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Formulierung - Antwort auf Beschwerdebriefe

kristella

Mitglied seit
24.08.2005
Beiträge: 103
Hilfreich: 0

Hallo zusammen,

wir basteln gerade an neuen Vorlagen für unsere Kundenbriefe. Grundsätzlich haben wir keinen Kontakt nach außen, abgesehen von Beschwerdebriefen, die uns hin und wieder erreichen und die wir dann nett beantworten (mit Gutschein, versteht sich).

Unser Antwortschreiben ist sehr bieder und altmodisch, jetzt wollen wir alles mal etwas entstauben. Die persönliche Ansprache fehlt.

Wir schreiben zum Beispiel: Vielen Dank für Ihr Schreiben vom...
Das halte ich in dem Fall (an Privatleute) für unpersönlich.

Und wie ist es mit der Betreffzeile in dem Fall? Überhaupt eine und wenn ja, was schreibe ich rein?

Hat jemand auch mit solchen Antwortbriefen zu tun und kann mir da weiterhelfen? Das wäre super.

bis bald
kristella

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lolarennt

Mitglied seit
26.02.2008
Beiträge: 770
Hilfreich: 0

Hallo Kristella

Mich würde eure Vorlage wundernehmen, dann könnte ich auch einen konkreten Verbesserungsvorschlag bringen, was habt ihr denn bis anhin geschrieben :?:

Lg die Lola

lola rennt und rennt...

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Ute-S

Mitglied seit
09.01.2006
Beiträge: 873
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Hallo Kristella,

das ist schwierig, ohne Euer Produkt und Eure Zielgruppe zu kennen. Um mal ganz krasse Beispiele zu nehmen: Ein Brief an eine Seniorin, die sich über ein schlecht sitzendes Gebiss beschwert, muss anders formuliert sein als einer an einen Jugendlichen, der sich beschwert, dass ein MP3-Player zu viele Batterien verbraucht und wieder anders als an einen Geschäftskunden, dem ein Maschinenschaden tausende EUR Verlust beschwert hat.

Generell sollte schon im ersten Satz klarwerden, dass Ihr die Beschwerde ernst nehmt. Wobei ich negative Vokabeln wie "Beschwerde", "Problem" vermeiden würde. Eher eine neutrale Formulierung wie "Am ... teilten Sie uns mit, dass ... Ihre Rückmeldung zu unserem Produkt ... ist uns wichtig und wir werden Ihre Beschreibung an unsere ...-Abteilung weiterleiten. Wir bedauern, dass ... und fügen Ihnen als kleine Entschädigung einen Gutschein über ... bei."

Viele Grüße
Ute

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kristella

Mitglied seit
24.08.2005
Beiträge: 103
Hilfreich: 0

Sehr geehrter Herr XY,

vielen Dank für Ihren Brief vom ...

Es war richtig, dass Sie sich bei uns gemeldet haben, um uns Ihre Verärgerung mitzuteilen. Nur so können wir erfahren, dass etwas nicht in Ordnung ist.

Es tut uns sehr leid, dass Sie aufgrund der Unwissenheit des Filialmitarbeiters diesen Ärger hatten. Hiermit entschuldigen wir uns, auch im Namen des Mitarbeiters, für die Unannehmlichkeiten.

Die Ihnen entstandenen Kosten erstatten wir Ihnen natürlich auf das von Ihnen angegebene Konto ... und verbleiben

Hi lola,
hi ute,

so in etwas sieht das aus, wobei mir sich schon beim Verbleiben die Zehennägel aufrollen
Es handelt sich übrigens um Boutiquen und wir verkaufen da Klamotten

Danke aber schon mal für die Tips, ein bisschen gebastelt habe ich mit Hilfe des Internets schon, aber so richtig komme ich nicht weiter...

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silvi38

Mitglied seit
16.10.2007
Beiträge: 630
Hilfreich: 0

hallo kristella,

an und für sich finde ich das schreiben nicht wirklich verkehrt aber
ich fände es gar nicht gut, wenn man einen mitarbeiter vor dem kunden auch noch zusätzlich schlecht macht.

kann man diesen satz nicht ganz weglassen? mir macht der bauchweh.

oder:....in ordnung ist und uns verstärkt der personalschulung zu widmen.

es tut uns sehr leid, dass sie sich nicht gut beraten fühlten. hiermit entschuldigen wir uns, auch im namen unserer mitarbeiter, für die unanehmlichkeiten.

die ihnen entstandenen kosten erstatten wir ihnen selbstversändlich auf das von ihnen angegebene konto..... (und würden uns sehr freuen, sie aber weiterhin als unseren kunden begrüßen zu dürfen.)

mit freundlichen grüßen

ist so `ne idee auf die schnelle

lg silvi38

"Wer Tiere quält ist unbeseelt
und Gottes guter Geist ihm fehlt,
mag noch so vornehm drein er schaun,
man sollte niemals ihm vertraun."

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