Office Star
Regina Hollenbenders © Regina Hollenbenders

Assistentin mit besonderer Verantwortung

Ihre Rolle in der Firma ist bemerkenswert: Als Mitgründerin des Ingenieurbüros EfA in Nettetal leitet sie das Backoffice dort.

Was das für ihr berufliches Selbstverständnis bedeutet – und wie Teamwork mit dem Ehemann funktioniert. Ein schöner und aufschlussreicher Satz fällt fast zum Schluss des Gesprächs: "Da ist einfach ganz viel Zuneigung zu der Firma!"

Es klingt Gefühl mit und doch auch ein gewisser Abstand, Bauch und Kopf sozusagen, in einer Job-Beziehung der etwas anderen Art. Seit 2003, das Jahr der Gründung der eigenen Firma, arbeitet die gebürtige … Seite an Seite mit ihrem Mann und Geschäftsführer Ulrich Hollenbenders. Das Team umfasst gut 20 weitere Kollegen und eine Kollegin. Der Ingenieurberuf wird nach wie vor von Männern dominiert, da setzt der Firmenname  – Experts for Automation, kurz EfA – einen spannenden Kontrapunkt.

Erst die Lehre, dann ein Studium

Die „Experts for Automation“ kümmern sich Tag für Tag und nahezu weltweit um Produktionsanlagen, die in der Kunststoffindustrie, in der Holzwerkindustrie und in der Aluminiumbranche zum Einsatz kommen. Office Star Regina Hollenbenders kennt sich bestens aus in der Thematik, doch für ein echtes Mitreden bei strategischen Entscheidungen fühlt sie sich dennoch nicht berufen.

Dabei ist sie mit technischen und projektgetriebenen Abläufen von ihrer Ausbildung her durchaus vertraut: Nach dem Abitur absolvierte sie eine Lehre zur Industriekauffrau bei einem Textilmaschinenbauer, später ein Studium der Betriebswirtschaft. Als Office-Managerin (bei uns ein Office-Star) ppa im eigenen Ingenieurbüro kann sie dieses Wissen gut brauchen. Studiert hat sie, „als die Zwillinge gerade auf der Welt waren“, zwei weitere Kinder kamen später noch hinzu – eine kleine Großfamilie sind die Hollenbenders also, könnte man sagen.

Wofür steht die Abkürzung ppa?

Die Abkürzungppa bedeutet im Juristendeutsch „er procura autoritate“ und meint, dass jemand Prokura hat: Die Berechtigung, Dinge anzuordnen und zu unterschreiben, die eigentlich dem Geschäftsführer vorbehalten sind.


Freude am gemeinsamen Erfolg

So eine Ersatzfunktion ist aus verschiedensten Gründen in jeder Firma notwendig, für Regina Hollenbenders hat es hauptsächlich genau diese Bedeutung: Bei Bedarf die Dinge am Laufen halten können. In der Aufgabenverteilung der Firma hat sich Regina Hollenbenders schon vor Jahren klar entschieden: „Ich mache tatsächlich nur das Backoffice.“

Was das nur im Alltag bedeutet, wissen alle, die diesen Beruf mit Leidenschaft ausfüllen. Und auch, wie vielgestaltig so ein Backoffice sein kann.

Bei EfA heißt es in der Hauptsache:

  • Angebotserstellung
  • Terminplanung
  • Projektübersichten und -kontrolle
  • Konferenzen anberaumen
  • Personaleinsätze koordinieren
  • die Buchhaltung vorbereiten.

"Materialwirtschaft, Reiseorganisation und Korrespondenz, das machen die meisten Kollegen größtenteils selber," erklärt die Office-Managerin. Weltweite Projekte, viele davon mit einem Millionenvolumen, wollen sorgfältig und vorausschauend verwaltet werden – für Office Star Regina Hollenbenders ist das sicherlich der anspruchsvollste Teil ihres Jobs. Kombiniert mit der Funktion als Assistentin des Geschäftsführers kommt da schon ein ziemliches Gewicht an Verantwortung zusammen, könnte man meinen. Die Betriebswirtschaftlerin spürt das wohl, doch für sie überwiegt die Freude an der Zusammenarbeit, am gemeinsamen Erfolg: "Wir sind insgesamt sieben Gründungsmitglieder, und wir verstehen uns wirklich blind. So ein tiefes Vertrauen ist schon eine Bank, eine wirklich solide Basis."

Teamgefühl und flache Hierarchien

Mitgründerin, Assistentin des Geschäftsführers, Ehefrau des Chefs: Im Team fühlt sich Regina Hollenbenders als eine unter Gleichen.

Natürlich ist auch das Teil ihrer Backoffice-Rolle, „für jeden ein freundliches Wort, zu wissen, wie geht es zu Hause, die ganze Zwischenmenschlichkeit – auch das nimmt Zeit in Anspruch.“ Da klingt dann doch mal durch, dass ihr Aufgabenspektrum ziemlich breit aufgestellt ist. Und auch die Furcht vor einem gewissen „Mutter-Beimer-Effekt“ ist vielen Kolleginnen in vergleichbarer Position sicherlich nicht fremd: "Das Gefühl ‚Regina macht das schon'“ mag ich nicht, da passe ich schon auf.“ Zum Beispiel, in dem sie Aufgaben, die üblicherweise gern ans Backoffice delegiert werden, zurück ins Team gibt: "Wir haben natürlich auch firmeninterne Veranstaltungen, Sommerfest, Weihnachtsfeier … Die Organisation dafür liegt aber nicht in meiner Hand, das sollen andere machen."

Die Belegschaft organisiert ihre Events also selber, das klappt bestens, sagt die Office-Managerin und genießt das Gefühl, wie alle anderen eine Einladung zu bekommen.

Ziemlich bestes Team

Und wie ist wohl die Arbeitsatmosphäre zwischen dem Geschäftsführer und seiner Mitarbeiterin: Geht das denn überhaupt auf einer rein sachlichen Ebene, wenn man ein Paar ist?

Sie lacht, der Mouse-Wurf ist sicherlich längst verziehen, das Verantwortungsgefühl und die Leidenschaft für die Sache verbinden. Auch die Arbeitsweise passe gut zusammen, sagt Regina Hollenbenders: "wir arbeiten beide sehr strukturiert."

Der Umzug vor sechs Jahren lief entsprechend exakt geplant, ein neues Bürogebäude musste angemietet werden, ein paar Monate Zeit gab es dafür:

In punkto Digitalisierung geht sie ebenfalls auf Nummer sicher: "wir sind eigentlich schon ganz gut vorn dran, aber ganz ohne Papier kommen wir nicht aus.“ Was früher ein ganzes Regal füllte, passt heute in zwei Ordner. An einer gewissen „Mischform“ im Workflow hält die Assistentin fest, „auch wenn der IT-Experte den Kopf darüber geschüttelt hat."

Ein eigener Kopf hat seinen Preis, für Regina Hollenbenders zeigte sich das vor allem, wenn sie doch mal nach Unterstützung im Backoffice suchte. Die passende Professionalität und Gründlichkeit hat sie bis jetzt noch nicht gefunden, also macht sie es doch lieber erst mal wieder in Eigenregie. Das gibt ihr allerdings auch zu denken: "Vielleicht weiß ich auch einfach nur nicht so genau, wo ich loslassen muss."

Der eigenen Firma als Assistentin zuzuarbeiten, ist wohl eben doch eine ganz besondere Aufgabe.  

Stark in der Krise: Während der Corona-Pandemie mit Flexibilität und Organisationstalent punkten

Ihr Tag beginnt um Acht, eigentlich mit einem täglichen Jour fixe – in den letzten Wochen durch Corona trifft man sich virtuell per Go-to-Meeting. Überhaupt, die Krise:

"Wir können zur Zeit keine Inbetriebnahmen machen“, zwei Baustellen sind in den USA, eine in China, eine in Österreich. Die Reiseaktivitäten der Kollegen sind auf null runtergefahren. „Das ist schon bescheuert ruhig gerade“, so kommt die Sorge ums Unternehmen von Office Star Regina Hollenbenders rüber, mehr noch um die Mitarbeiter: „Wir überlegen sehr genau, wie wir derzeit alles organisieren, damit es niemanden auf eine Weise trifft, die er mit seiner Familie nicht stemmen kann."

Ist das nicht doch mal ganz schön viel für die Nerven, auch wenn die Firma gut dasteht und auch eine solche Krise sich managen lässt?

Und dann sagt sie diesen Satz, von der tiefen Zuneigung für die Firma, und noch einen: "Irgendwann ist es sicher auch mal gut – aber jetzt ganz bestimmt noch nicht."

Experts for Automation: Das Unternehmen

Gegründet wurde EfA – Experts for Automation ­– im Jahr 2003 von Ulrich Hollenbenders, Regina Hollenbenders und fünf weiteren Kollegen. Die insgesamt sieben Gesellschafter hatten zuvor zum Teil schon Jahrzehnte zusammengearbeitet.  EfA ist ein mittelständisches Dienstleistungsunternehmen für Antriebs- und Automatisierungstechnik. Das Ingenieurbüro plant und liefert branchenübergreifend komplette elektrische Ausrüstungen für die industrielle Produktion, das umfasst alle Komponenten im Maschinen- und Anlagenbau. Das Unternehmen ist weltweit im Einsatz, aktuell zum Beispiel mit Baustellen in den USA, in China und in Österreich. Mittlerweile umfasst das EfA-Team rund 24 Kollegen und eine Kollegin – plus Regina Hollenbenders als Mitgesellschafterin und Assistentin des Geschäftsführers.


Weitere Artikel zu diesem Thema:
Office Star, Working at Office, Charlotte Ullrich, Assistant Chief Demand Officer
Jung. Dynamisch. Glücklich.

Als „Assistant of Chief Demand Officer“ beim schwäbischen Familienunternehmen Alfred Ritter hat sich die 28-Jährige womöglich den spannendsten Firmenbereich…

Office Star, Ilona Zillich, Helmholtz-Zentrum Geesthacht
Am liebsten die Nase im Wind

Forschung und Wissenschaft, in diesem Arbeitsumfeld fühlt sich die Instituts-Assistentin am Helmholtz-Zentrum Geesthacht rundum wohl. Zukunftsthemen,…

Vorstellung von Assistenten, Vorstellungsrunde aus dem Office
Office-Stars: Erfolgreiche Office-Professionals und ihre Karrieretipps

Beruflicher Erfolg schreibt sich für jeden Menschen anders: Für den einen bedeutet Erfolg selbstbestimmtes Arbeiten oder Personalverantwortung für den anderen…

Voller Einsatz für den Umweltschutz
Voller Einsatz für den Umweltschutz

Eine Baumspende als Karrierestart: Beim Bund für Umwelt- und Naturschutz Deutschland e. V. kann die technikaffine Assistentin Kristin Schulz ihre Talente voll zum…

Karriere im gemeinnützigen Bereich machen und Gutes tun
Karriere im gemeinnützigen Bereich machen und Gutes tun

Alle 15 Minuten erhält ein Mensch in Deutschland die Diagnose Blutkrebs. Die Mitarbeiter der gemeinnützigen Organisation DKMS setzen sich ganzheitlich für die…

Mit System in die neue Arbeitswelt
Mit System in die neue Arbeitswelt

Das ganze Jahr über Weihnachten, kann das Spaß machen? Es kann, schließlich ist nach dem Fest vor dem Fest. Bei dem Nürnberger Traditionsunternehmen…

Eine Karriere auf Abruf
Eine Karriere auf Abruf

Als sich Anja Christin Hadenfeldt vor 27 Jahren selbstständig machte, nahm das Internet gerade richtig Fahrt auf – der Startschuss für eine neue Zeit war gefallen.…

Führung, Personalmanagement, Arbeitsrecht
Führung, Personalmanagement und Arbeitsrecht – essenzielle Themenbereiche für jede Sekretärin

Leadership ist ein weit verbreitetes Thema in jedem Unternehmen. Menschen zu führen und auf die Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeiters einzugehen bedarf volle…

Grundbegriffe aus der Wirtschaft, Wirtschaftliche Begriffe für Sekretärinnen
Wirtschaft: Welche Grundbegriffe sind für Sekretärinnen essenziell?

Die wichtigsten Grundbegriffe aus der Wirtschaft, die immer wieder im Sekretariat Anwendung finden. Alle Grundbegriffe zu Vollmachten, Vertragsrecht inklusive der…

Bücher für Sekretärinnen, Fachlektüre Sekretärin, Fachwissen Office Bücher
Bücher für Sekretärinnen: Wie Sie zielführende Fachliteratur finden können

Zukunftsorientierte Assistentinnen, die ihren Job schätzen und ein hohes Interesse an neuen Entwicklungen und Trends haben, finden in Fachbüchern und Ratgebern…

Loading...