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So sagen Sie einen Termin ab, ohne den Kunden oder Geschäftspartner zu kränken © chase4concept - Shutterstock

Termin diplomatisch und freundlich absagen: Darauf sollten Sie achten

Auch im Zeitalter von Outlook und Co. zählt das Schreiben von Absagen nach wie vor zu den wichtigen kommunikativen Fähigkeiten von Geschäftsleuten. Es reicht eben nicht, im Outlook den Termin mit einem Mausklick zu stornieren. Dies wirkt unhöflich und kann zu Missverständnissen führen.

Allerdings bewahren auch ausformulierte Terminabsagen nicht immer vor negativen Konsequenzen. Denn ungeschickt formulierte Absagen können durchaus einer Geschäftsbeziehung schädigen. In diesem Artikel finden Sie deshalb ein Schema und viele wichtige Tipps und Vorlagen, mit denen es Ihnen gelingt, einen Termin freundlich abzusagen.

Die Gefahren ungeschickter Terminabsagen

Auch das Absagen von Terminen der Führungskraft fällt in den Aufgabenbereich der Assistenz. Eine solche Terminabsage kann jedoch beim Empfänger der Nachricht negative Gefühle auslösen. Das Absageschreiben ist daher mit Fingerspitzengefühl zu verfassen.

Denn wenn ein Termin vereinbart wurde, stellt sich die andere Person darauf ein und hält sich den Zeitraum frei. Kommt eine Absage, muss erst ein neuer Termin gefunden werden, was manchmal nicht ganz einfach ist. Das bereitet den Beteiligten zusätzliche Arbeit und Abstimmungsaufwand und belastet möglicherweise die Geschäftsbeziehung.

Deshalb gilt: Sagen Sie einen Termin möglichst sofort ab, sobald Sie wissen, dass Ihre Führungskraft ihn nicht wahrnehmen kann. Schieben Sie die Terminabsage nicht unnötig vor sich her – je früher Ihr Gegenüber Bescheid weiß, desto besser kann er mit der Terminabsage umgehen.


Terminabsagen formulieren: Fehlinterpretationen vermeiden

Durch manche Arten, einen Termin abzusagen, vermitteln Sie dem Geschäftspartner ein schlechtes Gefühl, da dieser die Absage mit einem negativen Eindruck verknüpft. Folgende Beispiele zeigen, welche (Fehl-)Interpretationen eine Absage im schlimmsten Fall mit sich bringen kann:

Grund für AbsageInterpretationVermitteltes Signal
„Ich habe einen anderen Termin übersehen.“Der Absagende hat seinen Terminkalender nicht im Griff.Sie sind desorganisiert und ein „schlechter Manager“.
„Mein voller Terminkalender erlaubt mir die Teilnahme leider nicht.“Der Absagende findet sich selbst ungeheuer wichtig – jedenfalls viel wichtiger als den Adressaten.Die andere Person ist Ihnen nicht wichtig.
„Ich bin nun mal ein bisschen chaotisch.“Der Absagende ändert seine Pläne und Prioritäten ständig.Sie sind unzuverlässig.
Ich hatte ja nur zugesagt, weil ich gerade nichts Besseres vorhatte.“Dem Absagende war der Termin von Anfang an nicht sonderlich wichtig.Sie wertschätzen die andere Person nicht.
Für uns ist die Absage reine Routine.“Der Absagende hat keinerlei Empathie. Es ist ihm egal, was die Absage für das Gegenüber bedeutet.Sie sind kalt und empfinden keine aufrichtige Sympathie für Ihr Gegenüber.

Terminabsagen können schlecht formuliert also ein richtiges Fettnäpfchen darstellen und eine Geschäftsbeziehung dauerhaft schädigen. Eine gelungene Kommunikation ist daher das A und O.

Warum Sie Absagen besser nicht oder nur knapp begründen

Bei der Absage eines Geschäftstermins ist es nicht leicht, den richtigen Ton zu treffen. Ehrlichkeit ist jedoch nicht immer das beste Mittel der Wahl. Eine Person auf einen anderen Zeitpunkt zu vertrösten, weil etwas vermeintlich Wichtigeres dazwischengekommen ist, macht keinen guten Eindruck. Geben Sie dem Geschäftspartner immer das Gefühl, oberste Priorität zu haben.

Das folgende Beispiel zeigt, dass eine Absage ohne detaillierte Begründung deshalb oft die bessere ist:

Nicht optimalBesser
Lieber Stefan, ich muss leider kurzfristig absagen, da mich heute arge Kopfschmerzen plagen und ich mich heute etwas ausruhen möchte, weil ich morgen noch einige wichtige Termine habe und wieder fit sein muss. Sorry für die kurzfristige Absage.

Lieber Stefan, es tut mir schrecklich leid, es geht mir nicht so gut. Wäre es möglich, dass wir unseren Termin verschieben?

 

Lassen Sie unnötige Details weg und verweisen Sie lediglich darauf, dass es der Führungskraft gesundheitlich nicht gut geht. In diesem Fall sollte dies jedoch auch der Wahrheit entsprechen. Denn wenn Sie bezüglich des Grundes für die Terminabsage lügen, dann steht es um die Reputation der Führungskraft schlecht. Das Verhältnis zur anderen Person und die gesamte Geschäftsbeziehung dürfte darunter sehr leiden.

Was Sie über die Psychologie von Absagen wissen sollten

Terminabsagen zu schreiben, erfordert in erster Linie psychologisches Wissen. Aus diesem Grund ist es lohnenswert, die psychologischen Aspekte negativer Botschaften genauer anzuschauen.

Das Vier-Seiten-Modell der Kommunikation

Der deutsche Psychologe und Kommunikationswissenschaftler Friedemann Schulz von Thun hat das „Vier-Seiten-Modell“ der Kommunikation eingeführt. Dieses weist darauf hin, dass jede Nachricht vier Seiten hat, also vier unterschiedliche Botschaften aussendet:

  • Selbstaussage: Jede Nachricht verrät (gewollt oder ungewollt) etwas über den Absender.
  • Beziehungsaspekt: Jede Nachricht sendet ein (positives oder negatives) Beziehungssignal aus.
  • Sachaspekt: Die Sach-Information der Nachricht.
  • Appell: Jede Nachricht ist für den Empfänger (bewusst oder unbewusst) eine Handlungsaufforderung.

Ein Absageschreiben kann je nach Aspekt negative oder positive Ausprägungen haben:

AspektNegative AusprägungPositive Ausprägung
SelbstaussageChaotisch, kalt, sprunghaftKompetent, freundlich, vertrauenswürdig
Beziehungsaspekt„Du bist unwichtig“„Ich will dich nicht verlieren“
SachaspektSchwammig, unklarKlar, unmissverständlich
Appell„Vergiss es einfach“„Habe Verständnis für mich“
   

Bei einer Terminabsage sollten Sie versuchen, beim Empfänger positive Assoziationen zu wecken. Anstatt dem Geschäftspartner oder einem Kunden zu suggerieren, er wäre dem Vorgesetzten nicht wichtig, sollte also beispielsweise das Signal ankommen: „Ich will dich nicht verlieren.“ Auch sollte die Absage eines Geschäftstermins eindeutig, aber freundlich überbracht werden.

Floskeln bei Terminabsagen vermeiden

Floskeln werden bei der Korrespondenz gerne genutzt – dabei klingen sie oft abgedroschen und unpersönlich. Beispiele für Floskeln in Absagen sind beispielsweise:

  • Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen…
  • Aufgrund von Reisetätigkeit unseres Geschäftsführers…
  • …wir müssen stornieren
  • Aufgrund einer anderweitigen dringenden Verpflichtung…
  • Wir bitten Sie, die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen

Das Problem solcher Floskeln ist nicht der Inhalt der Aussage, sondern die Wortwahl, welche unbewusst negative Signale aussendet:

  • „Anderweitige Verpflichtung“: Das Wort „Anderweitig“ evoziert das Bild „ich schaue bereits in eine andere Richtung, ich bin nicht mehr bei dir“. Leere Worte dieser Art vermitteln ein Gefühl von Distanz und Kälte.
  • „Unannehmlichkeiten entschuldigen“: Ist zwar gut gemeint und möglich. Wenn man sich jedoch schon bewusst ist, dass die Absage Unannehmlichkeiten verursacht, sollte man konkret ansprechen, welche Unannehmlichkeiten man meint.
  • „Stornieren“: Bestellungen werden storniert, Reservierungen auch – ein Termin eher nicht. „Stornieren“ wirkt unpersönlich und suggeriert eine unangenehme Terminverpflichtung. 
  • „Leider“: „Leider“ ist an sich ein neutrales Wort, wird aber häufig auch in unfreundlicher Weise verwendet. So meint „Leider“ oft nicht das „Leid“ des Sprechenden, sondern dasjenige des Empfängers: „Dein Pech".

Deshalb: Vermeiden Sie Floskeln und schreiben Sie die Terminabsage in Ihren eigenen Worten. Behalten Sie im Hinterkopf, dass manche Wörter wie „leider“ beim Gegenüber möglicherweise negative Assoziationen wecken.

Positive Beziehungssignale in Terminabsagen

Es gibt nicht nur negative Beziehungssignale, sondern auch positive. Hier unterscheiden sich zwei Hauptkategorien:

1. Positive Wörter

Positive Wörter üben einen direkten Reiz aus. Setzen Sie sie nach Möglichkeit ein, um Ihren Text sympathisch klingen zu lassen.

Freude, freuenWir haben uns auf das Treffen gefreut.
GerneIch wäre so gerne gekommen.
FrohWir waren froh, so schnell einen Termin gefunden zu haben.
Hoffnung, HoffentlichHoffentlich klappt es ein anderes Mal.
Interesse, interessiertObwohl uns Ihre Präsentation sehr interessiert, müssen wir auf das Treffen verzichten.


2. Negatives in Watte verpackt

Man kann negative Nachrichten zwar nicht vermeiden, aber man kann sie so formulieren, dass sie nicht allzu lieblos wirken.

Geteiltes LeidDie Absage fällt mir nicht leicht. Es ist wirklich schade – ich wäre gerne gekommen.
Schuldig bekennenMein Fehler, ich habe nicht sorgfältig genug abgeklärt. Bitte entschuldigen Sie meinen Fauxpas.
Nicht persönlich nehmenDie Absage hat nichts mit dir zu tun. An diesem Datum mussten wir sämtliche Termine streichen.
Nur vorübergehendUnser Treffen klappt zwar im Moment nicht, aber hoffentlich ein andermal. 

Nutzen Sie positive Wörter und bringen Sie dem Anderen die Absage eines Geschäftstermins so bei, dass der negative Aspekt etwas abgeschwächt wird.

Schema: So schreiben Sie eine Terminabsage in 4 Schritten

Schreiben Sie Terminabsagen mit System. Überlegen Sie sich außerdem, ob eine Terminverschiebung möglich wäre und bieten Sie neue Termine an. Wenden Sie zum Beispiel das folgende, bewährte Schema an:

  • Zum Termin positiv Stellung nehmen
  • Umstände für die Absage darlegen
    Bei Termineinladungen
    Bei bereits vereinbarten Terminen
  • Eigentliche Absage
    Definitive Absage
    Temporäre Absage
    Verschiebung / neuer Terminvorschlag
  • Blick nach vorne

1. Zum Termin positiv Stellung nehmen

Im ersten Teil verdeutlichen sie, dass Sie positiv zum Termin stehen, den Sie hier absagen. Dieser erste Teil sollte individuell formuliert sein. Es ist also nicht damit getan, einen Textbaustein einzufügen. Sie müssen sich daher mit dem Inhalt des Termins befassen, damit Sie glaubwürdig sind.

Hier einige Formulierungen zur Inspiration:

  • Ihre Einladung hat mich sehr gefreut – vielen Dank dafür.
  • Nochmals herzlichen Dank dafür, dass Sie sich trotz Ihres vollen Terminkalenders den Termin für mich freigeschaufelt hatten. Sehr gerne hätte ich an Ihrem Anlass teilgenommen; das Thema finde ich sehr spannend. Unglücklicherweise überschneidet sich der Termin…
  • Wir beide waren froh, dass wir so kurzfristig einen Termin finden konnten. Und nun das:

2. Umstände für die Absage darlegen

Stellen Sie sich die Situation des Empfängers vor: Er hat Ihrem oder Ihrer Vorgesetzten eine Einladung geschickt und wartet gespannt auf die Zusage. Oder er hat einen Termin im Kalender eingetragen und geht fest davon aus, dass Ihr Chef diesen Termin einhalten wird. Wenn dieser nun absagt, verändert sich die Situation des Empfängers. Deswegen ist es klug, die Gründe für die Absage auf die Situation des Empfängers fein abzustimmen.

Fall 1: Ihre Chefin wird zu einem Anlass eingeladen.

Der Empfänger geht davon aus, dass die Einladung für Ihre Vorgesetzte von Interesse ist. Begründen Sie die Absage entsprechend mit einem Umstand, der außerhalb ihrer Interessen liegt:

  • Unglücklicherweise überschneidet sich der Termin mit einer Verpflichtung, die ich nicht verschieben kann.
  • Schade, dass ich an diesem Datum bereits besetzt bin und daher nicht teilnehmen kann.
  • Wie gerne wäre ich gekommen! Aber meine Agenda ist striktdagegen.

Fall 2: Sie müssen einen bereits vereinbarten Termin absagen

Legen Sie dar, dass sich die Situation Ihres Chefs verändert hat:

  • Nun hat mir meine Agenda einen dicken Strich durch die Rechnung gemacht.
  • Und nun das: Ausgerechnet an diesem Datum findet ein interner Anlass statt, an welchem ich teilnehmen muss.
  • Unsere internen Planungen wurden kurzfristig geändert.
  • Das Projekt wurde kurzfristig auf unbestimmte Zeit verschoben.

3. Eigentliche Absage

Überlegen Sie, wie definitiv die Absage sein soll: Geht es um einen völligen Verzicht auf das geplante Treffen, um das vorübergehende Aussetzen einer gewohnheitsmäßigen Beziehung oder um eine Verschiebung? Auf jeden Fall muss die Absage klar und unmissverständlich sein.

  • Definitive Absage: Ich kann deshalb bei diesem Anlass nicht dabei sein.
  • Temporäre Absage: Ich muss darum für dieses Mal verzichten.
  • Verschiebung: Deshalb muss ich das Treffen verschieben. Ich bin froh, wenn Sie mir ein neues Datum nennen können.

4. Blick in die Zukunft

Der letzte Teil des Absageschreibens wird von vielen Empfängern besonders aufmerksam gelesen Schließen Sie daher das Absageschreiben auf jeden Fall positiv ab. Sie möchten ja den Empfänger nicht brüskieren. Wenn möglich, bieten Sie einen neuen Termin an oder fragen danach.

  • Hoffentlich klappt es ein anderes Mal!
  • Ich wünsche Ihnen aber auf jeden Fall einen erfolgreichen Anlass und freue mich darauf, ein anderes Mal daran teilzunehmen.
  • Ich melde mich sehr gerne bei Ihnen, sobald ich eine Gelegenheit dazu sehe.

Aus persönlichen Gründen absagen: So gelingt es

Es kann immer vorkommen, dass die Führungskraft eine geplante Veranstaltung oder Einladung aus persönlichen Gründen absagen oder einen Termin verschieben muss – vielleicht weil sie krank ist oder einen anderen Termin hat, an den sie bei der ursprünglichen Zusage nicht gedacht hat. Dann gilt es, so schnell wie möglich die Absage zu formulieren. So kann sich der Veranstalter darauf einstellen, dass Ihr Chef nicht erscheinen wird. Das ist vor allem dann angebracht, wenn es ein Catering gibt.

Wenn Sie nicht möchten, müssen Sie die Gründe für die Absage natürlich nicht nennen – schließlich sind sie privater Natur.

Terminabsage wegen Krankheit

nbestreitbar ist es unangenehm, wegen Krankheit einen Termin absagen zu müssen. Manchmal jedoch geht es nicht anders und der geplante Termin kann aus Krankheitsgründen auch kurzfristig nicht stattfinden. Die entsprechende Absage sollte den Geschäftspartner oder Kunden natürlich so schnell wie möglich erreichen – und das am besten per E-Mail oder Telefon. Bei der Formulierung sollten Sie darauf achten, nicht zu unpersönlich zu sein.

Ein einziger Satz wie zum Beispiel „Herr Meyer muss den Termin aus Krankheitsgründen absagen“ klingt weder persönlich noch bedauernd. Andererseits wären langatmige Erklärungen für eine Terminabsage ebenfalls fehl am Platz. Näheres über die Erkrankung sollte nicht mitgeteilt werden. Bei vielen kommt es jedoch in der Regel gut an, in der E-Mail direkt einen neuen Termin vorzuschlagen. So lassen Sie sie wissen, dass Sie es mit dem Termin ernst meinen.

Absage wegen Krankheit: Muster

Sehr geehrter Herr Mustermann,

leider muss ich Ihnen mitteilen, dass Herr Meyer kurzfristig erkrankt ist und ich den Termin für morgen absagen muss. Weil Herrn Meyer das Meeting sehr wichtig ist, hoffen wir, dass der geplante Termin verschoben und vielleicht schon kommende Woche nachgeholt werden kann. Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten unserer kurzfristigen Terminabsage.

 Ich freue mich auf Ihre Antwort und verbleibe mit freundlichen Grüßen


Wie sage ich einen Arzttermin ab?

Hin und wieder muss die Assistenz auch persönliche Termine ihrer Führungskraft absagen, wie zum Beispiel einen Arzttermin. Die Gründe hierfür können vielfältig sein:

  • Überstunden
  • außerordentliche Besprechungen
  • ein Notfall

Möglicherweise ist es sinnvoll, den Arzttermin schriftlich zu stornieren. So können Sie die Absage später gegebenenfalls noch belegen. Denn manchmal erheben Ärzte bei nicht wahrgenommenen Behandlungsterminen einen Anspruch auf eine Ausfallgebühr. Gerade aufwendige Untersuchungen und Behandlungen bei Fachärzten sind gegebenenfalls kostenpflichtig, sollte der Patient ohne Ankündigung nicht in der Praxis erscheinen. Diese Ausfallgebühr muss dieser in der Regel selbst zahlen.

Besonders wenn die Absage zu einem sehr kurzfristigen Zeitpunkt erfolgt, also beispielsweise nur wenige Stunden vorher, sollten Sie nicht nur schriftlich, sondern zusätzlich telefonisch absagen. Das gebietet die Höflichkeit – denn dann weiß der Arzt zumindest Bescheid, dass Ihre Führungskraft nicht zu ihrer Behandlung erscheint.

 

Terminabsage beim Arzt: Muster und Vorlage anlegen

Wichtig ist also, die Terminabsage so schnell wie möglich in die Wege zu leiten. Einerseits, um die Arztpraxis nicht vor organisatorische Probleme zu stellen und andererseits, um die Zahlung einer Ausfallgebühr zu vermeiden. Diese droht manchmal, wenn der Termin nicht mindestens 24 Stunden vorher abgesagt wird.

Die Terminabsage geht umso schneller, wenn vorher bereits eine Vorlage oder ein Muster im Computer angelegt worden ist. Gründe müssen normalerweise nicht genannt werden, allerdings ist ein Zusatz mit einer kurzen Erklärung ein Gebot der Höflichkeit. In diesem Fall müssen lediglich die aktuellen Daten eingefügt werden, und die E-Mail kann auf den Weg gehen.

Die Vorlage könnte zum Beispiel folgendermaßen lauten:

Sehr geehrte Damen und Herren,

 

leider kann Herr Meyer den Termin für die geplante Untersuchung in ihrer Praxis am TT.MM.JJJJ aus unvorhergesehenen betrieblichen Gründen nicht wahrnehmen. Wir melden uns kurzfristig bei Ihnen, um einen neuen Termin abzusprechen und hoffen auf Ihr Verständnis.

 

Mit freundlichen Grüßen


Online-Terminanfrage beim Arzt

Mittlerweile gibt es viele Arztpraxen, die Terminvereinbarungen mit ihren Patienten per Formular im Internet anbieten. Das ist oft vorteilhaft – denn einen Behandlungstermin in einer Arztpraxis zu machen, ist oft nicht mehr ganz so einfach und mit einer langen Wartezeit verbunden.

Tipp: Nutzen Sie also, wenn möglich, die Formulare auf den Internetseiten der Arztpraxen, um Behandlungstermine zu vereinbaren und abzusagen. Ein weiterer Vorteil ist, dass ein schriftlicher Termin auch außerhalb der Sprechzeiten angefragt und abgesagt werden kann.


Absage einer Hotelreservierung: So vermeiden Sie Kosten

Die Reservierung eines Hotelzimmers ist grundsätzlich verbindlich. Wenn Sie kurzfristig für Ihre Führungskraft absagen, können somit hohe Kosten entstehen. Durch einen sogenannten Hotelaufnahmevertrag (dieser entsteht automatisch bei einer Reservierung, egal ob online oder telefonisch) hat sich der Hotelier dazu verpflichtet, das gebuchte Zimmer bereitzuhalten. Der Gast hat sich im Gegenzug dazu verpflichtet, den Übernachtungspreis zu bezahlen.

Bei einer Absage steht der Gast in der sogenannten Ersatzpflicht und muss für Kosten des gebuchten Zimmers aufkommen. Dies hat sogar der Bundesgerichtshof so entschieden (Aktenzeichen XIII ZR 21/75). Nur wenn es dem Hotelier gelingt, das Zimmer noch anderweitig zu vergeben, ist der nichterschienene Gast von seiner Pflicht entbunden.

Der Gast muss also damit rechnen, dass bei einer kurzfristigen Absage Kosten auf ihn zukommen – jedoch nicht der volle Preis, da der Hotelier seinerseits dazu verpflichtet ist, seine ersparten Leistungen wie zum Beispiel für das Frühstück abzuziehen. Allerdings bieten Hotels oft gesonderte Stornobedingungen an, in denen klar geregelt ist, bis wann eine Stornierung kostenfrei bleibt. Dann ist es zum Beispiel möglich, bis eine Woche vorher, manchmal sogar bis 24 Stunden vorher, noch kostenfrei abzusagen.

Tischreservierung im Restaurant: Darum sollten Sie bei Nichterscheinen absagen

Da der Wirt bei einer Tischreservierung in der Regel einen Tisch freihält und so andere Gäste abweist, hat er das Recht, bei kurzfristigen Absagen oder Nichterscheinen den Reservierenden eine Rechnung zu stellen. Den so entgangenen Gewinn kann der Wirt als Schadensersatz verlangen, allerdings muss er wiederum diesen Schaden tatsächlich beweisen können.

Doch selbst ohne eine derartige Beweisführung hat der Wirt einen Anspruch auf den Ersatz des sogenannten Vertrauensschadens – er hatte auf das Erscheinen der Reservierenden vertraut. Daraus entstandene Unkosten, wie zum Beispiel zusätzliches Personal oder Tischdekoration, kann er einfordern. Sobald Sie wissen, dass Sie die Reservierung im Restaurant nicht wahrnehmen können, sollten Sie also sofort absagen.

Gut zu wissen: Auch wenn ein Gast trotz Reservierung und 30 Minuten Wartezeit keinen freien Tisch bekommt, kann er vom Wirt die Erstattung der Anfahrtskosten verlangen.


Fazit: Höflich einen Termin verschieben – Absagen sicher formulieren

Bei der Absage von Terminen – sei es mit dem Geschäftspartner oder im privaten Bereich ­– wendet man am besten das Sandwich-Schema an: Anfang und Ende der Nachricht sind positiv, die unangenehme Nachricht befindet sich im Mittelteil. Negative Auswirkungen auf die Gefühle des Empfängers (und damit auf die Beziehungsqualität) lassen sich vermeiden, indem man positive Wörter verwendet und negative Aussagen abmildert. Wenn möglich, sollten Sie einen neuen Terminvorschlag anbieten und den Termin verschieben.

In jedem Fall gilt aber: Sagen Sie einen Termin so schnell wie möglich ab, wenn Sie wissen, dass die Führungskraft ihn nicht wahrnehmen kann. So geben Sie der anderen Person noch Gelegenheit, darauf zu reagieren und die frei gewordene Zeit sinnvoll zu verplanen. Dies ist besonders wichtig bei Arztterminen: Sagen Sie zu kurzfristig ab, verlangt die Praxis eventuell eine Ausfallgebühr.

FAQ: So sagen Sie Termine diplomatisch und freundlich ab

Wie kann ich einen Arzttermin absagen oder verschieben?

Sie können einen Arzttermin bis 24 Stunden vorher persönlich, telefonisch oder per E-Mail verschieben oder absagen. Ist dies nicht möglich, kann der Arzt eine Ausfallgebühr verlangen.

Sagen Sie dem Betroffenen so früh wie möglich ab und zeigen Sie, dass Ihrem Chef die Absage schwerfällt. Setzen Sie auf freundliche Formulierungen, verzichten Sie auf Floskeln und enden Sie mit einem positiven Blick in die Zukunft, z.B. indem Sie einen neuen Termin vorschlagen.

Sie sollten nur dann einen konkreten Grund für die Absage nennen, wenn der Empfänger dessen Wichtigkeit nachvollziehen kann. Hält er die Absage für unangemessen, sollten Sie besser keinen Grund nennen.

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