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Um einen Kostenvoranschlag zu erstellen, müssen sämtliche Kosten im Überblick gehalten werden - Muster und Vorlagen © wsf-s - Shutterstock

Kostenvoranschlag – Übersicht und gratis Mustervorlage

Bei einem Kostenvoranschlag handelt es sich um eine Übersicht der Kosten, die durch einen Kauf, einer Tätigkeit oder die Inanspruchnahme einer Dienstleistung anfallen werden. Er dient dazu, die Preise für Material, Arbeit und sonstige Ausgaben aufzulisten sowie einen Überblick darüber zu bieten, wie die geplante Maßnahme das Budget belastet.

Dies macht den Kostenvoranschlag zu einem wichtigen Instrument, nicht nur für die Buchhaltung von mittelständischen und größeren Unternehmen. Es lohnt sich für jedes Büro und auch für Privatpersonen, die damit ihre Ausgaben im Blick behalten können.

Kostenvoranschlag: Die Definition

Der Kostenvoranschlag oder gesetzlich "Kostenanschlag" genannt, ist im Bürgerlichen Gesetzbuch BGB geregelt. Dort sind insbesondere die Verbindlichkeit und die Vergütung geklärt. Das BGB regelt allerdings auch, dass es sich bei dem Kostenvoranschlag in der Regel nicht um eine verbindliche Angabe von Kosten handelt, sondern lediglich um eine sinnvolle Schätzung. Stattdessen kann es durchaus im Laufe der Bearbeitung eines Auftrags zu Änderungen kommen, die eine Erhöhung der Kosten zur Folge haben. In diesem Fall stehen den Vertragsparteien verschiedene Optionen zur Verfügung.

Was beinhaltet ein Kostenvoranschlag?

In einem Kostenvoranschlag müssen zuallererst die geschätzten Kosten angegeben werden. Häufig stehen bei einem Unternehmen feste Preise über Preislisten zur Verfügung, die sich auch im Kostenanschlag wiederfinden sollten. In einigen Fällen jedoch, besonders wenn es um stark individuelle und einmalige Aufträge geht, sind die Kosten nicht immer vorher klar definiert. Daher ist es wichtig, dass über die Vergütung Transparenz gewahrt wird und auch die Berechnungsgrundlage Einzug in den Kostenvoranschlag findet.

Ein guter Kostenvoranschlag beantwortet folgende Fragen:

  • Welche Leistung soll erbracht werden?
  • Welchen Umfang hat die Leistung?
  • Wie lang wird die Bearbeitung des Auftrags dauern?
  • Wie hoch sind die Kosten für die Arbeit?
  • Was ist das benötigte Material?
  • Wie hoch sind die Kosten für das benötigte Material?
  • Welche Zusatzoptionen gibt es, für oder gegen die sich der Käufer im späteren Verlauf entscheiden kann?
  • Wie lang ist der Kostenvoranschlag gültig? (Kann individuell festgelegt werden)
  • Welche zusätzlichen Absprachen zwischen Käufer und Verkäufer werden festgelegt?

Mehrwertsteuer bei einem Kostenvoranschlag

2011 sorgte ein Urteil des Bundesfinanzhofs weitreichend für Sorge und Unsicherheit, denn das Gericht bestätigte die Entscheidung eines Finanzamtes, dass ein Unternehmen die Umsatzsteuer (also Mehrwertsteuer), die es in Kostenvoranschlägen angab, an den Fiskus abtreten müsse. Dies klingt zunächst nach üblicher Praxis, denn es ist steuerlich vorgeschrieben, dass der Verkäufer die Umsatzsteuer an das Finanzamt leistet, wenn auch der Käufer der Destinatar der Steuer ist, also jener, den der Gesetzgeber zur tatsächlichen Zahlung der Steuer vorgesehen hat.

In dem fraglichen Fall handelte es sich allerdings um Kostenvoranschläge, bei denen es nicht zu tatsächlichen Aufträgen gekommen war. Die Arbeiten wurden nie durchgeführt und so sollte aus Sicht des Unternehmens eigentlich auch keine Umsatzsteuer fällig sein. Das Finanzamt und letztlich auch der BFH sahen dies anders, denn die Kostenvoranschläge wurden als Rechnungen gewertet und selbst eine Rechnung mit unvollständigen Angaben ist umsatzsteuerpflichtig. Wäre dies nicht der Fall, so würde es Missbrauch Tür und Tor öffnen. Zudem nutzte ein Kunde im vorliegenden Fall den Kostenanschlag für den Vorsteuerabzug und verursachte dem Finanzamt Kosten, die an das Unternehmen weitergegeben wurden.

Dennoch darf die Mehrwertsteuer in einem Kostenvoranschlag auch nicht weggelassen werden, denn alle Preise müssen mit Umsatzsteuer angegeben werden. Dies verlangt Paragraf 1 der Preisangabenverordnung. Eine Angabe wie „zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer" reicht ebenfalls nicht aus. Stattdessen sollte darauf geachtet werden, dass das Dokument klare Angaben darüber enthält, dass es sich um einen Kostenvoranschlag handelt und keinesfalls um eine Rechnung. Darüber hinaus ist ein Hinweis auf dem Dokument sinnvoll, der darauf hinweist, dass es nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Fazit

Ein Kostenvoranschlag ist eine Übersicht aller erwarteter Kosten eines Auftrags, inklusive einer Auflistung, wodurch diese Kosten entstehen. Er muss klar als solches deklariert werden, da sonst steuerliche Komplikationen für den Unternehmer auftreten können.


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Arten von Kostenvoranschlägen

Einfacher Kostenvoranschlag:Der einfache Kostenvoranschlag ist die gängigste Variante. Er ist die Grundlage für ein Geschäft, allerdings nicht Bestandteil des Vertrags. Der einfache Kostenvoranschlag dient nur der Kostenübersicht.
Garantierter Kostenvoranschlag:Der garantierte Kostenvoranschlag beinhaltet klar kalkulierte Kosten, die bindend sind. Das heißt, die Kosten können im Nachhinein nicht mehr geändert werden, außer es liegt eine deutliche Fehlkalkulation vor.

Verbindlichkeit eines Kostenvoranschlags

In diesem Zusammenhang stellt sich unvermittelt die Frage, wie verbindlich ein Kostenvoranschlag ist. Tatsache ist, wenn ein potenzieller Kunde einen Kostenvoranschlag anfordert, so geht er keine Verpflichtung ein, den Auftrag auch tatsächlich zu vergeben. Ansonsten wäre auch die gesamte Bedeutung des Kostenvoranschlags dahin, um basierend darauf zu entscheiden, ob sich eine Auftragsvergabe lohnt oder nicht.

Das bedeutet sowohl, dass die Höhe der veranschlagten Kosten nur eine Schätzung ist, die sich jederzeit verändern kann, als auch, dass der Kunde nicht die Verpflichtung eingeht, den Auftrag zu vergeben. Aus diesem Grund hinterlassen viele Unternehmen auf ihren Kostenvoranschlägen einen Hinweis auf die Unverbindlichkeit des Kostenvoranschlags. Erst wenn der Auftrag erteilt ist, geht der Kunde einen verbindlichen Vertrag ein. Grundsätzlich ist ein Kostenvoranschlag also unverbindlich. Zugleich bietet er eine gewisse Sicherheit für den Kunden, der sich auf die anfängliche Schätzung berufen kann. 

Unwesentliche Überschreitung

Unwesentliche Überschreitungen der Kosten haben keinen Einfluss auf die Verbindlichkeit des Vertrags. Es handelt sich beim Kostenvoranschlag lediglich um eine Schätzung, die auch überschritten werden darf. Eine wesentliche Überschreitung der veranschlagten Kosten liegt hingegen vor, wenn der Verkäufer erkennt, dass die tatsächlichen Kosten die veranschlagten Angaben um mehr als 15 % überschreiten.

Dies ist allerdings keine gesetzlich festgelegte Angabe, je nach Auftrag kann sich diese Zahl unterscheiden. Bei einfachen Aufträgen gilt, dass die Verkäufer seriös kalkulieren sollen, entsprechend sind nur geringe Abweichungen tolerabel. Bei schwierig zu kalkulierenden Aufträgen mit vielen Einflussvariablen können hingegen auch Preisunterschiede von 25 % eine unwesentliche Überschreitung darstellen. In jedem Fall sollte bei schwer zu kalkulierenden Aufträgen im Vorfeld kommuniziert worden sein, dass die endgültigen Kosten in einem möglichst definierten Rahmen variieren können.

Hinweis

Die beliebte Klausel „Es wird nach tatsächlich angefallenen Massen und Mengen abgerechnet" ermöglicht keine wesentliche Überschreitung der Kosten.


Was muss bei einer wesentlichen Überschreitung beachtet werden?

Wesentliche Überschreitungen von veranschlagten Kosten haben in der Regel zwei primäre Folgen. Zum einen muss der Auftragnehmer den Auftraggeber über die Änderung sofort informieren. Zum anderen besteht ein außerordentliches Kündigungsrecht.

Kommt es nach einer Auftragserteilung nämlich zu einer Erhöhung der Kosten in wesentlichem Ausmaß, so hat der Käufer das Recht, vom Vertrag zurückzutreten. Der Verkäufer hat laut §649 Absatz 1 dann nur noch das Recht, bereits bestehende Wertminderungen, die der Kunde zu verschulden hat oder bisherige Arbeitskosten geltend zu machen. Zusätzlich gibt es aber für beide Seiten noch ein paar Dinge zu beachten:

Die Informationspflicht gilt nur für wesentliche Überschreitungen:Nur wesentliche Überschreitungen müssen dem Kunden gemeldet werden. Unwesentliche Überschreitungen können einfach abgerechnet werden. Für den Auftragnehmer bedeutet dies weniger Aufwand, für den Auftraggeber lohnt es sich hingegen, sich regelmäßig über den Kostenstand zu informieren oder bereits vorher bis zu 20-prozentige Mehrkosten einzukalkulieren.
Der Kunde ist zur Zahlung verpflichtet, wenn er nicht von seinem Kündigungsrecht Gebrauch macht:Hat der Auftragnehmer den Kunden hinreichend informiert und dieser hat den Auftrag nicht storniert, so kann sich der Kunde später nicht mehr auf die wesentliche Überschreitung berufen und muss zahlen.
Nichtmeldung der Überschreitung führt meist nicht zu Schadenersatzansprüchen:Auch wenn dem Kunden ein Schadenersatz zusteht, wenn der Auftragnehmer seiner Informationspflicht nicht nachkommt, kommt dies selten zur Anwendung. Auf der einen Seite müsste der Kunde nur zahlen, was bis zum eigentlichen Meldepflicht-Zeitpunkt angefallen ist. Auf der anderen Seite müsste er allerdings auch die Vorteile gegenrechnen, die ihm aus der Fertigstellung des Auftrags zufließen. Diese beiden Größen gleichen sich häufig aus. 

Hinweis

In der einschlägigen Rechtsmeinung wird oft vermutet, dass dem nicht-informationspflichtbewussten Unternehmer nur die Summe des ursprünglichen Kostenvoranschlags zusteht, zuzüglich der maximalen unwesentlichen Überschreitung. Das Oberlandesgericht Celle hat dieser Meinung allerdings bereits 2003 widersprochen. Ein Schadenersatzanspruch bestehe demnach nur, wenn auch ein tatsächlicher Schaden vorliege.


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Wann ist ein Kostenvoranschlag kostenpflichtig?

Wenn Kostenvoranschläge nun nicht laut BGB verbindlich sind, kann sich ein Kunde dann unbegrenzt Kostenvoranschläge von Unternehmen einholen und nur dort den Auftrag vergeben, wo die Konditionen am besten sind? Anders als die Verbindlichkeit des Anschlags ist dies im BGB, genauer in §632 Absatz 3, geregelt. Dort steht festgeschrieben, dass „ein Kostenanschlag [...] im Zweifel nicht zu vergüten" ist. Das bedeutet allerdings nicht, dass ein Verkäufer jeden Kostenanschlag kostenlos vergeben muss, ungeachtet dessen Aufwands.

Gerade bei umfangreichen Aufträgen, die einige Zeit der Vorplanung und Konzeption beanspruchen, bevor überhaupt klar ist, wie groß der finanzielle Aufwand ist, entstehen beim Unternehmen teils hohe Kosten. Daher kann das Unternehmen die Erstellung eines Kostenvoranschlags auch ablehnen, falls der potenzielle Käufer nicht bereit ist, die Kosten für den Anschlag zu übernehmen, selbst wenn es nicht zur Beauftragung kommt. Dies steht dem Verkäufer laut Gesetz frei. Gleichzeitig muss eine solche Vereinbarung vorher klar geregelt worden sein. Ohne eine solche Regelung hat der Verkäufer in keinem Fall Anspruch auf eine Vergütung für den Kostenvoranschlag.

Hinweis

Für einen kostenpflichtigen Kostenvoranschlag werden bis zu 10 % des Gesamtpreises des Auftrags anberaumt. Diese Kosten werden im Fall einer Auftragserteilung in der Regel als eine Anzahlung im Gesamtpreis verrechnet, sodass es nicht zu Mehrkosten führt.


Unterscheidung: Kostenvoranschlag & Angebot

Bislang wurde deutlich: Ein Kostenvoranschlag unterscheidet sich grundlegend von einer Rechnung, die bereits einen bestehenden Vertrag voraussetzt. Dies ist besonders bedeutend bei dem Problem der Umsatzsteuer, die auch bei Kostenvoranschlägen fällig wird, sofern diese nicht eindeutig als solche gekennzeichnet sind. Auch der Begriff Angebot unterscheidet sich in seiner Bedeutung von dem Kostenvoranschlag. Während letzterer in BGB §632, §649 und §650 behandelt wird, ist das Angebot an gänzlich anderer Stelle in BGB §§ 145-150 festgelegt. 

Während der einfache Kostenvoranschlag unverbindlich ist, ist das Angebot immer bindend, sofern es nicht als unverbindlich bezeichnet wird. Zudem ist das Angebot immer kostenlos, während für den Kostenvoranschlag in einzelnen Fällen Gebühren verlangt werden können. Schließlich unterscheiden sich beide Formen durch ihren Umfang.

Während ein Kostenvoranschlag, wie zuvor erwähnt, alle Arbeitsschritte, inklusive der geschätzten Preise enthält, umfasst das Angebot entweder nur die Definition des Produkts ohne die Arbeitsschritte und das Material oder alternativ alle Arbeitsschritte und Materialien, aber ohne einzelne Preisangaben. Beiden Dokumenten gemeinsam sind der Gesamtpreis, der am Ende genannt wird und über den kalkulierten Umfang der Kosten informiert.

Vorsicht

Manchmal hat man die Wahl zwischen einem Angebot und einem Kostenvoranschlag. Der Unterschied liegt im Detail, nämlich in der Verbindlichkeit. Ein Angebot ist bindend, außer es ist explizit als „unverbindlich" gekennzeichnet. Gleichzeitig ist es aber auch für den Unternehmer bindend, das heißt, der Endpreis kann nicht mehr höher ausfallen. Das gibt dem Kunden eine gewisse Sicherheit.


Annahme eines Kostenvoranschlags

Ein unverbindlicher Kostenvoranschlag kann, sofern er ein gutes Angebot darstellt, angenommen werden. Das kommt der Annahme eines Angebots im rechtlichen Sinne gleich und macht den Auftrag verbindlich.

Meist umfasst der Kostenvoranschlag allerdings viele unterschiedliche Möglichkeiten und angebotene Materialien sowie Optionen. Das dient dazu, dass der Kunde sich den Auftrag individuell an sein eigenes Budget anpassen kann. Demnach sollte darauf geachtet werden, dass bei der Annahme eines Kostenvoranschlags klar definiert wird, was die in Auftrag gestellten Leistungen sind. So kommt es in der Folge nicht zu Missverständnissen, wenn überflüssige Materialien bestellt werden oder Leistungen erbracht werden, die der Kunde nicht beauftragt hat.

Excel-Leitfaden zur Erstellung eines Kostenvoranschlags

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Fazit: Ein Kostenvoranschlag macht das Geschäft transparent

Insgesamt lässt sich zusammenfassen, dass Kostenanschläge einen großen Vorteil für Käufer sowie Verkäufer bieten. Es ermöglicht dem Kunden zu überblicken, welche ungefähren Kosten bei einer Auftragsgabe auf ihn zukommen und gibt dem Verkäufer die Möglichkeit, seine Kosten transparent zu kommunizieren. Gleichzeitig entsteht eine Art Sicherheit, dass der Kunde mit der Bewertung der Arbeit zufrieden ist und der Verkäufer nicht unverhältnismäßig mehr Geld verlangt, als Anfangs vereinbart.

Dennoch sind Kostenvoranschläge anders als beispielsweise ein Angebot nicht bindend und können in der Höhe um teilweise bis zu 25 % variieren. Wird ein Kostenvoranschlag angenommen, so besteht nur im Fall einer Ankündigung einer Preiserhöhung, die nicht im Verhältnis zur Komplexität der Kalkulation steht, ein Zusatzrecht zur Kündigung des Vertrags. Während der Verkäufer seine Kalkulation immer transparent kommunizieren sollte, sollte der Kunde immer darauf achten, dass alle Aspekte der Kalkulation, die zu Konflikten führen können, eindeutig geklärt sind. Dazu gehören insbesondere die Verbindlichkeit, eine Information im Falle einer Kostenerhöhung sowie die Kosten für die Erstellung des Kostenvoranschlags selbst.

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