Menu

5 Kostenvoranschlag-Muster: Gratis-Download

Vermeiden Sie schlimme Fehler bei Ihrem Kostenvoranschlag, indem Sie eine dieser 5 praktischen Kostenvoranschlag Muster benutzen. Zzgl. 7 Tipps für ein wirksames Angebot.

Kostenvoranschlag Muster

Mustervorlage Kostenvoranschlag Word
Mustervorlage Kostenvoranschlag Excel (3 Vorlagen)
Mustervorlage Kostenvoranschlag Excel-Anleitung (pdf)

7 Tipps wie Sie einen professionellen Kostenvoranschlag erstellen

Egal ob Sie das Office eines Handwerksbetriebs oder eines Freelancers aus der Kreativbranche managen – Ihre Kunden holen in den meisten Fällen mehrere Angebote ein. Sie können sich mit einem professionellen Kostenvoranschlag einen Vorteil verschaffen. Sie selbst haben damit zugleich die Möglichkeit, einen größeren Auftrag genau zu kalkulieren.

Tipp 1: Lassen Sie Sorgfalt walten – auch schon bei der Mustererstellung

Der erste Eindruck zählt. Um einen professionell aufzutreten, verwenden Sie Ihren Geschäftsbriefbogen, das gilt sowohl für die Korrespondenz per E-Mail als auch per Post. Beim Versand per E-Mail hängen Sie Ihren Brief und Ihren Kostenvoranschlag als pdf an. Arbeiten Sie von Anfang an sorgfältig:

  • Erstellen Sie einmal eine korrekte Mustervorlage
  • Richten Sie Ihr Schreiben persönlich an den Interessenten
  • Achten Sie auf korrekte Schreibweise der Namen
  • Recherchieren Sie falls nötig die richtigen Ansprechpartner über das Impressum der Internetseite Ihres Interessenten

 
Beispiel:

Unternehmen als Vertragspartner:

Malermeister Bunt
Herrn Michael Blaul
Farbenstraße 2
01234 Bunthausen

Privatperson(en) als Vertragspartner:

Frau Anna Müller
Hauptstraße 4
56789 Xyzhausen

Tipp 2: Alles was recht ist – So machen Sie Ihren Kostenvoranschlag rechtssicher

Der Kunde will möglichst genau wissen, welche Kosten auf ihn zukommen und will Ihr Angebot mit dem Angebot anderer Unternehmen vergleichen. Ein Kostenvoranschlag (§ 650 BGB) ist rechtlich gesehen zwar eine unverbindliche Kostenkalkulation, allerdings darf sie nicht wesentlich überschritten werden. In einen professionellen Kostenvoranschlag gehören folgende Punkte:

  • Leistung genau beschreiben
  • Stundensatz sowie die Preise für bestimmte Materialeinheiten nennen
  • Rechnung aufmachen, in der Sie den Gesamtaufwand mit einem bestimmten Endbetrag schätzen.

 

Was heißt „unwesentliche Überschreitung“ bei einem Kostenvoranschlag?

Kalkulieren Sie einen gewissen finanziellen Spielraum für ungeplante Zusatzkosten mit ein. Wenn Sie später bei der Abrechnung den geschätzten Endbetrag „unwesentlich“ überschreiten, muss der Kunde den höheren Preis zahlen. Begründen Sie eine Überschreitung plausibel, um sich Ärger mit dem Kunden zu ersparen. In der aktuellen Rechtsprechung betrachten Gerichte eine Überschreitung des veranschlagten Endbetrags um 10 bis zu 15 % – in Einzelfällen auch bis zu 20 % – als unwesentlich.

Was können Sie tun, wenn Sie den Kostenvoranschlag wesentlich überschreiten werden? Muss der Kunde dann nur den Betrag laut Kostenvoranschlag zahlen?

Erkennen Sie während der Ausführung des Auftrags, dass Sie den Kostenvoranschlag wesentlich überschreiten, teilen Sie das Ihrem Auftraggeber unverzüglich und am besten schriftlich mit. Er kann dann entscheiden, ob er an dem Vertrag zu den neuen Konditionen festhält oder ihn kündigt. Kündigt er, können Sie immerhin die Vergütung Ihrer bis zu diesem Zeitpunkt geleisteten Arbeit verlangen.

Mit diesen Formulierungen können Sie sich absichern

Eine unbedachte oder falsche Formulierung kann bedeuten, dass aus einem „Kostenvoranschlag“ ein „garantierter Kostenvoranschlag“ oder eine „Festpreisabrede“ wird. In beiden Fällen übernehmen Sie die Gewähr für die Richtigkeit Ihrer Kalkulation, dürfen also am Ende nicht mehr abrechnen – auch dann nicht, wenn die Arbeiten wesentlich aufwändiger waren, als Sie dachten.

Verwenden Sie daher nicht folgende Formulierungen im Angebot:

  • „Die Richtigkeit und Endgültigkeit des ermittelten Werklohns wird zugesichert.“ (= garantierter Kostenvoranschlag)
  • „Der Bodenaushub für den Gartenteich erfolgt zum Preis von 1.500 €.“ (= Festpreisabrede)

 
Rechtssichere Musterklauseln für einen Kostenvoranschlag, mit dem Sie sich preislich nicht binden, sind:

  • "Dem Kostenvoranschlag liegen die vom Auftraggeber eingereichten Daten zugrunde. Für die Abrechnung gilt das tatsächliche Ausmaß."
  • "Zeit- und Materialaufwand beruhen auf einer Schätzung. Die Schlussrechnung erfolgt auf der Grundlage des tatsächlichen und nachgewiesenen Zeit- und Materialaufwands."

 

Tipp 3: Wissen, was der Kunde will und braucht

Finden Sie heraus, was Ihr Kunde wirklich braucht und schneiden Sie Ihr Angebot darauf zu. Mehr als die Hälfte aller Angebote verfehlen den Zuschlag, weil der anbietende Unternehmer diesen Punkt nicht erfragt hat und die Leistungsbeschreibung im Angebot am eigentlichen Kundenbedarf vorbeigeht. Finden Sie heraus:

  • Was möchte der Kunde genau haben?
  • Wie wird der Kunde das Produkt/die Dienstleistung nutzen?
  • Welches Problem soll gelöst werden?
  • In welchem Rahmen soll sich das Angebot bewegen (preislich, zeitlich, organisatorisch, qualitativ)?

 
So können Sie in Ihrem Kostenvoranschlag ein passgenaues Angebot machen. Der Kunde wird Geld nur für das ausgeben wollen, was er wirklich braucht. Geht es um den reinen Verkauf einer Ware, können Sie Ihren Preis gut kalkulieren. Wollen Sie dem Kunden Nebenleistungen in Rechnung stellen (z.B. Lieferung, Einbau-Service), führen Sie diese auf. Sind solche Leistungen inklusive, betonen Sie das. Schwieriger ist es bei Dienstleistungen, bei denen Sie nicht sicher wissen, wie viel Material Sie verbrauchen und wie viel Zeit Sie in den Auftrag stecken werden. Achten Sie unbedingt auf eine deutliche, klare Sprache. Vermeiden Sie Fachbegriffe bzw. erklären Sie sie, wenn Sie in der Kommunikation mit Laien nicht ohne auskommen.

Tipp 4: Damit der Euro rollt: Wählen Sie einen günstigen Zeitpunkt der Zahlung

In vielen Branchen oder bei größeren Aufträgen akzeptieren Kunden Vorauskasse oder eine Anzahlung. In jedem Fall sollten Sie festlegen, dass der Kunde nach Abschluss der Arbeit und Erhalt der Rechnung binnen eines bestimmten Zeitraums, z. B. 7 Tagen, zu zahlen hat. Musterklauseln zur Fälligkeit der Zahlung:

  • Bei Anzahlung: "Nach Auftragserteilung erhalten Sie eine Rechnung über eine Anzahlung in Höhe von … Sofort nach Begleichung wird Ihr Auftrag ausgeführt. Die Rechnung über den Restbetrag bekommen Sie nach vollständiger Lieferung/Leistung, und sie ist binnen 7 Tagen zur Zahlung fällig."
  • Zahlungsfrist setzen: "Nach erfolgter Lieferung/Leistung erhalten Sie meine Rechnung und zahlen den Betrag bitte binnen 7 Tagen."
  • Bei Vorkasse: "Erteilen Sie mir den Auftrag, erhalten Sie umgehend die Rechnung und zahlen den genannten Preis bitte binnen 7 Tagen. Sofort nach Begleichung wird Ihr Auftrag ausgeführt."

 

Tipp 5: Machen Sie diese Angaben zur Umsatzsteuer

Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, müssen Sie einem Privatkunden im Angebot den Brutto-Preis nennen (ggf. inklusive Liefer- oder Versandkosten). Für einen Geschäftskunden stellen Sie besser Ihren Netto-Preis nach vorn und schreiben dazu, dass darauf noch die gesetzliche Umsatzsteuer anfällt. Sind Sie nicht umsatzsteuerpflichtig, nennen Sie nur Ihren Endpreis (ggf. inklusive Liefer- oder Versandkosten).

Sie können darauf hinweisen, dass Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer berechnen. Diesen Vorteil können Sie für Privatleute unter Ihren Kunden so herausstellen: „Sie profitieren von einem günstigen Endpreis, da ich als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer aufschlage.“

Tipp 6: So befristen Sie Ihr Angebot

Um mit einem Angebot möglichst einfach und schnell zu einem Auftrag zu kommen, werden Sie dem Kunden in den meisten Fällen ein verbindliches Angebot machen. Dazu muss es alle zum Vertragsabschluss notwendigen Angaben enthalten (vor allem: Vertragspartner, Leistungsbeschreibung, Preis). Nimmt der Kunde das Angebot an, kommt der Vertrag zwischen Ihnen zustande. An ein verbindliches Angebot sind Sie so lange gebunden, wie Sie mit der Antwort „unter regelmäßigen Umständen“ rechnen können. Das können 2 oder 30 Tage sein – letztlich würde das ein Gericht entscheiden. Klarheit schaffen Sie, indem Sie unter jedes verbindliche Angebot eine Annahmefrist schreiben: „Dieses Angebot gilt bis zum 31.10.2017.“ Lässt der Kunde die im Angebot genannte Frist verstreichen, ist seine spätere Zusage ein Angebot an Sie. Bestätigen Sie, kommt erst damit der Vertrag zustande. Gleiches gilt, wenn der Kunde mit einem Änderungswunsch auf Ihr Angebot reagiert: Auch den müssen Sie bestätigen, um den Vertrag zu schließen.

Tipp 7: Auftrag sichern mit Antwort-Element

Der Kunde kann Ihr verbindliches Angebot mündlich akzeptieren und so den Vertrag mit Ihnen schließen. Aus Beweisgründen sollten Sie sich jedoch seine schriftliche Zusage sichern. Lassen Sie den Kunden Ihr Angebot unterschreiben und bitten um Rücksendung der abgezeichneten Version. Machen Sie es Ihrem Kunden so einfach wie möglich und sehen dafür am Ende des Dokuments ein Antwort-Element vor. Schicken Sie dem Kunden Ihr Angebot per Brief, braucht er es also in 2-facher Ausfertigung. Dann kann er eine Version behalten und die andere abzeichnen und Ihnen zurückschicken. Übermitteln Sie Ihr Angebot per E-Mail, kann Ihr Kunde Ihnen den Auftrag durch eine Antwort-Mail bestätigen. Das ist allerdings nicht genauso rechtssicher, weil Sie dann keine Unterschrift unter den genauen Konditionen des Auftrags für Ihre Akten haben. Besser ist es, wenn der Kunde in diesem Fall das pdf Dokument ausdruckt, unterschreibt und an Sie zurückschickt.

Weitere Artikel aus der Kategorie "Office"

career@office

Die Karriere-Messe für Sekretärinnen und Assistentinnen.

Save the date: Ihre career@office 2018

04.04.2018: Hamburg, Handelskammer

18.04.2018: Frankfurt, Kap Europa

21.06.2018: München, MTC

10.10.2018: Köln, Congress-Centrum Nord

Weiterbildung

Seminare für Office-Professionals

Starten Sie durch in Richtung Erfolg! Seminare, Kongresse und Fernlehrgänge von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement.

OFFICE SEMINARE hat garantiert das richtige Weiterbildungskonzept für Ihre Bedürfnisse. www.office-seminare.de