Digitale Meetings organisieren
Für die Organisation eines digitalen Meetings sollte sowohl an Hardware als auch an Software gedacht werden © Alex from the Rock – Adobe Stock

Digitale Meetings organisieren

Ob kurze Besprechung zu zweit oder eine Konferenz im großen Stil: Meetings sind fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Doch was, wenn einer oder mehrere Mitarbeiter nicht vor Ort sind? Oder wenn gleich ein ganzes Team im Homeoffice arbeitet? Insbesondere die Corona-Pandemie hat in vielen Unternehmen gezeigt: Es geht auch sehr gut mit digitalen Lösungen. Sogar fürs Teambuilding lässt sich hervorragend auf digitale Meetings zurückgreifen.

Für die Organisation einer Webkonferenz ist meist die Büro-Assistenz zuständig. Da ist es gut zu wissen, an was gedacht werden sollte und auch, welche Programme oder Tools sich für die geplante Onlinebesprechung am besten eignen. In Sachen Hardware sollte außerdem das Nötigste parat sein: Hat jeder ein Headset oder Mikrofon zur Hand? Ist die Internetverbindung stabil? Und was ist in Bezug auf den Datenschutz zu beachten?

Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie ein digitales Meeting sinnvoll organisieren und strukturieren. Unsere Liste mit Praxis-Tipps hilft Ihnen, ein gewinnbringendes digitales Meeting für alle Teilnehmer auf die Beine zu stellen.

Digitales Meeting ist nicht gleich Digitales Event

Ein digitales Meeting bezeichnet ein virtuelles Treffen, um sich mit Kollegen zu besprechen und auszutauschen. Die Teilnehmer treffen sich über ein Videocall-Programm wie Skype, Microsoft Teams oder Jitsi, und halten Besprechungen meist in kleinerer Runde ab. Doch auch größere Videokonferenzen, mit dem Ziel der Organisation und dem Informationsaustausch im Unternehmen, zählen zu digitalen Meetings. Im Grunde geht es um die gleichen Themen wie beim Präsenzmeeting – nur, dass die Besprechung in den digitalen Raum verlegt ist.

Davon abzugrenzen sind digitale Events. Dabei handelt es sich um eine interaktive Veranstaltung im virtuellen Raum, in der Regel aufgrund eines besonderen Anlasses. Besonders im Rahmen der Corona-Krise wurden Lösungen gesucht und gefunden, um Präsenzveranstaltungen mit großer Teilnehmeranzahl digital zu ersetzen. Bei einem digitalen Event werden zum Beispiel Gesprächsrunden mit Experten per Livestream übertragen.

Digitale Meetings im Detail: Darum treffen sich Mitarbeiter im virtuellen Raum

Für digitale Meetings gibt es verschiedene Anlässe. Im Gegensatz zu Digitalen Events, wo die Location trotz des virtuellen Charakters eine Rolle spielt, sind Meetings im digitalen Raum im Grunde ortsunabhängig. Auch die Teilnehmerzahl lässt sich nicht generell abgrenzen: Es gibt genauso digitale Meetings zu zweit, wie es projektübergreifende Webkonferenzen geben kann, zu denen sich viele Mitarbeiter zuschalten.

Besprechung im Projektteam

Meistens geht es bei der Besprechung im Projektteam mit kleiner Teilnehmerzahl darum, sich über laufende Aufgaben auszutauschen oder einen gemeinsamen Blick auf Dokumente zu werfen, die für mehrere Personen von Relevanz sind. Die Onlinebesprechung ersetzt – wenn persönliche Treffen nicht möglich sind – das klassische Meeting. So lassen sich schnell und gezielt Projekte besprechen und Rückfragen klären.

Tipp: Mitarbeitern, die oft per Webkonferenz in Kontakt sind, helfen Tools mit Erinnerungsfunktion – wie zum Beispiel GoToMeeting oder Microsoft Teams. Wenn diese Funktion nicht inklusive ist, sollten Sie immer darauf achten, dass die Teilnehmer rechtzeitig vom Meeting erfahren und Erinnerungen über ihren Kalender erhalten.


Unabhängig von Kontaktbeschränkungen ist auch der Videochat zu zweit eine tolle Möglichkeit, sich über aktuelle Projekte auf dem Laufenden zu halten. Zum Beispiel, wenn sich ein Mitarbeiter auf Geschäftsreise befindet. Insbesondere für Führungskräfte ist dies eine gute Möglichkeit, den Kontakt zu remote arbeitenden Angestellten zu halten. Durch den Videocall entsteht eine persönlichere Komponente, als bei einer Telefonkonferenz – das fördert eine gute Zusammenarbeit und Kommunikation.

Wichtig ist dabei: Auch ein digitales 4-Augen-Gespräch sollte nur unter 4 Augen stattfinden. Sind Sie für die Buchung für andere zuständig, sollten Sie unbedingt auch einen Besprechungsraum blocken, in dem Ihre Führungskraft ungestört sprechen kann.


Digitales Meeting im Großformat

Das hilft auch, die Professionalität aufrechtzuerhalten und Störquellen einzudämmen. Denn gerade in Corona-Zeiten hat sich eine gewisse Meeting-Müdigkeit eingeschlichen. Findet ein Teil des Meetings in Präsenz statt, fördert das die Aufmerksamkeit der ganzen Gruppe. Wenn die sogenannte „Zoom Fatigue“ – also die Besprechungsmüdigkeit – überhandnimmt, helfen auch kurze Unterbrechungen durch Motivationsspiele. Möglichst einfache Spielregeln sind dabei Voraussetzung für den positiven Effekt.

Regen Sie Ihre Vorgesetzten dazu an, witzige Animationen einzubauen, wenn einzelne Redebeiträge sich in die Länge ziehen. Über Tools wie Mmhmm lassen sich Effekte, Hintergründe und Animationen einbauen, durch die sich die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter ganz einfach auf das Wesentliche lenken lässt.

Gut zu wissen: Webkonferenzen in großem Rahmen eignen sich hervorragend, um zu Beginn der Woche die Projekte zu organisieren. Denn so können sich nach Abschluss der allgemeinen Agenda, oder wenn für einzelne Projektteams ein Agendapunkt irrelevant ist, diese Mitarbeiter in eigenen Videoräumen zu Besprechungen in sogenannten „Breakouts“ treffen. In dieser Weise parallel geschaltete Meetings erfordern aber eine präzise Moderation!


Teambuilding im digitalen Raum

Zu guter Letzt eignen sich Digitale Meetings auch fürs Teambuilding. Es gibt Anbieter, die sich auf Remote Teambuilding spezialisiert haben – zum Beispiel Spiele, bei denen die Mitarbeiter in Gruppen gegeneinander auf dem Bildschirm antreten, oder eine digitale Malstunde.

Ein solches Event lässt sich auch mit einem Kick-Off – also einem digitalen Projektstartschuss – verbinden: Haben sich die Projektteilnehmer erst einmal kennen gelernt, folgt ein Spiel und anschließend ein Webinar zum Thema. Oder man startet mit dem Webinar zum neuen Projekt, gefolgt von einer Möglichkeit für Privatgespräche, woran sich eine Teambuilding-Challenge anschließt.

Die Organisation ist dabei nicht zu unterschätzen: Abgesehen von Location und Catering ist der Aufwand fast so umfangreich, wie bei der Organisation von Präsenzveranstaltungen. Denn für Gespräche, Seminar und Spiele müssen in der Regel unterschiedliche Plattformen herangezogen werden. Ein gut durchdachtes Rahmenprogramm hilft, die Teilnehmer sinnvoll durch das Kick-Off zu führen.

Damit sich die Mitarbeiter in festen Teams untereinander besser kennenlernen, können auch virtuelle Kaffeekränzchen zu festen Zeiten in den Arbeitsalltag integriert werden. Das schafft eine Atmosphäre von Wertschätzung seitens der Führungskräfte und der entspannte Austausch unter Kollegen gibt jedem ein Gefühl von Zusammenhalt.

Die Tools für Digitale Meetings: Das beste Programm für jeden Bedarf

Es gibt zahlreiche Programme, die sich eignen, um eine Videokonferenz abzuhalten. Diese punkten jeweils mit unterschiedlichen Funktionen und Preisen. Damit keine Panik kurz vor dem Meeting aufkommt, ist es ratsam, gemeinsam mit Geschäftsführung und IT-Abteilung ein paar Tools durchzugehen. Bereiten Sie doch eine Präsentation mit einer Vorauswahl vor – so erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Führungskräfte sich die Zeit nehmen. Steht die Auswahl einmal, so können Sie schließlich immer darauf zugreifen.

Klassische Programme für Videocalls sind Zoom und Microsoft Teams. Auch Jitsi und Skype gehören dazu und sind kostenlos – zumindest bis zu einer bestimmten Teilnehmerzahl. Ob Bildschirmfreigabe, Textchat oder verschiedene Videoräume – diese Funktionen bieten all diese Tools. Ähnlich funktionieren GoToMeeting und Cisco Webex, wobei Letzteres eher auf große Unternehmen mit vielen Teilnehmern ausgerichtet ist. Das Ganze, aber ohne Video, bietet das Programm Mikogo.

Tools wie Trember oder Kumospace dienen sogar als virtuelles Büro. Wie in einem Videospiel können die Teilnehmer sich hier im digitalen Raum „bewegen“, gemeinsam arbeiten und Pause machen. Das bringt echtes Büro-Feeling ins Homeoffice – eignet sich aber eher allgemein für den Arbeitsalltag, als speziell für Videokonferenzen.

Bei Webkonferenzen im großen Stil, bei denen mehrere Redebeiträge eingebunden werden sollen, bieten sich Programme wie Alfaview oder Crowdcast an. Beim Management von Sitzungen aller Art unterstützt sie zum Beispiel das Tool Sherpany.

Tipp: Fast jeder Software-Anbieter gewährt potenziellen Kunden einen Probe-Monat. Ist nicht die Zeit, sich vorher näher mit einem Programm auseinanderzusetzen, kann diese Möglichkeit helfen, Optionen auszuwerten. Generell sollten Sie Software-Produkte immer auf ihre Praxistauglichkeit testen.


Gewusst, wie: Unsere Praxistipps für Ihr Digitales Meeting

Das Management von Events aller Art ist meistens Aufgabe von Assistenzkräften – so auch beim digitalen Meeting. Doch für bestimmte Fachbereiche ist es einfach besser, sich Hilfe von den entsprechenden Experten aus dem eigenen Unternehmen einzuholen. Genauso wichtig wie die Vorbereitung ist die Nachbereitung von Meetings, das gilt ebenfalls auf virtueller Ebene. Halten Sie sich an unsere Liste, um an alle wichtigen Punkte zu denken:

  • Holen Sie für Fragen der Technik die IT-Abteilung mit ins Boot. Welche Programme, welche Mikrofone und sonstige Hardware sind geeignet? Achtung: Führungskräfte haben oft ihre eigenen Vorstellungen. Denn auch Preise und der Umfang an Funktionen beeinflusst die Entscheidung in technischen Fragen.
  • Haben Sie selbst noch wenig Erfahrung mit Datenschutz? Dann erkundigen Sie sich im Firmenleitfaden nach der DSGVO. Oder fragen Sie nach, ob sich jemand im Unternehmen besonders gut auskennt – vielleicht lässt sich diese Person als Datenschutzbeauftragter in Ihre Planung einbeziehen.
  • Achten Sie darauf, dass alle relevanten Personen von dem Meeting-Termin wissen. Dafür eignet sich zum Beispiel ein allgemeiner Kalender, über den jeder Mitarbeiter informiert wird.
  • Erstellen Sie eine Dokumentation zur Installation und Bedienung des Programms. Schicken Sie diese im Vorfeld an alle Teilnehmer – so sind alle Mitarbeiter pünktlich am Bildschirm.
  • Um Meeting-Müdigkeit vorzubeugen, sollten besonders bei umfangreichen Webkonferenzen Maßnahmen getroffen werden. Ein straffes Programm hilft gegen „Zoom Fatigue“ – engagieren Sie einen Mitarbeiter als Moderator. Animationen bei Bildschirmpräsentationen und Motivationsspiele helfen zusätzlich.
  • War das Meeting ein Erfolg? Binden Sie eine Möglichkeit zur Rückmeldung am Ende einer Konferenz ein – natürlich DSGVO-konform in anonymer Form. So erfahren Sie schnell und unkompliziert, was beim nächsten Mal verbessert werden sollte.

Voll im Trend: Digitale Events

Durch die Corona-Krise gepusht, aber auch sonst im Kommen sind Hybrid-Events. Im Bereich von digitalen Meetings ist das zum Beispiel eine Online-Konferenz, bei der ein Teil des Teams im Büro anwesend ist, während weitere Mitarbeiter über das Internet zugeschaltet sind. Im Grunde kennt man das aus dem Büroalltag schon lange in Form von Telefonkonferenzen. Nur, dass die Funktion mit Video eine persönlichere Komponente hineinbringt. Genauso verbreitet sich die Form der Hybridmesse. Welche weiteren Trends im Bereich von Digitalen Events es gibt, lesen Sie in diesem Artikel.

FAQ: Häufig gestellte Fragen rund um digitale Meetings

Sind alle Konferenz-Tools DSGVO-konform?

Nein, nicht alle Programme sind DSGVO-konform. Treten Sie zur Sicherheit mit Ihrer IT-Abteilung oder dem Compliance-bzw. Datenschutz-Verantwortlichen in Kontakt.

Dokumentationen mit Screenshots helfen, dass alle Beteiligten die Video-Tools bedienen können. Prüfen Sie vorab auch die Technik.

Weitere Artikel zu diesem Thema:
Datenschutz im Homeoffice
Datenschutz im Homeoffice

Als im April 2020 im ersten Lockdown und ebenso in den Wintermonaten 2020/2021 die Arbeit im Homeoffice in vielen Branchen vorgeschrieben war, zeigte die Praxis,…

Eventmanagement Tipps, Beispiele, FAQ Eventmanagement, Event planen, Event organisieren, so planen Sie ein erfolgreiches Event
Eventmanagement: Mit diesen 15 Punkten gelingt Ihnen die Planung einer Veranstaltung

Ob Meeting, Kongress, Vertriebstagung, Messeauftritt oder Weihnachtsfeier: Wenn Sie für die Organisation und Durchführung einer Veranstaltung verantwortlich sind,…

Virtuelle Telefonanlage mit integrierter Video-konferenzfunktion
Virtuelle Telefonanlage mit integrierter Video-konferenzfunktion

Durch den Lockdown musste alles schnell gehen. Von einem auf den anderen Tag wechselten Hunderttausende vom Büro ins Homeoffice. Was vielen Firmen jedoch Probleme…