Reiseorganisation für Geschäftsreisen: 11 Tipps für eine optimale Planung

Kaum ein Feld ist im Reisemanagement so abwechslungsreich und spannend wie die Reiseorganisation: Geschäftsreisen wollen sorgfältig geplant und organisiert werden. Bevor es jedoch an das eigentliche Buchen von Dienstreisen geht, sind Assistenzkräfte gefragt: Sie sichten die verschiedenen Angebote und wählen das Beste für das Unternehmen aus.

Auch die Reisevorbereitung ist ein Bestandteil der Reiseorganisation. Ein weiterer Punkt, der derzeit stark zu berücksichtigen ist, ist die Organisation einer Reise zu Corona-Zeiten. In diesem Artikel sind alle wichtigen Informationen inklusive einer Checkliste und einer Beispiel-Reiseplanung zusammengefasst.

In den meisten Unternehmen übernimmt die Assistenz oder das Sekretariat die Reiseorganisation. Nur in wenigen Fällen entscheiden sich Firmen, mit externen Dienstleistern zusammenzuarbeiten, die das geschäftliche Travel Management übernehmen.

Wer selbst schon einmal eine Geschäftsreise organisiert hat, weiß, dass die Reiseorganisation viel Abstimmungsbedarf erfordert. Diese drei Personengruppen stehen bei der Organisation der Reise im Fokus:

1. Reisender: Wünsche und Anforderungen des Reisenden
2. Anbieter: Verschiedene Tarife sowie Leistungen, Preise von Mobilität und Unterkunft
3. Unternehmen: Reisebudget, spezifische Vorgaben

Assistentinnen und Assistenten fungieren bei der Planung einer Geschäftsreise also als Schnittstelle. Umso wichtiger ist es, dass sie den Überblick bewahren und die Fäden der Kommunikation und Organisation in der Hand behalten.

Doch der Chef oder die Chefin ist nicht die einzige Person, mit denen Office-Professionals bei der Reiseorganisation in Kontakt treten müssen. Häufig arbeiten Sekretärinnen und Sekretäre auch mit Reisebüros oder Ansprechpartnern bei Hotelketten zusammen. Nicht zu vergessen ist, dass Dienstreisen häufig auch an unternehmensinterne Vorgaben gebunden sind.

Die Planung einer Geschäftsreise läuft besonders reibungslos ab, wenn der Prozess der Reiseorganisation standardisiert ist. Das bedeutet, dass Office-Professionals die Organisation einer Dienstreise immer auf dieselbe Art und Weise angehen. Gibt es zum Beispiel ein Online-Buchungsportal, das immer genutzt wird und in welchem bereits alle Firmendaten hinterlegt sind, lässt sich die Buchung viel schneller durchführen.

Auch für die spätere Reisekostenabrechnung sollte es ein Formular geben. Dadurch wird verhindert, dass Angaben fehlen oder falsch gemacht werden. Gibt es kein Formular, dann empfiehlt es sich, zumindest eine Excel-Tabelle anzulegen, die immer wieder genutzt werden kann. Hierbei sind die integrierten Rechenfunktionen sehr hilfreich, um beispielsweise Beträge schnell und korrekt zusammenzuzählen.

Als Bürofachkraft gilt es, unternehmensinterne Vorgaben und die Wünsche des geschäftlich Reisenden zu vereinbaren. Das ist nicht immer einfach. Dennoch steht bei Dienstreisen immer die Kosten-Nutzen-Abwägung im Vordergrund. Wer die Reiseorganisation übernimmt, muss also auch stets die Kosten im Auge behalten.

In der Regel gibt es in Unternehmen vorgegebene Rahmen und Budgets, die nicht oder nur im Ausnahmefall überschritten werden dürfen. Im Sinne des Unternehmens zu handeln heißt nicht nur, im finanziellen Rahmen zu bleiben, sondern auch Sparpotenziale zu erkennen.

Kosten können zum Beispiel gesenkt werden, indem die Assistenz die Reise im Internet bucht. Dort finden sich manchmal günstigere Angebote als bei Reisebüros.

Die Kosten einer Dienstreise lassen sich nicht nur durch günstige Angebote senken. Sogenannte Payback-Systeme, z. B. Flugmeilen oder Miles, können sich ebenfalls bezahlt machen. Insbesondere Unternehmen, in denen Geschäftsreisen zum gewohnten Business gehören, profitieren von Bonussystemen und Freiflügen. Aber nicht nur Fluglinien, sondern auch einige Hotelketten bieten Bonussysteme an – selbst im niedrigeren Preissegment. Es lohnt sich also möglicherweise, die Übernachtungen immer bei den gleichen Hotelketten zu buchen, um Punkte zu sammeln.

Eine gute Vorbereitung ist für eine erfolgreiche Dienstreise ausschlaggebend. Um den Businesstrip im Vorfeld gut planen zu können, sollte die Bürofachkraft deshalb die Eckpunkte der Reise kennen:

• Art der Reise: Geschäftsessen oder -treffen, Vorträge, Studienreisen
• Ziel der Reise: nächste Stadt, Deutschland, EU-Staaten, Länder außerhalb des europäischen Kontinents
• Transportmittel: Bahn, Flugzeug, Mietwagen
• Unterkunft: Hotel, Ferienhaus, Monteurwohnung/Boarding House, Serviced Apartement

Das wichtigste bei der Organisation einer Dienstreise ist es, die Fahrt und die Übernachtungen sicherzustellen. Dabei sollten nicht nur die Kosten ausschlaggebend sein. Vielmals ergibt es Sinn, auch den Reisekomfort zu beachten – hier obliegt es dem unternehmensinternen Travel Manager, eine Abwägung zwischen Kosten und Nutzen anzustellen.

Kostet eine Fahrt mit der Bahn nur geringfügig mehr, wenn sich die Umstiege und Wartezeiten reduzieren, ist es sinnvoll, auf mehr Komfort zu setzen. Gleiches gilt beim Flug: Sind Direktflüge möglich und nur etwas teurer, geht der Reisekomfort vor. Umgekehrt sollte man den Aufpreis für eine Hotelübernachtung vermeiden, nur weil die Unterkunft durch unerhebliche Ausstattungsdetails, zum Beispiel eine Minibar, besticht.

Bei der Wahl des Verkehrsmittels sollte bedacht werden, inwiefern der Reisende auch vor Ort mobil sein muss. Ein Mietwagen bietet die größte Mobilität vor Ort.

Buchen und Reservieren nimmt einen Löwenanteil der Reiseorganisation ein. Doch das ist noch nicht alles. In zahlreichen Unternehmen gehört es dazu, dass Assistenzkräfte auch inhaltliche Zuarbeit leisten. Das beginnt mit der Zusammenstellung einer Mappe mit den wichtigsten Infos und endet bei der inhaltlichen Aufbereitung eines bestimmten Themas.

Diese Dinge auf der Checkliste sollten aber in jedem Fall organisiert sein:

• Reisedokumente: Buchungscodes, Hotelreservierungen, Flugtickets, Reservierung vom Mietwagen, ggf. Visa für Länder außerhalb der EU, ggf. negativer Corona-Test oder Impfnachweis
• Bei einem Event: Einladung, Tagesordnung, Anfahrtsplan, Tagungsunterlagen
• Dokumente: Ausweise, ggf. Führerschein, ggf. Kreditkarte, alles Wichtige zum Einlesen unterwegs
• Werben und Präsentieren: Visitenkarten, Prospekte, Give-Aways
• Geschenke: Gastgeschenke

Aufgrund der Corona-Pandemie gelten für Dienstreisen mittlerweile einige zusätzliche Besonderheiten. Nicht nur die üblichen Reiserichtlinien müssen beachtet werden. So ist es beispielsweise jetzt Pflicht, eine Gefährdungsbeurteilung vor der Reise durchzuführen. Das Reisemanagement beziehungsweise das Travel Management muss also sicherstellen, dass keine Reise gebucht wird, die nicht den festgelegten Prozess durchlaufen hat.

Um das zu gewährleisten, muss die Reiseorganisation jeden Schritt der Planung dokumentieren und archivieren. Dies gilt auch für alle Reisen in Risikogebiete.

Grundsätzlich ist zu überlegen, ob eine Dienstreise während einer Pandemie wirklich unbedingt notwendig ist. Wenn ja, sollten weitere Fragen geklärt werden:

• Ist eine vorherige Corona-Impfung empfehlenswert?
• Wo gelten welche Quarantäne-Regeln?
• Muss ein negativer Corona-Test vorliegen?
• Wo gibt es Möglichkeiten zum Testen?

Darüber hinaus sollten Visumsangelegenheiten geklärt sein. Auch gilt es, sich um eine A1- oder EU-Entsendebescheinigung zu kümmern.

Informationen zu Gesundheit und Einreise lassen sich in OBEs einbinden. Durch entsprechende Einstellungen im Workflow-System der OBEs können Reiseanfragen oder getätigte Buchungen an weitere Abteilungen im Unternehmen geleitet werden, damit diese sich um Einreisedokumente oder Gesundheitsvorsorgegespräche und Gefährdungsbeurteilung kümmern.

Normalerweise kann es sich finanziell lohnen, Buchungen selbst über das Internet vorzunehmen, anstatt ein Reisebüro zu kontaktieren. Zu Corona-Zeiten sind strategische OBEs (zum Beispiel Atlatos, concur, cytric, KDS oder onesto) möglicherweise jedoch der passendere Weg. Die Buchungen sind dann jederzeit innerhalb eines Systems abrufbar, Reports zu geplanten Reisen lassen sich abrufen. Damit kann bei Änderungen der Situationen vor Ort, wie Einreisebestimmungen oder Risiken, entsprechend reagiert werden.

Gerade bei Flügen kann sich derzeit ständig die Lage ändern. Daher ist es ratsam, für die Buchung der Tickets mit einem Reisebüro zusammenzuarbeiten. Denn es ist äußerst zeitintensiv, die aktuell geltenden Regelungen selbst immer wieder nachzufragen und die Informationen weiterzugeben. Der große Vorteil: Ein Reisebüro bietet Kostentransparenz und Zusatzservices, wie beispielsweise einen möglichen 24-Stunden-Service für Notfälle.

Je nach System kann verkehrsmittelübergreifend recherchiert werden, das heißt, der Bucher muss nicht schon bei der Reiseanfrage das Verkehrsmittel selbst vorbestimmen. Die Reiserichtlinien des Unternehmens lassen sich elektronisch abbilden und geben damit den Reisenden und allen Buchenden einen guten Überblick. Neben dem Vorteil der Übersichtlichkeit und Vergleichbarkeit von angebotenen Preisen für verschiedene Anbieter können die Reisendenprofile datensicher in den Systemen erfasst werden.

Ob eine Dienstreise wirklich notwendig ist, ist die eine Frage. Die andere Frage ist: Wem sollte ich zum momentanen Zeitpunkt das Reisen überhaupt zumuten? Mitarbeiter, die zu einer Corona-Risikogruppe gehören, dürfen in manchen Unternehmen gar keine Dienstreisen mehr antreten.

Die Gespräche mit Angehörigen der Risikogruppen und die Einschätzung der Risiken fallen in den Bereich Travel Risk Management. Hierbei geht es um Fürsorge und besonders um Prävention. Das können buchende Assistenzen oder Reisestellen nicht alleine bewältigen.

Reisekosten und Corona

Das Reisemanagement hatte vor Corona meist das Ziel, Kosten zu senken. Während der Corona-Pandemie ist dies, teils aus Mangel an Alternativen oder auch wegen Ängsten der Reisenden, aufgehoben worden: Der Mensch und seine Gesundheit rücken in den Mittelpunkt der Entscheidungen.

Zwar gibt es immer wieder Lockerungen, doch die Corona-Lage kann sich jederzeit wieder verschärfen. Immer wieder werden Länder zu Risikogebieten oder Virusvariantengebieten erklärt, was wiederum strengere Regeln mit sich bringt.

Besonders wichtig ist deshalb die Kommunikation. Denn Reisende müssen entsprechend informiert werden. Das kann eine Aufgabe für das Reisebüro sein, wenn Buchungen dort umgesetzt werden. Ansonsten ist es die Aufgabe des Travel Managements.

Die Zukunft der Geschäftsreisen

Unternehmen können viel aus der derzeitigen Situation lernen. Denn oftmals hat sich durch Corona gezeigt, dass sich Dienstreisen genauso gut durch virtuelle Meetings ersetzen lassen.

Verantwortliche sollten sich fragen: Unter welchen Gesichtspunkten sind Reisen in der Zukunft unbedingt notwendig? Wo werden Reisen vielleicht auch dauerhaft einer Genehmigung unterliegen, weil sie zu den verzichtbaren Reisen gehören? Lassen Sie Regeln festlegen, wie sich sogenannte „Rudelreisen“ auf eine kleinere Anzahl von Reisenden reduzieren lassen, indem einzelne Mitarbeiter bedarfsweise virtuell zugeschaltet werden.

Erfragen Sie bei jeder Reise, ob es sich um einen reinen firmeninternen Reisegrund handelt oder ob externe Personen teilnehmen. Sichten Sie die Reisegründe auch rückblickend, um für die Zukunft klare Vorgaben mit der Unternehmensleitung zu fixieren.

Digitale Reisekostenabrechnung im Homeoffice

Aufgrund der Corona-Pandemie arbeiten viele Mitarbeiter aus dem Homeoffice. Reisekostenabrechnungen erfolgen in vielen mittelständischen Unternehmen jedoch noch papierbasiert. Um diese im Homeoffice bearbeiten zu können, müssen sie entweder eingescannt werden, oder sie werden abgeholt oder per Post an die Mitarbeiter im Homeoffice gesendet. Das ist einerseits umständlich und andererseits schwierig mit dem Datenschutz vereinbar, wenn die Dokumente und Belege dann zu Hause offen auf dem Schreibtisch liegen.

Daher sollte die Reisekostenabrechnung am besten komplett digitalisiert werden. Es gibt dafür mehrere Ansatzpunkte:

• Zahlprozesse für online gebuchte Reiseleistungen können in Zusammenarbeit mit Kreditkartenanbietern auf Wunsch für viele Leistungen zentralisiert werden. Je nach Leistungsart ist es sogar möglich, auf Rechnungen der Dienstleister ganz und gar zu verzichten oder auf digitale Rechnungen umzustellen und den Rechnungsbearbeitungsprozess zu vereinfachen.
• Mittels einer Reisekostensoftware lassen sich die Abrechnungen digital umsetzen. Je nach Softwarelösung können die einzureichenden Belege gescannt oder per Foto-App in die Software hochgeladen werden. Einzelne Lösungen bieten auch den Import digital eingegangener Belege an. Die Bearbeitung kann komplett online erfolgen.
• Die internen Prozesse gilt es mit dem Softwareanbieter in eine Verfahrensbeschreibung aufzunehmen, die dazu dient, einem Betriebsprüfer die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften darzulegen. So kann der Versand von Papierbelegen stark reduziert oder sogar völlig abgeschafft werden.

Wenn alle Schritte vom Reiseantrag bis zur Abrechnung umgesetzt wurden, spricht man von einem digitalen End-to-End-Prozess für Geschäftsreisen. Dies lässt sich sowohl mit einzelnen Komponenten (OBE und Reisekostensoftware) oder integrierten Lösungen (Travel & Expense) in Unternehmen etablieren.

Es ergibt durchaus Sinn, die wichtigsten Reisedaten und Informationen noch einmal kompakt zusammenzufassen. Der Reiseplan sollte nicht nur Datum, Uhrzeit und den Ablauf beinhalten, sondern auch zusätzliche Informationen.

Reiseorganisation: Beispiel Reiseplan

Reiseplan für: Frau Tatjana Schmitt

Datum: 03.09.2019