Eventmanagement Tipps, Beispiele, FAQ Eventmanagement, Event planen, Event organisieren, so planen Sie ein erfolgreiches Event
Ein Event planen und organisieren und Sie wissen nicht wie? Wir haben die Antworten, Beispiele und Tipps © bleakstar - Shutterstock

Eventmanagement: So plane und organisiere ich professionell Veranstaltungen - auch während der Corona-Pandemie

Ob Meeting, Kongress, Vertriebstagung, Messeauftritt oder Weihnachtsfeier: Wenn Sie für die Organisation und Durchführung einer Veranstaltung verantwortlich sind, müssen Sie viele Punkte beachten. Ständig droht Gefahr, ein wichtiges Detail zu vergessen. Im folgenden Text erfahren Sie die wichtigsten Punkte für professionelles Event-Management. Lesen Sie auch, wie Sie sich am besten auf die Herausforderungen im Event-Management bedingt durch die Corona-Pandemie einstellen.

Die Planung einer Veranstaltung ist ein vielschichtiges und verantwortungsvolles Projekt, trotzdem läuft die Organisation bei den meisten "nebenher". Wer das erste Mal eine Veranstaltung plant, weiß daher oft gar nicht, wo er zuerst beginnen soll.

Meeting, Incentive, Kongress, Veranstaltung - was soll eigentlich organisiert werden?

Es gibt unterschiedlichste Arten von Veranstaltungen. Nicht alles, was heutzutage als Event bezeichnet wird, ist tatsächlich eines. Bei einem Event handelt es sich um eine Veranstaltung mit echtem Erlebnischarakter. Die Emotionen der Teilnehmer sollen geweckt werden. 

 

Ein Incentive ist eine Maßnahme, die zur Belohnung eingesetzt wird. Sie sollen die Verbundenheit zu einem Unternehmen stärken und motivieren. Bei einem Meeting trifft sich eine Gruppe von Personen, einmalig oder auf regelmäßiger Basis, überwiegend im Businesskontext.

Bei Kongressen steht die Wissensvermittlung und das Networking im Vordergrund - doch das Programm muss längst nicht mehr nur aus langweiligen Vorträgen und Workshops bestehen, wie wir später sehen werden.

Ziel der Veranstaltung

Bevor Sie als Eventmanager in die Planung und Organisation einsteigen, müssen Sie ein Ziel festlegen. Das Ziel einer Veranstaltung ist von großer Bedeutung. Es hilft in der gesamten Planung dabei, immer wieder zu prüfen, ob Ihr Event erfolgreich wird. Das Ziel muss konkret, messbar und realistisch sein.

Für ein Vertriebsmeeting könnte beispielsweise das Ziel lauten, dass den Teilnehmern die Agenda für das kommende Jahr vorgestellt wird und sie Motivation erhalten, die Ziele zu erreichen. Wenn Sie Schwierigkeiten dabei haben, das Ziel zu formulieren, fragen Sie sich, was Sie bei den Teilnehmern auslösen möchten. Vielleicht sind Sie es aber auch gar nicht selbst, der das Ziel vorgibt.

Das Ziel der Veranstaltung sollte für das gesamte Projektteam klar und transparent sein. Sonst laufen Sie Gefahr, in der Eventplanung nicht an einem Strang zu ziehen. Klären Sie im Kickoff-Meeting mit allen Projektbeteiligten die genauen Verantwortlichkeiten und Aufgaben im Eventmanagement. So tragen Sie dazu bei, dass alle Teammitglieder genau wissen, was Ihr Beitrag zum Gelingen des Events ist.

Das Veranstaltungsziel sollten Sie nicht nur zu Beginn festlegen. Führen Sie es sich in jeder Planungsphase vor Augen. So prüfen Sie immer wieder, ob Sie auf dem richtigen Weg sind.

Wer sind meine Teilnehmer?

Definieren Sie die Zielgruppe für Ihre Veranstaltung: Ihr Event wird zu einem unvergesslichen Erlebnis, wenn Sie Ihre Teilnehmer genauestens kennen. Wissen Sie, wer Ihre Gäste sind, was sie bewegt und was sie fühlen? Falls nicht, beschäftigen Sie sich damit und stellen Sie sich die Frage, wer ihre Veranstaltung besuchen wird beziehungsweise soll.

Die folgenden Punkte können Ihnen dabei helfen:

 
Tabelle Checkliste Zielgruppe
Interne oder externe Zielgruppe (oder beides?)
Alter
Geschlecht
Herkunft (Nationalität/Kulturzugehörigkeit)
Bildungsstand
Beruf
Motivation des Veranstaltungsbesuchs
Familienstand

Haben Sie einen Überblick über die Teilnehmer, so wird die Veranstaltung ein voller Erfolg. Aus diesen Merkmalen lassen sich unzählige wichtige Informationen für die Konzeption Ihrer Firmenfeier oder Ihres Meetings ableiten.

Ein paar Beispiele

  • Der Familienstand und das Alter sind wichtig für den Zeitpunkt der Veranstaltung. Denn handelt es sich um deutlich ältere Personen, ist eine Veranstaltung am Abend ungeschickt.
  • Sollen Mütter oder Väter zu Ihrem Event kommen? Dann bietet es sich an, den Event nicht auf ein Wochenende zu legen, an dem Familien Zeit miteinander verbringen.
  • Gehören Ihre Teilnehmer einer bestimmten Kultur an? Achten Sie bei Catering und Rahmenprogramm darauf, ob hier Besonderheiten oder Fettnäpfchen lauern.
  • Handelt es sich um eine bestimmte Berufsgruppe? Richten Sie die Zeit und das Rahmenprogramm nach Vorlieben dieser Berufsgruppe aus.

Versetzen Sie sich in Ihre Gäste hinein: Was ist ihnen eine Freude? Wo liegt ihr Pain Point? Mit diesem Wissen werden Sie Ihre Teilnehmer nachhaltig begeistern und Ihre Veranstaltung zu einer bleibenden Erinnerung machen.

Emotionale Events organisieren: Die 5 Aspekte der User Experience

Veranstaltungen sind heute ein beliebtes Marketinginstrument. Wer aus der Masse herausragen will, muss sich etwas Besonderes einfallen lassen. Individualisierung und Technisierung haben zudem die Erwartung an Tagungen und Veranstaltungen verändert. Bestimmte Eventmanagement Methoden, wie Meeting Design, Agilität und Nachhaltigkeit liegen im Trend.

Diese 5 Punkte machen Ihren Event hochemotional und sind für ein erfolgreiches Eventmanagement maßgeblich:

  1. Achten Sie auf ein gutes Storytelling! Bauen Sie einen Spannungsbogen auf – mit einer mitreißenden Begrüßung am Anfang, guten Rednern in der Mitte, die die Spannung langsam steigern, und einem Knaller am Ende. Das kann z. B. eine Award-Verleihung, ein Überraschungsgast oder ein besonderes Abschlussereignis wie ein Feuerwerk oder ein exklusives Dinner sein.
  2. Versetzen Sie sich in die Teilnehmer hinein. Was bewegt sie? Was werden sie fühlen während des Events? Steuern Sie diese Emotionen gezielt!
  3. Überlegen Sie sich angenehme Überraschungen während der Veranstaltung.
  4. Achten Sie darauf, dass Ihr Team im Hintergrund gute Laune versprüht. Das überträgt sich auf die Gäste.
  5. Bieten Sie Ihren Kunden eine App an: Triggern Sie dort Diskussionen. Stellen Sie Fragen. Etablieren Sie den Austausch, schaffen Sie eine Community.

Motto des Events: Behalten Sie einen roten Faden

Viele Veranstaltungen haben einen Titel, ein Motto oder einen Claim, der sich durch den gesamten Event hindurchzieht. Idealerweise sollte sich dieses Leitmotiv in der gesamten Planung, insbesondere im Setting vor Ort widerspiegeln.

Das Motto muss zu Ihnen als Veranstalter passen, die Zielgruppe ansprechen und direkt verstanden werden. Es kann sich beispielsweise am Anlass der Veranstaltung orientieren: Wurde ein neuer Standort in Asien eröffnet? Richten Sie das Motto oder Setting an der asiatischen Kultur aus. Für ein Firmenjubiläum lohnt es sich, rund um das Gründungsjahr zeitliche Ereignisse, Mode und Gepflogenheiten zu recherchieren.

Doch Vorsicht: Ein Motto ist kein Selbstzweck. Mit ein bisschen Dekoration vor Ort ist es nicht getan. Einladungen, Catering, Rahmenprogramm, Dresscode, Zeitpunkt, Ablauf und vieles mehr sollten sich daran ausrichten.

Location: So treffen Sie die richtige Wahl

Von der Auswahl des Veranstaltungsortes hängt eine Menge ab. Vor allem die Erreichbarkeit wird von vielen Eventmanagern als das Hauptkriterium für den Erfolg eines Events identifiziert. Stellen Sie sich die Frage: Wie gut ist diese Location an den Flug- Auto- Bahn- und den öffentlichen Nahverkehr angeschlossen? Auf welchem Weg wird meine Zielgruppe voraussichtlich anreisen? Wie lange wird die Anreise dauern? Ist sie beschwerlich? Ist vor Ort alles gut ausgeschildert?

Natürlich spielen auch die Sicherheit, Kapazitäten, Barrierefreiheit oder das Image des Veranstaltungsortes eine große Rolle. Dieses strahlt auf das Image Ihres Events ab. Stellen Sie sich die Frage, welche Wege die Gäste innerhalb des Veranstaltungsortes zurücklegen müssen: Müssen Sie für verschiedene Programmpunkte die Etage wechseln, müssen sie das Gebäude verlassen? Ist der Besucherstrom vorhersehbar? Welche Bestuhlungsvarianten sind vor Ort die geeignetsten? Versetzen Sie sich bei der ersten Besichtigung der Location in die Teilnehmer Ihrer Weihnachtsfeier oder Ihrer Tagung hinein.

Veranstaltungszeit und -dauer

Die Wahl des Termins ist in großem Maße abhängig von den Gästen und stellt in der operativen Eventplanung neben der Auswahl des Ortes eine der größten Hürden dar. Achten Sie bei der Wahl des Zeitpunktes und der Dauer aber nicht nur auf die Bedürfnisse und Verfügbarkeiten Ihrer Gäste: Recherchieren Sie regionale oder nationale Großveranstaltungen, achten Sie auf Feiertage oder Ferienzeiten.

Einen guten Überblick über nationale und internationale Messen bietet die weltweite Messedatenbank AUMA. Über die erweiterte Suche können Sie den Zeitpunkt und die Region bzw. Stadt auswählen und so ausschließen, dass zum gleichen Zeitpunkt eine Messe in der gleichen Stadt wichtige Hotel- und Transportkapazitäten bindet.

Externe Dienstleister: So finde ich Referenten, Speaker, Locations und Rahmenprogramm

Bei der Organisation einer Veranstaltung - sei sie auch noch so klein - greifen Sie mit höchster Wahrscheinlichkeit auf externe Dienstleister zurück. Das kann ein Cateringdienstleister sein, ein Künstler oder Referent, eine Personalagentur oder eine Spedition.

Eine gute Inspirationsquelle sind Branchenmessen: Hier präsentieren sich Anbieter, Hersteller und Dienstleister mit ihren neuesten Angeboten. Oftmals erfahren Sie Trends und Moden, denen die Event-Branche stärker unterliegt als andere Branchen. Sie können Kontakte knüpfen und auch Sondierungsgespräche führen.

Wenn das Organisieren von Veranstaltungen zu Ihren regelmäßigen Aufgaben gehört, lohnt sich beispielsweise der Besuch auf einer der folgenden Messen:

 

NameInhaltOrtURL
IMEXInternationale Messe mit 3500 Veranstaltern aus 160 Ländern. Es präsentieren sich neue Veranstaltungsorten in Metropolen weltweit, Technikanbieter, Agenturen, Hotels und viele mehr.Frankfurthttp://de.imex-frankfurt.com
LocationsAuf den unterschiedlichen Terminen präsentieren sich rund 100 Locations der jeweiligen Metropolregionverschiedene Standortehttps://locations-messe.de
BOE InternationalDie internationale Fachmesse für Erlebnismarketing, auf der sich rund 550 Aussteller aus Bereichen wie Event-Veranstaltung und -Ausstattung sowie Messebau präsentierenDortmundwww.boe-messe.de
ITBLeitmesse der weltweiten ReisebrancheBerlinwww.itb-berlin.de
Meet GermanyRegionale Netzwerktreffen mit Locationbesichtigungenverschiedene Standortewww.meet-germany.network

Um mit Dienstleistern ins Gespräch zu kommen, sollte der Besuch effizient geplant werden. Schauen Sie sich vorab die Ausstellerliste an und vereinbaren Sie Termine mit den Anbietern, die für Ihre Planung relevant sind. Zusätzlich sollten Sie Zeit einplanen, die Sie mit dem Schlendern durch die Hallen verbringen. Holen Sie sich hier Inspiration für neue Ideen.

Budgetkontrolle für Event-Planer

Die Gesamtkosten einer Veranstaltung setzen sich aus verschiedensten Kostenarten zusammen: Damit Sie nicht einzelne Kostenarten übersehen oder vergessen, lohnt es sich, eine detaillierte Aufstellung zu machen.

Folgende Checkliste hilft Ihnen dabei:

 

Vor der Veranstaltung
PlanungKonzept, Locationsuche, Reisekosten, Schreibbüros, Software ...
WerbungWebsite, Werbemittel print/online/social media, Grafiker, Druck, Agentur, Versandkosten, Mailings, Teilnehmermanagement ...
UnterlagenHandouts, Pressemappen, Material, Übersetzungen, Give aways ...
Während der Veranstaltung
PersonalkostenEigenpersonal, Fremdpersonal ...
LocationRaummiete für Veranstaltung plus Auf- und Abbautage, Messebauer, Möbel, Dekoration, Ausstattung, Technik, Auf- und Umbau, Hotelkosten, Parkkosten, Cateringkosten, Trinkgelder, Beschilderung ...
Künstler, Key-Notes, Rahmenprogramm, ModerationHonorare, Spesen, Nebenkosten, An- und Abreise, Shuttleservice, Sicherheitskosten, Betreuungskosten, Busse, Fahrer, Hosts, Präsente ...
Gebühren und VersicherungenGEMA, KSK, Lizenzen, Veranstaltungshaftpflicht, Diebstahlversicherung ...
Nach der Veranstaltung
OrganisationAbbau, Rückbau, Transport, Reinigung, Entsorgung, Beseitigung von Schäden ...
NachbereitungProgrammierung, Danksagungen, Feedbackmaterial ...

 

Diese Liste können Sie für Ihr eigenes Projekt anpassen und erweitern. Da sich Budgets und tatsächliche Kosten im Planungsverlauf oft anders entwickeln als ursprünglich angesetzt, ist eine genaue Kostenkontrolle über die gesamte Planungs- und Organisationsphase hilfreich.

Marketing für Ihren Event

Auf welche Art und Weise Sie Marketing für Ihre Veranstaltung betreiben, hängt in erster Linie von Ihren Zielen und Ihrer Zielgruppe ab. Wählen Sie einen auf diese Gruppe abgestimmten Marketingmix aus. Dank der digitalen Transformation erreichen Sie heute Ihre Zielgruppe deutlich schneller und häufiger.

Das Marketing über Social-Media-Plattformen gehört heute in den Marketing-Mix jeder Veranstaltung. Es bietet tolle Möglichkeiten, nicht nur vor dem Event, sondern auch währenddessen und danach.

Fishbowl und World Cafe: Mitmachkonzepte

Immer mehr Veranstaltungsplaner experimentieren mit interaktiven Formaten. Der Teilnehmer soll dabei einbezogen werden und besondere Erfahrungen machen.

  • Das Barcamp beispielsweise ist ein Format, bei dem es keine Tagesordnung gibt, auch keine festgelegten Vorträge oder eine Agenda. In der Regel stehen vorab das Thema des Events und die Pausen fest, alles andere wird von den Teilnehmern selbst bestimmt. Damit trägt nicht nur jeder Teilnehmer mit Ideen, Inhalten und Teamwork zum Erfolg des Events bei, sondern partizipiert auch vom versammelten Wissen.
  • Beim World Café wiederum diskutieren feste Gruppen (rund fünf bis acht Personen) ein Thema mit Zeitrahmen. An den meist runden Tischen mit weißen Papiertischdecken oder Tapeten lassen sich Gedanken oder Skizzen festhalten. In immer neuen Gruppierungen bearbeiten die Teilnehmer in mehreren Runden dasselbe Thema. Pro Tisch werden die Ergebnisse zum Schluss ausgewertet. Das kann firmenübergreifend funktionieren, aber auch intern, wenn bestimmte Themen zu beleuchten sind.
  • Papiertischdecken zum Skizzieren sind ein Element von vielen, die Veranstalter als Tools für Interaktionen nutzen. Lego Serious Play nennt sich ein anderes Tool, mit denen sich beispielsweise Workshops designen lassen – quasi spielerisch. Das Format Fish Bowl wiederum wird gern für Diskussionen in größeren Gruppen genutzt, es heißt so, weil Stühle im Kreis stehen. Der Rest der Teilnehmer sitzt drumherum, schaut auf die Fish Bowl, sie dürfen sich auch an der Diskussion beteiligen. Wer von außen in den inneren Kreis wechseln will, kann das machen. Der Inner Circle ist praktisch aufgefordert, einen Platz zu räumen.
  • Speed Geeking wiederum ist ein wenig wie Speed Daten, allerdings nicht mit zwei Personen, sondern kleinern Gruppen. Jede Gruppe hat vier oder fünf Minuten Zeit für Kurzvorträge, eine Minute für Verständnisfragen.

Der Planungsprozess

Vor während und nach der Veranstaltung ist ein detaillierter Projektplan - idealerweise wird er in einer Projektmanagement-Software erstellt - wichtig. So können Sie auf Abweichungen im Zeitplan frühzeitig reagieren und gegensteuern.

Es lohnt sich, an bestimmten Stellen der Eventplanung sogenannte Milestones zu identifizieren und im Vorfeld festzulegen. Bis wann muss welcher Milestone (Festlegung auf Location, Buchung der Location, Start Marketing, Versand Einladungen etc.) erreicht sein? Anhand der wichtigen Milestones können Sie Ihre regelmäßigen Teambesprechungen festlegen, in denen die nächsten Schritte und Aufgaben der Event-Planung besprochen werden.

 

Die Nachbereitung einer Veranstaltung

Nach dem Event ist vor dem Event. Auch wenn die letzten Gäste gegangen sind, verbleiben einige To Dos auf Ihrer Liste. Vor Ort müssen Sie die Location kontrollieren und ordnungsgemäß übergeben. Eventuell ist hinterbliebener Schaden zu dokumentieren. Sprechen Sie im Anschluss einen Dank an das Team und Lieferanten vor Ort aus. Der Dank an Sponsoren sollte ebenfalls unmittelbar nach dem Event erfolgen.

Das Team benötigt von Ihnen als Eventmanager ein qualifiziertes Feedback. Referenten und andere an der Organisation Beteiligte möchten ebenfalls zeitnah eine Rückmeldung erhalten, wie ihre Dienstleistung oder ihr Vortrag ankam. Fragen Sie Ihre Teilnehmer unbedingt nach Feedback und verlassen Sie sich nicht auf Ihren eigenen Eindruck. Das können Sie beispielsweise in Form eines Feedbackbogens oder einer programmierten Umfrage per Mail tun. Der Hinweis auf das Feedback an die Teilnehmer des Events lässt sich ideal verbinden mit einem Hinweis auf Ihre nächste Veranstaltung! Nutzen Sie diese Chance für ein Follow-up-Marketing.

Haben Sie die Ziele Ihrer Veranstaltung erreicht? Diese Frage sollten Sie sich unbedingt stellen. Im Anschluss versenden Sie angekündigte Unterlagen wie Handouts oder PowerPoint-Slides und aktualisieren Ihr CRM. 

Damit Ihre nächste Veranstaltung noch erfolgreicher wird, sollte die Nachbereitung zeitnah erfolgen. So sind alle Eindrücke frisch und Optimierungsvorschläge geraten nicht in Vergessenheit - ein wichtiger Punkt im Eventmanagement.

Absage einer Veranstaltung: So gehen Sie vor

Wenn eine geplante Veranstaltung ausfallen muss, ist es ärgerlich  – und zwar für beide Seiten. Die Teilnehmer haben sich den Termin eingerichtet und freigehalten und Sie haben sicherlich viel Zeit und Mühe investiert, das Event zu organisieren.

Trotzdem hilft es nichts. Wenn der Termin platzt, sollten Sie so schnell wie möglich handeln. So können die Teilnehmer ihre Zeit anderweitig planen und Referenten mit etwas Glück doch noch anderen Interessenten zusagen.

Schriftlich oder mündlich absagen?

Wenn es sicher ist, dass Sie die Veranstaltung absagen müssen, stellt sich zunächst die Frage, ob Sie das schriftlich oder mündlich tun sollten. Pauschal lässt sich das nicht beantworten, da es von vielen verschiedenen Faktoren abhängt.

Wenn Sie die geplante Veranstaltung relativ kurzfristig absagen müssen, empfiehlt es sich meist, das mündlich zu tun. Ein kurzes Telefonat ist eben schneller als ein Brief und Sie haben die Gewissheit, dass Ihr Gesprächspartner über die Absage informiert ist.

Auf der anderen Seite wirkt eine Absage einer Veranstaltung in Briefform förmlicher und kann daher für bestimmte Events die bessere Alternative sein. Das natürlich nur dann, wenn Sie noch genügend Vorlaufzeit haben.

Das gehört in die Absage einer Veranstaltung

Grundsätzlich sollten einige Dinge in Ihrem Schreiben genannt werden, weil Sie den Empfänger der Absage in der Regel interessieren. Dazu gehören:

  • Geplante Veranstaltung, die abgesagt wird
  • Grund für die Absage
  • Gibt es einen Ersatz oder Ausweichtermin für die Veranstaltung? Falls ja, wann wird dieser bekanntgegeben?
  • Müssen die Teilnehmer etwas unternehmen? Beispielsweise die Teilnahmegebühr zurückfordern?
  • Ist eine Entschädigung für die Unannehmlichkeiten geplant?
  • Freundliche Verabschiedung, Entschuldigung für die Absage der Veranstaltung und Ausblick auf die neue Veranstaltung (falls es einen Ersatztermin gibt)

Teilnehmermanagement während der Corona-Pandemie

Während der Corona-Pandemie steht das Event-Management vor gesonderten Herausforderungen: Großmessen finden beispielsweise als Versuchsballons im virtuellen Format statt. Und erste Pressekonferenzen und Geschäftspartner-Treffen werden sogar wieder vor Ort veranstaltet, nach strengen AHA-Regeln (Abstand, Hygiene, Alltagsmaske) als neuer Business-Etikette, versteht sich. Dennoch bleibt Eventplanung risikobehaftet. Ob vor Ort (onsite) oder nur virtuell, das hängt maßgeblich vom aktuellen Infektionsgeschehen ab und von dem, was der Gesetzgeber, die Bundesländer und jeweiligen Kommunen daraus ableiten. „Eventplaner können trotzdem wieder Veranstaltungen in Angriff nehmen. Ganz wichtig ist hierbei ein Hygienekonzept und ein Plan B“, sagt Event-Expertin Katrin Taepke, Herausgeberin des Blogs micestens-digital. Hybride Formate etwa sind so ein Plan B. „Wer sein Event von vornherein als hybride Variante, also online und onsite, plant, kann sehr schnell auf veränderte Vorschriften oder Absagen von Teilnehmern und Referenten reagieren“, so Bloggerin Taepke.

Tabelle: Teilnehmermanagement-Lösungen im Überblick

Ein Teilnehmermanagement-System kann womöglich nicht nur bei klassischen Formaten mit den neuen Variablen und Unwägbarkeiten, sondern auch bei den hybriden Events und sogar der Einhaltung von Corona-Regeln helfen.

 

Basis-Funktionen

Hybride Features

AHA-Features

Für Größenordnungen  ab …

Kontakt

Aloom

www.aloom.de

u.a. Prozess-Editor, E-Mail-Editor, Teilnehmerlisten mit Filtern, Abrechnung, Zimmer- und Kontingentverwaltung, Im- und Exportfunktionen etc.

Aktuell: digitale Schulungen; ab 2021: Integration von Streams, Webmeeting, Online-Präsentationen

Kontaktloser Check-in per WebApp, Offline Kontakt-Erfassung

… ca. 25 TN pro Event; Pay-per-Attendee-Modell: 3 Euro je registr. TN, Lizenzmodelle ab 299 Euro/Monat: empfohlen bei mehr als 1.200 TN pro Jahr

www.aloom.de
info@aloom.de

doo

www.doo.net

Modulare Plattform, Event-Cockpit: u. a. Online-Zahlungs- und Buchungsverwaltung, Kontaktcenter (CRM), Rechteverwaltung für Plattformbenutzer, Veranstaltungs-Webseite konfigurierbar

On- und Offsite-Features, hybride Formate, z.B. GoToWebinar oder Zoom, virtuelle Konferenzen und Messen

TN-Listen manipulationssicher und DSGVO-konform, Zeitslots für den geregelten Zugang, Live-Reporting zu aktuell anwesenden Personen, Event-Hygiene-Checkliste

Grundregel: je mehr Events, desto mehr rechnet sich eine Anschaffung; Zusatznutzen durch viele weitere Datenpunkte für CRM

www.doo.net

e-guest

Speziell für Corona-Anforderungen entwickelt

Onsite-Tool

Gästedaten erfassen, Begleitpersonen, Reservierungssystem etc.

kostenlos

e-guest.de
info@e-guest.de

EM.EX, emendo

Teilnehmerregistrierung, -verwaltung, Ticketbuchung, Auslastungskontrolle, Hotel- und Reisemanagement, Abstractmanagement, DSGVO-konform, konfigurierbarer Listenexport/-import, Einladungen, Rollen-/Rechteverwlatung, Buchhaltung, Umfragemodul

Schnittstellen offen für sämtliche Online-Messeportale, Einbettung von Streaminglinks im Teilnehmerportal, Verwaltung von Präsens- und Online-Tickets

Erfassung aller Event-Beteiligter inkl. Crew mit Anwesenheitserfassung per Barcode, kontaktloser Check-in + Zertifikationsdruck (Selfprint), frei definierbarer Ticketstruktur inkl. Verwaltung von Zeitkontingenten EM.EXprotect: sensorgesteuerte Besucherführung

Wegen Zeitersparnis amortisiert sich Anschaffung lt. Anbieter ab wenigen Teilnehmern

www.emex-world.de
post@emendo-events.de

Eveeno

Von Anmeldung über Rechnungsstellung bis zur digitalen Einlasskontrolle, Reports, z.B. auch Wartelistenfunktion, Design-Anpassungen

Diverse Features, darunter auch Zeitslots für Ticketkategorien

u.a. digitaler Check-in-Prozess auf Kontaktverfolgung ausgerichtet, Check-in eingrenzbar auf Veranstaltungsteile, QR-Code für Event-Infos (z.B. gebuchte Workshops. Hygieneregeln)

Keine Grundgebühr, keine Kündigungsfristen; nur für kostenpflichtige Veranstaltungen: prozentuale Gebühr pro Teilnehmer + Premium-Pakete

Eveeno.com
info@eveeno.de

Eventbrite

Ticketing bis hin zu Eventmanagement

Integration mit Zoom, Vimeo, Twitch; Fragenbogen, Check-in vor Ort

Registrierung aller Teilnehmer im Vorfeld

Kosten nur für verkaufte Tickets; kein Anschaffungskosten per se

www.eventbrite.de/support/contact-us

Eventmobi

Registrierungsseite, E-Mail-Einladung, Verwaltung von Teilnehmerdaten, Kommunikation via Mail und Push, Check-In & Badgeting vor Ort, Feedback-Umfragen

u.a. Online-Anlaufstelle für Teilnehmer, um sich zuzuschalten

Kontaktloser Check-in via QR-Code; bald verfügbar: Nachverfolgen der Besucher von Online-Programmpunkten (z.B. Vergabe von Credits)

Funktionen für Teilnehmermanagement nur in Kombi mit EventMobi-Event-App bzw. virtuellem Eventportal buchbar; Preis für hybride Events: ab 5.000 Euro für 500 Teilnehmer

Eventmobi.de
info@eventmobi.de

Meetingmasgters

Flexible Einrichtung, z.B. Editier-Funktionen, Sicherheit und Datenschutz, Kommunikation mit Teilnehmern per Mail, Fax, Brief; Registrierungs-Funktionalitäten

Entwicklung einer Lösung, um von der Anmeldung zur virtuellen Teilnahme zu leiten

Kontaktloser Check-in, Nachverfolgung der Anwesenden wird über Einlasskontrolle per App gesteuert

Einmalige Einrichtungsgebühr: 950 Euro; Nutzungsgebühr: 0,99 Euro pro Teilnehmer + 1% der Teilnahmegebühr (bei kostenpflichtigen Events)

Meetingmaster.de
info@meetingmasters.de

Xing Events

Plattform: Event-Vermarktung +Teilnehmerverwaltung, Online-Registrierung, Ticketshop, Zahlungsabwicklung, Einlassmanagement, Event Data Intelligence, zahlreiche APIs

Event-Bausteine geeignet für virtuelle + hybride Formate,, Verknüpfung mit Online-Event-Tool der Wahl

Einlass und Erfassung der Kontaktdaten, für jedes Event, jeden Raum, jeden Workshop granular verfolgbar, wer und wie viele Personen sich wo befinden; EasyEntry: kontaktloser Check-in, Zeitslot-Management

Kein Abo-Modell, z.B. Ticketing: Gebühren für Online-Registrierung bei kostenpflichtigen Events: 3,9 %/0,99 Euro pro Teilnehmer; Bereich Vermarktung: Event Plus Seite: 39,95 Euro/Monat

offers@xing-events.com

Quellen: Auszüge aus Angaben der Anbieter

Welcher Teilnehmermanagement-Anbieter ist der Richtige für mich?

Sie sehen: Die Anzahl der Anbieter von Teilnehmermanagement ist riesig. Bei der Auswahl kommt es darauf an, welche Features ein Unternehmen konkret für seine Veranstaltungen benötigt. „Jedes Event ist ein bisschen anders“, weiß Taepke, und rät: „Das wichtigste Kriterium ist, dass die Lösung zu Ihren Events und Ihren Anforderungen passt. Diese müssen Sie im ersten Schritt definieren und erst dann eine Marktrecherche starten.“ Darüber hinaus sei es wichtig, dass die Lösung mit den bereits im Hause existierenden Software-Lösungen kompatibel ist und dass sich über Schnittstellen Daten austauschen lassen. „Denn das beste Teilnehmermanagement-Tool ist wenig hilfreich, wenn die Daten auf einer Insel liegen bleiben und manuell in andere Systeme, zum Beispiel die Buchhaltung, übertragen werden müssen. Außerdem würde ich eine Standard-Lösung in den meisten Fällen denen einer Individualprogrammierung vorziehen. So profitiert man als Eventmanager automatisch von den Weiterentwicklungen des Tools.“ Bei den Funktionen sollte auch unbedingt daran gedacht werden, welche man später in nachfolgenden Prozessen braucht. So wirkt sich ein Canceln nach der Registrierung auch auf gebuchte Sessions und Raumkapazitäten aus.

Fazit: Die Features der Teilnehmermanagement-Anbieter im Vergleich

Es gibt Teilnehmermanagement-Software, die einzelne Funktionen fokussiert. Ganzheitliche Systeme dagegen begleiten Veranstalter von der Erstellung des Anmeldeformulars über Rechnungsstellung und Zahlungsmanagement bis hin zur digitalen Einlasskontrolle am Tag des Events, unabhängig von Art und Größe der Veranstaltung. Eveeno beispielsweise managt mit über einer Million Buchungen und mehr als 10.000 Kunden im deutschsprachigen Raum Veranstaltungen aller Branchen und integriert Features für hybride Events, etwa die Anmeldung für digitale oder Vor-Ort-Teilnahme in einem gemeinsamen Formular, mit Kategorisierung und unterschiedlichen Teilnehmergebühren. Kapazitätsbegrenzungen verhindern Überbuchungen. Zeit-Slots sind zusätzlich zu den Ticketkategorisierungen möglich, Besucherströme lassen sich so steuern, Abstandsregeln am Eingang umsetzen.

Aloom besitzt als Anbieter der MICE-Plattform ohnehin geballte Veranstaltungskompetenz. Da steckt in der softwarebasierten Verwaltung von 10 bis 10.000 und mehr Eventteilnehmern viel Erfahrung mit den Bedürfnissen der Veranstaltungsplaner drin. Und das bedeutet jede Menge Features, die in den vielen einzelnen Prozessschritten nützlich sein können. So machte es eine Teamfunktion beispielsweise möglich, mit mehreren Kollegen an einem Event zu arbeiten, um nur eines herauszugreifen.

Mit EM.EX von Emendo Event + Congress lässt sich eine Veranstaltung verwalten, mit EM.Exchange mehrere oder wiederkehrende – und zwar Online-Einladung, Teilnehmerhandling und Gästemanagement in einem System, inklusive Schnittstellen, die offen sind zu sämtlichen Online-Messeportalen. Auch Features für Kontaktverfolgung & Co. sind integriert, beispielsweise die Erfassung aller Eventbeteiligten inklusive Crew mit Anwesenheitserfassung per Barcode-Scan, frei definierbare Ticketstrukturen mit der Verwaltung von Zeitkontingenten, was die starke Häufung von Teilnehmern zu entzerren hilft, auch Seating bzw. Sitzplatzzuordnung. Und mit EM.EXprotect gibt es auch eine sensorgesteuerte Besucherführung.

Mehrere Millionen Veranstaltungen auf der ganzen Welt setzen laut Ticketing-Anbieter Eventbrite ein, um Events online und offline nicht nur zu planen, sondern auch zu vermarkten und zu produzieren. Mit seiner Lösung hat Eventbrite vermutlich nicht wenigen Eventplanern einen neuen Vermarktungskosmos in den Social Media eröffnet, allein übers Ticketing mit über 100 Distributionspartnern wie z. B. Youtube, Spotify oder Instagram. So lassen sich Eventbrite-Tickets etwa direkt auch auf Facebook ohne Weiterleitung verkaufen oder der Ticketshop in die eigene Seite einbinden. Social-Media-Affine arbeiten hier gerne mit Hashtags, um die Aufmerksamkeit in den Netzwerken zu unterstützen. Eventbrite bietet dabei volle Kontrolle über den Online-Ticketverkauf: Nutzer setzen ihre Events selbst auf, können jederzeit Änderungen daran vornehmen und Daten zum Ticketverkauf in Echtzeit einsehen und analysieren.

Wie ein Multiplikator kann es wirken, wenn Teilnehmer ihren Ticketbezug auch in ihrem Netzwerk posten und damit vielleicht gleich einen ganzen Kollegenkreis für die Fachveranstaltung aktivieren. Das funktioniert besonders gut über berufliche Netzwerke. So vereint Xing Events beispielsweise Eventmanagement-Software und Vermarktungslösung in einem. Xing Events hat bereits mehr als 12 Millionen Menschen bei mehr als 1,6 Millionen Seminaren, Meetups, Netzwerk-Events, Konferenzen und Messen zusammengebracht, online und offline. Die Plattform soll alle Prozesse rund um das Eventmanagement vereinfachen helfen.

Auf dem Xing-Eventmarkt können Veranstalter ab sofort aus vorgefertigten Templates zu Kategorien wie etwa „Seminar und Weiterbildung“ oder „Konferenz und Kongress“ wählen, um so einen leichteren Einstieg in die Online-Eventorganisation zu finden. Bettina Knauer, Content Marketing & PR Managerin bei Xing Events: „Natürlich lag es nahe, Veranstaltungen angesichts der Pandemie zu retten, indem man sie digitalisiert. Weil diese spontane Umplanung bei vielen Eventorganisatoren Fragen aufgeworfen hat, haben wir recht schnell an Produktneuerungen gearbeitet.“

Danksagung für die Teilnahme an einer Veranstaltung: Muster und Tipps

Eine freundliche und ernst gemeinte Danksagung ist immer auch ein Zeichen der Wertschätzung für die geleistete Arbeit – und damit wichtig für das Funktionieren der (geschäftlichen) Beziehung.

Wenn Sie eine Danksagung für die Teilnahme an einer Veranstaltung formulieren möchten, können wir Ihnen unser Muster ans Herz legen. Wie immer gilt auch in diesem Zusammenhang: Wandeln Sie es gerne nach Ihren individuellen Vorstellungen ab. Denn eine individuelle Danksagung transportiert noch mehr das, was Sie damit ausdrücken möchten: Ihre Dankbarkeit für die Teilnahme an der Veranstaltung.

Trotzdem möchten wir Ihnen ein Muster an die Hand geben, dass Sie für Ihre Situation abwandeln können.

Danksagung an Teilnehmer einer Veranstaltung: Muster

Sehr geehrte Frau Meier/ Liebe Sabine,

 

herzlichen Dank für Ihre/Deine Teilnahme an der Veranstaltung und Ihre/Deine Hilfe. Es ist schön, dass ich mich auf Sie/Dich stets verlassen kann. Nicht nur auf Ihr/Dein Engagement kann ich zählen, sondern auch auf Ihre/Deine Professionalität.

 

Kurzum, es war mir eine Freude. Besten Dank!

 

Herzliche Grüße/Liebe Grüße

Herr Mustermann


Weiterbildung im Bereich Eventmanagement

Als Assistentin bzw. Assistent gehört die Planung und Organisation von Veranstaltungen in Ihren Aufgabenbereich, war aber kein Bestandteil Ihrer Ausbildung. Oft eignen Sie sich die Aufgaben des Eventmanagements im operativen Geschäft an. Sie haben aber auch die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten in einem berufsbegleitenden Studium (als eigener Studiengang mit Abschluss Bachelor) an einer Hochschule oder in einer Fortbildung im Bereich Veranstaltungsmanagement zu professionalisieren. Tagesseminare setzen jeweils einen unterschiedlichen Schwerpunkt, beispielsweise auf Management, Organisation, Marketing oder Inhalte.

Nachhaltigkeit: Wichtiger Trend im Veranstaltungsmanagement

Für Teilnehmerinnen und Teilnehmer spielt die Nachhaltigkeit von Veranstaltungen eine immer größer werdende Rolle. Der schonende Umgang mit Ressourcen werden Qualitätsmerkmal und Auswahlkriterium. Er sollte daher auch von Event-Managern als Megatrend in der Planung beachtet werden. Dabei kann die umweltfreundliche Beschaffung und auch eine entsprechend ausgerichtete Organisation kostensparend wirken.

So führen zum Beispiel der Einsatz energiesparender Geräte zu geringeren Energiekosten. Folgende Handlungsfelder sind für Eventmanager bei der nachhaltigen Planung von Bedeutung:

  • Mobilität
  • Eventlocation
  • Energie und Klima der Destination
  • Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen
  • Catering
  • Abfallmanagement
  • Umgang mit Wasser vor Ort
  • Gastgeschenke
  • Kommunikation
  • soziale Aspekte

(Quelle: Bundesumweltministerium "Leitfaden nachhaltige Organisation von Veranstaltungen")

Das Bundesumweltministerium hat einen kostenlosen Leitfaden für Veranstaltungsplaner erstellt, der Tipps für die Planung zusammenfasst.

Wichtige Verbände im Eventmanagement

In der sogenannten Meeting-Industrie oder MICE-Branche, gibt es unterschiedliche Verbände und Vereine, die die Interessen verschiedener Gruppen vertreten. Mitunter lohnt es sich, sich mit den Verbänden zu beschäftigen oder über die Vorteile einer Mitgliedschaft nachzudenken. Das German Convention Bureau e.V. repräsentiert Deutschland als Kongress- und Tagungsdestination. Tagungsplanern und Event-Managern ermöglicht es Zugang zu einem Netzwerk rund um die Tagungsindustrie. Zudem erstellt es Studien und Berichte, die über Trends im Eventmanagement informieren.

In vielen Städten gibt es darüberhinaus Convention Bureaus oder Tourismuszentralen, die Event-Manager dabei unterstützen, Locations, Rahmenprogramme und Partner vor Ort zu finden - diesen Service bieten die Convention Bureaus kostenlos an.