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Die Wirkung von Materialien im geschäftlichen Briefverkehr – Briefkuvert und Briefpapier passend wählen

Trotz der zunehmenden Digitalisierung verlieren der Brief und die geschäftliche Korrespondenz nicht an Bedeutung. Im Gegenteil, ein Brief ist immer noch das Mittel der Wahl, wenn es um vertrauenswürdige Kommunikation geht. In Zeiten von E-Mails und Chats sticht die Kommunikation per Brief zudem heraus und kann ein besonderes Gefühl der Wertschätzung vermitteln. Wir erklären, was bei der Wahl von Briefpapier und Briefkuvert zu beachten ist.

Briefpapier und Briefkuverts

So erzielen Sie im geschäftlichen Briefverkehr mit hochwertigem Briefpapier und Briefkuverts die richtige Wirkung und einen guten Eindruck.

Mit gutem Briefpapier die Geschäftspartner begeistern

Briefpapier und Briefkuvert sind Utensilien, die tagtäglich eingesetzt werden: Auf ihnen werden Angebote, Rechnungen und andere geschäftliche Korrespondenz gedruckt und an die entsprechenden Empfänger verschickt. Mit dem individuellen Firmenlogo auf Briefbogen und -kuvert entsteht ein einheitliches Bild, das gleich auf den ersten Blick den Absender verrät. Wird gutes Briefpapier verwendet und passen die Materialien zur Firmenphilosophie, macht das auf die Geschäftspartner einen guten Eindruck. Passende Partner und Distributoren finden sich dabei mittlerweile auch online. Blanke Briefhüllen bietet beispielsweise passende Briefkuverts in großer Auswahl an. Das passende Briefpapier findet sich beispielsweise bei Die-Druckerei.de.

Wie sieht gutes Briefpapier aus?

Wer mit seiner geschäftlichen Post den Empfänger begeistern möchte, sollte darauf achten, dass sowohl das Papier als auch das Briefkuvert so ausgewählt wird, dass es mit der individuellen Philosophie des Unternehmens konform geht. Dabei ist die Auswahl groß: Es gibt weißes Papier, gefärbtes, glänzendes oder mattes, glattes und raues. Engagiert sich das Unternehmen beispielsweise vorbildlich für den Klimaschutz, sollte das bereits am Geschäftspapier erkennbar sein: Hier ist umweltfreundliches Papier die erste Wahl.

Das Image lässt sich durch geeignetes Papier pflegen

Das Image eines Unternehmens hängt von vielen Faktoren ab. Wer es unterstützen möchte, setzt gerade bei der geschäftlichen Korrespondenz – zu der auch der Versand von Angeboten und Rechnungen zählen – auf hochwertige Materialien. Wer am Papier oder am Druck spart, hinterlässt beim Empfänger einen knauserigen Eindruck. Werden die Geschäftsbriefe jedoch auf hochwertigem Briefpapier verschickt, macht das nicht nur einen guten Eindruck, sondern kann Grundlage für eine wertvolle und auf Loyalität basierende Geschäftsbeziehung werden.

Alles eine Frage der Haptik

Ausschlaggebend für die Haptik des Briefpapiers und auch des Kuverts ist die Grammatur. Sie gibt das Gewicht des Papiers an. Beträgt diese 90 Gramm pro Quadratmeter, wiegt ein Quadratmeter dieses Papieres genau 90 Gramm. Dank der Grammatur können das Gewicht und die Qualität des Papieres leicht verglichen werden:

Kopierpapier mit 80 g/m²

Kopierpapier hat eine Grammatur von 80 g/m² und eignet sich hervorragend für den Einsatz im Drucker. Es ist solide und sauber, wirkt jedoch nicht besonders hochwertig. Allerdings hat es einen Vorteil: Jeder Din-A4-Bogen wiegt lediglich fünf Gramm. Damit können in einer Briefsendung bis zu drei Blatt Kopierpapier stecken und wiegen mitsamt dem Briefkuvert weniger als zwanzig Gramm, die Gewichtsgrenze für den Standardbrief. Wird Papier mit einer Grammatur von 90 g/m² verwendet, wird die Gewichtsgrenze unter Umständen überschritten, so dass höheres Porto fällig ist. Wählen Sie Kopierpapier für Rechnungen und Massensendungen.

Günstig und gut: Papier mit 90 g/m²

Das Papier mit einer Grammatur von 90 g/m² wirkt etwas fester und ist nur minimal teurer als Kopierpapier. Da es weniger durchscheinend ist, drückt sich auch der Druck mit einem Tintenstrahldrucker weniger durch. Für den Empfänger wirkt jedoch das Papier mit 90 g/m² nicht viel anders als das Kopierpapier. Das Papier können Sie in jedem Fall wählen.

Deutlich schwerer: Papier mit 100 g/m²

Wer Geschäftspost auf diesem Briefpapier verschickt, kann sich sicher sein: Diese Briefe wirken durch ihr höheres Gewicht deutlich persönlicher und hochwertiger. Allerdings ist das Papier schon etwas teurer: Das liegt daran, dass von dieser Grammatur weniger produziert wird. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen, für Kanzleien und Freiberufler kann ein solches Briefpapier mit dem passenden Briefkuvert eine gute Wahl sein, um einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Ab hier beginnt die Oberklasse: Papier mit 120 g/m²

Briefpapier mit einer Grammatur von 120 g/m² ist zwar relativ steif und dick, lässt sich jedoch noch problemlos bedrucken sowie falzen und kuvertieren. Wird es doppelt bedruckt, scheint nichts auf die Vorderseite durch. Wer als Unternehmer auf sich und sein Können aufmerksam machen möchte, kann darauf seine Expertise präsentieren oder Honorarnote versenden. Auf diesem Briefpapier wirkt jede geschäftliche Korrespondenz sehr hochwertig. Der Preis für dieses edle Papier liegt etwa doppelt so hoch wie der Preis für Kopierpapier. Wenn Sie sich für dieses Papier entscheiden, fühlt sich der Empfänger geehrt.

Feinpapiere mit besonderen Oberflächen

Neben dem Offset-Papier mit seiner Grammatur von 120 g/m² gibt es die sogenannten Feinpapiere. Ob mit Leinen- oder Filzstruktur, Wasserzeichen oder ein wie Aquarellpapier wirkendes Briefpapier mit entsprechendem Briefkuvert gewählt wird, hängt vom persönlichen Geschmack ab. Die Vielfalt der Feinpapiere ist fast unübersehbar groß, allerdings sind sie auch deutlich teurer als Offset-Papiere.

Das passende Briefformat und die Farbe

Das in Deutschland verwendete Format für Briefe und andere Korrespondenz entspricht mit seinen 210 Millimeter Breite und 297 Millimeter Höhe dem DIN-A4-Format. Auch wenn für geschäftliche Anlässe keine Papierfarbe vorgeschrieben ist, hat sich weißes Papier durchgesetzt. Die pastelligen Bögen aus Recyclingpapier werden dagegen von Behörden verschickt. Wie weiß das Papier tatsächlich ist, verrät der CIE-Wert. Recycling-Kopierpapier hat einen CIE-Wert von 85, Farblaser-Kopierpapier dagegen einen CIE-Wert von 170.

Fazit

Selbstverständlich lässt sich in der geschäftlichen Korrespondenz auch ein günstiges und leichtes Papier verwenden. Soll es jedoch hochwertig wirken, sollten Papiere mit schwerer Grammatur bevorzugt werden. Besonders langwierige Geschäftspartner werden Sendungen auf hochwertigem Papier zu schätzen wissen.

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