Rechnung Widerrufsschreiben, Widerruf nach Rechnung schreiben
Ein Widerrufsschreiben nach Erhalt einer Rechnung zu schreiben muss professionell sein © fizkes - Shutterstock

Rechnung: Wie Sie ein professionelles Widerrufsschreiben formulieren

Laut des Verbandes der Internetwirtschaft (eco) wurden in Deutschland in 2017 mehr als 32 Milliarden Rechnungen versandt. Angefangen vom Kassenbon an der Einzelhandelskasse, über die schriftliche Rechnung beim Möbelkauf bis zur Online-Rechnung per E-Mail im Internet. Rechnungen gehören sowohl für Privatleute wie für Unternehmer zum Alltag.

Mit dem Rechnungseingang haben Empfänger die Verpflichtung, diese auf Genauigkeit und Plausibilität zu prüfen. Als Leistungsempfänger hat er darüber hinaus die Obliegenheit die Rechnung bei Fälligkeit zu begleichen und die Vorgaben des § 286 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) zu beachten.

Spätestens 30 Tage nach Rechnungsstellung befindet sich ein Leistungsempfänger gegenüber dem Rechnungsaussteller in Zahlungsverzug. Die gesetzlichen Pflichten des Rechnungsausstellers beziehen sich vor allen darauf, Ware oder eine Dienstleistung zu verkaufen, die vollumfänglich der Bestellung entspricht. Dies schließt ein, dass die Rechnung und der fällige Betrag inklusive Umsatzsteuer äquivalent zu den bestellten Waren oder Dienstleistungen sind.

 

Fehlerquelle Rechnungserstellung

Es liegt auf der Hand, dass bei Milliarden von Rechnungen in Deutschland Fehler auftreten können. Aus der Praxis weiß jeder Unternehmer, dass eine Eingangsrechnung Abweichungen und Unkorrektheiten enthalten kann. In diesem Fall wird in den meisten Fällen die Sekretärin gebeten, schriftlich Widerspruch gegen die fehlerhafte Rechnung einzureichen.

Wie geht man als Assistenz vor, wenn man einen Widerruf gegen eine Rechnung formulieren möchte und welche gesetzlichen Grundlagen sind entscheidend?

Worauf muss man bei einem Widerspruchsschreiben achten?

Erhält man als Assistentin den Auftrag, eine Rechnung aufgrund von fehlerhaften Angaben zurückzusenden, stellen sich neben rechtlichen Fragen vor allem Frage in Bezug auf die korrekte Formulierung des Schreibens.

Das Ausstellen von inkorrekten Rechnungen kommt aus nachvollziehbaren Gründen in den professionellsten Unternehmen vor. Ein neuer Mitarbeiter, der Konditionen vertauscht oder eine mangelhafte Kommunikation sind Punkte, die unter anderem Fehler bei der Rechnungsstellung begründen.

In manchen Fällen ist der Rechnungsbetrag sachlich korrekt. Der Widerspruchsgrund liegt in diesem Fall in einer fehlerhaften Rechnungsgrundlage. Ebenso kann eine nicht vollumfänglich erbrachte Leistung Grundlage für einen Widerruf sein.

Rechnungen können darüber hinaus Formfehler enthalten. Wesentliche Mängel in der Form könnten zum Beispiel sein:

  • Eine fehlendende Rechnungsnummer,
  • ein fehlerhaft kalkulierter Umsatzsteuer-Betrag,
  • ein Schreibfehler in der Rechnungsadresse.

In der Praxis führt vor allem eine fehlhafte Firmenadresse oder abweichende Unternehmensbezeichnung zu einem Widerruf der Rechnung. Diese wird mit der Bitte um Rechnungskorrektur an den Rechnungsaussteller retourniert.

Marginale Fehler in der Anschrift oder eine falsche Unternehmensbezeichnung können beim Vorsteuerabzug ernsthafte Probleme bereiten. In manchen Fällen werden nach Monaten Rechnungskorrekturen angefordert, um die Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen zu können. Fehler in Rechnungen kosten Zeit und bedürfen der besonderen Aufmerksamkeit.

Rechtlichen Anspruch prüfen

Bevor eine Sekretärin beginnt, die Korrespondenz für den Widerspruch zu formulieren, sollte sichergestellt sein, dass ein rechtlicher Anspruch auf Rechnungskorrektur besteht. In den meisten Fällen wurde dieser von einer Fachabteilung im Betrieb oder dem Vorgesetzten geprüft.


Warum es entscheidend ist, den Widerspruch schriftlich niederzulegen

Es ist für Unternehmen essenziell, den Widerruf der Rechnung schriftlich zu formulieren. Ist vorab ein Telefonat oder ein persönliches Gespräch erfolgt, sollte der Widerruf trotz dieser Kommunikation niedergeschrieben übergeben werden.

Eine in geschriebener Form niedergelegte Übersendung ist aufgrund der Beweisbarkeit bedeutend. Gleichzeitig unterbindet ein mündlicher Widerspruch nicht das Eintreten eines Zahlungsverzuges. Eine Mahnung des Rechnungsausstellers wäre die logische Folge. Aus diesem Grund muss der Widerspruch umgehend nach Entdeckung der fehlerhaften Rechnung schriftlich erfolgen. Dieser sollte dem Unternehmen nachweisbar zugestellt werden.

Hierfür eignen sich vor allem die folgenden Formate:

  1. Schriftlicher Widerspruch, postalisch versandt, per Einschreiben mit Rückschein.
  2. Schriftlicher Widerspruch, per Fax mit Fax-Sendebestätigung versandt.
  3. Persönliche Übergabe mit Unterschrift des Rechnungswiderspruchs.

Die persönliche Übergabe stellt von allen Formen des Widerspruchs die effektivste Methode dar. Bei einer eigenhändigen Weitergabe des Widerspruchs kann der Rechnungssteller den Widerspruch nicht negieren. Er wird persönlich am Unternehmenssitz aufgefordert, den Widerruf schriftlich zu bestätigen. Hierbei reicht es aus, eine Kopie des Widerspruchs von einer bevollmächtigten Person unterschreiben zu lassen. Entscheidend ist der Nachweis, ob und wann der Einspruch den Rechnungsaussteller erreicht hat.

Nicht in jedem Fall ist es möglich, ein Widerspruchsschreiben persönlich zu überreichen. Aus diesem Grund ist der postalische Versand oder die Übermittlung per Fax ebenfalls geeignet, einen Widerspruch zu formulieren und geltend zu machen.

Wie man einen Widerruf rechtlich einwandfrei formuliert

Einen Widerspruch zu formulieren ist kein schwieriges Unterfangen. Entscheidend bei der Erstellung sind vor allem die folgenden Punkte:

  • Es muss klar erkennbar sein, dass es sich um einen Widerspruch handelt.
  • Der Absender und der Adressat müssen klar und eindeutig erkennbar sein.
  • Erkennungsmerkmale der fehlerhaften Rechnung, wie die Rechnung- oder Kundennummer müssen im Widerspruchsschreiben enthalten sein.
  • Im Schreiben muss formuliert werden, dass der Rechnung widersprochen wird. Eine kurze Begründung ist entscheidend, damit der Empfänger die Rechnung prüfen und korrigieren kann. Die Original-Rechnung kann als Anlage enthalten sein.
  • Das Setzen einer Frist ist professionell und beschleunigt den Vorgang.

Beispielschreiben zum Widerspruch einer fehlerhaften Rechnung

Per Einschreiben mit Rückschein

Vorab per Fax an 01234-567890

Kundennummer: K45I76098732

Widerspruch gegen Rechnung Nr. 122345698 vom 19.06.2019 über 3.879,98 Euro

Betreff: Bitte um Überprüfung der Rechnung

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit diesem Schreiben setzen wir Sie in Kenntnis, dass wir der oben genannten Rechnung widersprechen und Ihnen diese zu unserer Entlastung zurücksenden. Die Rechnung konnte von uns nicht aus Richtigkeit geprüft werden, da uns keine Aufmaße über die erbrachten Leistungen vorliegen. Aus diesem Grund fehlt uns die Rechnungsgrundlage. Wir bitten Sie um Übersendung der detailgetreuen Aufmaße lt. Angebot und Kontrolle der oben genannten Rechnung bis 15.07.2019. Wir werden nach Eingang der Dokumente Ihre Rechnung erneut auf Plausibilität überprüfen und nach erfolgreicher Prüfung vereinbarungsgemäß begleichen.

Mit freundlichen Grüßen

A. Saskia Müller


Im Beispielschreiben ist erkennbar, dass ein Schreiben zum Widerspruch einer Rechnung formell und detailorientiert geschrieben werden sollte. Der Adressat wird effektiv auf den Widerruf aufmerksam gemacht. In der Folge kann er seinerseits die notwendigen Schritte unternehmen. Statt fehlender Unterlagen können im Schreiben ebenfalls ein falscher Betrag oder formelle Fehler in der Rechnung angemahnt werden.

Welche Vorteile ein schriftlicher Widerspruch bietet

Ein schriftlicher Widerspruch, der mit Nachweis übersandt wurde, ist für den Rechnungsaussteller juristisch bindend. Er bietet einem Leistungsempfänger unterschiedliche Vorteile. Neben der Tatsache, dass die fehlerhafte Rechnung bis auf Weiteres nicht bezahlt werden muss, ergeben sich zumindest zwei weitere rechtlich bedeutende Mehrwerte.

  1. Durch den Widerspruch wird dem Vertragspartner eindeutig und nachvollziehbar dargelegt, dass die Rechnung fehlerhaft ist. Dies impliziert, dass trotz Zahlungsverzugs die Übersendung einer Mahnung nicht möglich ist. Vielmehr muss zwischen den Vertragspartnern geklärt werden, ob die Gründe für den Widerspruch haltbar sind oder nicht. Die Forderung gilt bis zu einer endgültigen Klärung als bestritten. Professionelle Unternehmer nehmen bestrittene Rechnungen ernst. Sie prüfen kurzfristig den Widerruf und werden in der Folge dem Leistungsempfänger ihre Argumente darlegen.
  2. Bestrittene Forderungen werden in der Regel von Inkassounternehmen nicht angenommen und weiterverfolgt. Gleiches gilt für Auskunfteien, wie zum Beispiel die Creditreform oder die Schufa. Sie nehmen keine bestrittenen Forderungen auf, sodass durch eine mangelhafte Rechnung die Kreditwürdigkeit des Leistungsempfängers nicht herabgesetzt werden kann.

Es ist für Unternehmen zielführend, fehlerhafte Rechnungen umgehend schriftlich zu widerrufen. In den meisten Fällen kann nach dem Widerspruch eine einvernehmliche Lösung zwischen den Vertragspartnern gefunden werden.

Wie Unternehmen vorgehen sollten, wenn per Vorkasse bezahlt wurde

In der heutigen modernen Geschäftswelt ist es üblich, Leistungen per Vorkasse zu bezahlen. Dieses Prinzip gilt vor allem für kleinere oder mittelständische Unternehmen, die Ware oder Dienstleistungen im Internet erwerben. Die Zahlung erfolgt in vielen Fällen vorab über die Zahlungsdienstleister Klarna, PayPal oder andere Vermittler.

Der Vorteil der Schnelligkeit der Lieferung bei Vorkasse kann in manchen Fällen zum Nachteil werden. Wurde der Rechnungsbetrag in der Zwischenzeit vom Firmenkonto abgebucht und ist die Ware unvollständig oder fehlerhaft, muss von Unternehmensseite unverzüglich gehandelt werden.

Mit dem Widerruf der Rechnung per Fax oder Einschreiben sollte gleichzeitig der Zahlungsdienstleister informiert werden. Dieser wird seinerseits ebenso den Händler auf den Fehler der Rechnung aufmerksam machen. Die Vorgehensweise trägt dazu bei, zeitnah die bestmögliche Lösung für alle Beteiligten zu erwirken.

Bei Zahlung per Vorkasse ist es möglich, dass einem Unternehmen vorbezahlte Gelder für einen längeren Zeitraum nicht zurückerstattet werden. Dies ist der Fall, bis der Streitfall abschließend geklärt ist. Aus diesem Grund ist es bei der Zahlung per Vorkasse entscheidend, genaue Nachweise und Beweise zu sammeln.

Diese sollen die Argumentation des Leistungsempfängers stärken und manifestieren. Wird die Rechnung per Factoring über einen Zahlungsanbieter zugestellt, haben Unternehmen und Privatleute im Streitfall die Möglichkeit, die Zahlung zu pausieren. Nach Rücksendung der Ware, einer Gutschrift oder der Rechnungskorrektur wird die Rechnung erneut freigeschaltet. Diese wird vom Unternehmen inhaltlich geprüft und im letzten Schritt beglichen.

 

Rechtliche Fakten zu Rechnungen und zum Widerruf

Die gesetzlichen Grundlagen zu Rechnungen und zum Widerruf mangelhafter Rechnungen finden sich vor allem im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und im Umsatzsteuergesetz (UstG). Der § 14 des UstG definiert eindeutig, welche Dokumente als Rechnung bezeichnet werden dürfen:

„Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden.“

Juristisch bedeutend und mit § 14 des UstG übereinstimmend, ist der § 259 des BGB. Der Gesetzgeber verfügt hier die Textform für Rechnungen. Es wird ausgeführt, dass Unternehmen verpflichtet sind,

eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen oder der Ausgaben

als Rechnung aufzuschlüsseln. Mündliche Zahlungsinformationen sind aus diesem Grund zu jeder Zeit nichtig und nicht bindend. In der Praxis gelten gleichzeitig Rechnungen, die per E-Mail in Textform übersandt werden, als rechtlich korrekt. Eine Rechnung muss nicht vom Ersteller unterschrieben werden. Die in § 126 BGB erläuterte Schriftform, die zum Beispiel für Verträge gilt, ist bei Rechnungen nicht bindend.

Sachmängel und Widerruf

Der § 434 BGB beschreibt anschaulich, wann eine Ware oder Dienstleistung keinem Sachmangel unterliegt:

  1. Wenn sie sich für die nach dem Vertrag vorausgesetzte Verwendung eignet.
  2. Wenn sie sich für die gewöhnliche Verwendung eignet und eine Beschaffenheit aufweist, die bei Sachen der gleichen Art üblich ist und die der Käufer nach der Art der Sache erwarten kann.

Aus den gesetzlichen Regelungen ergibt sich, dass Sachmängel generell vorliegen, wenn:

  • Eine Ware oder ein Produkt andere Eigenschaften aufweist, als dies der Käufer aus der Werbung oder der Kennzeichnung erwarten kann.
  • Wenn die vereinbarte Montage durch den Verkäufer oder dessen Erfüllungsgehilfen unsachgemäß durchgeführt worden ist.
  • Wenn die Montageanleitung mangelhaft ist.
  • Wenn der Verkäufer eine andere Sache oder eine zu geringe Menge liefert.

In diesen Fällen ist dem Leistungsempfänger gestattet, die Rechnung zu widerrufen. Er kann gleichzeitig auf Basis unterschiedlicher Maßgaben des BGB:

Welche Möglichkeiten Leistungsempfänger im Einzelnen offenstehen, muss individuell nachvollzogen und zwischen dem Leistungsempfänger und dem Rechnungsaussteller verabredet werden. Eine bedeutende Grundlage hierfür sind die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Rechnungsausstellers. Diese enthalten in der Regel klarer Verfahrensanweisungen in Bezug auf Mängel und deren Beseitigung.

Zusammenfassung und Fazit

Rechnungen müssen von jedem Unternehmen auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft werden. Erkennt ein Unternehmer inhaltliche oder formelle Fehler bei der Rechnungsausstellung, wird er die Rechnung widerrufen. Ein Widerspruch sollte zu jeder Zeit schriftlich manifestiert werden. Mitarbeiter in der Rechnungsabteilung oder im Sekretariat handeln zielführend, wenn sie darauf achten, einen Nachweis des Widerspruchs zu archivieren. In der Praxis wird ein schriftlicher Widerruf vor allem postalisch oder per Fax an den Rechnungsaussteller weitergeleitet. Durch ein Einschreiben mit Rückschein oder das Sendeprotokoll des Faxgerätes ist eindeutig nachvollziehbar, dass der in schriftlicher Form eingereichte Widerruf beim Rechnungsaussteller eingegangen ist.

Durch dieses Vorgehen wird eine Mahnung hinausgeschoben, bis der Widerruf zwischen den Parteien einvernehmlich geklärt wurde. Gleichzeitig dürfen Inkassounternehmen oder Auskunfteien die bestrittenen Forderungen nicht anmahnen. Der schriftliche Widerspruch sollte inhaltlich professionell aufgebaut sein. Es sollte offenkundig sein, dass die Rechnung widerrufen wird. Neben der Rechnungs- und Kundennummer des Leistungsempfängers sollte der Grund für den Widerruf erkennbar und plausibel sein. Darüber hinaus hilft eine Frist im Schreiben, den Widerruf umgehend und einvernehmlich zu klären. In den meisten Fällen kommt es bei berechtigten Einsprüchen zu einer Rechnungskorrektur. Denkbar ist ebenso, dass vom gesetzlichen Rückgaberecht Gebrauch gemacht wird oder eine Gutschrift erfolgt.

Sekretärinnen und Assistenten können durch ein faktenorientiertes und professionell aufgebautes Widerrufsschreiben eine Rechnung juristisch nachvollziehbar widerrufen. Dieses Vorgehen trägt dazu bei, dass ausschließlich berechtigte Forderungen im Unternehmen bezahlt werden. Gleichzeitig ist nachvollziehbar, dass Ansprüche und Fristen in Bezug auf Rechnungen zu jeder Zeit eingehalten werden.

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