgreich ausüben.

 

Was kann man als Sekretärin verdienen?

Für ihren Einsatz werden Sekretärinnen in Leitungsfunktionen monetär besser gestellt, als ihre Kollegen ohne weitergehende Verantwortung. Das durchschnittliche jährliche Bruttogehalt einer Assistenz ohne Leitungsfunktion beträgt knapp 28.500 Euro jährlich. Mit steigender Berufserfahrung, wachsenden Kenntnissen und Führungsverantwortung kann sich der Verdienst einer Sekretärin auf ein Jahresgehalt zwischen 60.000 Euro und 85.000 Euro erhöhen.

Vor allem in der freien Wirtschaft orientieren sich die Jahresgehälter der Chefsekretärin an der Branche, der Position der Chefsekretärin im Unternehmen und der individuellen Qualifikation. Neben dem Gehalt profitieren Chefsekretärinnen von individuellen Regelungen zur Altersversorgung oder anderen Vergünstigungen.

Zusammenfassung und Fazit - Karriere machen als Sekretärin oder Sekretär

Das Berufsbild der Sekretärin hat sich in den letzten Jahren und Jahrzehnten gewandelt. Sekretärinnen benötigen heute ein ausgeprägtes Organisationstalent und übernehmen Verantwortung in unterschiedlichen Bereichen. Vorgesetzte erwarten von Assistenten Erfahrung in der allgemeinen Bürokommunikation und soziale Kompetenz.

Bleiben Sie auch in harten Zeiten zielstrebig

Zielstrebige und kompetente Sekretärinnen haben die Chance, im Unternehmen oder extern aufzusteigen und eine Leitungsfunktion im Office zu übernehmen. Ebenso ist die Position der Chefsekretärin lukrativ und mit hoher Verantwortung verbunden. Ein persönlicher Karriereplan und die stringente Weiterbildung unterstützen eine Sekretärin nachhaltig auf ihrem Karriereweg. Zu den wichtigsten Themen gehören die Bereiche Führung, Personalmanagement und Arbeitsrecht sowie der Fachbereich Wirtschaft.

Sekretärinnen, die in diesem Bereichen ihre Kompetenzen erweitern, wirken professionell und verkörpern das neue Bild von Sekretärinnen, die sich durch Berufserfahrung, Loyalität, ein hohes persönliches Engagement und Verschwiegenheit auszeichnen. Sekretärinnen, die ihre Tätigkeit ernst nehmen und in dieser Weise vorgehen, steigern ihr Gehalt und erhalten die Möglichkeit, die eigene Karriere zu verfolgen und mehr Verantwortung zu übernehmen.

Weitere Artikel zu diesem Thema:
Der working@office Adventskalender
Der working@office Adventskalender

Weihnachten rückt immer näher, die Vorfreude steigt. Um Ihnen die Weihnachtszeit zu versüßen, hat das working@office Team einen Adventkalender für Sie! Neben…

Korrespondenz im Büro, Korrespondenz unter Mitarbeitern, Korrespondenz unter Geschäftspartner
Korrespondenz im Büro: Was Sie beim beruflichen Schriftverkehr beachten sollten

Die Anforderungen an eine gute Schriftsprachlichkeit wachsen mit der modernen Arbeitswelt. Im Office-Alltag spielt die Korrespondenz eine wesentliche Rolle. Denn…

modernes Office Management
Office Management: Wie die Assistenz im Unternehmen überzeugt

Wir zeigen auf, welche Änderungen in der globalen Arbeitswelt, vor allem im Office, eingetreten sind. Wo Sekretärinnen früher für das Wohl von Chef und Kunden…

Anlässe planen im Office, Anlass planen Büro, feierliche Anlässe organisieren im Sekretariat, Anlass Ruhestand, Anlässe Betriebsfeiern, Weihnachtsfeier planen
Feierliche Anlässe: Geschäftlich und professionell planen, organisieren und handeln

Feierlichkeiten planen und organisieren ist Aufgabe des Sekretariats. Office Professionals müssen in der Lage sein, jegliche Art von Anlässen im Unternehmen auf die…

Digitalisierung
Digitalisierung im Office – Wege zu mehr Effizienz und einem papierlosen Büro

In vielen Unternehmen hat die Digitalisierung den Arbeitsalltag verändert. Abteilungen und das Sekretariat arbeiten vernetzt beispielsweise in der Cloud. Somit ist…

Eventmanagement Tipps, Beispiele, FAQ Eventmanagement, Event planen, Event organisieren, so planen Sie ein erfolgreiches Event
Eventmanagement: So plane und organisiere ich professionell Veranstaltungen

Ob Meeting, Kongress, Vertriebstagung, Messeauftritt oder Weihnachtsfeier: Wenn Sie für die Organisation und Durchführung einer Veranstaltung verantwortlich sind,…

wohlfühlen im Büro
Wohlfühlen im Büro – so steigern Sie Ihre Zufriedenheit auf der Arbeit

Rund ein Drittel unseres Tages verbringen wir im Büro – ein Platz, der uns nicht selten mit anhaltendem Stress sowie Termin- und Zeitdruck konfrontiert und uns…

Travelmanagement und Reisemanagement
Travelmanagement: Geschäftsreisen planen und organisieren

Wenn eine Geschäftsreise anliegt, erledigt die Planung und Organisation in der Regel die Sekretärin. Was aber, wenn das Office keine Kapazitäten hat? Die Sekretärin…

Führung, Personalmanagement, Arbeitsrecht
Führung, Personalmanagement und Arbeitsrecht – essenzielle Themenbereiche für jede Sekretärin

Leadership ist ein weit verbreitetes Thema in jedem Unternehmen. Menschen zu führen und auf die Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeiters einzugehen bedarf volle…

Grundbegriffe aus der Wirtschaft, Wirtschaftliche Begriffe für Sekretärinnen
Wirtschaft: Welche Grundbegriffe sind für Sekretärinnen essenziell?

Die wichtigsten Grundbegriffe aus der Wirtschaft, die immer wieder im Sekretariat Anwendung finden. Alle Grundbegriffe zu Vollmachten, Vertragsrecht inklusive der…

Bücher für Sekretärinnen, Fachlektüre Sekretärin, Fachwissen Office Bücher
Bücher für Sekretärinnen: Wie Sie zielführende Fachliteratur finden können

Zukunftsorientierte Assistentinnen, die ihren Job schätzen und ein hohes Interesse an neuen Entwicklungen und Trends haben, finden in Fachbüchern und Ratgebern…

Weiterbildung Sekretärin
Welche Weiterbildung ist für eine Sekretärin karrierefördernd?

Eines darf eine Sekretärin auf keinen Fall tun – auf einer Stelle stehenbleiben. In der Zeit der Digitalisierung sind eine Weiterbildung oder eine Fortbildung für…

Job finden als Sekretärin
Jobbörse für Sekretärinnen – Tätigkeitsbereiche und Tipps für eine zielorientierte Bewerbung

Welche Aufgaben hat eine Sekretärin und gibt es eine Ausbildung dazu? Kauffrau oder Kaufmann für Bürokommunikation oder Büromanagement, Industriekauffrau oder…