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7 Muster: So formulieren Sie Terminbestätigungen mal ganz anders

„Vielen Dank für das freundliche Telefonat. Hiermit bestätige ich Ihnen den soeben telefonisch vereinbarten Termin …“ So sehen Ihre Bestätigungen aus, und Sie wünschen sich alternative Formulierungen? Gerne. Dieser Beitrag liefert Ihnen viele Anregungen, damit Sie einmal ganz anders schreiben können.

Terminbestätigung 2018

Formulieren Sie Ihre Terminbestätigungen einmal anders – hier finden Sie einige Ideen.

Terminbestätigung nach Telefonat: Der Teufel steckt im Detail

Beispiel:

Frederike Gärtner hat gerade mit der Assistentin eines Geschäftspartners einen Termin für ihren Chef vereinbart. Der Termin ist wichtig, alles muss passen. „Alles klar“, sagt sie. „Ich habe das notiert, 12. Juli, 14 Uhr.“

Eine Woche später fragt der Chef Frederike: „Frau Gärtner, hat der Herr Dr. Huber gesagt, dass er sich die Produktion bei uns anschauen möchte, oder fahre ich dahin?“ – „Ich war davon ausgegangen, dass Sie zu ihm fahren; so genau habe ich das nicht mit seiner Assistentin besprochen …“

Frederikes Chef hebt die Augenbrauen und schaut Sie wartend an: „Und jetzt?“

Gehen Sie auf Nummer sicher

Auch wenn die telefonische Absprache klar war – ein paar Tage später erinnern Sie sich vielleicht nicht mehr an Details. Eine schriftliche Bestätigung gibt Sicherheit. Meine Empfehlung: Kopieren Sie das schriftlich Vereinbarte zusätzlich in den Termin. Dann haben Sie und Ihr Chef dort alles auf einen Blick und müssen im Zweifelsfall nicht nach Ihrer E-Mail suchen.

Termine mit Externen per Outlook verschicken?

Intern werden Termine fast ausschließlich per Outlook verschickt. Wie Sie selbst wahrscheinlich wissen, steht da oft nicht viel drin. Ein Thema findet sich noch so grade, und das muss man erst einmal verstehen.

Für Absprachen mit externen Gästen bedarf diese einfache Handhabung der besonderen Absprache. Einfach einen Outlookeintrag zu versenden, finde ich nicht sonderlich gelungen.

Meine Empfehlung: Wenn Sie die Terminvereinbarungen telefonisch oder per E-Mail geklärt haben, fragen Sie, ob Sie eine Outlookbestätigung schicken dürfen. Von einigen Gesprächspartnern kann das als guter Service empfunden werden, andere empfinden das vielleicht als Eingriff in die Selbstbestimmung. Oder: Wenn der Geschäftspartner mit einem anderen Programm arbeitet, funktioniert es vielleicht nicht.

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Verwenden Sie diese beiden Wörter nie in Ihren Terminbestätigungen

Es gibt zwei Wörter, die sich in der Kommunikation rund um das Terminmanagement immer wieder finden: „Hause“ und „Besuch“.

Das liest sich dann so:

Wir freuen uns auf Ihren Besuch in unserem Hause.

Meine Meinung: Ich finde das stilistisch nicht sehr gelungen. Es „riecht“ nach Floskel, da das „Hause“ ein oberflächliches Synonym für eines dieser Wörter ist:

  • Büro
  • Geschäftsstelle
  • Hotel
  • Niederlassung
  • Standort
  • Unternehmen
  • Werk
  • Firma

Und „Besuch“, finde ich, klingt eher so, als würde man die Tante besuchen. Ihr Geschäftspartner kommt Sie nicht besuchen.

Vielmehr geht es darum: Der Geschäftspartner

  • informiert sich/verschafft sich einen Überblick,
  • möchte sich ein Bild vom Unternehmen machen,
  • schaut sich etwas an,
  • berät, 
  • möchte beraten werden,
  • möchte Ihren Chef kennen lernen,
  • führt ein Gespräch,
  • präsentiert etwas,
  • bespricht die weitere Zusammenarbeit,
  • verhandelt etwas.

Terminbestätigungen: Beliebte Formulierungen, die aber im täglichen Einerlei untergehen

So nicht:

Wie soeben telefonisch besprochen, bestätige ich Ihnen Ihren Besuch in unserem Hause.

Besser so:

Wir haben besprochen, dass Sie zu uns nach Karlsruhe kommen, um das Projekt persönlich mit Dr. Peter Karstens zu besprechen.

Oder so:

…, dass Sie die weitere Vorgehensweise mit Lydia Schäfer bei uns in München besprechen.

Diesen Satz sollten Sie niemals zum Schluss Ihrer E-Mail zur Terminbestätigung schreiben

Diesen Satz haben Sie vielleicht auch schon geschrieben:

Für Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit gern zur Verfügung.

Oder:

Bei Rückfragen stehe ich Ihnen gern zu Verfügung.

Meine Meinung: Diesen Satz, egal, in welcher Variante, finden Sie unter nahezu jedem Schreiben. Egal, worum es geht. Das macht ihn leider so beliebig. Kennen Sie einen Text, zu dem dieser Satz nicht passen würde? Eben. Standard. Deshalb: Lassen Sie die Finger davon, wenn Sie empfängerorientiert, wertschätzend und modern formulieren möchten.

Besser so:

Ich wünsche Ihnen eine gute Anreise.

Oder so:

Gute Fahrt.

Oder so – eine kreative, schwungvolle Variante:

Viele Wege führen zu uns … Die mitgeschickte Wegbeschreibung zeigt, wie Ihr Chef per Bahn, Flugzeug oder Auto am besten zu uns kommt.

Terminbestätigungen: Beliebte Floskeln und die alternativen, modernen Formulierungen dazu

So nichtBesser so

Wie soeben telefonisch besprochen, bestätige ich Ihnen den Termin am ….

Meine Meinung: So beginnen nahezu alle Terminbestätigungen. Das langweilt und muss nicht sein.

 Wir haben telefonisch vereinbart, dass …

Meine Meinung: Wenn Sie traditionell formulieren und auf Nummer sicher gehen möchten, ist das ein guter Einstieg.

Gern bestätige ich Ihnen den soeben telefonisch vereinbarten Termin.

Meine Meinung: „Gern“ ist das wohl meist gebrauchte Wort zu Beginn eines nach einer Floskel klingenden Satzes. Gern bestätige ich, gern sende ich usw. 

Ich hatte Ihnen versprochen, alles rund um den Termin am 20. Juli 20 … noch einmal kurz zusammenzufassen: …

Meine Meinung: Haben Sie keine Scheu, einen Satz mit „ich“ zu beginnen. Das ist und wirkt natürlich. Sie beginnen mit dem Subjekt.

Wir freuen uns, Sie bei uns begrüßen zu dürfen.

Meine Meinung: Noch so ein Satz aus der Floskelkiste. Floskel deshalb, weil das, was Sie eigentlich sagen möchten, nicht gesagt wird. Sie begrüßen den Gast ja nicht nur, der Gast wird irgendetwas bei Ihnen machen. Sprechen Sie das an, und die Floskel ist passee.

Wir freuen uns, Ihnen an diesem Tag unsere Produktion zeigen zu dürfen.

Meine Meinung: Das ist konkret und gleichzeitig zeitgemäß formuliert. 

Bitte lassen Sie uns wissen, wer Ihrerseits teilnehmen wird.

Meine Meinung: „Ihrerseits“ ist kein schönes Wort.

Bitte geben Sie mir noch Bescheid, welche Kolleginnen und Kollegen noch an dem Termin teilnehmen werden.

Meine Meinung: Wie Sie sehen, geht das auch einfacher. 

Unsererseits werden unser Leiter Personal und eine Personalreferentin dem Gespräch beiwohnen.

Meine Meinung: „Unsererseits“ ist die Schwester von „Ihrerseits“ und genauso altmodisch. „Beiwohnen“ passt bestens in das altmodische, umständliche Bild.

Unser Leiter Personal, Ingo Behrend, und Frederike Vrohn, Personalreferentin, werden an diesem Gespräch teilnehmen.

Meine Meinung: „Ihrerseits“ und „unserseits“ sind überflüssige Wörter, die Sie leicht durch zeitgemäße Formulierungen ersetzen können. 

Gern bestätige ich Ihnen, dass das Treffen zwischen Ihrem Herrn Gärtner und unserem Herrn Kersten …

Meine Meinung: „Ihr“ und „unser“ sind keine guten Formulierungen, wenn es um Personen geht. Die Herren gehören niemandem.

Wir haben besprochen, dass Lars Gärtner und Tim Kersten sich am … treffen.

Meine Meinung: Wenn Sie zeitgemäß formulieren möchten, gehören die Vornamen der Agierenden immer dazu. 

Wir freuen uns auf Ihren Besuch in unserem Hause.

Meine Meinung: Ihr Geschäftspartner kommt Sie nicht besuchen. Und was ist das „Hause“?

Wir freuen uns, dass Sie zu uns kommen.

Meine Meinung: „Besuch“ und „Hause“ wurden ersatzlos gestrichen. Und schon klingt der Satz verbindlich und ehrlich.

Terminbestätigungen 2018: 7 Muster

Muster 1: Terminbestätigung – Geschäftspartner kommt zu Ihnen, mit Wegbeschreibung

Assistentin → Assistentin des Geschäftspartners

Betreff: Bestätigung des Termins am 9. Juli 20.. in Köln

Liebe Frau Berger,

ich hatte Ihnen zugesagt, den vereinbarten Termin per E-Mail zu bestätigen:

Ihr Chef, Thorsten Zuber, kommt am

Montag, 9. Juli 20.., um 14 Uhr zu einem Gespräch mit Heiner Mertens zu uns nach Köln in die Kastanienstraße 12.

Ich habe für das Gespräch zwei Stunden geblockt.

Den Parkplatz für Ihren Chef habe ich reserviert; die Einfahrt befindet sich rechts vom Gebäude. Eine Wegbeschreibung schicke ich mit. Trotz Navigationsgerät im Auto denke ich immer: Sicher ist sicher.

Freundliche Grüße

Schweiger GmbH

i. A. Jutta Sieger

Assistenz Heiner Mertens

Kaufmännische Geschäftsleitung

Muster 2: Terminbestätigung – mehrere Gesprächspartner, mit Wegbeschreibung

Assistentin → Assistentin des Geschäftspartners

Betreff: Bestätigung des Termins am Freitag, 13. Juli 20.., in Berlin

Liebe Frau Nuhr,

danke, dass Sie den Termin möglich gemacht haben. Das haben wir vereinbart:

Tag: Freitag, 13. Juli 20..

Start – Ende: 10 bis 12 Uhr

Ort: Alter Gartenweg 12 – 14, 10222 Berlin

Es nehmen teil:

Jens Hartmann, Geschäftsführer Sistemar GmbH

Rolf Horstmann, Geschäftsführer Rittmann GmbH & Co. KG

Beate Haas, Leiterin Marketing, Rittmann GmbH & Co. KG

Die Parksituation ist rund um unser Gebäude etwas angespannt. Lassen Sie mich deshalb bitte wissen, ob Ihr Chef mit dem Auto anreist, damit ich einen Parkplatz für ihn reservieren kann. Eine Wegbeschreibung schicke ich vorsorglich schon einmal mit.

Viele Grüße aus Berlin

Rittmann GmbH & Co. KG

i. A. Paula Theesen

PA to Jens Hartmann

Muster 3: Terminbestätigung – Chef fährt zum Kunden

Assistentin → Assistentin

Betreff: Termin am 16. Juli 20.. mit Jens Kastner

Liebe Frau Müller,

das hat ja prima geklappt! Vielen Dank für Ihr Entgegenkommen.

Mein Chef, Jens Kastner, wird am

16. Juli 20.. um 11:30 Uhr bei Uwe Scholz sein: Lange Reihe 23 – 25, 22343 Hamburg. Sie sagten, Sie hätten für das Gespräch mit Uwe Scholz 90 Minuten reserviert.

Herr Kastner benötigt für seine Präsentation einen Beamer. Können Sie den zur Verfügung stellen? Ansonsten würde ich meinen Chef bitten, ein Gerät mitzunehmen.

So, das müsste fürs Erste alles sein. Wenn Ihnen noch etwas einfällt, was wir besprechen sollten, melden Sie sich bitte bei mir.

Freundliche Grüße

Zeppelin AG

i. A. Grit Weber

PA Jens Kastner

Bereichsleitung Entwicklung

Muster 4: Terminbestätigung – Gast wird am Flughafen abgeholt

Assistentin → Assistentin

Betreff: Bestätigung des Termins am 19. Juli 20.. in Münster

Liebe Frau Jansen,

versprochen ist versprochen … Sie erhalten alle Absprachen rund um das Treffen Ihres Chefs mit meiner Chefin auf einen Blick:

Wann: Donnerstag, 19. Juli 20..

Beginn – Ende: 14:30 bis 17:00 Uhr

Ort: Waldstraße 1, 48195 Münster, im Büro von Dr. Sabine Kaster

Technik: Wird nicht benötigt

Bitte geben Sie mir Bescheid, wann Herr Müller in Münster landet. Ein Mitarbeiter wird ihn selbstverständlich am Flughafen abholen.

Wenn ich bis zum 19. Juli noch etwas für Sie tun kann, melden Sie sich bitte bei mir. Ich helfe Ihnen gern.

Viele Grüße aus Münster

Humer GmbH

i. A. Sabrina Landmann

Sekretariat Bereichsleitung Einkauf


Muster 5: Terminbestätigung – Gespräch und Mittagessen geplant

Assistentin → Assistentin

Betreff: Bestätigung Termin 24. Juli 20.. in Osnabrück

Liebe Frau Aubruck,

was du heute kannst besorgen …

Damit wir beide das Besprochene schwarz auf weiß haben, hier alles kurz in der Übersicht für den Termin am 24. Juli 20.. um 11 Uhr.

Ort: Paulander GmbH, Schnelle Straße 17 – 19, 49654 Osnabrück

Raum: Münster, 2. OG

Dauer: 11 bis 13 Uhr mit anschließendem Mittagessen

Dr. Katja Richter würde Ihren Chef gern zum Mittagessen einladen. Kann er das zeitlich einrichten? Bitte lassen Sie mich wissen, ob das klappt und ob wir bei der Wahl des Restaurants etwas berücksichtigen müssen, beispielsweise eine Auswahl an vegetarischen Gerichten, oder ob Intoleranzen vorliegen.

Richten Sie Ihrem Chef bitte aus, dass er bei uns bequem vor dem Firmengebäude parken kann. Es sind immer ausreichend Parkplätze für Besucher frei.

Kann ich sonst noch etwas für Sie tun? Benötigen Sie noch Unterstützung oder haben Sie Fragen? Melden Sie sich einfach; ich bin gern behilflich.

Viele Grüße nach Düsseldorf

Paulander GmbH

i. A. Heike Zuber

Assistenz Dr. Katja Richter

Unternehmenskommunikation

Muster 6: Terminbestätigung – kurzfristig angesetzt inklusive Mittagessen

Assistentin → Geschäftspartner

Betreff: Bestätigung Ihres Termins mit Simone Hartmann am 24. Juli

Guten Morgen, lieber Herr Weber,

schön, dass Sie den vorgeschlagenen Termin wahrnehmen können! Simone Hartmann hat mich gebeten, Ihnen zu danken, dass Sie so kurzfristig Zeit für uns haben.

Hier für Sie – und mich zur Sicherheit – alles auf einen Blick für das geplante Gespräch:

Ort: Schumann GmbH/Büro Simone Hartmann, Wassenberger Allee 23 in 66532 Frankfurt a. M.

Termin und Dauer: Dienstag, 24. Juli 20.., von 10:30 bis 13:00 Uhr

Sonstiges: Ab 13:00 Uhr Mittagessen in unserem Casino

Mit der mitgeschickten Wegbeschreibung müsste alles klappen. Auch der Parkplatz, auf dem ich einen Platz für Sie reserviert habe und der sich links vom Gebäude befindet, ist eingezeichnet.

Beachten Sie: Wenn Sie die Einfahrt zum Parkplatz verpassen – das ist leider schnell passiert –, können Sie erst in 2,5 km einen U-Turn machen. Die Einfahrt befindet sich direkt hinter dem Firmenschild.

Ich wünsche Ihnen eine gute Anreise!

Schumann GmbH

i. A. Sabrina Jager

Personal Assistant Simone Hartmann

Leiterin Marketing

Muster 7: Terminbestätigung – mehrere Teilnehmende fahren zum Kunden

Assistentin → Geschäftspartner

Betreff: Bestätigung Termin am 24. Juli 20.. um 14 Uhr.

Guten Tag, sehr geehrter Herr Heinrichs,

danke, dass Sie sich am Dienstag, 24. Juli, Zeit nehmen für das Gespräch mit

Dr. Bernd Luther – Area Manager South,

Katrin Junk – Junior Manager und

Kati Heinisius – Junior Manager.

Sie sagten mir am Telefon, dass außer Kai Hansen noch Ihr Hauptabteilungsleiter Karsten Spenge teilnehmen wird.

Die Kolleginnen und der Kollege werden um 14 Uhr bei Ihnen sein, um das Angebot und die weitere Zusammenarbeit mit Ihnen zu besprechen.

Wir benötigen keine Hotelzimmer. Danke schön für Ihr Angebot, sich darum zu kümmern.

Beste Grüße

Kuriandos GmbH

i. A. Sabrina Hubschmidt

Assistenz Dr. Bernd Luther

Area Manager South


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