Bewerbungsabsage, Bewerber absagen, Bewerbung absagen, negative Rückmeldung auf Bewerbung
Eine Bewerbungsabsage sollte so formuliert sein, dass der Bewerber sich nicht schlecht fühlt © fizkes - Shutterstock

Bewerbungsabsagen gekonnt verfassen

Das Schreiben von Bewerbungsabsagen zählt zu den unangenehmen Aufgaben im Office. Schlechte Nachrichten erzeugen negative Gefühle, und zwar sowohl beim Schreibenden wie beim Lesenden. Hinzu kommt, dass sich manche Unternehmen vor möglichen rechtlichen Folgen der Absageschreiben fürchten. Schließlich sind Absageschreiben professionelle Geschäftskorrespondenz und müssen deshalb bestimmte formelle Anforderungen erfüllen.

Vereinfacht ausgedrückt bestehen Absageschreiben zu 50% aus Psychologie, 30% Juristik und 20% Textqualität. In diesem Beitrag fassen wir das Wichtigste zu diesen drei Bereichen zusammen.

Auf Absageschreiben verzichten?

Auch wenn die Versuchung groß ist, auf Bewerbungsabsagen zu verzichten - Schweigen ist eine schlechte Lösung, und zwar aus folgenden Gründen:

 

  • Im Zeitalter des Fachkräftemangels müssen Arbeitgeber auf einen guten Ruf im Arbeitsmarkt achten. Employer Branding lautet der Fachbegriff für die Imagepflege als Arbeitgeber. Dazu zählt auch der professionelle Umgang mit den Bewerbern.
  • Fortschrittliche Unternehmen legen Wert darauf, dass die Kandidatinnen und Kandidaten ihren Bewerbungsprozess positiv erleben. Eine negative Candidate Experience schlägt sich in negativen Kommentaren auf Plattformen wie Kununu und in Social Media nieder.
  • Vielleicht ist der Bewerber zu einem späteren Zeitpunkt für das Unternehmen interessant. In einem Absageschreiben kann die Erlaubnis eingeholt werden, die Bewerbungsunterlagen aufzubewahren.

Für den Bewerber geht es allerdings nicht bloß um eine positive Candidate Experience, sondern auch um die zeitliche Planung der näheren Zukunft. Soll man sich die Optionen noch offenhalten oder braucht man keine Rücksicht mehr auf diese Bewerbung zu nehmen?

Die Entscheidung Ihres Unternehmens kann bedeutende Folgen für einen Bewerber haben. Deshalb sollten Sie als Zeichen Ihrer Wertschätzung dem Bewerber über Ihre Entscheidung informieren. 
Im Folgenden finden Sie zudem einige Muster und Vorlagen für das erfolgreiche Verfassen einer Absage. 

Die Psychologie der Bewerbungsabsage 

Warum wird eine Bewerbungsabsage als belastend empfunden? Es lohnt sich, einen Blick auf die Ursachen des Problems zu werfen.

 

Absagen auf Bewerbungen sind eine persönliche Zurückweisung 

Eine Absage bedeutet für den Bewerber immer: „Wir lehnen DICH ab. Der Grund liegt in deiner PERSON."

Persönliche Zurückweisung ist für viele Menschen mit einem Kindheitstrauma belastet. Ablehnung trifft ein Kind oder einen Jugendlichen immer hart, besonders dann, wenn sie in einer engen Beziehung (Eltern, Lehrer, Geschwister) vorkommt. Im späteren Leben reagiert man entsprechend empfindlich auf Zurückweisung.

Im Rahmen einer Bewerbung kann man das Gefühl einer persönlichen Zurückweisung nicht vermeiden, aber mit Wertschätzung und professioneller Kommunikation abmildern.

Die besten psychologischen Maßnahmen dazu sind:

Die Qualitäten des Bewerbers würdigen. Zeigen, was an seinem Profil beeindruckte:

  • „Ihr bisheriger beruflicher Weg hat uns beeindruckt."

Das Gefühl eines Vergleichs vermeiden. Nicht den Aspekt „jemand anders war besser" betonen, sondern eher den Umstand, dass man eben auch etwas Glück braucht, um gewählt zu werden:

  • „Die Wahl ist uns schwergefallen"
  • „Wir haben außerordentlich viele sehr gute Bewerbung wie die Ihre erhalten"

Den Unterschied zum gewählten Bewerber kleinreden: 

  • „Manchmal entscheiden Kleinigkeiten / Nuancen"
  • „Sie waren in unserer engsten Auswahl"

Die Ablehnung auf einen einzigen, isolierten Aspekt beschränken:

  • „Letztlich war es eine speziell für diese Aufgabe relevante Erfahrung, die uns einen Ihrer Mitbewerber als den geeigneteren scheinen ließ."

Absagen wecken Ängste und Zweifel 

Vielleicht bin ich einfach nicht gut genug? Werde ich überhaupt jemals eine Stelle bekommen? Solche und ähnliche Fragen tauchen beim Lesen der Bewerbungsabsage auf, insbesondere bei denjenigen, welche bereits Dutzende oder gar Hunderte von Bewerbungen geschrieben haben.

Bewerber sind auf Feedback angewiesen. Sie können nur anhand der Reaktionen der Arbeitgeber abschätzen, wie groß ihre Chancen auf dem von ihnen gewählten Arbeitsmarkt sind. 

Sprechen Sie dem Bewerber bei einer Absage Mut zu

Wenn der Bewerber nicht aufgrund offensichtlicher Fehler (nicht erfüllte Anforderungen, unprofessionelles Verhalten, usw.) abgelehnt wird, so sollte man ihm ein bisschen Mut zusprechen.


Absagen belasten die Beziehung

Es gibt kaum etwas Schwierigeres, als eine Absage zu erteilen, ohne die Beziehung zu trüben. Wie vermeidet man das Signal „Ich will mit dir nichts zu tun haben"?

Wenn der Recruiter daran interessiert ist, die Beziehung zum Bewerber „warm" zu erhalten, so muss er dies in der gebotenen Deutlichkeit ausdrücken:

  • „Bei unserer Firma gibt es immer wieder attraktive Positionen zu besetzen. Es würde uns freuen, wenn Sie sich erneut bewerben, wenn Sie eine interessante Stellenausschreibung entdecken."
  • „Wir hoffen, dass Sie uns in positiver Erinnerung behalten. Eine Zusammenarbeit zu einem späteren Zeitpunkt schließen wir unsererseits nicht aus."

Absagen frustrieren die Fleißigen

Manche Bewerber investieren sehr viel Zeit und Arbeit in ihre Bewerbungsunterlagen. Sie recherchieren die Firma, bereiten ihre Dokumentation auf, erstellen ihren CV neu, verbringen viel Zeit mit dem Verfassen des Anschreibens und warten tage- oder wochenlang gespannt auf die Antwort.

Dann kommt eine kurze E-Mail: NEIN. - War es das schon?

Man kann und soll die Mühe würdigen, welche der Kandidat in seine Bewerbung gesteckt hat. Allerdings raten Experten davon ab, die „Mühe" des Kandidaten direkt anzusprechen. Besser ist es, die Gründlichkeit der Unterlagen-Prüfung zu betonen – die „Mühe" des Recruiters bzw. der Fachkraft für Personalmanagement ab. 

Beispiele für Absagen des Recruiters

  • „Die Wahl ist uns nicht leicht gefallen..."
  • „Vorweg ein großes Kompliment: Ihre Bewerbung und die Art Ihrer Bewerbung sind wirklich beeindruckend."
  • „Wir haben Ihr Dossier mit großem Interesse gelesen und gründlich geprüft..."


Bedanken Sie sich im Nachhinein für das Interview

Wenn der Kandidat bereits ein Interview gegeben hat, so sollte dies ebenfalls gewürdigt werden. („Wir danken Ihnen für Ihre spannende Bewerbung und das gute Gespräch am...")


Zusammenfassung: Die wichtigsten psychologischen Signale bei der Absage einer Bewerbung

  • Akzeptanz der Person. Zeigen, dass die Absage nicht eine Zurückweisung der Person ist.
  • Ermutigen, sein Glück weiterhin zu versuchen. Hoffnung geben, dass sich die Mühe irgendwann lohnen wird.
  • Falls ein Interesse besteht, sich den Bewerber „warmzuhalten": Klare Signale setzen, dass man in Verbindung bleiben will.
  • Die Mühen und Sorgen des Bewerbers würdigen (ohne ihn herabzusetzen).

Juristische Aspekte bei der Absage einer Bewerbung

Hinsichtlich Bewerbungen und Absagen sind einige rechtliche Vorschriften zu berücksichtigen. Allerdings gibt es davon weniger, als man glaubt. Hier das Wichtigste in Kürze:

  • Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, den Kandidaten abzusagen.
  • Entsprechend gibt es auch keine vorgeschriebenen Fristen für die Rückmeldung auf die Bewerbung.
  • Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, dem abgelehnten Kandidaten mitzuteilen, ob ein anderer Bewerber eingestellt wurde oder nicht (EuGH, Urteil vom 19.4.2012, C-415/10).
  • Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, die Absage zu begründen (Ausnahme: Bewerber mit Behinderung, siehe unten).
  • ABER: Sowohl Stellenausschreibungen wie auch Kandidatenauswahl dürfen nicht gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verstoßen.

Bewerbungsabsage nicht rechtens nach dem Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) 

1 Ziel des Gesetzes

Ziel des Gesetzes ist, Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität zu verhindern oder zu beseitigen.

Gründe aus denen man Bewerbern nicht absagen darf 

  • Rasse oder ethnische Herkunft: Hautfarbe, Nationalität, Migrationshintergrund, usw.
  • Geschlecht: Selbst wenn offenkundig ist, dass eine Frau bzw. ein Mann besser zum Stellenprofil passen würde, darf das Geschlecht weder direkt noch indirekt angesprochen werden.
  • Religion oder Weltanschauung: Wenn kein direkter Bezug zur Position besteht (Beispiel: Mitarbeiter in einer Kirche), ist eine Ablehnung aufgrund der Religionszugehörigkeit unzulässig.
  • Behinderung: Wenn die Behinderung die Qualifikation nicht beeinträchtigt (Beispiel: Rollstuhlfahrer als Buchhalter), gibt es keinen legitimen Grund, den Bewerber abzulehnen.
  • Alter: Auch wenn viele Firmen intern ein Alterslimit für Bewerber setzen: Legal sind diese nicht.
  • Sexuelle Orientierung: Diese darf keine Rolle beim Vergabeverfahren spielen.

Klage nach AGG

Ein Bewerber kann jederzeit beim Arbeitsgericht eine Klage wegen Benachteiligung nach AGG einreichen, selbst wenn er keine konkreten Beweise besitzt.

Kann der Bewerber vor Arbeitsgericht auch nur bloße „Indizien" für eine mögliche Diskriminierung vorbringen, ist der Arbeitgeber gezwungen zu beweisen, dass er nicht gegen ein Benachteiligungsverbot verstoßen hat. Die Beweislast liegt hier also nicht beim Ankläger, sondern beim Angeklagten.


Bereits „schwammige" Formulierungen können als Indiz für Diskriminierung interpretiert werden:

  • „Trotz guter Qualifikation haben wir den Vorzug einem anderen Kandidaten gegeben" – Haben hier (unzulässige) „andere Gründe" den Ausschlag gegeben?
  • „Wir haben uns für einen Kandidaten entschieden, der besser in unser Team passt" – wurde der Bewerber wegen seines Alters abgelehnt?
  • „Andere Bewerber haben aufgrund ihrer Nationalität besser zu unserer Kundschaft gepasst" – geht gar nicht! (Besser wäre eine Bezugnahme auf die Sprachkenntnisse)

Faustregel bei Verdächtigung

Diskriminierungsverdächtig sind alle Begründungen, die sich nicht eindeutig und klar auf die geforderten Qualifikationen beziehen.


Auf Begründungen verzichten? 

Juristen empfehlen, im Absageschreiben ganz auf Begründungen zu verzichten und sich mit unverbindlichen Standard-Aussagen zu begnügen.

Beispiele:

  • „Wir haben uns für die/den bestqualifizierte(n) Bewerber(in) entschieden"
  • „Es gab Kandidaten mit einem noch besser passenden Profil"

Bewerber haben ein Interesse daran zu erfahren, aus welchen Gründen sie abgelehnt wurden, damit sie daraus lernen können.

 

Es kommt oft vor, dass abgelehnte Kandidaten per E-Mail oder Telefon rückfragen oder gar um eine Feedback-Gespräch bitten. Theoretisch ist die telefonische Auskunft weniger heikel, weil sie nicht aufgezeichnet wird. Dennoch empfiehlt es sich, am Telefon genauso vorsichtig zu sein wie in Korrespondenz. Im Zweifelsfall ist es besser, die Auskunft zu verweigern: „Leider kann ich dazu keine Angaben machen."

Begründungen sollten bei einer Absage immer angegeben werden

Es ist nicht ideal, auf Begründungen zu verzichten. Erstens sprechen psychologische Aspekte dagegen (siehe oben), zweitens kann das Verschweigen von Absagegründen erst recht einen Diskriminierungs-Verdacht aufkommen lassen (hat die Firma etwas zu verbergen?).


Welche juristischen Ausnahmen gibt es bei Bewerbungsabsagen?

Eine besondere Behandlung ist bei Bewerbungen von Personen mit schwerer Behinderung notwendig. Diesen gegenüber haben Arbeitgeber gesteigerte Treue- und Fürsorgepflichten. Deshalb sind bei der Bewerbungs-Absage besondere Informationspflichten zu erfüllen:

  • Dem Bewerber müssen die Gründe für die Absage mitgeteilt werden
  • Der Betriebsrat resp. Personalrat muss über die Absage (inklusive Begründung) in Kenntnis gesetzt werden
  • Ebenso ist die Schwerbehindertenvertretung zu informieren

Wichtig ist, dass die Begründung sich nicht auf die Behinderung bezieht. Angeführt werden darf hingegen eine bessere berufliche Qualifikation oder die größere Berufserfahrung des Mitbewerbers.

Erlaubte Absage-Gründe 

Erlaubt sind Absage-Gründe, die sich auf die Qualifikation beziehen:

  • Das Anforderungsprofil stellt klare Anforderungen (Achtung: diese müssen ebenfalls AGG-konform sein)
  • Der Bewerber erfüllt nicht alle genannten Anforderungen

Entscheidend ist, dass die genannten Anforderungen tatsächlich für die erfolgreiche Ausübung der Tätigkeit erforderlich sind. Typische Beispiele:

  • Bestimmte Ausbildung
  • Fachkenntnisse
  • Berufserfahrung
  • Sprachkenntnisse
  • Persönliche Kompetenzen wie zum Beispiel sprachliche Gewandtheit, Konfliktfähigkeit, Auftreten, verkäuferisches Geschick, usw.

Es ist durchaus erlaubt, Gründe zu nennen, die in der Person des Bewerbers liegen, sofern sie nicht gegen die AGG-Norm verstoßen. Beispielsweise ist es rechtlich unbedenklich, eine Absage mit mangelnder Sympathie, pessimistischer Einschätzung der Stressresistenz oder Eindruck einer ungenügenden Teamfähigkeit zu begründen. Nett sind solche Begründungen allerdings nicht; sie verletzen den Bewerber und sollten deshalb nur im Notfall (Beispiel: Hartnäckiges Nachfragen) direkt benannt werden.

Dokumentation des Auswahlverfahrens ist wichtig

Bewerber, die sich diskriminiert fühlen, haben nach Erhalt der Absage zwei Monate lang Zeit, Klage einzureichen und Schadenersatz zu verlangen. Sekretärinnen sind deshalb im Rahmen eines professionellen Office Managements, gut beraten, den Auswahlprozess lückenlos zu dokumentieren, damit sie im Fall einer Klage beweisen können, dass dem Bewerber nicht aufgrund unzulässiger Gründe abgesagt wurde. Dies heißt auch, dass sie die dem Bewerber genannten Absagegründe ausreichend belegen können.

Zu einer lückenlosen Dokumentation des Auswahlverfahrens gehören:

  • Diskriminierungsfreie Formulierungen
  • Definierte Anforderungen an die Stelle, d.h. fachliche, soziale und persönliche Kompetenzen, welche als notwendige Voraussetzungen zur Erfüllung der Rolle betrachtet werden.
  • Fragekatalog resp. Interviewleitfaden für Vorstellungsgespräche und Notizen zu den Antworten des Bewerbers
  • Ideal ist, wenn mehrere Vertreter des Unternehmens dem Interview beiwohnen (Zeugenfunktion)
  • Dokumentation der gesamten Korrespondenz mit dem Bewerber
  • Dokumentation allfälliger Tests, Assessments, usw.
  • Nachvollziehbare vergleichende Bewertung der Kandidaten
  • Absageschreiben idealerweise mit einem Nachweis des Zugangs beim Bewerber

Formulierung der Absage auf eine Bewerbung

Mit den folgenden Tipps gelingen professionelle und höfliche Bewerbungsabsagen. Im Anschluss an die Checkliste finden Sie hilfreiche Mustervorlagen

Schaffen Sie Klarheit:

  • Erwähnen Sie im Betreff und in der Einleitung die Position, auf welche der Kandidat sich beworben hatte
  • Nehmen Sie kurz Bezug auf die vorangegangenen Interaktionen (Bewerbung, Telefonat, Interview, usw.), um zu bestätigen, dass Sie diese berücksichtigt haben.
  • Formulieren Sie die Absage eindeutig und endgültig.
  • Geben Sie als Absender diejenige Kontaktperson an, welche auch für das Interview bzw. die Bewerbung zuständig war.

Vermeiden Sie Bürokraten-Deutsch:

  • „Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen..." – klingt nach staubiger Amtsstube
  • „Nach reiflicher Überlegung..." – schön, dass nachgedacht wurde. Eine gründliche Prüfung wäre effektiver als langes Philosophieren.

Ungeschickt – aber leider verbreitet – sind auch die folgenden Formulierungen:

  • „Zu unserer Entlastung senden wir Ihnen die Unterlagen zurück" – Niemand fühlt sich gerne als „Belastung" für eine Firma.
  • „Danke für Ihre Bemühungen" – Da denkt man unwillkürlich an die maliziöse Bemerkung „gibt sich Mühe".
  • „Absage" (im Betreff): Vielleicht geht es ein bisschen freundlicher?
  • „Verstehen Sie diese Absage bitte nicht als Kritik an Ihrer Person" – Eben genau doch! „Kritik an Ihrer Person" ist kein offensichtlicher Aspekt. Indem man ihn explizit anspricht, lenkt man die Gedanken darauf. Dies tut man in der Regel, weil der Aspekt relevant erscheint.
  • „Lassen Sie den Kopf nicht hängen", „seien Sie bitte nicht frustriert" – wie oben: Die Verneinung funktioniert psychologisch nicht. Den „Kopf hängen lassen" und „frustriert sein" sind negative Gedanken. Diese wirken auch dann negativ beim Lesenden, wenn sie verneint werden.

Muster für Bewerbungsabsagen

Besondere Fälle der Bewerbungsabsage

Absage Initiativbewerbung

Viele Unternehmen laden auf der Webseite „Jobs" / „Karriere" zu Initiativbewerbungen ein. Dies hat für beide Seiten Vorteile:

  • Die Unternehmen kommen zu Bewerbungsdossiers, ohne eine zahlpflichtige Stellenausschreibung schalten zu müssen.
  • Die Bewerber haben die Chance, sich zu einem Zeitpunkt zu präsentieren, an welchem nicht dutzende (oder hunderte) Mitbewerber um die Aufmerksamkeit des Personalers wetteifern.

Absagen auf Initiativbewerbungen erfordern noch mehr Fingerspitzengefühl als Bewerbungen auf Ausschreibungen.

Das Besondere an einer Initiativbewerbung ist das Fehlen eines konkreten Anforderungs­profils. Bei der Absage kann man sich nicht darauf berufen, dass der Bewerber die Anfor­derungen der Position nicht erfüllt. 

Warum überhaupt absagen? Könnte man nicht einfach dem Bewerber mitteilen, dass man seine Unterlagen speichert und bei Bedarf auf ihn zurückkommt? Dieses Vorgehen ist für den Bewerber unbefriedigend – auch er will seine Zukunft planen können.

Es ist daher besser, ihm klipp und klar mitzuteilen, dass man derzeit keine Möglichkeit sieht, ihn im Unternehmen einzusetzen.

Beispiel Absagen auf Initiativbewerbungen

  • „Vielen Dank für Ihre Bewerbung, die wir sehr interessant finden. Zur Zeit sind jedoch keine passenden Positionen verfügbar."
  • „Vielen Dank für Ihre Bewerbung, die wir sehr interessant finden. Zur Zeit gibt es jedoch keine freie Position, in der Sie Ihre Fähigkeiten einbringen können."

Noch eine Bitte: Verwenden Sie nicht den Begriff „Blindbewerbung". Weder ist der Bewerber blind, noch hat er seine Bewerbung blindlings zugesandt. Im Gegenteil: Wahrscheinlich hat er das Unternehmen vorher studiert und sein Anschreiben sorgfältig darauf abgestimmt.


Absage Praktikum für Schüler: So formulieren Sie die Nachricht

Zu den regelmäßigen Aufgaben eines Assistenten und einer Assistentin gehört auch, eine Absage an Schüler zu schreiben, die sich um ein Praktikum beworben haben. Hier gelten ähnliche Regel wie bei einer Bewerbung von Arbeitnehmern: Achten Sie darauf, dass Sie stets wertschätzend im Umgang bleiben. Die Kommunikation mit Bewerbern und Praktikanten ist immer auch ein Aushängeschild für das eigene Unternehmen. Somit liegen auch in der Absage eines Praktikums ans Schüler große Chancen für die Außendarstellung des Unternehmens.

Eine bestimmte aber freundliche Absage: Praktikum Schüler

Sehr geehrte/r Frau/Herr Mustermann,

 

herzlichen Dank für die Bewerbung um ein Praktikum in unserem Unternehmen. Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Ihnen für den gewünschten Zeitraum keinen Praktikumsplatz anbieten können.

Ihre Unterlagen senden wir Ihnen mit einem separaten Schreiben zurück. Bitte zögern Sie aber nicht, sich zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal bei uns zu bewerben.

 

Herzliche Grüße

Frau Meier


Diese Vorlage können Sie selbstverständlich nach Ihren individuellen Anforderungen anpassen. Damit haben Sie ein Muster, an dem Sie sich orientieren können und das Ihnen ermöglicht, eine wertschätzende Korrespondenz mit dem Schüler zu führen, der sich um ein Praktikum beworben hat.

Wie formuliere ich eine Absage wegen Nichterscheinens?

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, einen Kandidaten nachträglich zu berücksichtigen, welcher unentschuldigt dem Vorstellungsgespräch fernbleibt auch ein Absageschreiben ist nicht erforderlich. Trotzdem gehört es zum guten Ton, auf das Nichterscheinen zu reagieren.

Man sollte das Nichterscheinen auch nicht vorschnell als Nachlässigkeit oder Unhöflichkeit verurteilen. Es ist durchaus möglich, dass der Kandidat den Termin wahrnehmen wollte, jedoch aus bestimmten Gründen verhindert war. Vielleicht war er erkrankt, hatte den Zug verpasst oder den Termin fehlerhaft in seinem Kalender eingetragen.

Manchmal denken Kandidaten auch, dass sie wegen solcher Vorfälle ohnehin keine Chance mehr haben und verzichten darauf, ihre Bewerbung weiter zu verfolgen. Wenn sie weiterhin am Kandidaten interessiert sind, so sollten sie nachfragen. Ohnehin ist es sinnvoll, in den ersten zehn Minuten der Verspätung anzurufen und zu fragen, ob man mit dem Erscheinen noch rechnen könne. Der Interviewer wird dankbar dafür sein.

Müssen sie eine Absage schreiben, so können sie beispielsweise die folgende Standard-Formulierung wählen:

  • „Leider sind es sie heute zum vereinbarten Bewerbungsgespräch nicht erschienen und haben auch nicht abgesagt. Wir teilen ihnen daher mit, dass wir sie für die ausgeschriebene Stelle nicht weiter berücksichtigen werden."

Verwenden Sie nicht diese Formulierung auf eine Absage

Problematisch ist die Formulierung „Da Sie nicht erschienen sind, nehmen wir an, dass sie nicht mehr an dieser Stelle interessiert sind".

Wie oben dargelegt, kann der Kandidat unterschiedliche Gründe haben, weshalb er nicht erschienen ist. Er könnte die Absage kritisieren, weil sie aufgrund falscher Annahmen erfolgte.


Absage, aber Unterlagen behalten

Manchmal müssen Sie einem Kandidaten absagen, obwohl Sie sein Profil vielversprechend finden. In diesem Fall werden Sie seine Unterlagen aufbewahren, um ihn bei einer späteren Gelegenheit zu berücksichtigen.

Dabei sind gesetzliche Bestimmungen zu beachten: Bewerberdaten müssen nach dem Bundesdatenschutzgesetz innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Absage gelöscht werden. Nach zwei Monaten endet die Einreichungsfrist für Diskriminierungsklagen – so lange darf das Unternehmen die Unterlagen noch aufbewahren, um eine allfällige Klage angemessen behandeln zu können.

Hier brauchen Sie die Einwilligung des Bewerbers

Wenn das Unternehmen die Unterlagen länger als zwei Monate lang speichern will, benötigt es die schriftliche Zustimmung des Bewerbers. Bei modernen elektronischen Bewerbermanagement-Systemen reicht ein Mausklick. Ansonsten ist es am einfachsten, den Bewerber per E-Mail um seine Einwilligung zu bitten.


Antwort auf Absage im geschäftlichen Kontext

Zur Aufgabe von Assistentinnen und Assistenten gehört auch, Angebote über bestimmte Dienstleistungen zu verschicken und nachzufassen. Ebenfalls ganz normal im geschäftlichen Zusammenhang ist, dass Angebote abgelehnt werden. Wer in dieser Situation einen professionellen Umgangston an den Tag legen möchte, der verfasst eine Antwort auf die Absage. Schließlich weiß man auch im geschäftlichen Kontext nicht, ob und wann man sich wieder begegnet.

Antwort auf Absage: Bleiben Sie freundlich

Auch wenn Sie enttäuscht darüber sind, dass Ihr Angebot abgelehnt wurde – beispielsweise dann, wenn Sie viel Zeit und Mühe in die Erstellung investiert haben – sollten Sie bei der Antwort auf die Absage so freundlich wie möglich bleiben. Eine unfreundliche und flapsige Antwort wirft ein schlechtes Licht auf das gesamte Unternehmen. Hinzu kommt, dass der Empfänger der Nachricht eine unprofessionelle Antwort auf die Absage weitertragen könnte.

Bedeutet: Mit einer freundlichen Absage halten Sie den Kontakt weiter aufrecht, haben die Chance zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal ein Angebot abzugeben und arbeiten außerdem an der Außendarstellung des Unternehmens. Mehr als genug Gründe, sich mit dem Thema zu befassen.

Musterformulierung für eine Antwort auf eine Absage

Sehr geehrte Damen und Herren,

 

wir bedauern, dass Sie sich nicht für unser Angebot entschieden haben. Wir hoffen, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal auf uns zukommen. Bitte behalten Sie unsere Unterlagen für spätere Projekte bei Ihren Akten.

 

Herzliche Grüße

Frau Mustermann


Vorlage für eine Antwort auf eine Absage

Sehr geehrte Damen und Herren,

 

vielen Dank für Ihr Schreiben vom TT.MM. Wie Sie sich vorstellen können, war der Inhalt nicht ganz nach unseren Vorstellungen. Wir verstehen jedoch, dass Sie sich für dasjenige Angebot entscheiden müssen, das am besten für Sie passt. Trotzdem hoffen wir, dass Sie unsere Unterlagen in Ihrem Unternehmen behalten und uns bei weiteren Bedarf noch einmal kontaktieren.

 

Herzliche Grüße

Frau Mustermann


Mit einer derartigen Antwort auf eine Absage geben Sie dem Empfänger zu verstehen, dass Sie weiterhin an einer Zusammenarbeit interessiert sind. Das bringt Ihr Unternehmen in eine gute Ausgangslage, falls der Adressat des Schreibens einen erneuten Bedarf haben sollte.

Fazit zur Absage einer Bewerbung

Professionelle Absageschreiben sind so verfasst, dass sie den Bewerber nicht vor den Kopf stoßen, keine Angriffsflächen für rechtliche Schritte bieten und das Ansehen des Unternehmens fördern (Employer Branding). Um gute Absageschreiben zu verfassen, müssen psychologische Wirkungen berücksichtigt werden. Bei der Absagebegründung ist besondere Sorgfalt gefragt. 

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