Ein Mann mit einem dunkelblauen Anzug lehnt sich auf einem Glastisch nach vorne und hält die Holz-Waage an einem Ende nach unten. Am anderen Ende sind Geldmünzen gestapelt. Die Seite mit den Münzen ist oben.
Stehen Preiserhöhungen an, ist der Kunde dringend zu informieren © Andrey_Popov - Shutterstock

Preiserhöhung ankündigen: So informieren Sie Kunden

Es gibt viele Gründe, die eine Preiserhöhung notwendig machen und rechtfertigen. Es ist wichtig, den Kunden diese Gründe transparent zu machen und um Verständnis zu werben, damit er die Notwendigkeit erkennt. Mit den folgenden Tipps können Sie als Office-Professional Preiserhöhungen freundlich ankündigen und durch passende Formulierungen ein gutes Verhältnis zu den Kunden bewahren.

Steigende Produktionskosten, hohe Mieten oder höhere Personalkosten: Es gibt verschiedene Gründe, aus denen es nötig wird, die Preise für die eigenen Leistungen zu erhöhen. In einigen Fällen ist es auch so, dass die angebotenen Produkte und Dienstleistungen im Vergleich zu früher an Qualität gewinnen. 

 

Allerdings haben Kunden nur begrenzt Verständnis dafür. Deswegen ist es wichtig, eine Ankündigung einer Preisanpassung immer mit Vorteilen für die Kunden zu begründen. Mit einem seriösen und professionell verfassten Geschäftsbrief gewinnen Sie ihr Verständnis und erhöhen die Bereitschaft, mehr zu zahlen.

Warum sollte man eine Preiserhöhung ankündigen?

Eine Preiserhöhung anzukündigen ist ein Gebot der Fairness. Die Kunden haben ein Recht darauf, zu erfahren, wenn ein Produkt oder eine Dienstleistung in Zukunft teurer ist als bisher. Zudem haben Sie über eine Ankündigung die Möglichkeit, Ihren Standpunkt zu erklären und die Gründe für die Preiserhöhung darzulegen.

Für eine höhere Qualität müssen sie sich ebenso wenig entschuldigen, wie für steigende Produktionskosten. Es ist aber wichtig, die Kunden damit nicht zu überrumpeln, sondern von Anfang an mit offenen Karten zu spielen und somit der Zusammenarbeit mit Ihren Kunden nicht zu schaden.

In der Energiebranche ist es sogar Pflicht, eine Preiserhöhung spätestens einen Monat vorher beim Kunden anzukündigen. Neben der Begründung muss auch der Umfang der Preiserhöhung angegeben werden. Der Kunde hat dann ein Sonderkündigungsrecht, sollte er mit der Preiserhöhung nicht einverstanden sein.

Wie viel Prozent Preiserhöhung sind zulässig?

Müssen Sie in Ihrem Unternehmen die Preise erhöhen, dürfen Sie nur die konkrete Kostensteigerung an den Kunden weitergeben. Eine Preiserhöhung zur reinen Profitmaximierung ist nicht erlaubt, denn eine Preiserhöhung darf den Kunden nicht unangemessen benachteiligen, so das Bundesjustizministerium. Demnach sind Preiserhöhungen von mehr als 5 % grundsätzlich eher nicht durchsetzbar.

Bei Strom- und Gasanbietern gibt es keine Vorschriften, wie hoch eine Preiserhöhung maximal ausfallen darf. Dennoch muss auch hier die Preiserhöhung plausibel und nachvollziehbar mitgeteilt werden und dem Kunden muss ein Sonderkündigungsrecht zugestanden werden. Während eine Erhöhung von 30 % schon in normalen Zeiten vorkommen können, wurde der Preis seit der Energiekrise 2022 bis zu 300 % oder mehr erhöht.

Ehrlichkeit als Investition für die Zukunft

Kunden halten Unternehmen, statistisch gesehen, eher die Treue, wenn sie das Gefühl haben, dass diese ehrlich zu ihnen sind.


Wie baut man ein Ankündigungsschreiben für eine Preiserhöhung auf?

  1. Der Einstieg in das Ankündigungsschreiben sollte immer positiv sein. Sie können hervorheben, dass Sie schon seit längerer Zeit erfolgreich zusammenarbeiten.
  2. In einem zweiten Schritt kündigen Sie dann die Preiserhöhung an und begründen diese. Falls dies in Ihrem Interesse ist, können Sie ein Angebot für ein persönliches Gespräch machen, um eventuell Individualkonditionen für die Kunden auszuhandeln.
  3. Zuletzt wählen Sie einen positiven Ausklang, der die Leserinnen und Leser Ihres Schreibens mit einem positiven Gefühl entlässt.

 

Preiserhöhung Musterschreiben: Formulierungstipps wie man die Ankündigung einer Preiserhöhung schreibt

  • Formulieren Sie Ihr Ankündigungsschreiben so ehrlich und transparent wie möglich. Erklären sie ihren Kundinnen und Kunden die konkreten Gründe, die zu der Preiserhöhung führen.
  • Vermeiden Sie hierbei alle entschuldigenden und negativen Formulierungen. Sie führen die Preiserhöhung nicht leichtfertig durch, sondern haben konkrete Gründe hierfür. Für diese brauchen Sie sich nicht zu entschuldigen.
  • Verwenden Sie zudem positive Formulierungen, die zeigen, dass ihre Kundinnen und Kunden einen Gegenwert für die höheren Zahlungen bekommen. Verwenden Sie kurze Absätze und kommen Sie immer konkret zum Punkt. Weiter unten finden Sie praktische Briefbausteine als Mustervorlagen, die Ihnen zu einem gelungenen Ankündigungsschreiben verhelfen!

 

Ankündigung einer Preiserhöhung: Musterbriefe und Briefbausteine als Vorlage im Überblick

Positiver Einstieg

Sehr geehrter Herr Berg,

seit mehr als einem halben Jahrzehnt sind wir nun für Sie als Kurier unterwegs. Was immer Sie uns anvertrauten, wir brachten es unfallfrei, unbeschadet und pünktlich an seinen Bestimmungsort.

Ankündigung der Preiserhöhung und BegründungZum 01.10.20.. müssen wir jetzt erstmals unseren Kilometersatz um 4 Cent auf 40 Cent/km anheben. Steigende Kraftstoffpreise und die Einführung zahlreicher neuer gesetzlicher Auflagen haben in den letzten Jahren immer wieder zu Kostensteigerungen in unserem Unternehmen geführt. Nachdem auch noch unsere Versicherung ihre Beiträge um sage und schreibe 35 % angehoben hat, können wir zu den alten Preisen nicht mehr kostendeckend arbeiten.
Gegenwert der PreiserhöhungAuf gar keinen Fall möchten wir nämlich ausgerechnet am Versicherungsschutz sparen. Schließlich wollen wir, dass Sie auch in Zukunft sicher mit uns fahren und für alle Not- und Unglücksfälle optimal abgesichert sind – falls doch einmal etwas passieren sollte!
Erweiterung und Verbesserung des Angebots (optionaler Zusatzbaustein)Ab sofort können wir Ihnen übrigens einen neuen Service anbieten. Seit dem … sind die ersten Fahrradkuriere für uns unterwegs. Gerade in Hauptverkehrszeiten sind sie ihren motorisierten Kollegen im Stadtverkehr oft um einiges voraus und Parkprobleme kennen sie auch nicht.
Die Hintertür (optionaler Zusatzbaustein)Gern informieren wir Sie in einem persönlichen Gespräch über unsere Leistungen und Preise und suchen gemeinsam mit Ihnen nach der optimalen Lösung für Ihre Transportaufgaben.
Positiver AusklangWir hoffen, Sie auch in Zukunft zu unseren zufriedenen Kunden zählen zu dürfen.

Preiserhöhung den Kunden mitteilen: Vorlage

Musterbrief Ankündigung einer Preiserhöhung (Sanitärbetrieb)

Neue Preise für Wartungsverträge

Sehr geehrte Frau Becker,

ob die Heizung ausfällt oder ob nur ein Thermostat kaputt ist: Sie wissen, auf unseren Service können Sie sich stets verlassen. Als Inhaberin eines Wartungsvertrages bleibt Ihr Haus nicht lange kalt. Und das wird auch in Zukunft so bleiben. Allerdings kommen wir nicht ganz darum herum, die Preise für laufende Wartungsverträge an das gestiegene Lohnniveau anzupassen. Künftig kostet dieser Service pro Jahr ... Euro statt ... Euro. Das war leider unumgänglich.

Wir hoffen, Sie verstehen das. Es gibt aber auch gute Nachrichten: Seit Anfang dieses Jahres haben wir eine neue Notrufnummer, unter der Sie uns nicht nur zu den normalen Öffnungszeiten, sondern 24 Stunden am Tag, auch sonn- und feiertags, erreichen. Wenn Sie die 0800 987654321 wählen, sind wir sofort für Sie da und rücken potenziellen Heizungsproblemen noch schneller zu Leibe als bisher.

Mit freundlichen Grüßen


Musterbrief, in dem eine Preiserhöhung für eine Dienstleistung angekündigt wird

[Name des Unternehmens]
[Adresse]
[PLZ Ort]
[Telefonnummer]
[E-Mail-Adresse]
[Datum]

Betreff: Ankündigung einer Preiserhöhung für [Dienstleistung]

Sehr geehrte Kunden,

wir möchten Sie darüber informieren, dass wir ab dem [Datum] eine Preiserhöhung für unsere [Dienstleistung] vornehmen werden. Wir haben diese Entscheidung nicht leichtfertig getroffen, sondern sind zu dem Schluss gekommen, dass eine Preisanpassung notwendig ist, um die Qualität unserer Dienstleistungen aufrechtzuerhalten und kontinuierlich zu verbessern.

Wir haben in den letzten Jahren unser Bestes gegeben, um Ihnen ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis zu bieten, aber aufgrund gestiegener Kosten für Rohstoffe, Löhne und andere Faktoren sehen wir uns gezwungen, unsere Preise anzupassen. Wir sind uns bewusst, dass jede Preiserhöhung für Sie als Kunde eine Belastung darstellen kann, aber wir hoffen, dass Sie die Gründe für diese Entscheidung verstehen und dass Sie weiterhin unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen werden.

Unsere neuen Preise sind wie folgt:

[Detaillierte Preisliste oder Preistabelle mit den neuen Preisen]

Wir möchten Ihnen versichern, dass wir weiterhin daran arbeiten, unsere Dienstleistungen zu verbessern und dass wir stets bemüht sind, Ihnen das bestmögliche Angebot zu bieten. Wir sind Ihnen sehr dankbar für Ihre anhaltende Unterstützung und hoffen, dass Sie uns auch in Zukunft Ihr Vertrauen schenken werden.

Wenn Sie Fragen oder Bedenken zu den neuen Preisen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name des Unternehmens]


Musterbrief für eine Preiserhöhung aufgrund steigender Rohstoffpreise

[Name des Unternehmens]
[Adresse]
[PLZ Ort]
[Telefonnummer]
[E-Mail-Adresse]
[Datum]

Betreff: Ankündigung einer Preiserhöhung aufgrund steigender Rohstoffpreise

Sehr geehrte Kunden,

wir möchten Sie darüber informieren, dass wir ab dem [Datum] eine Preiserhöhung für unsere Produkte/Dienstleistungen vornehmen müssen. Die Gründe dafür liegen in der steigenden Kosten für Rohstoffe, die wir für unsere Produktion benötigen.

In den letzten Monaten sind die Preise für Rohstoffe aufgrund von Engpässen auf dem globalen Markt und anderen Faktoren gestiegen. Wir haben versucht, diese Kosten so lange wie möglich zu tragen, um unseren Kunden weiterhin wettbewerbsfähige Preise bieten zu können. Leider haben wir nun keine andere Wahl, als unsere Preise anzupassen, um weiterhin eine hohe Qualität und zuverlässige Produkte/Dienstleistungen bieten zu können.

Unsere neuen Preise sind wie folgt:

[Detaillierte Preisliste oder Preistabelle mit den neuen Preisen]

Wir verstehen, dass eine Preiserhöhung für unsere Kunden immer eine Belastung darstellt, aber wir hoffen, dass Sie die Gründe für diese Entscheidung verstehen und uns weiterhin Ihr Vertrauen schenken werden. Wir möchten betonen, dass wir weiterhin hart daran arbeiten, unsere Produkte/Dienstleistungen zu verbessern und Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten.

Wenn Sie Fragen zu den neuen Preisen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Wir bedanken uns für Ihre anhaltende Unterstützung und hoffen, dass Sie uns auch in Zukunft treu bleiben werden.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name des Unternehmens]


Preiserhöhung ankündigen: Wann gilt eine gesetzliche Informationspflicht?

In einigen Fällen ist die Ankündigung einer Preiserhöhung nicht nur angeraten, sondern gesetzlich vorgeschrieben. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn

  • eine Mieterhöhung ansteht oder
  • die Kosten des Energieversorgers steigen.

Ebenso müssen

  • Banken und
  • Versicherungen

ihre Kunden darüber informieren, wenn sie ihre Preise erhöhen.

Aber auch, wenn in einer Branche keine gesetzliche Vorschrift dafür vorliegt, eine Preisanpassung anzukündigen, ist es dennoch ratsam, dies freiwillig zu tun.

 

Hat der Kunde aufgrund einer Preiserhöhung ein Kündigungsrecht?

Vor allem bei Langzeitverträgen, z. B. bei einer Energiepreiserhöhung des Stromanbieters,  gibt es das sogenannte Sonderkündigungsrecht. Dies erlaubt dem Kunden, aus dem Vertrag vorzeitig auszuscheiden, sollten sie mit der Preiserhöhung nicht einverstanden sein. Die Kündigung muss dann form- und fristgerecht eingereicht werden und um eine Bestätigung seitens des Vertragspartners sollte gebeten werden.

Die Frist wird meist selbst vom Vertragspartner in dem Informationsschreiben für die Preiserhöhung angegeben. Häufig liegen die Fristen zwischen vier und sechs Wochen, je nach Branche des Vertragspartners.


Was sind gute Argumente für eine Erhöhung der Preise?

Im Kontakt mit Kunden ist es wichtig, eine Preiserhöhung mit einer Wertsteigerung zu verbinden. Vielleicht bekommen sie

  • eine höhere Qualität oder
  • der Service steht nun rund um die Uhr zur Verfügung.

Solche Vorteile aufzuzeigen, ist die Hauptaufgabe des Ankündigungsschreibens.

Wenn die Kunden verstehen, dass sie von der Preisanpassung etwas haben und nicht nur für dieselbe Leistung mehr bezahlen müssen, dann akzeptieren sie diese eher.

Betonen Sie in ihrem Schreiben, dass Sie ihre Leistungen stets hochwertig und zuverlässig erbracht haben, die Erhöhung jedoch eine Investition in eine höhere Qualität und bessere Leistung bedeutet, und sich dadurch lohnt. Bemühen Sie sich um schlüssige Argumente und eine professionelle Kommunikation. Eine solche Argumentation wird von den meisten Kunden verstanden.

Können Preise nachträglich erhöht werden?

Bei dem herkömmlichen Warenverkehr sind nachträgliche Preiserhöhungen grundsätzlich nie erlaubt, sobald die Ware innerhalb von 4 Monaten geliefert wird. Bei längeren Lieferzeiten darf rein rechtlich eine Preiserhöhung nach Kauf stattfinden. Doch selbst hier ist zwingend eine konkrete Klausel im Kaufvertrag notwendig, bevor eine nachträgliche Preiserhöhung zulässig ist. Der Verbraucherschutz steht stets an erster Stelle, weshalb eine nachträgliche Preiserhöhung nur in Ausnahmefällen genutzt werden sollte. Auch kann so das Vertrauen der eigenen Kunden verspielt werden.

Bei Strom- und Gasanbietern können Preise grundsätzlich erhöht werden, müssen jedoch stets mindestens 4 Wochen vorher angekündigt werden. Bei Nichtankündigung wird die Preiserhöhung unwirksam.

Fazit

Die Ankündigung einer Preiserhöhung ist niemals angenehm, aber sie gehört zu den notwendigen Aufgaben eines Unternehmens und dessen Korrespondenz. Sie haben die Aufgabe, am Markt zu bestehen und können für ihre Leistungen einen entsprechenden Lohn verlangen.

Sie als Sekretärin, Assistent oder Office-Professional brauchen sich für eine Preiserhöhung daher nicht zu entschuldigen und kein schlechtes Gewissen zu haben. Wichtig ist, dass sie ihre Kunden offen und ehrlich informieren. Dies erreichen Sie am besten durch positive Formulierungen und eine ehrliche Darstellung der Gründe für die Preiserhöhung.

Eine solche Ankündigung sollten Sie auch dann Nutzen, wenn keine gesetzliche Pflicht hierfür besteht.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.

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