Termin verschieben, neuen Termin ausmachen, neuen Termin machen, Verschiebung Termin
Einen Termin verschieben? So geht es anhand eines Musters © Amirul Syaidi - Shutterstock

Termine gekonnt verschieben – inkl. Muster

Terminverschiebungen sind zwar ärgerlich, aber im Geschäftsleben kaum vermeidbar. Nicht immer sind Verschiebungen ein Zeichen für mangelnde Wertschätzung oder fehlendes Organisationstalent. Unser Geschäftsalltag ist nun mal kurzlebig. Und gerade diejenigen, welche besonders kontaktfreudig sind und gerne Termine vereinbaren, müssen häufig auch Termine verschieben.

Wichtig ist es, dass der Geschäftspartner dies auch so versteht. Ihre Aufgabe als Assistenzkraft ist es, Terminverschiebungen mit der erforderlichen Diplomatie zu schreiben und Terminpannen zu vermeiden. Denn eine gelungene Terminorganisation ist das Aushängeschild jeder Firma.

Frist beim Termine verschieben

Wenn ein Termin kurzfristig – innerhalb von 24 Stunden – verschoben werden muss, so kommt nur das Telefonat infrage. Erfolgt die Terminverschiebung zwei Tage vorher, so sollten Sie im Betreff den Vermerk „dringend:" setzen. Denn nicht immer werden Mails täglich gelesen!

Regel für Termine bei Outlook anlegen

Lesen Sie dazu den Artikel → Regel bei Outlook erstellen, dass Zusagen und Absagen verschoben werden


Allgemein gilt: Stellen Sie sicher, dass der Geschäftspartner die Verschiebung zur Kenntnis genommen hat. Wenn Sie bis 24 Stunden vor dem Termin noch keine Antwort oder Lesebestätigung erhalten haben, müssen Sie nachhaken – am besten telefonisch.

Terminpannen vermeiden

Bei einer Terminvereinbarung kann es häufig zu Problemen kommen. Sicher kennen Sie die häufigsten Terminpannen:

  • Nicht auf die Uhr gesehen: Die Terminabsage oder Terminverschiebung wird nicht bzw. zu spät gelesen. Der Geschäftspartner trifft zum ursprünglich vereinbarten Termin ein und steht vor verschlossener Tür. Er ärgert sich.
  • Es ist anscheinend unmöglich, einen Verschiebetermin zu finden. Die aufkeimende Geschäftsbeziehung stirbt gleich wieder.

  • Der Termin muss mehrmals verschoben Irgendwann gibt man den Versuch auf, sich zu treffen.
  • Die Bitte um Terminverschiebung weckt das Misstrauen des Kunden: Ist der Geschäftspartner etwa unzuverlässig? Hat er zu viel versprochen?

Form der Terminverschiebung

Am besten schreiben Sie Terminverschiebungen per E-Mail. Damit können Sie später beweisen, dass Sie die Terminverschiebung kommuniziert haben, und Sie ermöglichen dem Empfänger eine rasche Antwort.

Wenn Sie die Terminverschiebung telefonisch kommunizieren – zum Beispiel bei kurzfristigen Verschiebungen –, dann sollten Sie im Anschluss daran das Vereinbarte nochmals per E-Mail bestätigen.

Outlook bietet eine bequeme Möglichkeit, Termine zu verschieben: Man ändert den Termin ab und weist Outlook an, die Terminänderung an alle Teilnehmenden zu versenden. Dank der Bestätigungsfunktion können Sie sicher sein, dass die Terminänderung zur Kenntnis genom­men wurde. Dennoch sollten Sie mit dieser Form der automatisierten Terminver­schiebung vorsichtig sein. Aus psychologischer Sicht ist dieses Vorgehen nämlich problematisch: Sie diktieren dem Geschäftspartner die Agenda, Sie kommandieren ihn herum wie einen Ange­stellten. Dies mag in der internen Kommunikation annehmbar sein, aber kaum im Verkehr mit Geschäftspartnern.

Je nach dem Kommunikationsstil der Geschäftspartner und je nach Dringlichkeit kann durchaus auch eine Terminverschiebung per SMS oder WhatsApp infrage kommen. Dazu müssten Sie aber ganz sicher sein, dass dies auch geschätzt wird.

Gründe für Terminverschiebung

Begründungen für Terminabsage und Verschiebung erfordern ein gewisses Feingefühl. Schätzen Sie ab, wie wichtig der Termin für den Geschäftspartner ist und wie gravierend er die Verschiebung entsprechend empfinden wird: Handelt es sich um ein Routinetreffen, dann wird er die Verschiebung achselzuckend zur Kenntnis nehmen. Geht es um einen Anlass, welcher für ihn eine große Bedeutung hat, so könnte die Verschiebung große Enttäuschung, Ärger, Sorgen oder Umtriebe bewirken.

Zusammengefasst hängt die Formulierung der Absage auch von der eigentlichen Einladung ab. 

Bei weniger wichtigen Terminverschiebungen ist es nicht unbedingt erforderlich, detaillierte Begründungen mitzuliefern. Dass die Agenda im Geschäftsalltag manchmal umorganisiert werden muss, versteht jeder.

Bei gravierenden Verschiebungen erwartet der Geschäftspartner natürlich eine gewisse „Entschuldigung". Diese muss und soll jedoch nicht aus detaillierten und konkreten Gründen bestehen.

Im Gegenteil: Das, was ihr Chef als wichtig betrachtet, mag für den Geschäftspartner wenig Bedeutung haben. Wichtiger als eine detaillierte Begründung ist es, Empathie zu zeigen. Wenn Sie denken, dass die Terminabsage und Verschiebung der Geschäftspartner hart trifft, dann sollten Sie entsprechende Formulierungen und großes Bedauern über die Unannehmlichkeiten ausdrücken, welche Sie ihm verursachen.

Tipp: Wenn sie einen Termin endgültig absagen, sollten Sie auf konkrete Begründungen verzichten. Fokusieren Sie sich hierbei auf eine aufrichtige Entschuldigung.

Termin verschieben: 6 Muster jetzt zum kostenlosen Download

Bereits formulierte Mustervorlagen bieten sich gut als Hilfestellung an, denn diese ersparen Ihnen Zeit und liefern Ihnen Ideen, falls Ihnen einmal die Inspiration fehlt. Für gratis Vorlagen klicken Sie auf das folgende Bild:

Das Vokabular von Terminverschiebungen

In der Geschäftspraxis haben sich verschiedene Wörter herauskristallisiert, die besonders gut bei Terminverschiebungen funktionieren. Dies deshalb, weil sie die richtigen psychologischen Signale aussenden. Hier sind sie:

  • Bitte um Verschiebung: Man kommt nicht als „Boss", sondern als „Bittsteller" auf den Geschäftspartner zu. Menschen sind gegenüber Bittstellern nachsichtig.
  • Ausweichtermin: Dieses Wort drückt aus, dass man den ursprünglichen Termin fest eingeplant hatte und nun unfreiwillig ausweichen
  • Alternative Termine: Die neuen Termine sind „gleichberechtigt" mit dem ursprünglichen. Sie sind nicht eine „Verlegenheitslösung".
  • Vereinbarten Termin: Bekräftigt, dass man sich dem Termin verpflichtet fühlt (Commitment), und folglich nur mit schlechtem Gewissen eine Verschiebung beantragt.
  • Entschuldigung: Diese ist eine Selbstverständlichkeit und darf höchstens bei routinemäßigen Verschiebungen (d.h. Verschiebungen, mit denen der Geschäftspartner ohnehin gerechnet hatte) weggelassen werden.

Termin verschieben: Die richtigen Worte finden

So nichtBesser so
Aufgrund anderweitiger terminlicher Verpflichtungen sehen wir uns leider gezwungen, den für nächste Woche anberaumten Termin verschieben zu müssen.Peter Kleinschmidt kann den Termin am 25. Mai nun doch nicht wahrnehmen und bittet um Verschiebung.
Distanzierte Formulierungen. Das klingt nicht so aufgesetzt, sondern authentisch und damit glaubwürdiger.
  
Zu unserem großen Bedauern ist es Herrn Dr. Petersen nun doch nicht möglich, an dem anberaumten Treffen teilzunehmen.Herr Dr. Petersen kann nun doch nicht wie vereinbart am 25. Mai teilnehmen und bittet mich, den Termin zu verschieben.
„Anberaumt“ wird bei solchen Texten immer wieder gern verwendet. Auch wenn dies kein Wort des täglichen Gebrauchs ist. Auch das große Bedauern klingt beinahe so, als sei jemand gestorben – dabei wird man lediglich nicht an einem Termin teilnehmen können.Schreiben Sie, wie Sie sprechen würden. Das klingt glaubhafter.
  
Wir bitten um Ihr Verständnis, dass Herr Meier den Termin leider nicht wahrnehmen kann.Peter Meier kann am 25. Mai nicht wie vereinbart zu Ihnen nach München kommen.

„Wir“ klingt immer sehr unpersönlich.

Besser:Entweder „Herr Meier bittet um Verständnis“ oder „Ich bitte um Verständnis“. 

Nennen Sie immer den Vor- und Zunamen Ihres Chefs. Das klingt weniger distanziert und sympathischer als „Herr Meier“. Und nennen Sie den Termin ruhig, statt nur von „dem Termin“ zu sprechen.

Fazit

Gerade im Geschäftsleben kommt es immer wieder vor, dass man Termine verschieben muss. Terminabsagen und Verschiebungen sind nicht als mangelnde Wertschätzung zu sehen, sondern im Büroalltag oft unvermeidlich. Wichtig ist, dass man seinem Geschäftspartner eine Terminverschiebung frühzeitig bekannt gibt, sich für eventuell entstandene Unanehmlichkeiten entschuldigt und einen neuen Terminvorschlag macht, um nicht den Anschein zu erwecken, kein Interesse an dem geplanten Treffen zu haben. Bei schriftlichen Terminverschiebungen sollte man sich unbedingt an formelle Vorgaben halten und dem Gegenüber die Gründe für die Verschiebung darlegen. Hält man sich daran, wird der Geschäftspartner die Terminverschiebung verstehen und in aller Regel auch Verständnis dafür haben.

Weitere Artikel zu diesem Thema:
Unterlagen fehlen, Unterlagen Geschäftskorrespondenz, Geschäftsbrief Muster, Geschäftsbrief Vorlage
Fehlende Unterlagen faktenorientiert und professionell anfordern

Die Tätigkeit einer Sekretärin besteht zu einem großen Teil aus Administration und spezifischer Arbeit im Office. Neben der allgemeinen Organisation von Terminen…

deutsche Abkürzungen Geschäftsbrief, E-Mails, Korrespondenz
Die gebräuchlichsten Abkürzungen im Schriftverkehr

Eine Zusammenstellung der wichtigsten und geläufigsten deutschen Abkürzungen für Geschäftsbriefe und E-Mails!

Marketing, Marketing Kanäle
Marketing und Korrespondenz: vielseitig und kreativ

Die geschäftliche Korrespondenz ist nicht nur die Visitenkarte eines Unternehmens, sondern auch ein Instrument für erfolgreiches Marketing: Alles, was das Haus via…

Einhaltung von Terminen und Fristen
Erinnerung - Formalitäten, Tipps & Muster

Als Sekretärin, Assistent oder Office-Professional liegt eine der Aufgaben in der Planung von Terminen. Außerdem haben Assistenten häufig die Pflicht, sich um die…

Angebot ablehnen auf Englisch, Angebot ablehnen auf Deutsch, Angebote professionell ablehnen
Angebot ablehnen - Beispiele auf Deutsch & Englisch

Wer Projekte umsetzen, Arbeiten in Auftrag geben oder Dienstleistungen in Anspruch nehmen möchte, muss viele Angebote von Firmen vergleichen und Kostenvoranschläge…

Quittung, Rechnung erstellen, quittieren, Abrechnung, Kundenabrechnung
Quittung: Wer bekommt was - Pflichtangaben & Tipps

Das korrekte Ausfüllen von Quittungen durch Sekretärinnen oder Assistenten ist insbesondere innerhalb eines Unternehmens von Bedeutung. Ist eine Quittung…

Einladung zusagen, Einladung bestätigen, Einladung Muster
Einladungen zusagen: Aufbau, Tipps & Muster

In Zeiten grenzüberschreitender Geschäftskontakte und intensivem Networking werden Geschäftspartner neben geschäftlichen Veranstaltungen öfter denn je auch zu…

von der Berufsschule befreien, Azubi von der Berufsschule befreien
Freistellung von Berufsschule beantragen – inkl. Muster

Auszubildende lernen ihren Beruf praktisch im Betrieb sowie theoretisch in der Berufsschule. Hierdurch eignen sie sich berufsspezifisches Fachwissen an und wenden…

Preiserhöhung, Preise erhöhen, Kunden über neue Preise informieren
Preiserhöhung ankündigen: So informieren Sie Kunden freundlich und sympathisch

Es gibt viele Gründe, die eine Preiserhöhung notwendig machen und rechtfertigen. Es ist wichtig, den Kunden diese Gründe transparent zu machen und um Verständnis zu…

Bewerbungsabsage, Bewerber absagen, Bewerbung absagen, negative Rückmeldung auf Bewerbung
Bewerbungsabsagen gekonnt verfassen

Das Schreiben von Bewerbungsabsagen zählt zu den unangenehmen Aufgaben im Office. Schlechte Nachrichten erzeugen negative Gefühle, und zwar sowohl beim Schreibenden…

Briefeinstieg verfassen, Briefeinstieg formulieren, Einstieg Briefe, Einstieg E-Mail
Briefeinstieg gekonnt verfassen

Als Sekretärin oder Assistent der Geschäftleitung zählt das Verfassen von Briefen zu Ihren täglichen Aufgaben? Ob Geschäftsbrief, E-Mail oder ein anderes Schreiben…

Zusage Vorstellungsgespräch formulieren, Zusage nach einem Vorstellungsgespräch schreiben
Zusagen nach erfolgreichem Vorstellungsgespräch gekonnt verfassen

Alle Bewerber-Unterlagen sind gründlich evaluiert worden, die Interviews mit den Bewerbern sind über die Bühne gegangen und das Management hat sich definitiv…

Rückmeldung, um Rückmeldung bitten, Schreiben für eine Rückmeldung
Bitte um Rückmeldung: Formulierungshilfen und Muster

Kommunikationsgeräte sind in der modernen Gesellschaft so mobil und weit verbreitet, dass man theoretisch überall rund um die Uhr erreichbar ist. In der Praxis hat…

Geschäftsbrief nicht beantwortet, vergessen auf einen Geschäftsbrief zu antworten, Vergessen auf einen Brief zu antworten, verspätete Antwort auf Geschäftsbrief Tipps
Geschäftsbrief vergessen – Tipps zur verspäteten Antwort

Sie finden in Ihren Unterlagen den Brief eines Geschäftspartners oder eines Kunden, den Sie eigentlich schon längst hätten beantworten müssen. Ein Ereignis, das…

Antwort auf eine Beschwerde schreiben, Beschwerde beantworten, Beschwerdeschreiben formulieren
Antwort auf Beschwerde – inkl. Muster

Feedback ist grundsätzlich erstmal positiv. Daran sollte auch gedacht werden, wenn Kundenbeschwerden eingehen. In einer Beschwerde sollte stets das Positive gesehen…