Bitte um Rückmeldung: Formulierungshilfen und Muster

Im Alltag kommt es häufig zu dem Fall, dass ein gewünschter Ansprechpartner nicht erreichbar ist. Neben Mailbox bzw. Anrufbeantworter oder der Vermittlung durch einen Dritten bietet sich auch die Möglichkeit einerschriftlichen Mitteilung an, um um Rückmeldung zu bitten. Doch wie formuliert man als Sekretärin oder Assistent eine Bitte um Rückmeldung am besten?

• Freundliche Begrüßung zum Einstieg

Leiten sie die E-Mail oder den Geschäftsbrief mit einer passenden Grußformel und Anrede ein. Grußlose Schreiben sind im Zeitalter schneller Massenkommunikation zwar weit verbreitet, eine passende Formel zu Beginn und zum Abschluss bleiben jedoch einfache Mittel, dem Adressaten Höflichkeit zu zeigen bzw. Respekt zu erweisen. Dadurch kann der entsprechende Kontaktversuch richtig eingeordnet werden. 

• Vorstellung, Anliegen und vorangegangene Kontaktversuche

Wenn Sie dem Adressaten noch nicht bekannt sind, stellen Sie sich zunächst kurz vor. Nennen Sie sodann Ihr Anliegen. Erwähnen Sie ruhig beiläufig und möglichst neutral, dass Sie bereits glücklos versucht haben, ihn zu erreichen. Dadurch helfen Sie dem Betroffenen, die Kontaktversuche einzuordnen.

• Frage der Dringlichkeit

Wie man eine schriftliche Bitte um Rückmeldung im Detail formuliert, hängt in erster Linie von der Dringlichkeit der Anfrage ab. Bei geringer Dringlichkeit können Sie es dabei belassen, den Adressaten darum zu bitten, sich bei Ihnen zu melden. Falls es, wie bei der Einladung zu einem Veranstaltung, eine Frist für die Rückmeldung gibt, machen Sie ihn höflich darauf aufmerksam. Gründe für die Frist, wie z. B. ein früher Überblick über die Zahl der Interessenten/Teilnehmer, können, müssen Sie aber nicht erwähnen.

• Kontaktmöglichkeiten

Vergessen Sie nicht, zu erwähnen, wo, wie und wann Sie zu erreichen sind. Führen Sie diese Kontaktmöglichkeiten am besten direkt an, auch wenn sie weiter unten in der Signatur noch einmal vorkommen.

Typische Fettnäpfchen beim Verfassen einer Bitte um Rückmeldung sind:

• Mangelnde Höflichkeit

Die Grußformeln am Anfang und Ende einer Mitteilung sind ein wichtiger Schritt in Richtung Höflichkeit.

• Kommandoton

Meiden Sie in ihrem Schreiben Befehle oder Imperative. Meiden Sie auch, E-Mails als „wichtig" zu markieren, wenn ihr Inhalt nicht dringend ist.

• Vorwurfsvoller Ton

Vermeiden Sie es, dem Adressaten einen Vorwurf zu machen, dass Sie ihn nicht erreichen konnten.

• Falscher Stil

Versuchen Sie, sich dem Anlass entsprechend auszudrücken. Vermeiden Sie veraltete oder hochgestochene Redeweisen, ebenso wie einen zu informellen Ton.

Oft findet man in Bitten um Rückmeldung Formeln oder Abkürzungen. Im deutschen Sprachraum ist u.A.w.g. - um Antwort wird gebeten - recht verbreitet, die Verwendung des Ausdrucks ist jedoch im Rückgang begriffen. Stattdessen breitet sich das im französischen und englischen Sprachraum gebräuchliche RSVP - französisch für répondez, s'il vous plaît, wörtlich „antworten Sie, bitte" - aus.

Im englischen Sprachraum ist RSVP nur als Akronym gebräuchlich und steht auch generell für eine Einladung (mit Bitte um Rückmeldung). Während es dort jedoch weithin gebräuchlich ist und mitunter schon in der Betreffzeile angewendet wird, um dem Adressaten zu zeigen, dass seine Antwort erbeten wird, ist es im deutschsprachigen Raum deutlich weniger gebräuchlich. Dementsprechend steigt die Möglichkeit, dass es unvorteilhaft aufgenommen wird. Sie können diese und andere Kürzel in ihrer Korrespondenz getrost weglassen.

Nutzen Sie stattdessen lieber Beschreibungen, wie im folgenden Beispiel:

Was tun, wenn die Rückmeldung ausbleibt? Auch diese Frage hängt von der Art, der Wichtigkeit und Dringlichkeit der Anfrage ab. Entscheiden sie im Zweifel erst einmal zugunsten des "Angeklagten" und gehen Sie davon aus, dass ihre Bitte um Rückmeldung übersehen wurde oder ihr aus Zeitgründen nicht nachgekommen werden konnte.

Geben Sie dem Betroffenen Zeit, sich zu melden. Wenn Sie eine Frist für die Rückmeldung gesetzt haben, können Sie vor deren Ende noch einmal eine Erinnerung aussenden. Senden Sie Erinnerungen nicht zu kurz vor dem Fristende, meiden Sie es auch, zu viele Aufforderungen zu senden. Ist der Adressat verpflichtet, Ihnen zu antworten? Wenn nicht können Sie eventuell nach der zweiten, jedenfalls aber nach der dritten Bitte um Rückmeldung davon ausgehen, dass er ihnen nicht antworten möchte.

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Formulieren Sie ihre Bitte um Rückmeldung stets höflich. Nennen Sie zumindest einen Grund für den Kontaktversuch und geben Sie bei Bedarf einen Zeitraum an, der für die Beantwortung vorgesehen ist. Geben Sie an, wann und wie sie erreichbar sind. Vermeiden Sie dabei einen unpassenden Ton und den Rückgriff auf abgedroschene, eventuell missverständliche Floskeln.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.