Briefeinstieg gekonnt verfassen

Für einen ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Das gilt in der direkten Kommunikation ebenso wie in Schreiben. Vor allem bei der Geschäftskorrespondenz und wenn Sie als Sektretärin oder Assistent regelmäßig E-Mails oder Geschäftsbriefe verfassen müssen, ist es wichtig mit einem gelungenen Einstieg beim Geschäftspartner zu punkten. Studien zeigen, dass sich Menschen in der Regel drei Sekunden lang Zeit lassen, bevor sie ihr Gegenüber bewerten und in eine Schublade stecken. Deswegen ist es wichtig, von Beginn an einen guten Eindruck zu machen und das Gegenüber für sich und die eigenen Ideen bzw. Vorhaben zu gewinnen. Besonders im Geschäftleben braucht man hier als Sektretärin sehr viel Fingerspitzengefühl, um sets die richtigen Worte und den gelungenen Einstieg zu finden.

Das gilt für Korrespondenz mittels Briefen und E-Mails ebenso wie für die gesprochene Kommunikation. Das geschriebene Wort ist besonders anfällig für Missverständnisse, da es ohne zusätzliche Hilfen wie Mimik, Gestik und Tonfall auskommen muss.

Deswegen ist es besonders im Büro wichtig, bei einem Einleitungssatz die passenden Worte zu finden, um direkt die Sympathien ihres Geschäftspartners oder Kunden zu gewinnen. Denn wenn diese sich erst einmal ein Bild von einer Firma oder einer Person gemacht haben, ist das sehr schwer zu revidieren.

Bei einem Geschäftsbrief gibt es einerseits inhaltliche Vorgaben, aber auch die gewählten Formulierungen spielen eine wichtige Rolle. Deswegen ist es wichtig, den Briefkopf sorgfältig zu verfassen. Hierbei ist die Frage zu klären, ob zuerst der Firmenname oder der Name des Empfängers genannt wird. Im ersten Fall dürfen alle Mitarbeiter der Firma den Brief öffnen. Im zweiten Fall geht die Geschäftskorrespondenz ausdrücklich und ausschließlich nur an eine bestimmte Person. Wichtig ist zudem, den Brief so zu verfassen, dass der Name der Firma oder des Empfängers im Brieffenster gut zu lesen ist.

Sollten Sie mit firmeneigenem Briefpapier arbeiten, sollte dieses individuell sein, aber nicht vom eigentlichen Brief ablenken. Dennoch sollte er neutral und seriös wirken, da es nicht um das Papier, sondern um den Briefinhalt geht. Ein einfaches, weißes DIN A4 Blatt ist also immer eine gute Wahl.

Bei geschäftlichen E-Mails sollten Sektretärinnen bzw. Assistenten besonderen Wert auf die Betreffzeile legen. Sie kann entscheiden, ob der Geschäftspartner die Mail überhaupt öffnet oder nicht. So sollte man den Betreff jeweils so wählen, dass der Geschäftspartner weiß, um welches Thema oder Projekt es sich handelt. So ist auch gewährleistet, dass er diesem Geschäftsmail die richtige Aufmerksamkeit schenkt.

Wählen Sie im Business-Umfeld jedenfalls eine neutrale Schriftart wie Arial oder Times. Diese haben sich in der Korrespondenz im Büroalltag bewährt und sind akzeptiert. Meiden Sie unbedingt Schriftarten wie Comic Sans. Diese wirken im Geschäftsbrief unseriös und sind beim Lesen sehr anstrengend. Ebenso ist es wichtig, dass der Brief keine Rechtschreib- und Grammatikfehler enthält. Lassen Sie ihn daher von einem Rechtschreibprogramm kontrollieren und am besten auch von einer weiteren Person Satz für Satz gegenlesen.

Folgende formale Aspekte sind bei einem Brief von Bedeutung:

• Firmenname oder Empfänger zuerst?
• Adressfeld so anbringen, dass es im Brieffenster zu sehen ist.
• Einfaches, weißes DIN A4 Briefpapier mit Corporate Design verwenden.
• Eine neutrale Schriftart in passender Größe wählen.
• Abstände zwischen Briefkopf, Anschreiben und Rändern einhalten.
• Rechtschreib- und Grammatikfehler vermeiden.

Besonders im Arbeitsalltag hat man nicht viel Zeit, man will sich nicht mit langen E-Mails oder Briefen herumschlagen, sondern erwartet von seinem Geschäftspartner, dass dieser gleich zur Sache kommt bzw. sein Anliegen bzw. seine Geschäftsanfrage ohne große Umschweife kundtut. Daher sollten Sie als Sekretärin bei der Geschäftskorrespondenz nicht mit langen Einleitesätzen oder Floskeln starten, sondern gleich auf den Punkt kommen. Lange E-Mails werden von Geschäftspartner womöglich aufgrund ihrer Länge erstmal zurückgestellt und zur späteren Bearbeitung markiert.

Doch wie gelingt der Einstieg in ein Geschäftsschreiben am besten? Sie könnten beispielsweise:

• bei einem Werbebrief einer neugierig machenden Frage beginnen: Träumen Sie manchmal von einer eigenen Insel?
• bei einem Glückwunsch zu verschiedenen Anlässen ein Zitat voranstellen, auf das Sie sich dann im weiteren Text beziehen
• bei einer Anfrage an einen Kunden oder Geschäftspartner ohne Umscheife sofort zur Sache kommen

Bei den Briefen und Mails Ihres Chefs kommt es auf den persönlichen Kniff an. Ein passender Einleitungssatz versöhnt einen erzürnten Kunden oder bringt den Geschäftspartner dazu über eine weitere Zusammenarbeit nachzudenken. Ein knackiger Schlusssatz rundet das ganze ab und ist meist das Letzte was in Erinnerung bleibt. Deshalb sollte man sich als Sektretärin nicht nur über den gelungenen Briefeinstieg, sondern auch über einen passenden Schlusssatz Gedanken machen.

Als Sektretärin oder jemand, der im Geschäftsalltag oft vor der Aufgabe steht, passende Schriftstücke zu verfassen, kennt man meist die "Angst vorm weißen Blatt". Man sitzt im Office uns starrt minutenlang auf den Bildschirm ohne nur ein einziges Wort geschrieben zu haben. Der Einleitesatz ist meistens das schwerste.

Daher kann es oft sinnvoll sein, diesen nicht als Erstes zu verfassen, sondern zum Schluss. So wird man sich klar, welche Botschaft man mit dem Schreiben vermitteln will und kann so eine passende Einleitung finden.

Die folgenden Formulierungen sollen Ihnen im Geschäftsalltag Hilfestellung und Anregung bei der Korrespondenz sein, um für verschiedene Anlässe einen passenden und prägnanten Einstiegssatz zu finden:

• Ich kann Ihre Verärgerung über die verspätete Lieferung durchaus verstehen...
• Wir haben Ihre Fragen intern bereits geprüft. Hierzu unsere Antworten.
• Vielen Dank für den Hinweis, Sie haben uns damit eine Menge Arbeit erspart.
• Entschuldigen Sie meine späte Antwort, vorab waren noch einige Punkte zu klären.
• Über Ihre schnelle Rückmeldung haben wir uns sehr gefreut.
• Vielen Dank für Ihr freundliches Schreiben. Sehr gerne beantworten wir Ihre Fragen.
• Vielen Dank für das informative Telefonat. Wie besprochen...
• Ihr Angebot klingt sehr interessant für uns. Wir freuen uns über eine Kontaktaufnahme.
• Sie haben sich über unseren Service geärgert. Das bedauern wir sehr und möchten Ihnen daher anbieten...
• Sie interessieren sich für...Hierfür ist mein Kollege Herr... Ihr Ansprechpartner

Die obenstehenden Muster für einen gelungenen Briefeinstieg sollen der Inspiration dienen, für Ihre eigene Korrespondenz im Büroalltag sollten Sie die jeweiligen Formulierungen Ihrem konkreten Anlass sowie Empfänger anpassen.

• Ich hoffe, Sie hatten einen schönen und sonnigen Urlaub in XY und können sich nun gut erholt unserer Tagung im Mai widmen!
• Lieber Herr Michels, als Ausgleich für die Hektik unserer Arbeitswelt brauchen wir mal ab und zu eine Insel der Ruhe. Ich hoffe, dass Sie eine solche Insel finden werden und gut erholt von dieser zurückkehren.
• Lieber Herr Dr. Meyer, ich danke Ihnen ganz herzlich für Ihren Brief zum Weihnachtsfest. Es freut mich, dass Sie auch über die rein geschäftlichen Beziehungen hinaus an mich gedacht haben. Ich hoffe, Sie haben sich an den Weihnachtsfeiertagen genauso gut erholt wie ich.

Es gibt einige Regeln, die bei der Erstellung von Briefeinstiegen unbedingt beachtet werden müssen und Verhaltensweisen, die unbedingt zu vermeiden sind. Hierzu zählen unter anderem folgende Aspekte:

Fazit:

Der Einstieg in ein geschäftliches Schreiben entscheidet häufig über Erfolg und Misserfolg. Wichtig ist es, die formalen Kriterien zu befolgen und gezielt einen anlassbezogenen Briefeinstieg zu wählen. Der Einleitungssatz sollte daher gut gewählt sein. Im Büroalltag gilt es, die Kommunikation kurz zu halten und so Geschäftspartner und Kunden direkt auf das jeweilige Anliegen anzusprechen. Sie werden sehen, dass sie dadurch eine höhere Anwortquote erreichen werden und Ihre Geschäftspartner es Ihnen danken werden.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.