Wie gelingt ein guter Briefeinstieg?
Wer schon einmal einen Brief oder eine E-Mail formulieren musste, kennt sie – „Die Angst vor dem weißen Blatt“. Man sitzt im Office und starrt minutenlang auf den Bildschirm ohne nur ein einziges Wort geschrieben zu haben. Denn der Anfang bzw. der Einstiegssatz fällt häufig am schwersten. Daher kann es sinnvoll sein, ihn nicht als Erstes, sondern als Letztes zu formulieren. Vielmals fällt es leichter, den Brief- oder E-Mail-Einleitungssatz zu schreiben, wenn die Botschaft bereits vermittelt ist.
Dabei sollten Sie den Einleitungssatz sorgfältig auf den jeweiligen Empfänger abstimmen und unnötige Floskeln vermeiden. Folgende Varianten und Vorlagen sind für den Briefeinstieg möglich:
- Beginnen Sie mit einer Frage oder einer Behauptung
- Sprechen Sie Ihren Glückwunsch aus
- Eröffnen Sie mit einem fachmännischen Rat
- Finden Sie eine gemeinsame Verbindung
- Machen Sie auf eine Gefahr/Bedrohung oder einen evtl. Verlust aufmerksam
- Beginnen Sie mit einem Zitat
- Nehmen Sie auf etwas Bezug
- Bieten Sie Ihre Hilfe/Unterstützung an
Wichtig: Zu freundlich geht nie!
Beim Geschäftsbrief ist es legitim, von sich auf andere zu schließen. So freundlich und seriös, wie Sie selbst angesprochen werden möchten, sollten Assistenten oder Fachkräfte im Büromanagement auch Ihren Satzanfang verfassen.
Gelungener Briefeinstieg: So geht’s
In der heutigen digitalisierten Zeit stechen Geschäftsbriefe hervor: Ausgedruckte Schreiben unterscheiden sich merklich von den deutlich dynamischeren Kommunikationsmitteln, wie E-Mail oder Messenger-Nachrichten. Diesen Fakt können Sie sich auch bei einem Briefeinstieg zunutze machen. Kurzum: In einem Geschäftsbrief ist je nach Anlass mehr Raum für Kreativität.
Empfehlung: Verzichten Sie auf Floskeln und nutzen Sie die Möglichkeit für einen kreativen Briefeinstieg, der zum Anlass des Schreibens passt.
Doch wie gelingt der perfekte erste Satz in einem Geschäftsbrief? Die nachfolgenden Formulierungsbeispiele geben Ihnen Inspiration:
Gute Wünsche und Glückwünsche
- Zu Deinem Ehrentag möchten wir Dir ganz herzlich gratulieren.
- Happy Birthday – das Team von [Firmenname] wünscht Ihnen viel Gesundheit, Freude und Glück für das neue Lebensjahr.
- Hurra, es ist ein Mädchen. Liebe Angelika, wir freuen uns mit dir und deiner Familie über die neue Erdenbürgerin.
Verabschiedung eines Ansprechpartners
- Jedes Ende ist auch ein neuer Anfang – auf diesem Wege möchten wir uns für die allseits gute Zusammenarbeit in den vergangenen drei Jahren bedanken. Viel Erfolg bei Ihrer neuen Tätigkeit.
Geschäftliche Anlässe
- Zusammen mit diesem Brief erreicht Sie ein kleines Dankeschön. Wir möchten uns allerherzlichst für Ihr Engagement bei unserem Firmenevent bedanken.
- Doppelt genäht hält doch besser, lieber Tim. Anbei findest du unsere Programmübersicht in Print-Form. Wir freuen uns auf dein Feedback und eine weiterhin gute Zusammenarbeit.
Wie gelingt der perfekte E-Mail-Einleitungssatz?
Bei geschäftlichen E-Mails sollten Fachkräfte im Büromanagement oder die Assistenz der Geschäftsleitung besonderen Wert auf die Betreffzeile legen. Denn sie entscheidet darüber, ob der Geschäftspartner die E-Mail öffnet und liest oder nicht. Wählen Sie den Betreff so, dass der bzw. die Adressaten auf einem Blick sehen, von welchem Thema oder Projekt die E-Mail handelt. So ist auch gewährleistet, dass der Leser dieser Mitteilung die richtige Aufmerksamkeit schenkt.
Außerdem sollten Sie bei der Geschäftskorrespondenz nicht mit einem langen E-Mail-Einleitungssatz oder einer Floskel starten, sondern gleich auf den Punkt kommen. Denn lange E-Mails werden womöglich aufgrund ihrer Länge erstmal zurückgestellt und zur späteren Bearbeitung markiert.
Empfehlung: Kommen Sie beim E-Mail-Einleitungssatz direkt zum Punkt – kurz, informationsdicht und höflich sollte der Einstieg ausfallen.
Beispiele für einen gelungenen E-Mail Einleitungssatz
Die folgenden Formulierungen sollen Ihnen im Geschäftsalltag Hilfestellung und Anregung bei der Korrespondenz sein, um für verschiedene Anlässe einen passenden und prägnanten Einstiegssatz zu finden:
- Ich kann Ihre Verärgerung über die verspätete Lieferung durchaus verstehen...
- Wir haben Ihre Fragen intern bereits geprüft. Hierzu unsere Antworten.
- Vielen Dank für den Hinweis. Damit haben Sie uns eine Menge Arbeit erspart.
- Bitte entschuldigen Sie meine verspätete Antwort. Vorab waren noch einige Punkte zu klären.
- Über Ihre schnelle Rückmeldung haben wir uns sehr gefreut.
- Vielen Dank für Ihr freundliches Schreiben. Sehr gerne beantworten wir Ihre Fragen.
- Vielen Dank für das informative Telefonat/Gespräch. Wie besprochen...
- Ihr Angebot klingt sehr interessant für uns. Wir freuen uns über eine Kontaktaufnahme.
- Vielen Dank für Ihre Anfrage…
- Sie haben sich über unseren Service geärgert. Das bedauern wir sehr und möchten Ihnen daher anbieten...
- Vielen Dank für Ihr Interesse an...Hierfür ist mein Kollege Herr... Ihr Ansprechpartner
- Sie interessieren sich für… Hier sind wir der richtige Partner für Sie.
- Danke, dass Sie…
- Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass…
Checkliste für die perfekte E-Mail
Damit nicht nur der Einstieg, sondern die gesamte E-Mail-Kommunikation gelingt, finden Sie hier unsere Checkliste für die perfekte E-Mail.
- Formulieren Sie einen aussagekräftigen Betreff für Ihre E-Mail.
- Beginnen Sie mit einer angemessenen Begrüßung/Anrede, die auf den Empfänger zugeschnitten ist.
- Nennen Sie die wichtigsten Informationen zuerst.
- Bereiten Sie die Inhalte kompakt und gut strukturiert auf.
- Beenden Sie die E-Mail mit einem angemessenen Schlusssatz und einer passenden Grußformel.
- Denken Sie an Ihre Signatur und den Anhang.
Fazit: So gelingt der Einstieg in die schriftliche Korrespondenz
Der erste Satz eines geschäftlichen Schreibens entscheidet häufig über Erfolg und Misserfolg. Deshalb ist es wichtig, die formalen Kriterien zu befolgen und gezielt einen anlassbezogenen E-Mail- oder Briefeinstieg zu wählen. Legen Sie Wert auf eine gelungene Einleitung. Wie die aussieht? Das entscheidet immer der Anlass. Generell gilt im Büroalltag: Halten Sie die Kommunikation kurz und kommen Sie direkt zum Punkt, insbesondere beim Medium E-Mail.
Eine Ausnahme von dem Credo „prägnant und informationsdicht“ bilden Glückwunsch-, Kondolenz- oder andere Schreiben, die per Post versendet werden. Gerade zu persönlicheren Anlässen ist Kreativität gefragt. Verzichten Sie auf Floskeln und wählen Sie einen individuellen Briefeinstieg, der zum Leser des Schreibens passt.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Briefeinstieg
Wie sieht ein guter Briefeinstieg aus?
Der Leser sollte erkennen, dass Sie sich Mühe gegeben haben und dem Adressaten individuell ansprechen. Eine anlassbezogene Einleitung ist Pflicht.
Was ist beim E-Mail-Einleitungssatz wichtig?
Achten Sie darauf, dass Sie direkt auf den Punkt kommen: Was ist der Grund Ihrer E-Mail und was findet der Empfänger im Anhang. Wichtig: Achten Sie trotz aller Prägnanz auf die Netiquette – schon kleine Worte wie „gerne“ oder eine persönliche Ansprache mit „Liebe/r“ färben die Tonalität positiv ein.
