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Die 3 besten Tipps für Ihre E-Mails nach einem Telefonat

Kennen Sie das? Sie haben telefoniert und sollen danach Informationen oder Unterlagen verschicken. Sie sitzen an der E-Mail und stellen sich dann die Frage: Wie schreibe ich das jetzt modern, gut verständlich und nicht floskelhaft? Hier unsere drei wichtigsten Tipps, wie Ihnen das gelingt.

E-Mail nach Telefonat

Hier lesen Sie 3 hilfreiche Tipps für Ihre E-Mail nach einem Telefongespräch.

3 Tipps für Ihre E-Mails nach einem Telefonat

1. Erwähnen Sie Aussagen aus dem Telefonat

Dadurch erinnert sich der Empfänger. Außerdem wirken solche Sätze persönlicher. Etwa so: „Wie Sie sagten, können Sie den Termin am 22. Oktober nicht wahrnehmen. Das ist schade. Sobald mein Chef von seiner Dienstreise zurück ist, bespreche ich sofort Ihre Wünsche mit ihm.“

 

2. Formulieren Sie persönlich

Statt „Wir werden uns bemühen, einen neuen Präsentationstermin für Sie zu finden“ schreiben Sie besser: „Ich werde mich persönlich darum kümmern, einen Alternativtermin zu finden. Sobald ich Ihre Termine mit denen meines Chefs abgeglichen habe, melde ich mich bei Ihnen.“ So vermitteln Sie Zuversicht und teilen dem Empfänger mit, welche Schritte folgen. Erklären Sie ihm, ob Sie sich wieder melden oder ob Sie auf seine Reaktion warten. Lassen Sie diesen Punkt offen, entsteht Unsicherheit beim Empfänger und Missverständnisse sind programmiert.

3. Vermeiden Sie veraltete Ausdrücke

Verbannen Sie Formulierungen wie „bezugnehmend auf unser Telefonat“ oder „wie mit Ihnen besprochen“ komplett aus Ihren Texten. Diese Ausdrücke hat jeder schon viele Male gelesen. Sie sorgen für Distanz, nicht jedoch für eine festere Beziehungsebene. Beziehen Sie sich stattdessen auf den Inhalt. Dadurch werden Ihre Briefe individueller. Beispiel: „Gleich nach unserem Telefonat habe ich die Unterlagen noch mal geprüft …“

Fazit: Der erste Eindruck zählt

Auch bei Texten sorgt der erste Eindruck entweder für Sympathie oder Langeweile. Schreiben Sie so, wie Sie mit dem Empfänger telefonieren würden. Anschließend prüfen Sie Form und Grammatik – fertig!

Tipp: Weihnachten, Silvester, Neujahr, wer denkt da nicht an gute Vorsätze? Stopp! Überlegen Sie doch einmal, was Sie machen könnten, um Ihre Arbeit schöner, interessanter oder sogar spaßiger zu gestalten. Im Assistentinnen-Handbuch verraten wir Ihnen die besten Tipps, wie Sie diese Vorsätze in die Tat umsetzen.


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