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Beim Ausfüllen von Quittungen gilt es wichtige Punkte zu beachten © Andrey_Popov - Shutterstock

Quittung: Wer bekommt was - Pflichtangaben & Tipps

Das korrekte Ausfüllen von Quittungen durch Sekretärinnen oder Assistenten ist insbesondere innerhalb eines Unternehmens von Bedeutung. Ist eine Quittung fehlerhaft, kann dies steuerliche Auswirkungen nach sich ziehen. Aber was ist eine Quittung überhaupt? Und inwiefern unterscheidet sie sich von einem Beleg oder einem Kassenbeleg? Die Differenzierungen der einzelnen Begriffe sind notwendig, da jeder einzelne bestimmte Charakteristika mit sich bringt. 

Was ist eine Quittung?

Eine Quittung wird von Office Professionals verwendet, um den Erhalt einer Leistung zu bestätigen. Bei dieser Leistung kann es sich sowohl um Gelder als auch um Gebrauchsgegenstände oder etwaige andere Leistungen handeln. Anhand einer Quittung kann der Schuldner nachweisen, dass er seine Leistung erbracht hat. 

Muss man quittieren?

Der Gläubiger ist auf Anfrage des Schuldners verpflichtet, eine Quittung auszustellen.


Quittungen werden insbesondere bei Barzahlungen verwendet. Anders als beim Überweisen ist andernfalls kein Nachweis der Bezahlung möglich. Dementsprechend stellt der Zahlungsempfänger in der Regel eine Quittung aus, um den Eingang der Zahlung zu dokumentieren. Diese kann persönlich übergeben oder per Geschäftsbrief versandt werden. 

Eine Quittung kann auf jedem beliebigen Papier angefertigt werden. Ein Quittungsblock ist dafür nicht notwendig. Wichtig ist lediglich, dass die Angaben vollständig sind und das Papier als Quittung benannt ist, sodass es als eben solche identifiziert werden kann. 

Pflichtangaben: Was muss eine Quittung enthalten?

Die Inhalte einer Quittung sind gesetzlich geregelt. Sind einer Quittung dementsprechend nicht die vollständigen Fakten zu entnehmen, ist sie nicht rechtskräftig. Zusätzlich zum Namen des Schuldners und Empfängers sowie dem Betrag der Leistung sind weitere Faktoren zu beachten.

Eine Quittung besteht immer aus zwei Teilen: einem Original und einer Kopie. Das Original wird dem Zahlungsleistenden ausgehändigt, die Kopie erhält der Zahlungsempfänger. 

Welche Informationen auf einer Quittung enthalten sein müssen

  • Fortlaufende Quittungsnummer.
  • Vor- und Nachname der auszahlenden Person.
  • Vor- und Nachname des Zahlungsempfängers.
  • Zahlungsbetrag mit oder ohne Mehrwertsteuer und korrektem Mehrwertsteuersatz.
  • Zahlungsbetrag in Worten, zum Beispiel: „Achtunddreißig Euro.“
  • Der Verwendungszweck der Zahlung.
  • Datum und Ort der Ausstellung.
  • Unterschrift des Zahlungsempfängers.


Ausweisung der Mehrwertsteuer auf einer Quittung

Grundsätzlich ist eine Mehrwertsteuer (MwSt.) auf einer Quittung immer auszuweisen. Handelt es sich bei dem Unternehmen, welches die Quittung ausstellt, allerdings um ein Kleinunternehmen, gilt diese Regelung nicht (Kleinunternehmerregelung).

Um ein Kleinunternehmen handelt es sich, wenn der Umsatz des Vorjahre 17.500 € nicht überschritten hat und für das laufende Kalenderjahr kein höherer Umsatz als 50.000 € erwartet wird. 

Wichtig für Office Manager

Sollte es nicht nötig sein, die Mehrwertsteuer auszuweisen, muss dies unbedingt auf der Quittung vermerkt werden, damit klar ist, dass es sich nicht um einen Fehler bei der Bearbeitung der Quittung handelt. Hierfür reicht eine Information wie „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG." aus.


Wer bekommt welchen Teil der Quittung?

Wird eine Quittung mithilfe eines Quittungsblocks ausgestellt, besteht die Quittung grundsätzlich aus zwei Teilen. Einer davon ist die Originalquittung, der andere ist eine Kopie. Das Original ist dem Zahlungsleistenden auszuhändigen, während der Zahlungsempfänger die Kopiebehält. So haben beide Parteien einen Nachweis der erbrachten Leistung. 

Insbesondere für den Zahlungsleistenden ist es sinnvoll, die Quittung zu behalten. So ist es nicht möglich, dass er im Nachhinein zu weiteren Leistungen herangezogen werden kann. Sollte der Zahlungsempfänger keine Quittung über die entsprechende Leistung ausstellen, ist der Zahlungsleistende befugt, diese zu verlangen. Nach Erbringung der Leistung hat er ein Recht auf die entsprechende Bescheinigung.

Entscheidend: Durchschrift für den Zahlungsempfänger

Eine Quittung wird generell mit Durchschlag oder Kopie erstellt. Dies stellt sicher, dass beide Parteien einen schriftlichen Nachweis bekommen. Das Original der Quittung erhält der Zahlungsleistende. Zahlt die Sekretärin zum Beispiel betriebsintern einem Monteur einen genehmigten Spesenvorschuss aus, verbleibt die eigentliche Quittung in ihren Buchhaltungsunterlagen der Kassenabrechnung. Der Durchschlag wird an den Montagemitarbeiter weitergegeben. Dieser kann die Kopie aus Transparenzgründen seiner Spesenabrechnung beilegen. Durch diese Vorgehensweise können Ein- und Auszahlungen in die Kasse transparent und rechtlich einwandfrei dargestellt werden.

Quittung – wer bekommt was

  • Ein Zahlungsempfänger erhält generell den Durchschlag der Quittung.
  • Die auszahlende Person behält das Original der Quittung als Buchungsbeleg.


Wie wird der Quittungsblock ausgefüllt?

Im Sinne eines ordentlichen Office Managements ist es empfehlenswert, den Quittungsblock Schritt für Schritt von oben nach unten auszufüllen. So können Sie als Sekretärin oder Assistent sicherstellen, dass kein Feld vergessen wird. Dementsprechend wird zuerst der eingenommene Betrag schriftlich festgehalten. Empfehlenswert ist es, darauf zu achten, dass ein Quittungsblock Felder für Brutto- und Nettozahlen vorsieht. Andernfalls wird es bei Zahlungen, die den Betrag von 250 € überschreiten, schwierig. 

Im zweiten Schritt wird die Mehrwertsteuer vermerkt. Die beläuft sich entweder auf 7 oder 19 %. Sollte keine Mehrwertsteuer erhoben werden, können die entsprechenden Felder weggestrichen werden. Anschließend gilt es, den Betrag in Worten auszuschreiben. So wird es unmöglich, die Summe des Betrags im Nachhinein zu erhöhen.

Tipp für Office Manager 

Überschreitet die Summe der Zahlung den Betrag von 250 €, muss die Quittung nummeriert werden. Auch hierfür ist ein extra Feld vorgesehen.


Den Zahlungserbringer namentlich zu benennen, ist nur bei Beträgen von über 250 € verpflichtend. Empfehlenswert ist es allerdings immer, da so in den eigenen Unterlagen nachvollzogen werden kann, wer der Zahlungserbringer war. Dies bietet sich besonders dann an, wenn die Kopie der ausgestellten Quittung für die eigenen Unterlagen verwendet werden soll. 

Ferner wird auf der Quittung vermerkt, für welche Art der Leistung die Summe bezahlt wurde. Entspricht der Tag der Zahlung nicht dem Tag der erbrachten Leistung, ist das Datum der Leistungserbringung hier ebenfalls festzuhalten. Zuletzt werden sowohl der Ort als auch das Datum der Geldübergabe schriftlich fixiert und die Quittung vom Empfänger unterschrieben. Wichtig ist außerdem, dass auch die Adresse des Zahlungsempfängers aus der Quittung hervorzugehen hat. 

Eine professionelle Kommunikation und Vorgehensweise beim Ausfüllen des Quittungsscheiness beugt Missverständnissen und Ungenauigkeiten vor. 

Was ist der Unterschied zwischen einer Quittung und einer Rechnung?

Da Quittungen und Rechnungen unterschiedliche Zwecke erfüllen, sind sie strikt voneinander zu trennen. 

 

QuittungRechnung
Bestätigt den Empfang einer LeistungInformation für den Kunden über fälliges Entgelt
Insbesondere für die Steuererklärung wichtigKein Zahlungsbeleg
Macht Ausgaben beweisbarLiefert Angaben zur erbrachten Leistung
Kann eine Rechnung nicht ersetzenFormal deutlich umfangreicher
 Kann Quittung ersetzen (durch einen Vermerk wie „Zahlung erhalten" & alle für Quittungen relevanten Pflichtangaben) 

Sonderfall: Was ist eine Spendenquittung?

Eine Spendenquittung bescheinigt eine freiwillige Zahlung an eine gemeinnützige Organisation oder einen Verein. Erfüllt der Spendenempfänger bestimmte Kriterien, ist es dem Spender möglich, die Spendensumme bei der nächsten Steuererklärung geltend zu machen. Spendenquittungen dürfen nur von Organisationen und Vereinen ausgestellt werden, die durch das Finanzamt als Non-Profit-Organisationen anerkannt sind. 

Die Form einer Spendenquittung ist im Detail vorgeschrieben. Diese gilt es einzuhalten. Ansonsten kann der Spender die Quittung nicht bei der Steuererklärung verwenden. Die Summe der Spende muss festgehalten werden, sowie das Datum, an dem die Spende eingegangen ist. Auch der Name und die Anschrift des Spenders dürfen auf der Quittung nicht fehlen. Ansonsten ist dem Finanzamt keine Zuordnung der Kosten möglich, wodurch die Spende steuerlich nicht geltend gemacht werden kann. 

Was ist ein Beleg?

Sowohl Rechnungen und Quittungen, als auch Kassenbons sind Belege. Hierbei handelt es sich um Nachweise zur Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben, die oft von Sekretärinnen oder Assistenten ausgestellt werden. Belege müssen in Deutschland mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Sie bilden die Grundlage der Buchhaltung. Nur Einnahmen und Ausgaben, die anhand eines Belegs festgemacht werden können, dürfen verbucht werden. Eine perfekt organisierte Büroablage ist für Office Professionals unerlässlich. 

Aufgrund der Vielzahl an Belegen lassen sich die Anforderungen nicht pauschal festlegen. Hierbei kommt es immer darauf an, um welche Art von Beleg es sich handelt. Allgemein wird zwischen externen und internen Belegen differenziert. Externe Belege werden beispielsweise von Lieferanten angefertigt. Sie dienen unter anderem zur Dokumentation des Warenverkehrs und den entsprechenden Lieferungen. Bei internen Belegen hingegen handelt es sich um Belege, die durch das Unternehmen selber ausgestellt werden. 

Beispiele für externe Belege

  • Eingangsrechnungen
  • Eingangsgutschriften
  • Quittungen
  • Kontoauszüge
  • Schecks
  • Handelsbriefe
  • Steuerbescheide

Beispiele für interne Belege

  • Kopien von Quittungen
  • Abgesandte Handelsbriefe
  • Entnahmebelege
  • Ausgangsrechnungen
  • Ausgangsgutschriften
  • Lohn- und Gehaltslisten
  • Belege über Stornierungen und Umbuchungen


Was ist ein Kassenbeleg bzw. Kassenbon?

Ein Kassenbeleg dient als Bescheinigung eines Einkaufs. Form und Material unterscheiden sich teilweise erheblich von denen einer Quittung oder Rechnung. Das häufig verwendete Thermopapier verliert oft sehr schnell seine Farbe, sodass der Druck schon nach einigen Monaten nicht mehr lesbar ist. Hier ist es für Assistenten und Sekretärinnen dementsprechend empfehlenswert, eine Kopie des Kassenbelegs anzufertigen, sollte es sich um größere Investitionen handeln.

Hinweis 

Ein Kassenbeleg erfüllt nicht die gesetzlichen Bestimmungen einer Quittung. Bis zu einem Wert von 250 € fallen Kassenbelege unter Kleinbetragsrechnungen, weshalb die Bestimmungen nicht erfüllt werden müssen.


Zweitschrift

Als Zweitschrift bezeichnet man eine weitere Ausfertigung oder Kopie eines Textes oder eines Vertrages, die dem Original genau entspricht. Sie ist sowohl in der Form wie vom Inhalt äquivalent zur Urfassung. Vor allem in offiziellen Briefen von Behörden oder im Vertragswesen wird der Terminus Zweitschrift benutzt.

Zweitschrift, Scan oder Kopie

Zweitschrift gilt als Begriff ebenso wie Abschrift oder Durchschrift antiquiert, wenn mit der Vokabel ausschließlich eine einfache Fotokopie gemeint ist. Im modernen Büroalltag werden aus diesem Grund vermehrt die sinnverwandten Worte Scan oder Kopie verwendet.


Im Vertragswesen ist es nach wie vor passend, eine weitere Ausfertigung eines Vertrages als Zweitschrift zu bezeichnen. Für einen Vertrag, der gemäß § 126 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) als Urkunde gilt, hat der Gesetzgeber besondere Vorgaben gemacht. Ein Vertrag muss gesetzeskonform vom Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift unterschrieben werden. Werden über den Vertrag mehrere gleichlautende Urkunden aufgenommen, so genügt es laut § 126 BGB, wenn jede Partei die für die andere Partei bestimmte Urkunde unterzeichnet.

Wieso Zweitschrift und nicht eine einfache Kopie?

Statt einer einfachen Kopie, die ohne Mühe gefälscht werden könnte, wird eine Zweitschrift durch den Aussteller des Vertrages ausgefertigt und ebenfalls offiziell mit Datum und eigenhändiger Unterschrift versehen. Die Zweitschrift eines Vertrages stellt ein förmliches und verbindliches Dokument dar. Sie ist nicht mit einer einfachen Fotokopie vergleichbar.


Fazit: Welche Bedeutung hat die Quittung?

Innerhalb eines Unternehmens kommt der Quittung eine große Bedeutung zu. Sie dient als Beleg über erbrachte Leistungen und ist daher für die Buchhaltung unersetzbar. Durch Quittungen ist es dem Unternehmen möglich, seine Einnahmen und Ausgaben transparent zu gestalten, sodass es bei einer Überprüfung durch das Finanzamt nicht zu Problemen kommt. Dem wirkt eine sorgfältige, lückenlose Dokumentation der geschäftlichen Korrespondenz entgegen. 

Aber auch für den Zahlungsleistenden ist der Erhalt einer Quittung wichtig. Hierdurch ist er abgesichert, für etwaige Zahlungen nicht mehr zur Verantwortung gezogen werden zu können. Eine Quittung ist ein Beleg für beide Parteien, dass das Geschäft erfolgreich abgewickelt wurde.

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