modernes Office Management
In einem modernen Office-Management leben andere Strukturen © Africa Studio - Shutterstock

Office Management: Wie die Assistenz im Unternehmen überzeugt

Wir zeigen auf, welche Änderungen in der globalen Arbeitswelt, vor allem im Office, eingetreten sind. Wo Sekretärinnen früher für das Wohl von Chef und Kunden zuständig war, ist in einem modernen Office weitaus mehr zu tun. Zwischen dem Office, Kunden, Chef und Mitarbeitern fungiert die Sekretärin als Schlüsselfigur. In diesem Artikel haben wir einige Tipps und Beispiele zusammengetragen, die ein modernes Office Management haben sollte.

Die Tätigkeit der Assistenz ist vielfältig und hat sich im Laufe der letzten Jahre stetig gewandelt. Vor Jahrzehnten brachte man eine Sekretärin im Office vor allem mit einfachen Sekretariatsaufgaben in Verbindung. Sie arbeitete für ihren Vorgesetzten, erledigte die Administration, kümmert sich um die Büroablage und erfüllte die bekannten Klischees wie Kaffeekochen oder Gästebetreuung.

In der modernen und globalisierten Arbeitswelt und dem dazugehörigen Office Management von heute sind die Aufgaben der Assistenz umfassender. Das Berufsbild der Sekretärin hat sich zu einer anerkannten und verantwortungsvollen Position verändert.

 

Die moderne Assistenz macht weitaus mehr als Kaffeekochen

Die Assistenz übernimmt in vielen Unternehmen zum Beispiel die Verantwortung für die Organisation als Manager im Office und fokussiert sich auf ein stimmiges Zeitmanagement.

Des Weiteren setzt sie ihre Kompetenzen im Fachbereich Bürokommunikation ein. Sie bearbeitet Sekretariatsaufgaben professionell und nutzt die Möglichkeiten des Internets und von Social-Media-Applikationen. In ihrer Funktion kümmert sie sich darüber hinaus um die Vernetzung von Arbeitsbereichen und Mitarbeitern. Des Weiteren achtet sie auf eine wirksame Chefentlastung.

Professionell organisiert? Diese Fragen helfen bei der Beantwortung

Die angeführten Fragen berühren Kernbereiche der Assistenz. Eine konsequente, persönliche Beantwortung ist wichtig, um den täglichen Anforderungen des modernen Office Managements als Assistenz zu jeder Zeit gerecht zu werden.


Was gehört in den Verantwortungsbereich einer modernen Assistenz?

Nach wie vor gehört es zu ihren Verantwortungsbereich, die Büroablage oder Protokolle zu verwalten. Sie fühlt sich in ihrer Funktion zuständig, Büromöbel den Anforderungen im Büro anzupassen. In diesem Zusammenhang achtet sie auf Ergonomie und die gesetzlichen Vorgaben der Arbeitssicherheit.

Zusammengefasst sind die Anforderungen an eine moderne Sekretärin vielfältig. Diese Tatsache impliziert, dass eine Sekretärin nach ihrer Ausbildung Freude an fortlaufender Weiterbildung haben muss. Diese bezieht sich neben konkreten Bürokompetenzen vor allem auf juristisches, betriebswirtschaftliches und kommunikatives Fachwissen.

Als Schnittstelle zwischen Vorgesetztem, Geschäftsleitung und Kollegen und als Office Managerin ist es für die Assistenz entscheidend, sich professionell zu organisieren.

Welche Aufgaben und Arbeitsprozesse erledigt man im Office Management?

Im Rahmen ihrer Ausbildung lernt eine Sekretärin zahlreiche Aufgabenbereiche im Sekretariat kennen. Da das Berufsbild der Assistenz kein Ausbildungsberuf ist, unterscheiden sich die Kompetenzen verschiedener Assistentinnen nach der Prüfung und dem Abschluss der Ausbildung voneinander.

Manche Sekretärinnen genießen eine hervorragende Ausbildung in Sekretariatsaufgaben. Andere überzeugen durch ihre kommunikativen und organisatorischen Fähigkeiten oder durch Fremdsprachenkenntnisse.

Durch Berufserfahrung, Lehrgänge und besondere Qualifikationen mehr Verantwortung tragen 

Steigende Berufserfahrung und betriebsinterne Lehrgänge erhöhen die Qualifikationen einer Sekretärin. Statt einzelne Fachbereiche abzudecken und in diesen ausgeprägte Fähigkeiten aufzuweisen, erweitert sich die Bandbreite der Aufgaben und die Kenntnisse und Fähigkeiten.

Unter anderem leiten Sekretärinnen kleine Teams, bauen im Projektmanagement Projekte eigenständig auf oder erstellen hochwertige Präsentationen. Als Mediatorin löst eine Assistentin bei Bedarf Konflikte im Team. Sie plant Events und Veranstaltungen für ihre Chefs und kommuniziert nutzenorientiert mit Kunden und Betriebsangehörigen. Nebenbei erledigt man Sekretariatsaufgaben wie Telefongespräche oder Reisebuchungen. Diese Vielzahl von unterschiedlich gelagerten Aufgaben macht ein persönliches Organisationstalent unabdingbar. Ein modernes Office Management schließt ein:

  1. sich als Assistentin persönlich und
  2. das Sekretariat, in dem man tätig ist, passgenau zu organisieren.

Wie kann ich als Assistenz im Office Management meine persönliche Agenda aufbauen?

Ein Management der unterschiedlichsten Aufgaben im Office kann ausschließlich dann funktionieren, wenn die Assistenz in ihrer Tätigkeit Arbeitsprozesse fokussiert und priorisiert. Vor allem die folgenden, persönlichen Fragen sind entscheidend, um die Position im Sekretariat umfassend und kompetent auszuführen:

  1. Welche Aufgaben sind nachweislich wichtig und sind umgehend erledigt werden?
  2. Gibt es Arbeitsprozesse, die man automatisieren kann und welche Arbeitsbereiche sollte ich in Absprache delegieren?
  3. Welche Fähigkeiten oder Kompetenzen sollte ich erwerben, um in meiner Position noch effektiver tätig sein zu können?

Eine Assistenz, die ihre Aufgaben im Büro auf Basis der oben aufgeführten Fragen untersucht, erarbeitet sich tagtäglich eine persönliche Agenda.

Diese imaginäre Aufstellung enthält:

  • Die wesentlichen Aufgaben, die zu erledigen sind.
  • Arbeitsprozesse, die weniger wichtig oder zu vernachlässigen sind.
  • Informationen, welche Kenntnisse es auszubauen gilt, um die eigenen Kompetenzen zu fördern.

Mit der Zeit erreicht die Assistentin durch eine derartige Herangehensweise zwei bedeutende Ziele im Job:

  1. Eine effektives und zielgerichtetes Office Management.
  2. Fortlaufender Aufbau von persönlichen Kompetenzen, angelehnt an die Anforderungen im Unternehmen.

Vergleichen sie niemals Office Manager untereinander - jeder hat sein Spezialgebiet

Mitarbeiter im Office sind untereinander in der Regel nicht gut vergleichbar. Dies kann man sagen, da jedes Sekretariat und der Vorgesetzte einzigartig sind. Dieser Umstand bedeutet für die Assistenz, sich flexibel allen Anforderungen im Büro zu stellen und neuen Aufgaben gegenüber aufgeschlossen zu sein. Fragen der Wirtschaft, Leitungsaufgaben im Office oder die Übernahme der Buchhaltung könnten Themengebiete darstellen, in die sich die Assistenz einarbeiten kann.

Interesse und Lernbereitschaft stärkt ihre Position im Unternehmen. Eine sachgerechte Arbeitsweise kann mit der Zeit dazu führen, mehr Verantwortung übertragen zu bekommen. Im letzten Schritt kann die Assistenz durch ein effektives Office Management und Lernbereitschaft zur Führungskraft, beispielsweise als Chefsekretärin, aufsteigen. In dieser Position leitet sie nicht das Office und trägt darüber hinaus Verantwortung für unterstellte Sekretärinnen und deren Arbeitsprozesse.

 

Wie kann ich die Büroablage im Unternehmen effektiv gestalten?

Eine der Hauptaufgaben des Office Managements ist die Büroablage. Fortschrittliche Unternehmen stellen ihr Office in der Mehrzahl auf ein papierloses Büro um. Dies impliziert, dass ebenso die Büroablage digitalisiert werden muss. Da nicht jeder Beleg und alle Akten digitalisiert werden dürfen, muss die Sekretärin gleichzeitig einen Überblick über die notwendigen Papierdokumente behalten.

Gehört die Büroablage für eine Sekretärin zu den untergeordneten Aufgaben, kann dies im Unternehmen zu Schwierigkeiten und Problemen führen. Fehlen wichtige Belege oder sind Informationen nicht auffindbar, hat dies Auswirkungen auf Arbeitsprozesse. Fehler kosten Geld und Zeit und wirken unprofessionell. Die Geschäftsführung und Führungskräfte erwarten aus diesem Grund, dass die Büroablage von der Assistenz priorisiert wird. Sie muss zu jeder Zeit in einem fachgerechten Zustand sein.

Wie man die Büroablage als Sekretärin sinnvoll organisiert

Um den Anforderungen des Unternehmens in Bezug auf die Büroablage gerecht zu werden, kommt es

  1. 1. auf eine effiziente, persönliche Organisation an. Im eigenen Zeitplan könnten Tage oder Zeitabschnitte reserviert werden, in der sich die Assistenz ausschließlich auf die Büroablage fokussiert.
  2. Können durch betriebsinterne Lehrgänge und Regeln weitere Mitarbeiter im Umgang mit der Büroablage geschult werden. Sie werden auf diese Weise in die Lage versetzt, ihre persönlichen Akten und Belege fachgerecht abzulegen oder zu digitalisieren. Dies spart der Assistenz wertvolle Zeit, die anderweitig nutzbar ist.


Wie unterstützen digitale Tools und Büromanagement-Software die Assistenz?

Digitale Tools können die Assistenz als Manager im Office ebenfalls beim Aufbau eines effektiven Ablagesystems unterstützen. Neben einfachen Dateimanagern, die Datenbestände in sinnvollen Dateisystemen speichern, kann spezielle Büromanagement-Software im Unternehmensalltag effizient eingesetzt werden. Sie stellt sich, dass Informationen und personenbezogene Daten datenschutzkonform digitalisiert und archiviert werden.

Mit einer Umstellung auf ein papierloses Büro und eine digitale Büroablage kann Arbeitszeit und Geld gespart werden. Zeitgleich sind essenzielle Daten und Dokumente ortsunabhängig für alle autorisierten Mitarbeiter verfügbar. Durch sinnvolle Speicherregeln und eine umfangreiche digitale Suchfunktion entfällt darüber hinaus die langwierige Aktenrecherche für die Assistenz.

Sinnvolle Veränderungen in der Büroablage durch die Assistenz 

Modernes Office Management und Verantwortungsbewusstsein gehören untrennbar zusammen. Verantwortung zu übernehmen und Aufgaben zu managen gehört zur Tätigkeitsbeschreibung zukunftsorientierter Sekretärinnen. Die Erwartungshaltung von Chefs an die Assistenz bezieht sich vor allem auf zwei wesentliche Punkte im Büroalltag:

  1. Problemfelder und Herausforderungen im eigenen Aufgabenbereich erkennen.
  2. Das Office Management durch sinnvolle Ideen und Veränderungen professionalisieren.

Traditionelle Arbeitsweise im Sekretariat hat in der digitalen Welt keine Chance

Eine Sekretärin, die ihre Tätigkeiten auf traditionelle Weise erledigt, ohne sich und ihre Arbeit zu hinterfragen, überzeugt auf Dauer nicht durch eine effiziente Arbeitsweise. In jedem Sekretariat und Unternehmen zeigen sich bei genauer Betrachtung Problemfelder und Herausforderungen im Office Management.

Erkennt eine Assistentin Arbeitsprozesse, die redundant ausgeführt werden und Zeit vergeuden, sollte sie ihre Chefs auf diesen Umstand aufmerksam machen. Werden zum Beispiel Akten ohne nachvollziehbaren Grund sowohl digital wie analog archiviert, muss dieser Arbeitsprozess überprüft werden. Mit marginalen Änderungen kann das Problem in den meisten Fällen abgestellt werden. Problemfelder zu erkennen und proaktiv Lösungen vorzuschlagen, gehört zu den wesentlichen Kompetenzen einer Sekretärin im Office Management.

Kommuniziert die Assistenz Lösungsvorschläge nutzenorientiert an ihre Chefs, wird dies Arbeitsprozesse nachhaltig verbessern. Da die Büroablage zu den wichtigsten Aufgaben im Betrieb zählt, sollte dieser Tätigkeitsbereich für jede Sekretärin eine hohe Priorität haben.

Wie erstellt man als Sekretärin Protokolle, die einen bleibenden Wert haben?

Das Erstellen von nachvollziehbaren und faktenorientierten Protokollen gehört zu den klassischen Sekretariatsaufgaben. Für eine Assistentin ist es kein Selbstläufer, ein professionelles Protokoll im Rahmen einer Sitzung oder eines Meetings zu erstellen. Die Assistenz benötigt für diese Aufgabe eine komplexe Auffassungsgabe, Rechtschreibkenntnisse und eine ausgeprägte, persönliche Disziplin.

Wichtige Fakten und Entscheidungen zu protokollieren ist die Grundlage für Veränderungen oder Weiterentwicklungen im Unternehmen. Die Geschäftsführung und Führungskräfte erwarten in diesem Zusammenhang von der Sekretärin Genauigkeit und Zuverlässigkeit.

Warum sind Protokolle im Unternehmen bedeutend?

Ein inhaltsreiches und faktenorientiertes Protokoll zu schreiben ist eine Kunst. Der Mehrwert von kompetent erstellten Protokollen für Mitarbeiter und die Geschäftsführung ist vielfältig. Vor allem zwei Schwerpunkte zeigen auf, warum das Führen eines Protokolls von der Assistenz ernst genommen werden sollte:

1. Ein Protokoll verknüpft Inhalte verbindlich miteinander

Protokolle können als Essenz eines Meetings bezeichnet werden. Sie verknüpfen Inhalte mit Verbindlichkeit, da sie getroffene Entscheidungen klar und transparent aufführen. Vor allem bei diffizilen Fragestellungen unterstützt ein Blick ins Protokoll die Geschäftsführung oder verantwortliche Mitarbeiter bei der Entscheidungsfindung.

Bei Unstimmigkeiten im Führungsteam kann durch eine effiziente Protokollführung darüber hinaus sichergestellt werden, dass getroffene Entscheidungen stringent umgesetzt werden können.

2. Ein Protokoll stellt eine professionelle Zusammenfassung dar

Meetings und Sitzungen können von langwierigen Diskussionen geprägt sein. In diesem Fall liefert ein Protokoll ein Abstract oder eine Zusammenfassung der entscheidenden Informationen. Durch das Protokoll ist es Personen möglich, die wesentlichen Fakten und Entscheidungen und deren Gründe nachzuvollziehen.

Mitarbeiter, die das Meeting versäumt haben, hilft die faktenorientierte Schreibweise, die Inhalte der Besprechung intellektuell nachzuvollziehen. Der sogenannte Protokollstil fokussiert sich auf wichtige und essenzielle Punkte und Entscheidungen. Der Text ufert beim Protokollstil nicht aus und präsentiert sich abwechslungsreich. Dies macht es Lesern leicht, einen Überblick über ein Meeting zu bekommen und Aufgaben im Nachgang zielstrebig umzusetzen.

Die Assistenz hat zusammenfassend betrachtet eine große Verantwortung in Bezug auf die Erstellung von Protokollen. Falsche Interpretationen von Sachverhalten oder die fehlerhafte Darstellung einer Entscheidung können einen hohen Schaden im Unternehmen anrichten. Aus diesem Grunde zählen der strukturierte Aufbau eines Protokolls und die zeitnahe Erstellung nach einem Meeting zu den wesentlichen Aufgaben des Office Management.

 

Wie erleichtern und verbessern funktionale Büromöbel im Office die tägliche Arbeit?

Jeder Mitarbeiter freut sich über einen freundlichen, ergonomischen und hygienischen Arbeitsplatz. Die Ausstattung eines Büros kann die Arbeitsleistung der angestellten Mitarbeiter beeinflussen und die Gesundheit im Job fördern. Arbeitgeber haben die gesetzliche Verantwortung, den Arbeitsplatz in einer Weise zu gestalten, dass Angestellte vor Gefahren geschützt sind. Dies schließt neben der Frage der Klimatisierung und einer Gefährdungsbeurteilung ebenfalls die Büromöbel ein.

Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) führt zu diesem Thema im § 3 eindeutig aus:

Projekt-Management: Die Projektevaluierung zählt zu den wichtigen Kernphasen

Unter Evaluation versteht man im Projekt-Management die Bewertung verschiedenster Kriterien im gelaufenen Projekt. Das können beispielsweise die Prozesse, der Aufwand, die Strukturen oder die Ergebnisse sein. Dabei handelt es sich nicht um eine Art große Abrechnung mit allen Beteiligten, sondern um die Analyse, ob Maßnahmen, Tools, Kapazitäten, Know-how & Co. geeignet waren, ihren Zweck im Projekt zu erfüllen.

Neben dem Nutzen der gängigen Projektinstrumente, wie zum Beispiel der Dokumentation für die Analyse, ist auch das Feedback eine sehr hilfreiche Methode. Es dient der Reflexion und es ermöglicht, Resümees zu ziehen, zum Beispiel innerhalb des Projektteams in Form eines mündlichen Gesprächs oder mithilfe eines Fragebogens. Solche schriftlichen Feedback-Abfragen werden häufig im Eventbereich eingesetzt. Auch hier werden nach einer Veranstaltung noch mal Inhalte und Durchführung abgeklopft.

Fragestellungen für die Evaluation eines Projekts ans Team könnten sein ...

  • Wo haben wir als Team gut funktioniert?
  • Wie zufrieden war das Team mit der internen Kommunikation?
  • Wie hat jeder für sich das Team erlebt?
  • Welche fachspezifischen Hürden bremsten während des Projekts und wie ließen sie sich abbauen?
  • Und welche Erfahrungen nehmen die Projektmitglieder mit, welche davon bleiben für das Unternehmen wichtig, welche können in künftige Projekte einfließen?

Bestandsaufnahme im Team

Die Projektevaluierung zählt zu den wichtigen Kernphasen im Projekt. Dabei geht es darum, die Erfahrungswerte zu sichern. Instrumente und Eckpfeiler helfen:

  • Die Sicht verschiedener Personengruppen in die Evaluierung einbeziehen, wie zum Beispiel Geschäftsleitung, Zielgruppen, Projektteam.
  • Erfolgskriterien definieren, zum Beispiel Zielerreichung, Zufriedenheit, Kompetenzprofile, Ressourceneinsatz, Einhaltung von Zeitplänen, gute Rollenbesetzung etc.
  • Methode auswählen, zum Beispiel die Dokumentation analysieren oder Feedback einholen im Projektteam, von internen oder externen Stakeholdern.
  • Instrumente auswählen, zum Beispiel mittels Fragebogen oder in informellen Gesprächen, und zwar zu „harten“ Faktoren, aber auch zu Stimmungsbildern.
  • Erfahrungen ummünzen („Lessons Learned“), zum Beispiel Maßnahmen initiieren, um Produktqualität zu sichern; Risiken für kommende Projekte herauskristallisieren; Organisation und ihre Effizienz bewerten und daraus Schlüsse für Kapazitätenaufbau ziehen etc.


Ergonomische und funktionale Büromöbel als wichtiges Kriterum im Office

Neben der Ausstattung mit Arbeitsmaterialien unterstützen funktionale Büromöbel jeden Angestellten im Unternehmen in seiner Tätigkeit. Büromöbel dienen der Büro- und Verwaltungsarbeit und sind aus diesem Grund für die Assistenz im Sekretariat essenziell. Die vielfältige Schnittstellentätigkeit einer Assistentin verlangt, dass Büromöbel die tägliche Arbeit befördern, vereinfachen oder verbessern. Die Wirtschaft hat erkannt, dass der Einsatz ergonomischer, funktionaler Büromöbel ein wichtiges Kriterium im Office ist.

Aus diesem Grund achten fortschrittliche Unternehmen auf Büromöbel, die zweckdienlich sind, die Konzentration fördern und ergonomischen Grundsätzen entsprechen. Die Aufteilung von Büroräumen und Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten sind weitere Ideen, die das Office der Zukunft auszeichnen.

Arbeitet eine Sekretärin in Leitungsfunktion, hat sie darüber hinaus die Verantwortung, für ihre Mitarbeiter ebenso professionelle Arbeitsbedingungen zu gewährleisten. Dies schließt Büromöbel ein, die den Anforderungen im Office angepasst sind. Gleichzeitig fördert ein einheitliches Erscheinungsbild im Unternehmen die Corporate Identity und das Zusammengehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter.

Wieso stehen modernes Office Management und ergonomische Büromöbel im Zusammenhang?

Im ersten Augenblick könnte man den Büromöbeln im Unternehmen eine untergeordnete Rolle zuweisen. Es liegt auf der Hand, dass Büromöbel an jedem Arbeitsplatz verfügbar sein müssen. Erkennt eine Sekretärin, dass Arbeitsprozesse aufgrund veralteter oder ungeeigneter Büromöbel ineffektiv bewältigt werden können, ist sie aufgefordert proaktiv zu handeln.

Beispiel für schlechte Büroausstattung

In einem Sekretariat wurde der Platz für die Büroablage zu knapp bemessen. Einfache Tische und Bürostühle können als einzige Büromöbel im Office identifiziert werden. Durch fehlende Rollcontainer, Regale und Ablagemöglichkeiten muss ein Teil der Büroablage auf den Schreibtischen im Sekretariat platziert werden. Dies führt zu einer permanenten Störung der Mitarbeiter. Gleichzeitig impliziert diese unprofessionelle Form der Büroablage Fehler und unvollständige Akten.

Am angeführten Beispiel erkennt man, wie wichtig passende und ergonomische Büromöbel im Sekretariat sind. Sie stellen sicher, dass alle Arbeitsprozesse geordnet und zielgerichtet bearbeitet werden können.

Darüber hinaus unterstützen funktionale Büromöbel die Mitarbeiter im Sekretariat dahingehend, dass unnötige Störungen vermieden werden. Kann sich die Assistenz durch ein passendes Büroumfeld ungestört auf ihre Sekretariatsaufgaben konzentrieren, professionalisiert dies das Office Management und die allgemeine Büroorganisation. Wer vereinzelt in Gedankengängen unterbrochen wird, arbeitet schneller und erzielt hochwertigere Ergebnisse. Ergonomische Sitzmöbel beugen darüber hinaus Berufserkrankungen wie Rückenschmerzen oder Gelenkproblemen vor.


So überzeugen Sie Ihre Chefs von der Notwendigkeit geeigneter Büromöbel

Es ist in keinem Betrieb ohne Anstrengungen möglich, Vorgesetzte und Chefs von der Notwendigkeit von Investitionen zu überzeugen. Die Geschäftsführung setzt aus nachvollziehbaren Gründen anderweitige Prioritäten. In vielen Fällen werden Vorgesetzte nicht sofort bereit sein, neue Büromöbel im Office anzuschaffen.

Um Veränderungen zu erreichen, können Sekretärinnen vor allem auf eine nutzenorientierte Kommunikation mit ihren Chefs setzen. Durch Beispiele, die ineffiziente Arbeitsprozesse oder Probleme in der Büroorganisation und Büroablage aufzeigen, kann Verständnis für die Belange der Sekretärin geschaffen werden. Es ist essenziell, in einem persönlichen Gespräch neben den problematischen Sachverhalten praktikable Lösung zu präsentieren.

Tipps für zielführende Sätze, die den Mehrwert für den Chef oder das Unternehmen aufzeigen

  • „Durch die Anschaffung von neuen Büromöbeln mit Stauraum kann ich 10 % effektiver arbeiten!“
  • „Neue, schallisolierte Trennwände im Büro reduzieren die Lärmbelastung durch das Telefon effektiv und helfen jedem Mitarbeiter im Office konzentrierter zu arbeiten.“


Geht die Assistenz kommunikativ und mehrwertorientiert vor, zeigt sie, dass ihr ein modernes und kompetentes Office Management wichtig sind. Büroorganisation kann zu keiner Zeit isoliert betrachtet werden. Erst durch die sinnvolle Verknüpfung und Verbesserung von unterschiedlichen Aufgaben und Arbeitsprozessen steigert sich die Effizienz im Unternehmen nachhaltig.

Marginale Korrekturen und ein Wille zur Veränderung bei allen Beteiligten führt zu guten Ergebnissen. Fokussieren sich Sekretärinnen neben anderen Bereichen ebenso auf den Einsatz passender und funktionaler Büromöbel, trägt dies dazu bei, die Büroorganisation tagtäglich zu verbessern.

Warum ist es entscheidend, einem effizienten Zeitmanagement Aufmerksamkeit zu schenken?

Der Terminus Zeitmanagement beschreibt, dass die vorhandene Zeit im Office mit Bedacht organisiert werden muss. Die unterschiedlichen Arbeitsprozesse verlangen von der Assistenz als Manager im Office Aufmerksamkeit und Zeit.

Aufgaben der Buchhaltung, die allgemeine Büroorganisation und verschiedene Sekretariatsaufgaben können dazu führen, dass die Sekretärin mit der Zeit überlastet. Verlangen die Anforderungen im Büro zu viel Aufmerksamkeit und kosten wertvolle Arbeitszeit, leidet gleichzeitig eine effiziente, an Zielen orientierte Arbeitsweise.

Um dies zu vermeiden, müssen sich Sekretärinnen fortlaufend auf die folgenden Bereiche des Zeitmanagements fokussieren:

  1. Das persönliche Zeitmanagement hinterfragen und eigene Aufgaben priorisieren.
  2. Das Zeitmanagement des Chefs steuern und proaktiv verbessern.

Wie kann ich mein persönliches Zeitmanagement gestalten?

Ein Sprichwort besagt, dass es Situationen geben kann, in denen man „den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht!“ Mitarbeiter, Führungskräfte und Sekretärinnen kennen Momente im Job, in denen das Gefühl vorherrscht, die Kontrolle über Arbeitsprozesse zu verlieren.

Um in einem solchen Fall durch Zielstrebigkeit zu überzeugen und die Kontrolle zurückzugewinnen, sollte sich eine Assistenz auf ihr Organisationstalent fokussieren. Ein persönlicher Plan und der Wille, diesen stringent umzusetzen ist essenziell, um das eigene Zeitmanagement effektiv zu gestalten.

Digitale Tools für gut durchdachtes Zeitmanagement nutzen

Digitale Tools können Sekretärinnen darüber hinaus unterstützen, ihre persönliche Planung zu verbessern. Vielfältig eingesetzte Software wie Microsoft Office Word, Excel, OneNote und Outlook sowie PowerPoint oder kostenfreie Programme vernetzen die Kalender verschiedener Mitarbeiter und Chefs.

Durch diese Vorgehensweise werden Aufgaben und Meetings transparenter. Durch die Erinnerungsfunktion ist es gleichzeitig unwahrscheinlich, wichtige Termine oder Geschäftsbriefe zu vergessen. Ein Überblick über die To-Do´s des Tages und die zu priorisierenden Tätigkeiten wirkt beruhigend. In diesem Fall erkennt man den Wald, angelehnt an das Sprichwort „trotz vieler Bäume klar und deutlich.“

Tätigkeiten und Aufgaben priorisieren und ordnen

Wer als Sekretärin die persönlichen Tätigkeiten und Aufgaben priorisiert und ordnet, handelt zielorientiert. Im Rahmen der Büroorganisation ist es sinnvoll, nicht die gesamte Arbeitszeit eines Tages zu verplanen. Die Assistenz sollte jeden Tag über Zeiten verfügen, die nicht fest verplant sind. Durch diese Vorgehensweise im Zeitmanagement ist es möglich, bei ungeplanten Terminen oder plötzlichen Anforderungen flexibel zu reagieren. Wird keine Flexibilität verlangt, können die Büroablage oder weniger priorisierte Sekretariatsaufgaben erledigt werden.

Wie steuert und verbessert man das Zeitmanagement des Chefs? 

Eine Sekretärin übernimmt Verantwortung für das Zeitmanagement ihres Chefs und die eigene Zeitplanung. Beide Aufgaben korrelieren und stellen eine der wichtigsten Aufgaben der Assistenz dar. In erster Linie betrifft die Zeitplanung des Chefs das Organisieren von Terminen, Meetings oder anderen Tätigkeiten. Den Kalender des Chefs zu führen und Termine zu planen, ist seit jeher Bestandteil der Sekretariatsaufgaben der Assistentin.

Nachhaltige Terminplanung auf allen Endgeräten des Chefs

In Zeiten eines modernen Office Managements gehören neben der nachhaltigen Terminplanung noch weitere Arbeitsprozesse zu einem effektiven Zeitmanagement. Die Sekretärin sollte zusätzlich Sorge tragen, dass Termine des Chefs transparent in allen Endgeräten erscheinen. Der Vorgesetzte sollte jederzeit die Möglichkeit haben, im Smartphone, der Smartwatch oder im Notebook Termine einzusehen und Details zu anstehenden Meetings nachzuvollziehen.

Absprachen mit dem Chef treffen und Erinnerungsfunktionen nutzen

Verantwortungsvolle Arbeitgeber schätzen die Arbeit der Assistenz in Bezug auf das Zeitmanagement. Nicht jeder Vorgesetzte überzeugt persönlich zur Termintreue. Eine unkonventionelle Arbeitsweise des Chefs kann die gesamte Terminplanung im Sekretariat komplizieren. Zu lange Meetings, ungeplante Termine und kurzfristige Aufgaben, können die Timeline der Assistenz wertlos machen. Damit dies nicht passiert oder Herausforderungen durch ein ineffektives Zeitmanagement minimiert werden, kann die Sekretärin versuchen, ihren Chef mit Bedacht und in Absprache zu steuern.

Dies geschieht zum Beispiel durch die Erinnerungsfunktion des digitalen Kalenders oder durch die Implementierung einer schriftlichen Tagesagenda. Durch eine transparente Darstellung und Erinnerung an die Termine des Tages, kann der Vorgesetzte unbemerkt diszipliniert werden. Sekretärinnen, die durch ein effektives Zeitmanagement bestmöglich Komplikationen vorbauen, sorgen in ihrer Position für Effektivität und Chefentlastung.

Mit welche Weiterbildung kann man die Kompetenzen für das Office Management erweitern?

Lebenslanges Lernen ist eine der wichtigsten Voraussetzungen, um in der digitalisierten Welt von heute langfristig erfolgreich zu sein. Nach der Ausbildung und einer gelungenen Prüfung haben Assistentinnen, die ihr Berufsbild ernst nehmen, die Chance, sich zu profilieren.

Die beruflichen Karrieremöglichkeiten als Sekretärin sind individuell und hängen vor allem vom Unternehmen und der Branche ab, in der die Assistenz tätig ist. Manche Assistentinnen werden zu Expertinnen in der Büroorganisation. Andere haben viel Freude an der allgemeinen Bürokommunikation und übernehmen Verantwortung für ein Sekretariatsteam.

Ein anderer Teil hat weitergehende Ambitionen und strebt eine Karriere als Chefsekretärin an. In dieser verantwortungsvollen Position ist die Assistenz damit beschäftigt, die Geschäftsführung bestmöglich in Führungsfragen zu unterstützen.

Mit Mut und Willen erfolgreicher werden

Für jeden Karriereschritt benötigt eine Sekretärin Mut, den Willen zur Veränderung sowie Lehrgänge oder eine zielgerichtete Weiterbildung. Um eine passende Weiterbildung zu finden, ist es sinnvoll, sich als Assistenz persönlich zu hinterfragen und sich auf die eigenen Kenntnisse und Fähigkeiten zu fokussieren.

Welche Selbstprüfung kann ich als Sekretärin in Bezug auf die eigene Weiterbildung durchführen? 

Die Wahl der Weiterbildung kann den persönlichen Karriereweg im Office nachhaltig beeinflussen. Um eine Entscheidung treffen zu können, die sich im Nachhinein als zielführend herausstellt, sollten Sekretärinnen sich und ihre Ambitionen intensiv untersuchen. Es ist bei einer Selbstprüfung sinnvoll, die individuelle Arbeitsleistung sowie die eigenen Stärken und Entwicklungsfelder objektiv zu betrachten.

Fragen, die Sie bei der Wahl der Weiterbildung unterstützen

  • Welche Arbeitsprozesse und Aufgaben führe ich gern aus? Bei welchen Tätigkeiten erziele ich effektive Ergebnisse?
  • Wie sieht mich mein Vorgesetzter? Welche Eigenschaften schätzt er und welche Entwicklungsfelder im beruflichen Bereich spricht er an?
  • Welche Weiterbildung könnte meine Karrierechancen im Betrieb strategisch verbessern?
  • Für welche Tätigkeitsbereiche interessiere ich mich persönlich und welche Arbeitsprozesse führe ich weniger gern aus?

Ehrliche und konstruktive Antworten auf die oben aufgeführten Fragen sind bedeutend. Sie zeigen auf, welche Weiterbildung den eigenen Fähigkeiten entspricht oder die Anforderungen der eigenen Position behandelt. Statt sich planlos weiterzubilden oder den Empfehlungen anderer zu folgen, kann eine Sekretärin die Weiterbildung extrahieren, die zu ihr passt.

Zertifikatskurs zum Office Manager IHK

Erfolgreiche Assistentinnen raten, bei der Kurswahl eine Balance aus Themen, die karrierefördernd sind und aus Bereichen, die der Sekretärin persönlich zusagen, anzustreben. Eine interessante Form der Weiterbildung stellt zum Beispiel der Zertifikatskurs zum Office Manager IHK dar. Diese Weiterbildung wird sowohl von lokalen Bildungsträgern oder als Fernstudium angeboten. Inhaltlich lernt die Sekretärin, das Office auf die Anforderungen der Zukunft vorzubereiten. Darüber hinaus fokussiert der Zertifikatslehrgang Karriereziele und baut die persönlichen Kompetenzen aus.

Fundiertes Fachwissen zusammen mit dem IHK-Abschluss machen die Weiterbildung für Sekretärinnen lukrativ. Im Laufe ihrer Karriere in der Wirtschaft kann eine Sekretärin neben ihrer Verantwortung ebenso ihr Gehalt erhöhen. Chefsekretärinnen können ein in größeren Unternehmen und Konzernen pro Jahr ein Gehalt von bis zu 75.000 Euro und umfangreiche Sozialleistungen erzielen.

Zusammenfassung und Fazit zu modernem Office Management

Ein zukunftsorientiertes Office Management lebt von engagierten und kompetenten Assistentinnen. Office Management hat umfangreiche Schnittmengen mit der Organisation von Arbeitsprozessen und nutzenorientierter Kommunikation. Die Assistenz hat die Aufgabe, ihre Kenntnisse und Fähigkeiten den Anforderungen im Betrieb anzupassen. Nach der Ausbildung kann sie sich spezialisieren und in einem der Fachbereiche im Unternehmen tätig werden.

Zu den Aufgaben der Assistenz gehören unter anderem allgemeine Sekretariatsaufgaben und die Büroorganisation. Gleichzeitig hat sie die Aufgabe, sich um die analoge und digitale Büroablage zu kümmern. Sie achtet bei der Erstellung von Protokollen auf eine faktenorientierte Konzeption und überzeugt Chefs durch ein ausgeklügeltes Zeitmanagement.

Als Fachkraft interveniert sich proaktiv bei Problemen und macht Vorschläge, wie das Office und Büromöbel zur Effizienz beitragen können. Durch ihre Tätigkeit an der Schnittstelle im Betrieb hat sie einen Überblick über die individuellen Herausforderungen und fokussiert sich auf aktive Chefentlastung. In ihrer Position kann eine Assistenz ein stringentes Office Management sicherstellen, welches positive Auswirkungen auf alle Arbeitsprozesse im Unternehmen hat.

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