Erinnerungsmails schreiben
Bei einer Erinnerungsmail sollte stets auf den richtigen Umgangston geachtet werden © Pixel-Shot — Adobe Stock

Erinnerungsmails schreiben

Grundsätzlich ist es besonders unternehmensintern wichtig, bei der Erinnerungsmail einen gepflegten Umgangston an den Tag zu legen. Unter gleichrangigen Kollegen mag es im Büro schon einmal etwas lockerer zugehen. Wird aber eine Erinnerung an eine Führungsperson gerichtet, ist es von enormer Bedeutung, den richtigen Ton zu treffen. Ein selbstsicheres, aber vor allem respektvolles Auftreten ist hier empfehlenswert.

Wir geben Ihnen in diesem Artikel die passenden Werkzeuge für ein kurzes Erinnerungsschreiben an die Hand. Mit diesen Tipps finden Sie garantiert die richtigen Worte, wenn Sie das nächste Mal eine Erinnerungsmail an Führungskräfte, Mitarbeiter oder externe Partner schreiben. Die unterschiedlichen Mustervorlagen und Beispiele dienen Ihnen dabei als Orientierung, um individuelle und freundliche Erinnerungen zu formulieren.

Proaktive Erinnerungen formulieren

Trotz aller Höflichkeit ist es wichtig, dass die Botschaft der Mail – die freundliche Erinnerung an einen Termin – nicht aus dem Fokus gerät. Es sollte daher immer deutlich werden, wann der Erinnerte was zu tun hat. Insbesondere bei dieser Art der Korrespondenz ist eine zielgerichtete Kommunikation wichtig. Besonders wichtig: Die Autorität des Gegenübers nicht zu untergraben.

Reminder-E-Mail: Beispiele, die Sie kennen sollten

Mustervorlagen unterstützen Sie dabei, den richtigen Ton für Erinnerungsschreiben zu treffen. Nutzen Sie diese Formulierungen, um eine Reminder-E-Mail zu verfassen:

  •  „Sehr geehrte Frau Mustermann, ich wollte Sie kurz erinnern, dass morgen ... “
  • „Lieber Herr Mustermann, Ich melde mich bei Ihnen, um Sie nach dem Ergebnis des Gesprächs mit XY letzte Woche zu fragen.“
  • „Ich bitte Sie, den Antrag noch diese Woche zu unterschreiben.“
  • „Herr Mustermann hat mich gebeten, bei Ihnen nachzuhaken, ob Sie noch Fragen zu dem Vertrag haben, den wir mit XY schließen möchten.“
  • „Bitte lassen Sie Frau XY wissen, ob und welche Entscheidung zu diesem Thema getroffen wurde.“

Mit solchen sogenannten „friendly Remindern“ (Deutsch: freundlichen Erinnerungen) bleiben Sie stets höflich, treten aber dennoch bestimmt und selbstsicher auf. Achten Sie darauf, die Erinnerungsmail Vorlagen und Musterbriefe nur als Orientierung zu nehmen. Schreiben Sie nicht immer den gleichen Text, sondern ändern Sie die Formulierung je nach Situation leicht ab.

Musterbeispiele für Veranstaltungserinnerungen – Vorlage

Eine Veranstaltung steht an, aber die Führungskräfte haben Ihnen noch nicht mitgeteilt, ob sie teilnehmen können. Sie warten auf die Rückmeldung von Geschäftspartnern auf Ihre Einladung. Diese Mustervorlagen unterstützten Sie beim Verfassen der Erinnerungsmail:

  • „Sehr geehrter Herr Mustermann, am [Datum] findet der Workshop Positionierung statt. Da ich bisher noch keine Rückmeldung von Ihnen zur Teilnahme erhalten habe, bitte ich Sie um kurze Antwort.“
  • „Sehr geehrte Frau Mustermann, ich wollte mich erkundigen, ob Sie an unserer Tagung am [Datum] teilnehmen. Bitte geben Sie mir kurze Rückmeldung bis zum [Datum], damit ich Sie vormerken kann.“
  • „Lieber Herr Mustermann, können Sie mir kurz Rückmeldung geben, ob ich Sie für die Veranstaltung [Name] anmelden darf? Da heute Stichtag ist, benötige ich Ihre Rückantwort bis spätestens heute Abend. Vielen Dank.“

Höfliche Erinnerung an Führungskräfte 

Führungskräfte sind nicht selten auf Erinnerungen angewiesen. Sie müssen jeden Tag eine Vielzahl von Terminen einhalten und verlieren vermeintliche Kleinigkeiten schnell aus den Augen. Ihre Aufgabe als Assistenzkraft liegt darin, die Führungskraft durch den Tag zu begleiten und sie regelmäßig und frühzeitig an bevorstehende Termine zu erinnern. 

Diese Form der Erinnerung sollte durchaus proaktiv und selbstständig geschehen, damit kein Termin vergessen wird. Im Umkehrschluss bedeutet dies: Behalten Sie den Überblick über anstehende Termine und offene Punkte, um Ihrer Führungskraft den Rücken freizuhalten.

    Zahlungserinnerungen: Mahnungen höflich formulieren

    Auch das Schreiben von Zahlungserinnerungen liegt meistens im Aufgabenbereich der Assistenz oder des Sekretariats. Sie leisten damit eine wichtige Zuarbeit, wenn zum Beispiel ein Kunde noch nicht bezahlt hat. Oftmals stecken keine fragwürdigen Beweggründe hinter den offenen Rechnungen, sondern ein Missverständnis.

    Ein Mahntext sollte wie jeder andere Geschäftsbrief stets freundlich, aber auch proaktiv formuliert sein, sodass die Botschaft der Zahlungserinnerung bzw. der Mahnung beim Empfänger ankommt. Ein zu schnelles Mahnwesen kann viele Kunden verärgern, besonders wenn sie bezahlt haben oder es gerade vorhatten. Achten Sie also auf Ihre Formulierung und orientieren Sie sich an unseren Erinnerungsmail-Vorlagen:

    • „Sehr geehrter Herr Mustermann, wären Sie einmal so freundlich, unsere Eingangsrechnungen zu prüfen? Ich habe die Sorge, dass unsere Rechnung, Nr. XY, noch nicht bei Ihnen angekommen ist, da sie zum Fälligkeitsdatum am [Datum] nicht beglichen wurde.“
    • „Sehr geehrte Frau Mustermann, ich möchte Sie höflich daran erinnern, dass die Rechnung mit der Nummer XY zum [Datum] fällig war. Da bisher bei uns noch keine Zahlung eingegangen ist, bitte ich Sie, die Zahlung zeitnah anzuweisen.“

    Wie kann um Zuarbeit von Führungskräften gebeten werden?

    Um die Zuarbeit von Führungskräften kann auf unterschiedliche Weisen gebeten werden. Die Bitte kann einerseits in Form einer Aufforderung, andererseits in Form einer freundlichen Erinnerung verfasst werden. Es muss jederzeit sichergestellt sein, dass die betroffene Person sich in ihrer Autorität nicht untergraben fühlt, weil sie eine Aufgabe zugewiesen bekommt. 

    Die Basis liegt auch hier im Ton der Nachricht. Eine respektvolle, aber bestimmte Aufforderung zur Zuarbeit ist wichtig, sodass die Botschaft jederzeit deutlich wird. 

      Tipp: Haben Sie doch Sorge, dass der Empfänger der Nachricht sich auf den Schlips getreten fühlen könnte, ist es ratsam, die Mail im Namen des Vorgesetzten zu schreiben. So wird deutlich, dass es sich um eine Befehlskette handelt und der Verfasser der Nachricht lediglich im Auftrag einer dritten Person handelt. 


      Freundliche Erinnerung im Namen der Führungskraft – Vorlage

      Für eine angemessene Kommunikation im Namen der Führungskraft bieten sich diese Mustervorlagen an:

      • „Sehr geehrter Herr Mustermann, Frau Musterfrau hat mich gebeten, Sie an die Abgabe der Quartalszahlen zu erinnern. Bitte senden Sie mir diese bis zum 15.11., damit ich den Quartalsbericht erstellen kann. Herzlichen Dank im Voraus!“
      • „Herr Mustermann bittet Sie, ihm die Quartalszahlen bis zum 12. Oktober zu schicken.“
      • Frau Musterfrau hat mich gebeten, Sie an die Abgabe der Quartalszahlen zu erinnern.“
      • „Denken Sie doch bitte noch daran, Herrn Mustermann die Quartalszahlen zu schicken. Vielen Dank!“

      Eine Assistenzkraft muss sich allerdings nicht hinter ihrer Führungskraft verstecken. Da es ihre Aufgabe ist, an Termine zu erinnern, Aufgaben zu erledigen und Fristen einzuhalten, steht es ihr zu, selbstbewusst aufzutreten und auch bei ranghöheren Personen um Zuarbeit zu bitten. Trotzdem spielt Höflichkeit weiterhin eine wichtige Rolle, wenn man eine Erinnerung formuliert.

      Hinweis: Zu beachten ist, dass aus der Bitte immer hervorgeht, bis wann die Zuarbeit geleistet werden soll. 


      Freundliche Reminder selbstbewusst schreiben – Vorlage

      Nutzen Sie für direkte und zielgerichtete Erinnerungsschreiben diese Textbausteine und Mustervorlagen:

      •  „Bitte schicken Sie mir die Quartalszahlen bis zum 12. Oktober zu, damit ich den Quartalsbericht rechtzeitig fertigstellen kann. Herzlichen Dank im Voraus!“
      • „Sehr geehrter Herr Mustermann, ich bitte Sie, mir die aktuellen Geschäftszahlen für den Quartalsbericht bis zum 12. Oktober per E-Mail zu schicken."
      • „Sind Sie so freundlich und schicken mir die Unterlagen bis zum 12. August zu?"

      Abhängig von der Struktur des Unternehmens ist es möglich, die Anfrage für Zuarbeit nicht direkt an die Führungskraft zu überstellen, sondern den Vorgang über deren Assistenzkraft abzuwickeln. Diese befindet sich dann in der Pflicht, die entsprechenden Information einzuholen oder die Bitte weiterzuleiten. So entsteht kein direkter Kontakt zur Führungsperson. 

      Mögliche Formulierungen für die Bitte um Zuarbeit über die Assistenz

      Nutzen Sie diese Erinnerungsmail-Muster, wenn Sie mit der Assistenzkraft direkt in Kontakt treten möchten:

      • „Wäre es möglich, dass Ihr Vorgesetzter uns die Unterlagen bis zum 12.08. zur Verfügung stellt? Würden Sie ihn bitte darauf ansprechen?“
      • „Bitte seien Sie so freundlich und schicken mir die Unterlagen bis zum 12. August zu, damit ich den Bericht innerhalb der gewünschten Frist erstellen kann.“

      Erinnerungsmail an Kollegen schreiben: Typische Fälle

      Auch untereinander müssen sich Kollegen häufig an Termine erinnern. Hier kann das Spektrum der Erinnerungen ebenfalls von privaten Terminen über Firmenmeetings bis hin zu Deadlines reichen. Trotz der Tatsache, dass es sich um hierarchisch gleichpositionierte Mitarbeiter handelt, ist eine höfliche Umgangsform und gegenseitiger Respekt ein absolutes Muss.

      Im Arbeitsleben spielt es keine Rolle, wie gut das zwischenmenschliche Verhältnis ist. Wenn jemand an einen anstehenden Termin erinnert werden muss, sollte er diese Erinnerung akzeptieren. Dabei ist es ratsam, persönliche Vorlieben oder Abneigungen außen vor zu lassen. 

      Woran innerhalb eines Unternehmens unter Kollegen am meisten erinnert wird:

      • Deadlines
      • Meetings und Besprechungen
      • Kundengespräche 
      • Rückmeldefristen
      • Geburtstage von Kollegen oder Führungskräften 
      • Veranstaltungen

      Tipps für Erinnerungsschreiben und Erinnerungsmails im Büroalltag

      Damit es im Büroalltag nicht zu Versäumnissen wichtiger Termine kommt, sind ein effektives Terminmanagement und eine gute Terminorganisation empfehlenswert. Nutzen Sie hierfür zum Beispiel die automatische Erinnerungsfunktion von Outlook oder Projektmanagement-Programme wie Trello, Asana und Wunderlist. Sie erinnern Sie automatisch an anstehende Termine. 

      Führungskräfte tragen innerhalb eines Unternehmens viel Verantwortung. Diese geht einher mit jeder Menge Terminen, die es wahrzunehmen gilt. Sie müssen ständig abrufbar sein und eng mit verschiedenen Kunden zusammenarbeiten, damit diese dem Unternehmen erhalten bleiben. 

      Sowohl die Koordination der Termine als auch das Erinnern daran ist die Aufgabe der Assistenzkraft. Häufig haben Führungskräfte nicht einmal einen Überblick über ihre Termine, sondern verlassen sich voll und ganz auf ihre „rechte Hand“. Umso wichtiger ist es, dass die Assistenz den entsprechenden Überblick über die Termine hat und sich nicht davor scheut, ihren Chef mit einem kurzen Erinnerungsschreiben darauf hinzuweisen.

      Termine, an die Führungskräfte am häufigsten erinnert werden müssen:

      • Deadlines für die Abgabe von Dokumenten
      • Außentermine
      • Telefonkonferenzen
      • Geburtstage
      • persönliche Termine

        Outlook effizient für Erinnerungen nutzen

        Über das E-Mail-Programm Outlook ist es möglich, Termine, die per Mail verschickt werden, automatisch in den Kalender zu übernehmen. Dementsprechend wird der Empfänger der E-Mail am Tag des Events und ein weiteres Mal kurz vor dem Event an den entsprechenden Termin erinnert. Da es sich hierbei um einen automatisierten Prozess handelt, muss der E-Mail-Empfänger den Termin nicht noch einmal manuell in einem seiner Kalender eintragen. Einen Termin zu verpassen, wird so quasi unmöglich.

        Es ist hierfür empfehlenswert, dass der entsprechende Outlook-Kalender im Unternehmen geteilt wird. So können andere Personen erkennen, wann der Chef in einem Termin sitzt und somit nicht erreichbar ist. Man sollte sich hier auch nicht davor scheuen, der Führungskraft Termine in den Kalender zu packen.

          Smartphone Assistants für Terminerinnerungen einsetzen

          Abgesehen von Outlook kann man auch von den Smartphones als ständige Begleiter profitieren. So können zum Beispiel Smartphone Assistants zur Erinnerung an Termine eingesetzt werden. Die wohl bekanntesten sind Siri und der Google Assistant.

          Aufgrund der Tatsache, dass sie mit dem Kalender des Smartphones gekoppelt sind, können sie auf Nachfrage die Termine des Tages überprüfen und auflisten. Da die Assistants auf Sprachbefehle reagieren, können die eigenen Termine in Erfahrung gebracht werden, ohne das Mobiltelefon in die Hand nehmen zu müssen. Auch ein proaktives Erinnern und die Verbindung mit dem Outlook-Kalender sind möglich.

            Fazit: So wichtig sind Erinnerungen und terminliche Zuarbeit

            Jeder Mensch wird jeden Tag von irgendwem an etwas erinnert. Es ist völlig normal, dass sich das Gehirn des Menschen nicht jeden Termin merken und sich an jedes Detail erinnern kann. Insbesondere mit Blick auf Geschäftstermine ist es jedoch essenziell, dass diese eingehalten werden. Nur so ist es möglich, dass Führungskräfte Kunden und Geschäftspartnern gerecht werden und sich eine gute Unternehmensstruktur entwickeln kann.

            Daher ist es wichtig, dass sich die Mitarbeiter aufeinander verlassen können. Insbesondere Führungskräfte sind auf regelmäßige Erinnerungen angewiesen, wenn es um die Planung und Organisation von Terminen geht. 

            Bei den Erinnerungsmails ist zu beachten, dass ein höflicher und respektvoller Umgang garantiert wird. Etwas zu vergessen, heißt nicht gleich, dass man inkompetent ist. Daher sollten diese zwei Aspekte immer voneinander getrennt betrachtet werden. Wer regelmäßig und effizient erinnert, wird positiv wahrgenommen.

            FAQ zum Thema Erinnerungen im Büro

            Wen sollte man an Dinge oder Termine erinnern?

            Besonders Führungskräfte brauchen häufig eine Erinnerung, um beispielsweise Termine nicht zu vergessen. Auch Kollegen können gerne an Aufgaben, Meetings oder Deadlines erinnert werden. Wichtig ist dabei jedoch immer, dass die Umgangsform zum Verhältnis passt und stets respektvoll ist.

            In Outlook gibt es eine automatische Erinnerungsfunktion im Kalender, die Sie immer an Ihre Termine erinnert. So verpassen Sie auf keinen Fall einen Termin.

            Klicken Sie unten links auf das Kalendersymbol. Klicken Sie oben rechts auf „neuer Termin“. Legen Sie Betreff, Ort und Datum sowie Uhrzeit fest. Klicken Sie auf das +/- Symbol, um weitere Teilnehmer per E-Mail einzuladen.

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