Reiserichtlinien, Travelmanagement
Wer gutes Travelmanagement beherrschen möchte, muss die Reiserichtlinien kennen - so machen Geschäftsreisen jedem Spaß © Olena Jakobtschuk - Shutterstock

Reiserichtlinien: Vorgaben für die Geschäftsreise

Wer Travel Management betreibt, hat sich an bestimmten Reiserichtlinien zu orientieren. Diese Richtlinien geben vor, wie der ganze Prozess rund um die Geschäftsreise ablaufen soll. Dazu gehören Reiseplanung, Reisedurchführung, Reisekostenabrechnung und das Controlling. Werden Sie vor die Aufgabe gestellt, eine Geschäftsreise zu planen und zu organisieren, dann hilft Ihnen der folgende Artikel definitiv weiter.

Beim Travel Management ist ein standardisiertes Vorgehen wichtig. Nur wenn die Prozesse aufeinander abgestimmt sind und einheitlich erfolgen, können Office Professionals effizient arbeiten. Das beginnt bei der Planung einer Dienstreise und endet mit der Abrechnung und Erstattung von Spesen.

Zahlreiche Unternehmen haben deshalb sogenannte Reiserichtlinien etabliert, die das Travel Management einhalten muss. Die Richtlinien regeln im Detail alle Aspekte, die mit einer Dienstreise in Verbindung stehen. Erfahren Sie hier Wissenswertes rund um diese spezifischen Richtlinien.

Was sind Reiserichtlinien? – Definition

Reiserichtlinien sind Regelungen, die ein Unternehmen intern festlegt, um Geschäftsreisen abzuwickeln. Dabei wird der gesamte Prozess der Dienstreise berücksichtigt:

  • Planung von Geschäftsreisen
  • Abwicklung von Dienstreisen
  • Erstattung von Reiseleitungen, Spesenabrechnung und Bewirtungsauslagen

Allerdings sollte geprüft werden, ob die Regelungen auch zu Corona-Zeiten noch aktuell sind.

Gut zu wissen: Reiserichtlinien werden auch als Reisekostenordnung oder Dienstreiseregelung bezeichnet. In vielen Unternehmen sind sie die Grundlage für das Travel Management.


Geschäftsreise nach Vorgabe: Das ist der Sinn von Reiserichtlinien

Reiserichtlinien haben das Ziel, sowohl die reisenden Mitarbeiter als auch die Travel Manager bei der Planung, der Reisebuchung und der Durchführung einer Dienstreise zu unterstützen. Sie sollen Koordinationsbedarf und Kommunikation vereinfachen.

Bei der Erstellung von Reisrichtlinien haben Unternehmen vorrangig das Ziel im Blick, ihre eigenen Interessen zu wahren. Die sogenannte Travel Policy – wie Reiserichtlinien auf Englisch genannt werden – versucht dabei, eine Balance aus Wirtschaftlichkeit und Zugeständnissen zu finden. Unternehmen legen in den Richtlinien jedoch oft auch alle Aspekte fest, die sie aufgrund der Fürsorgepflicht für ihre Mitarbeiter beachten müssen, zum Beispiel zur Arbeitszeit auf Dienstreisen.

Die Reiserichtlinien für Geschäftsreisen richten sich somit nicht nur an diejenigen, die mit Buchung, Reservierungen und der Abrechnung der Reise betraut sind. Auch alle verreisenden Mitarbeiter sollten einen Blick in das Regelwerk werfen. Denn dort finden sie alle wichtigen Informationen zur Reise – zum Beispiel wie diese genehmigt werden kann, welche Unterkünfte buchbar sind und auf welche Reisemittel der Reisende zurückgreifen darf und gegebenenfalls muss.

Im Detail: Welche Regelungen enthalten die Reiserichtlinien?

Einerseits sind Budgets für Hotelübernachtungen, Flug, Zug oder Mietwagen ein fester Bestandteil einer Reiserichtlinie. Aber das ist bei weitem nicht das einzige, was in dem Regelwerk zu finden ist. Auch folgende Aspekte sind vom Unternehmen in den Richtlinien festgeschrieben:

  • Genehmigungsverfahren und Freigabeprozess: Wer im Unternehmen genehmigt eine Geschäftsreise? Wie ist der Ablauf des Verfahrens? Muss vielleicht die Genehmigung des Betriebsrates oder anderer Leistungsträger eingeholt werden?
  • Buchungsvorgänge: Wie und wo erfolgt die Buchung? (zum Beispiel über ein Online-Portal, Kooperation mit Geschäftsreisebüros, Zusammenarbeit mit Hotelketten oder Airlines)
  • Reisekostenabrechnung: Wichtige Hinweise rund um die Abrechnung – welche Belege sind erforderlich? Braucht es Durchschriften? Gibt es Vorgaben für die Firmenkreditkarte?
  • Steuerrechtliche Vorgaben: Müssen Arbeitnehmer auf Geschäftsreise bestimmte steuerliche Aspekte beachten?

Wie ausführlich das Regelwerk ausfällt, hängt immer vom Unternehmen ab. In der Regel haben große Firmen und Konzerne jedoch umfassende und detaillierte Vorgaben erarbeitet. Diese haben auch das Ziel, Ausgaben zu deckeln.

Die Wirtschaftlichkeit von Geschäftsreisen im Fokus

Bei Geschäftsreisen steht immer ein zentraler Aspekt im Mittelpunkt: Die Wirtschaftlichkeit. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis muss bei geschäftlichen Reisen stimmen. Oftmals werden in den Richtlinien bestimmte Budgets festgelegt, die man nur im Ausnahmefall überschreiten darf. Dienstreisen, die einen bestimmten finanziellen Rahmen übersteigen, können häufig nur vom Vorgesetzten beantragt werden. Das hat den Zweck, dass die Reiseetats nicht aus allen Nähten platzen und sich Kosten im Vorfeld besser kalkulieren lassen.

Wenn das Maximalbudget pro Übernachtung in einem Hotel zum Beispiel bei 110 Euro liegt, lassen sich die Kosten bereits vor Reiseantritt überschlagen. Das erleichtert die finanzielle Planung einer Reise. Wie hoch die Übernachtungspauschale schlussendlich ausfällt, hängt immer vom Unternehmen und häufig auch vom Reisenden selbst ab. Nicht selten ist das Reisebudget für die Führungsebene höher. In Zahlen bedeutet dies: Übernachtungspauschalen von 70 bis 110 Euro sind gängig, Führungskräften steht es häufig auch zu, ein Budget von bis zu 200 Euro pro Nacht auszureizen.

Hinzu kommt, dass sich Kosten je nach Zielort deutlich unterscheiden können. Eine Reise innerhalb Deutschlands ist in der Regel günstiger als ein längerer Aufenthalt im Ausland. Vor allem in internationalen Metropolen sind die Preise für Übernachtung, Verpflegung und Taxi meist recht hoch. Dies sollte auch in der Reiserichtlinie berücksichtigt sein.

Business first: Reisekosten langfristig senken

Mithilfe der Reiserichtlinien sollen alle Kosten, die bei der Geschäftsreise anfallen, gedeckelt werden, um das Reisebudget des Unternehmens nicht zu sprengen. Die gesamten Reisekosten setzen sich vor allem zusammen aus:

  • Reisemittel: Anreise mit Bahn, Flugzeug oder Mietwagen
  • Übernachtungskosten in Hotel, Ferienhaus oder Serviced Appartement
  • Parkplatz vor Ort
  • Verpflegung und Restaurantbesuche

Doch auch die Prozesse, die mit der Organisation und Planung in Verbindung stehen, müssen rentabel sein. Deshalb legen Reiserichtlinien nicht nur fest, was wieviel Geld kosten darf, sondern auch, wie die Reise effizient organisiert wird. So geht dem Unternehmen keine Zeit wegen unklarer Vorgaben und dementsprechend langsamer Planungsabläufe verloren.

Im Notfall: Die Reiserichtlinie als Sicherheitsgarant

Die finanziellen Regelungen für Geschäftsreisen zielen nicht nur darauf ab, die Kosten im Blick zu behalten. Sie haben auch ganz klar die Funktion, den Missbrauch von Reiseetats zu vermeiden. Gleichzeitig lässt sich eine Reiserichtlinie auch als Garant für Sicherheit und Sorgfalt verstehen. Weiß jeder, wie der Rahmen für Dienstreisen gesteckt ist, läuft niemand Gefahr, grobe Fehler im Reisemanagement zu begehen.

Eine gute Reiserichtlinie beantwortet außerdem folgende Fragen:

  • Was ist zu tun, wenn der Reisende einen Unfall mit dem Mietwagen hat?
  • Wie verhalten, wenn eine Erkrankung die Weiterreise verhindert?
  • Ein Unfall macht eigenständiges Reisen nicht mehr möglich – und jetzt?
  • Darf man Arztkosten mit der Firmenkreditkarte bezahlen?

Im Notfall ist somit allen Beteiligten klar, wie sie handeln müssen und welche Schritte einzuleiten sind. In gewisser Weise geben die Richtlinien dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer so auch arbeitsrechtliche Sicherheit.

Gut für Mitarbeiter: Mehr Komfort durch Reiserichtlinien

In den Reiserichtlinien sind häufig auch gewisse Zugeständnisse verankert, die dem Reisenden den Business Trip angenehmer machen. Denn eine Dienstreise ist für viele Mitarbeiter nicht nur mit Annehmlichkeiten verbunden: Die Arbeitnehmer sind fernab ihres Alltags und müssen mitunter längere Zeit auf Familie und Freunde verzichten.

Viele Unternehmen setzen zum Beispiel fest, dass die geschäftlich Reisenden mit der Bahn in der 1. Klasse reisen dürfen. Damit gehen gleich zwei Vorteile einher: Die Mitarbeiter erfahren durch dieses Zugeständnis besondere Wertschätzung. Gleichzeitig bietet die Fahrt in der komfortableren 1. Klasse aber auch die Möglichkeit, ungestört im Zug zu arbeiten. Ein Vorteil für den Arbeitgeber, der von einem produktiven Mitarbeiter profitiert.

Oftmals sind im Regelwerk für Dienstreisen auch bestimmte Vorgaben für Hotelstandards zu finden – zum Beispiel ist oft festgesetzt, dass die Unterkunft mindestens einen Drei-Sterne-Standard erfüllen soll.

Checkliste Reiserichtlinie: So sehen gute Leitfäden aus

Jedes Unternehmen setzt seine eigenen Reiserichtlinien auf, weshalb sie sich von Firma zu Firma unterscheiden. In jedem Fall beinhalten sie aber Informationen zu folgenden Punkten:

Dabei sollte die Reiserichtlinie gut strukturiert und gegliedert sein, sodass jeder Mitarbeiter schnell die gewünschten Informationen erhält. Sinnvoll ist es zudem, ein Handout zu erstellen, auf dem die wichtigsten Bedingungen und Vorgaben schnell und übersichtlich nachzulesen sind.

Corona: Auswirkungen auf die Reiserichtlinien

Die Corona-Pandemie hat viele Unternehmen vor völlig neue Herausforderungen gestellt. Besonders bei Dienstreisen mussten Firmen umdenken – denn unbeschwertes Reisen war nicht mehr möglich. Dienstreisen fanden deshalb während der Pandemie oft nicht statt und sind teilweise immer noch ausgesetzt. Noch dazu haben Unternehmen erkannt, dass es häufig gar nicht notwendig ist, außerhalb der eigenen Tätigkeitsstätte oder des Homeoffice zu arbeiten. Viele persönliche Treffen können schließlich durch virtuelle Meetings zeit- und kostengünstiger ersetzt werden. Dies sollte sich auch in den Reiserichtlinien widerspiegeln.

Fest steht: Unternehmen haben eine Fürsorgepflicht für ihre Mitarbeiter. Sie sollten Kollegen nicht unnötigerweise in Risikogebiete reisen lassen oder während der Dienstreise einem höheren Infektionsrisiko aussetzen. Firmen müssen die Gesundheit ihrer Mitarbeiter schützen.

Deshalb waren Unternehmen dazu gezwungen, coronabedingt auch ihre Reiserichtlinien anzupassen. So kommt es in Zeiten der Pandemie weniger auf eine Kosteneinsparung an, als darauf, Mitarbeiter so sicher wie möglich an den Zielort zu bringen und dort die Ansteckungsgefahr niedrig zu halten.

Je nach Zielort kommen zusätzliche Auflagen hinzu, zum Beispiel die Vorlage eines negativen Corona-Tests. „Rudelreisen“, also das gemeinsame Verreisen mehrerer Mitarbeiter, sind unter den gegebenen Umständen ebenfalls nicht mehr angebracht. Beispielsweise können Teammitglieder, die nicht zwingend vor Ort sein müssen, von zu Hause aus per Videocall zugeschaltet werden.

Häufige Fragen und Antworten

Gehen Reiserichtlinien auch auf unterschiedliche Mitarbeitergruppen ein?

Ja, Reiserichtlinien unterscheiden meist verschiedene Mitarbeitergruppen, beispielsweise Führungsebene und Außendienstmitarbeiter. Mitarbeitern der Führungsebene wird oft ein höheres Budget für eine Geschäftsreise zugesprochen.

Ja, eine gute Reiserichtlinie schreibt auch vor, was bei Notfällen zu tun ist – zum Beispiel bei einem Autounfall oder bei einer plötzlichen Erkrankung des Reisenden.

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