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7 Tipps für gelungene Ein- und Ausstiegssätze in E-Mails und Briefen mit Textbausteinen

Prima, wenn Sie für den Einstieg in einen Brief oder in eine Mail eine gute Idee hatten. Noch besser, wenn Sie die gelungene Formulierung gleich so ablegen, dass Sie immer wieder blitzschnell darauf zugreifen können. Auf diese Weise haben Sie schnell eine professionelle Sammlung erstellt.

Ein- und Ausstiegssätze

Gerade Ein- und Ausstiegssätze in Briefen oder E-Mails haben einen besonderen Stellenwert. Erfahren Sie hier 7 Tipps.

Fein einsteigen – fein raus: 7 Tipps

Ein gelungener Einstiegssatz regt zum Weiterlesen an. In einer Mail entscheidet zum Beispiel der aussagekräftig formulierte Betreff oft mit darüber, ob und wie schnell die Nachricht bearbeitet wird. Und ein gelungener Ausstieg aus einem Schreiben sorgt dafür, dass Sie in bester Erinnerung bleiben. Es lohnt sich also, sorgsam zu formulieren. Um den Aufwand zu verringern, sollten Sie gelungene Passagen sammeln und wieder verwenden. Beim Anlegen und Verwalten Ihrer Sammlung unterstützen Sie die Office-Programme.

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1. Zitate statt langweiliger Floskeln

Beginnen Sie Ihr Schreiben mit einem Bezug zum Empfänger, fangen Sie zum Beispiel mit einem Zitat an oder verwenden Sie gleich eine Kernaussage (direkter Einstieg). Ein guter und einfacher Einstieg ist immer ein Dankeschön, etwa „Danke für das nette Telefonat“ oder „Besten Dank für Ihre schnelle Reaktion“.

Oder erwähnen Sie, wie Sie auf den Empfänger aufmerksam wurden: „Im Internet bin ich auf Ihre Homepage gestoßen“. Fingerspitzengefühl erfordert der direkte Einstieg: „Im Moment muss es sehr schnell gehen. Können Sie uns die Ware diese Woche liefern?“. Damit kommen Sie sofort auf den Punkt und signalisieren Sachlichkeit; entscheiden Sie von Fall zu Fall, wann das in Ordnung ist.

2. Schneller schreiben mit Autokorrekturen

Wenn Sie eine Formulierung öfter verwenden, hinterlegen Sie sie als Autokorrektur. Einmal erfasst, können Sie sie immer wieder abrufen. Autokorrekturen, die Sie in Word anlegen, sind übrigens auch in Outlook verfügbar. So erstellen Sie eine:

  • Wechseln Sie zu DATEI, OPTIONEN, DOKUMENTPRÜFUNG und klicken Sie auf die Schaltfläche AUTOKORREKTUR-OPTIONEN.
  • Tragen Sie unter ERSETZEN ein Kürzel ein, etwa „Dankeanfrage“ oder auch nur „dfia“. Das Kürzel darf kein real vorkommendes Wort sein, damit Ihnen die Funktion nicht ungebeten dazwischen kommt. Übrigens: Groß- und Kleinschreibung des Kürzels merkt sich Word auch. Im Feld DURCH geben Sie den vollständigen Text ein und bestätigen alles (Abbildung 1).

Sollen Ihre Einträge auch gleich das passende Format übernehmen, tragen Sie den Text im Dokument ein und markieren ihn, bevor Sie die Autokorrektur aufrufen. Oft wird im Dialog, der dann erscheint, automatisch die Option FORMATIERTEN TEXT aktiviert. Ist das nicht der Fall, klicken Sie den Optionspunkt an. Auf diese Art sind mehrzeilige Autokorrektur-Einträge oder welche mit Bild möglich. Beim nächsten Schreiben tippen Sie das Kürzel in das Dokument und drücken die Leertaste. Es wird durch den vollständigen Eintrag ersetzt. Ist die Autokorrektur zu umständlich zu erreichen, nehmen Sie diese in die Symbolleiste für den Schnellzugriff auf.

Tipp: Gruppieren Sie gleichartige Autokorrekturen durch vorweg gestellte Sonderzeichen beim Kürzel, zum Beispiel ein #. Durch die Kombination sind nun auch real vorkommende Worte als Kürzel für Autokorrektureinträge möglich.

3. Synonymwörterbücher für die richtigen Worte

Wenn Ihnen beim Formulieren für ein bestimmtes Wort kein Ersatzbegriff einfällt, dann helfen Ihnen Word beziehungsweise Outlook womöglich weiter. Beide Programme besitzen ein Synonymwörterbuch, den Thesaurus. Um diesen aufzurufen, platzieren Sie den Cursor in das auszutauschende Wort. Wählen Sie einen dieser Wege:

  • Auf dem Register ÜBERPRÜFEN klicken Sie in der Gruppe DOKUMENTPRÜFUNG auf das Buchsymbol Thesaurus. Hinweis: In Outlook muss das Nachrichtenformular geöffnet sein.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Wort und zeigen Sie im Kontextmenü auf den Befehl SYNONYME.
  • Drücken Sie UMSCHALT+F7.

Tipp: Möchten Sie ganz schnell die Bedeutung eines Begriffs aus einem Dokument nachschlagen, setzen Sie den Cursor in das Wort und drücken den Shortcut STRG+F7.

4. Briefschluss per Autokorrektur

Die Autokorrektur eignet sich prima für kurze Texte bis 256 Zeichen, etwa für die Grußformel. Setzen Sie auf persönliche und zeitgemäße Texte, etwa

  • Freundliche Grüße aus Speyer/nach Wiesbaden
  • Es grüßt Sie herzlich aus …
  • Freundlich grüßt Sie
  • Beste/Sonnige Grüße aus …
  • Mit besten Wünschen für ein schönes Wochenende
  • Mit herzlichen Grüßen nach Berlin
  • Herzliche Grüße von Haus zu Haus

Floskeln lassen sich auch am Brief- beziehungsweise Mail-Ende umgehen. Formulieren Sie eine Absage am Schluss zum Beispiel so: Bitte sprechen Sie uns wieder an, wenn Sie einmal XYZ benötigen oder Wir freuen uns, wenn Sie uns bei Ihrer nächsten Ausschreibung berücksichtigen. Wenn es passt, bedanken Sie sich: Vielen Dank für Ihre Unterstützung. Soll Ihr Empfänger aktiv werden, fassen Sie das in Worte, zum Beispiel: Für Ihre schnelle Reaktion bin ich dankbar. Sie erreichen mich unter der Mail-Adresse … oder Bitte teilen Sie uns bis zum … mit, ob Sie bei unserer Jubiläumsfeier dabei sind.

5. Lieblingstexte stets parat

Speichern ist ein Muss, um Ihre Formulierungs-Favoriten in Textverarbeitung und Mailprogramm jederzeit greifbar zu haben. Dafür nutzen Sie neben den Autokorrekturen die Schnellbausteine. Sie finden die Funktion unter EINFÜGEN, TEXT, SCHNELLBAUSTEIN. Hier gibt es die sogenannten AutoTexte, früher Textbausteine.

  • Um einen AutoText zu erfassen, schreiben und markieren Sie zuerst den Text.
  • Wählen Sie dann SCHNELLBAUSTEINE, AUTOTEXT, EINTRAG IM AUTOTEXTKATALOG SPEICHERN.
  • Beim nächsten Aufruf wird Ihnen der neue Eintrag in einem sogenannten Katalog angeboten. Sie fügen ihn mit einem Klick in Ihr Dokument ein.

In einer geöffneten E-Mail finden Sie die AutoTexte übrigens an der gleichen Stelle, denn auch hier sind sie hilfreich. 

6. Bausteine verwalten im Organizer

Struktur für gesammelte Texte bietet Ihnen unter EINFÜGEN, TEXT, SCHNELLBAUSTEINE der ORGANIZER.

Wenn Sie ihn öffnen, finden Sie alle vorhandenen Schnellbausteine. In Word sind viele Kopf- und Fußzeilenvorlagen oder Deckblätter für Dokumente bereits als Schnellbausteine hinterlegt. Sie können die Liste um eigene Einträge erweitern. Das Verwaltungswerkzeug Organizer bietet Ihnen die Möglichkeit, zu sortieren und zu kategorisieren und schafft damit Übersicht. Um die vorhandenen Bausteine zu sortieren, klicken Sie einfach auf einen Eintrag im Spaltenkopf des Organizers wie NAME, KATEGORIE oder VORLAGE. Ein neuer Klick sortiert in umgekehrter Reihenfolge (Abbildung 2).

Wenn Sie einen eigenen Baustein anlegen möchten, erfassen und markieren Sie den Text zunächst.

  • Nun rufen Sie die Schnellbausteine und den Befehl AUSWAHL IM SCHNELLBAUSTEINKATALOG SPEICHERN auf. Es erscheint der Dialog NEUEN BAUSTEIN ERSTELLEN.
  • Word schlägt einen Namen für den Baustein vor. Überschreiben Sie ihn mit einer aussagekräftigen Bezeichnung.
  • Bei Kategorie ist ALLGEMEIN voreingestellt. Für eine umfangreiche Bausteinsammlung sollten Sie Ihre Texte mit einer individuellen Kategorie verknüpfen. Klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie NEUE KATEGORIE ERSTELLEN.
  • Schaffen Sie sich zum Beispiel Kategorien nach Anlass des Bausteins wie Einladung, Absage, Mahnung, Reklamation usw. Oder verwenden Sie einen Typ wie Einstieg, Gruß, Zitat.
  • Nach diesen Kriterien ordnen Sie vorhandene Bausteine beim nächsten Starten des Organizers an, indem Sie auf die Überschrift KATEGORIE klicken. Übersicht schafft möglicherweise auch eine kurze Angabe zum Element, die Sie unter der Beschreibung hinterlegen.
  • Wenn Sie auf der Basis einer individuellen Dokumentvorlage arbeiten, können Sie Bausteine auch dort ablegen, statt in der Building Blocks.dotx. Zum Schluss bestätigen Sie mit OK (Abbildung 3).


7. Schnellbausteine nutzen

Das AutoText-Konzept fasst unter SCHNELLBAUSTEINE alle wiederverwendbaren Elemente zusammen.

Anders als man vielleicht vermutet, können Sie darin nicht nur Text, sondern auch Bilder oder Tabellen speichern. Die Speicherung der AutoTexte erfolgt standardmäßig in der Datei Normal.dotm (Word) beziehungsweise in der Datei NormalEMail.dotm (Outlook). Für besseres Organisieren und um eine Vorschau auf die Inhalte zu erhalten, nutzen Sie die Schnellbausteine beziehungsweise den Organizer. Schnellbausteine sind in der Building Blocks.dotx gespeichert.

Über KATALOG oder BAUSTEIN-ORGANIZER und die Schaltfläche EINFÜGEN fügen Sie Ihre Vorratstexte bequem in das Schriftstück ein. Es geht auch direkt im Dokument: Handelt es sich um einen AutoText, zeigen Ihnen Word und Outlook nach der Eingabe von mindestens vier Zeichen einen Quicktipp mit dem Inhalt des Bausteins an. Übernehmen Sie das per Eingabetaste. Kennen Sie den Namen des Bausteins, tippen Sie ihn komplett ein und drücken die Funktionstaste F3.

Tipp: Wenn Sie in Word Schnellbausteine erstellen, die aktualisierbare Felder enthalten (beispielsweise ein Datumsfeld), funktionieren diese oft auch in Outlook. Dort werden sie markiert und mit F9 manuell aktualisiert.

Versteckte Einfügevarianten für gespeicherte Elemente erhalten Sie, wenn Sie im AutoText oder Schnellbausteinkatalog statt mit der linken mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag klicken. Im erscheinenden Kontextmenü bestimmen Sie beispielsweise den Einfügeort, nämlich an der Cursorposition oder in der Kopfzeile (Abbildung 4).


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