geschäftliche E-Mails DIN 5008, geschäftliche E-Mail-Korrespondenz 5008
Was Sie bei geschäftlicher E-MailKorrespondenz dringend beachten sollten © Monster Ztudio - Shutterstock

Geschäftlichen E-Mails nach DIN 5008 schreiben

Die E-Mail als Instrument der Korrespondenz und als Geschäftsbriefersatz ist im Arbeitsalltag kaum mehr wegzudenken. Aber auch hier gibt es Regeln, die in der DIN-Norm 5008 zusammengefasst sind. Wie Sie professionelle E-Mail unter Beachtung aller Vorschriften verfassen und gestalten, sollten Sie für Ihre tägliche Arbeit wissen.

DIN 5008 neu: Viele Empfehlungen für den Mailverkehr

Die DIN 5008 ist eine Norm, die verschiedene Schreib- und Gestaltungsregeln für Geschäftsbriefe und andere schriftliche Korrespondenz festlegt. Diese Norm gilt auch für E-Mails im Geschäftsumfeld und stellt sicher, dass diese in Form und Inhalt einheitlich gestaltet sind und somit schneller und einfacher verarbeitet werden können.

Eine DIN 5008-konforme E-Mail zeichnet sich durch eine klare und präzise Formulierung aus. Die wichtigsten Informationen sind schnell erkennbar und werden in einer logischen Reihenfolge präsentiert. Die E-Mail soll somit möglichst effizient und verständlich sein.

Anforderungen an einen korrekten E-Mail-Aufbau

Eine DIN 5008-konforme E-Mail sollte bestimmten formalen Anforderungen entsprechen. Hier sind weitere Details zu den einzelnen Punkten der Checkliste:

  • Betreffzeile: Die Betreffzeile sollte präzise und aussagekräftig sein. Es sollte klar sein, worum es in der E-Mail geht. Verwenden Sie keine Abkürzungen oder unverständliche Begriffe. Eine gute Betreffzeile kann den Empfänger dazu motivieren, die E-Mail sofort zu öffnen und zu lesen.

„Unser Angebot für Winterreifen“

„Vertragsunterzeichnung: Ihr Schreiben vom xxxx“

Denken Sie in diesem Zusammenhang auch an mögliche Bestellnummern oder auch an wichtige Kalenderdaten: 

„Winterreifen - Ihre Bestellung Nr. 123456“

„Vertragsunterzeichnung am 12.12.2023: Ihr Schreiben…“


  • Datum und Uhrzeit: Geben Sie das Datum und die Uhrzeit an, an der die E-Mail verfasst wurde. Dies kann helfen, den Verlauf der Kommunikation nachzuvollziehen und Missverständnisse zu vermeiden.
  • Absenderinformationen: Stellen Sie sicher, dass alle Kontaktdaten des Absenders vollständig und korrekt sind. Dazu gehören der vollständige Name, die Position im Unternehmen, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Beispiel Anschriftfeld E-Mail

klausmueller@gmail.com oder klaus-mueller@gmail.com oder klaus.mueller@gmail.com oder klausmueller@badgh.de - es gibt noch weitere Möglichkeiten von E-Mail-Adressen 


  • Empfängerinformationen: Geben Sie den vollständigen Namen und die Kontaktinformationen des Empfängers an. Wenn die E-Mail an mehrere Empfänger geht, geben Sie die Namen und Kontaktdaten aller Empfänger an.
  • Anrede: Beginnen Sie die E-Mail mit einer höflichen Anrede, z.B. "Sehr geehrte Frau/Herr [Name]". Vermeiden Sie informelle Anreden wie "Hallo" oder "Hey".
  • Einleitung: Beschreiben Sie in der Einleitung den Zweck der E-Mail. Geben Sie an, warum Sie die E-Mail schreiben und was Sie vom Empfänger erwarten.
  • Hauptteil: Beschreiben Sie das Thema der E-Mail im Hauptteil ausführlich. Geben Sie alle relevanten Informationen an, um sicherzustellen, dass der Empfänger alles versteht.
  • Abschluss: Beenden Sie die E-Mail mit einer klaren Zusammenfassung der nächsten Schritte oder Handlungen, die der Empfänger unternehmen sollte. Wenn Sie eine Antwort erwarten, stellen Sie sicher, dass Sie eine klare Frage stellen oder einen Handlungsauftrag geben.
  • Grußformel: Beenden Sie die E-Mail mit einer höflichen Grußformel, z.B. "Mit freundlichen Grüßen". Vermeiden Sie informelle Grußformeln wie "Tschüss" oder "Ciao".
  • Unterschrift: Unterschreiben Sie die E-Mail mit Ihrem vollständigen Namen und Ihrer Position im Unternehmen.
  • Signatur: Eine Signatur nach der DIN 5008 am Ende der E-Mail gibt dem Empfänger die Möglichkeit, schnell die Kontaktdaten des Absenders zu finden. Hier sollten Name, Position, Firma und Kontaktdaten genannt werden.
  • Verteiler/CC und BCC: Verwenden Sie CC und BCC nur, wenn es notwendig ist. CC (Carbon Copy) wird verwendet, um Personen einzubeziehen, die zwar nicht unmittelbar in der Konversation beteiligt sind, aber dennoch informiert werden müssen. BCC (Blind Carbon Copy) wird verwendet, um Personen einzubeziehen, die vertrauliche Informationen erhalten sollen, ohne dass die anderen Empfänger davon wissen.
  • Bezugszeichen: Wenn es sich um eine Fortsetzung einer früheren E-Mail-Korrespondenz handelt, sollten Bezugszeichen verwendet werden. Bezugszeichen sind Referenzen auf vorherige Korrespondenz oder Geschäftsvereinbarungen. Sie sind wichtig, um den Bezug der aktuellen E-Mail zu klären und den Empfänger darauf aufmerksam zu machen, dass es sich um eine Fortsetzung einer früheren Kommunikation handelt.

Beispiel einer E-Mail mit Bezugszeile

Von: max.mustermann@musterfirma.de

An: maxi.musterfrau@musterfirma.de

Betreff: Bestellung Bürostühle Artikelnummer 456

Ihr Zeichen: kf

Ihre Nachricht: 2023-08-31.

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Guten Tag, Frau Musterfrau,

vielen Dank für Ihre schnelle Reaktion ... 


Der E-Mail-Text

Der E-Mail-Text beginnt mit der Anrede, die automatisch an der Fluchtlinie ansetzt. Im Anschluss folgt der Fließtext mit einer Leerzeile. Absätze werden ebenfalls durch eine Leerzeile voneinander abgegrenzt. Im Text selbst sollten Sie auf Hervorhebungen laut Empfehlung der Norm durch Fettschrift oder Farbe verzichten.

Am Ende des Textes steht durch eine Leerzeile getrennt, die Signatur, auch „Abschluss“ genannt, die sich aus Kontaktdaten, Firmenangaben und der Grußformel zusammensetzt und normalerweise als elektronischer Textbaustein eingefügt wird. 

Was dort auf keinen Fall und allein schon aus rechtlichen Gründen fehlen darf, ist die Nummer des Unternehmens aus dem Handelsregister, die bei geschäftlicher Korrespondenz eine Pflichtangabe darstellt und somit Bestandteil jeder Signatur ist.

Diese Angaben unterscheiden sich je nach Unternehmensform. Die DIN 5008 schreibt außerdem die Angabe der Internetadresse des Unternehmens und eine E-Mail-Adresse vor. Mitteilungen, die einen rechtswirksamen Charakter haben, benötigen unbedingt eine elektronische Signatur und können darüber hinaus auch mithilfe von Verschlüsselungen oder Codierungen versehen werden, damit sichergestellt ist, dass die Post den Adressaten erreicht. In der DIN 5008-konformen Signatur stehen:

  • Die Grußformel
  • Telefonnummer/Faxnummer
  • Postanschrift
  • Firmenangaben (Firmenname, Straße, Telefonnummer, Firmeninhaber, Gerichtssitz und Umsatzsteuer-ID)

Tipp bei E-Mails ins Ausland:

Wenn Sie eine E-Mail ins Ausland senden, schreiben Sie die Umlaute unbedingt aus, damit sie den Empfänger sicher erreicht (ä=ae, ö=oe, ü=ue). Dasselbe gilt für das „ß“, das Sie in jedem Fall als „–ss“ schreiben müssen. Ansonsten kann der Text des Absenders beim Empfänger verzerrt dargestellt werden, indem Wörter auseinandergerissen werden, hier und dort ein unschöner Abstand entsteht und vieles mehr. 


Musterformulierungen und Beispiele

Im Folgenden sind drei Beispiel-E-Mails für typische Anlässe im Schriftverkehr von Sekretärinnen aufgeführt, die den Anforderungen der DIN 5008 entsprechen:

Beispiel-E-Mail: Terminanfrage

Von: max.mustermann@musterfirma.de

An: maxi.musterfrau@musterfirma.de

Betreff: Terminanfrage für Geschäftstreffen

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Sehr geehrte Frau/Herr [Name],

ich hoffe, diese E-Mail findet Sie gesund und wohl auf. Im Auftrag meines Chefs möchte ich Sie um einen Termin für ein Geschäftstreffen bitten. Wir würden uns gerne mit Ihnen persönlich treffen, um Möglichkeiten für eine zukünftige Zusammenarbeit zu besprechen. Wir wären Ihnen sehr dankbar, wenn Sie uns mitteilen könnten, welche Tage und Uhrzeiten Ihnen zur Verfügung stehen. Ich stehe Ihnen für Rückfragen gerne zur Verfügung.

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Mit freundlichen Grüßen,
[Name des Absenders]


Beispiel-E-Mail: Bestellung

Betreff: Bestellung von Büromaterialien

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Liebe/Lieber [Name],

ich hoffe, es geht Ihnen gut. Im Namen des Büros möchte ich gerne eine Bestellung von Büromaterialien aufgeben. Wir benötigen:

  • 5 Packungen Kopierpapier
  • 10 Kugelschreiber (blau)
  • 5 Notizblöcke

Könnten Sie uns bitte ein Angebot für diese Artikel inklusive Versandkosten zukommen lassen? Wir benötigen die Artikel so schnell wie möglich und würden uns über eine schnelle Bearbeitung freuen.

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Vielen Dank im Voraus und beste Grüße,
[Name des Absenders]


Beispiel-E-Mail: Nachfassung

Betreff: Nachfassung für offene Angelegenheit

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Sehr geehrte Frau/Herr [Name],

ich hoffe, diese E-Mail findet Sie gesund und wohl auf. Wir haben vor einiger Zeit eine Anfrage an Ihr Unternehmen gestellt und warten noch auf eine Rückmeldung. Ich wollte mich erkundigen, ob es Neuigkeiten gibt oder ob es etwas gibt, das wir tun können, um den Prozess zu beschleunigen.

Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Wir würden uns sehr über eine schnelle Antwort freuen.

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Mit freundlichen Grüßen,
[Name des Absenders]


Diese Beispiel-E-Mails zeigen, wie eine DIN 5008-konforme E-Mail für verschiedene Anlässe im Geschäftsumfeld aussehen kann. Eine korrekte und präzise Formulierung erleichtert die Kommunikation zwischen Geschäftspartnern und trägt somit zur effizienten und erfolgreichen Zusammenarbeit bei.

Fazit: Die elektronische Kommunikation gewinnt im geschäftlichen Umfeld immer mehr an Bedeutung

Assistentinnen und Assistenten sollten daher auch die Regeln beherrschen, die für geschäftliche E-Mails gelten. Dazu gehört weit mehr, als die Beachtung der richtigen Rechtschreibung und Formatierung. Denn die geschäftliche E-Mail stellt eine ganze Reihe an Herausforderungen an den Schreibenden. Glücklicherweise finden sich in der DIN 5008 einige Vorschriften, an denen Sie sich orientieren und Ihre geschäftliche Kommunikation auf ein äußert professionelles Level heben können. 

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.