Einhaltung von Terminen und Fristen

Erinnerung - Formalitäten, Tipps & Muster

Als Sekretärin, Assistent oder Office-Professional liegt eine der Aufgaben in der Planung von Terminen. Außerdem haben Assistenten häufig die Pflicht, sich um die Einhaltung der Termine und Fristen zu kümmern und die Teilnehmer dementsprechend zu erinnern.

Grundsätzlich ist es besonders unternehmensintern wichtig, einen gepflegten Umgangston an den Tag zu legen. Unter gleichrangigen Kollegen mag es im Büro schon mal etwas rauer zugehen. Wird aber eine Erinnerung an eine Führungsperson gerichtet, ist es von enormer Bedeutung, den richtigen Ton zu treffen. Ein selbstsicheres aber vor allem respektvolles Auftreten ist hier empfehlenswert.

Proaktive Erinnerungen formulieren

Trotz aller Höflichkeit ist es wichtig, dass der eigentliche Inhalt der Mitteilung, die Erinnerung an einen Termin, nicht aus den Augen verloren wird. Es sollte daher immer deutlich werden, wann der Erinnerte, was zu tun hat. Insbesondere bei dieser Art der Erinnerungen sollte darauf geachtet werden, dass die Autorität des Gegenübers nicht untergraben wird.

    Beispiele für proaktive Erinnerungen:

    • Für Termine, Veranstaltungen, Deadlines etc. „Herr Hoffmann, ich wollte Sie kurz erinnern, dass morgen xyz..."
    • „Ich melde mich bei Ihnen, um Sie nach dem Ergebnis des Gesprächs bei XY letzte Woche zu fragen."
    • „Ich bitte Sie, den Antrag noch diese Woche zu unterschreiben."
    • „Herr Mustermann hat mich gebeten, bei Ihnen nachzuhaken, ob Sie noch Fragen zu dem Vertrag haben, den wir mit XY schließen möchten."
    • „Bitte lassen Sie Herrn XY wissen, ob und welche Entscheidung zu diesem Thema getroffen wurde."


    Erinnerung an Führungskräfte 

    Führungskräfte sind nicht selten auf Erinnerungen angewiesen. Begründet werden kann dies damit, dass sie jeden Tag eine Vielzahl an Termine einzuhalten haben.

    Die Aufgabe der Assistenzkraft liegt darin, die Führungskraft durch den Tag zu begleiten und sie regelmäßig und frühzeitig an anstehende Termine zu erinnern. Diese Form der Erinnerung sollte durchaus proaktiv und selbständig geschehen, damit kein Termin vergessen wird. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass die Sekretärin einen vollständigen Überblick über alle anstehenden Punkte haben sollte.

    Führungskräfte um Zuarbeit bitten: 6 Muster-E-Mails

    Wie kann um Zuarbeit von Führungskräften gebeten werden?

    Um die Zuarbeit von Führungskräften kann auf unterschiedliche Weisen gebeten werden. Die Bitte kann einerseits in Form einer Aufforderung, andererseits in Form einer Erinnerung verfasst werden. Es muss jederzeit sichergestellt sein, dass die betroffene Person sich in ihrer Autorität nicht untergraben fühlt, weil sie eine Aufgabe zugewiesen bekommt. 

    Die Basis liegt auch hier im Ton der Nachricht. Eine respektvolle, aber bestimmte Aufforderung ist wichtig, sodass der Inhalt jederzeit deutlich wird. 

    Hat man doch Sorge, der Empfänger der Nachricht könnte sich auf den Schlips getreten fühlen, ist es ratsam, im Namen des Vorgesetzten zu schreiben. So wird deutlich, dass es sich um eine Befehlskette handelt und der Verfasser der Nachricht lediglich im Auftrag einer dritten Person handelt. 

    Freundlicher Reminder im Namen des Chefs – Vorlage

    • "Sehr geehrter Herr Müller, Herr Schmidt hat mich gebeten, Sie an die Abgabe der Quartalszahlen zu erinnern. Bitte senden Sie mir diese bis zum 15.11.2019, damit ich den Quartalsbericht erstellen kann. Herzlichen Dank im Voraus!"
    • „Herr Mustermann bittet Sie, ihm die Quartalszahlen bis zum 12. Oktober zu schicken."
    • „Herr Mustermann hat mich gebeten, Sie an die Abgabe der Quartalszahlen zu erinnern."
    • „Denken Sie bitte noch daran, Herrn Mustermann die Quartalszahlen zu schicken. Vielen Dank!"


    Eine Sekretärin muss sich allerdings nicht hinter ihrem Chef verstecken. Da es ihre Aufgabe ist, an Termine zu erinnern, Aufgaben zu erledigen und Fristen einzuhalten, steht es ihr zu, selbstbewusst aufzutreten und auch bei ranghöheren Personen um Zuarbeit zu bitten. Trotzdem spielt Höflichkeit weiterhin eine wichtige Rolle.

    Hinweis

    Zu beachten ist, dass aus der Bitte immer hervorgeht, bis wann die Zuarbeit geleistet werden soll. 


    Freundlicher Reminder selbstbewusst – Vorlage

    • Sehr geehrter Herr Müller! Sind Sie so freundlich und schicken mir die Quartalszahlen bis 15.11.2019 zu? In diesem Fall kann ich fristgerecht den Quartalsbericht erstellen. Herzlichen Dank im Voraus!
    • „Bitte schicken Sie mir die Quartalszahlen bis zum 12. Oktober zu, damit ich den Quartalsbericht rechtzeitig fertigstellen kann."
    • „Ich bitte Sie, mir die aktuellen Geschäftszahlen für den Quartalsbericht bis zum 12. Oktober per E-Mail zu schicken."
    • „Sind Sie so freundlich und schicken mir die Unterlagen bis zum 12. August zu?"


    Abhängig von der Struktur des Unternehmens ist es möglich, die Anfrage für Zuarbeit nicht direkt an die Führungskraft zu überstellen, sondern den Vorgang über seine eigene Assistenzkraft abzuwickeln. Diese befindet sich dann in der Pflicht, die entsprechenden Information einzuholen oder die Bitte weiterzuleiten. So entsteht kein direkter Kontakt zur Führungsperson. 

      Mögliche Formulierungen für die Bitte um Zuarbeit über die Assistenz

      • „Ist es möglich, dass Ihr Chef uns die Unterlagen bis … zur Verfügung stellt. Würden Sie ihn bitte darauf ansprechen?"
      • „Bitte seien Sie so freundlich und schicken mir die Unterlagen bis zum 12. August zu, damit ich den Bericht innerhalb der gewünschten Frist erstellen kann."


      Erinnerung an Kollegen: Typische Fälle

      Auch untereinander müssen sich Kollegen häufig an Termine erinnern. Hier kann das Spektrum der Erinnerungen ebenfalls von privaten Terminen über Firmenmeetings bis hin zu Deadlines reichen. Trotz der Tatsache, dass es sich um hierarchisch gleichpositionierte Mitarbeiter handelt, ist eine höfliche Umgangsform und gegenseitiger Respekt ein absolutes Muss.

      Im Arbeitsleben spielt es keine Rolle, wie gut das zwischenmenschliche Verhältnis ist. Wenn jemand an einen anstehenden Termin erinnert werden muss, sollte er diese Erinnerung akzeptieren. Dabei sollten persönliche Vorlieben oder Abneigungen außen vor gelassen werden. 

        Woran innerhalb eines Unternehmens unter Kollegen am meisten erinnert wird:

        • Deadlines
        • Meetings / Besprechungen
        • Kundengespräche 
        • Rückmeldefristen
        • Geburtstage von Kollegen / Führungskräften 
        • Veranstaltungen


        Tipps für Erinnerungen im Büroalltag

        Damit es im Büroalltag nicht zu Versäumnissen wichtiger Termine kommt, ist ein gutes Terminmanagement und eine gute Terminorganisation empfehlenswert. Neben dem typischen Tischkalender, in den die Termine manuell eingetragen werden, haben sich innerhalb der letzten Jahre auch technisch einige Neuerungen entwickelt. Diese sollen bei der Terminkoordination unterstützend tätig sein. Sie erinnern automatisch an anstehende Termine, sodass ein Blick in den Kalender nicht mehr nötig ist. 

        Je weiter sich die Technik entwickelt und im Alltag unterstützt, umso mehr scheint die Gedächtnisleistung der Menschen nachzulassen. War es früher noch möglich, sich über das eigene Erinnerungsvermögen an die Termine eines ganzen Monats zu erinnern, scheitern nicht wenige Menschen heute schon daran, Termine einer Woche im Gedächtnis zu behalten. 

        Mit den gesellschaftlichen Veränderungen der letzten Jahrzehnte ging auch einher, dass Unternehmer und in großen Unternehmen Beschäftigte, eine immer größere Verantwortung haben, die mit mehr Pflichten einhergeht. Diese Pflichten beinhalten heute auch mehrfache persönliche Treffen mit Geschäftskunden und intensivere zwischenmenschliche Auseinandersetzungen.

        Woran im Büro regelmäßig erinnert werden muss

        Führungskräfte tragen innerhalb eines Unternehmens viel Verantwortung. Diese geht einher mit jeder Menge Terminen, die sie wahrnehmen müssen. Sie müssen ständig abrufbar sein und eng mit verschiedenen Kunden zusammenarbeiten, damit sie dem Unternehmen erhalten bleiben. Neben dem Papierkram, der erledigt werden muss, kommen häufig noch andere Termine hinzu, die eingehalten werden müssen. 

        Sowohl die Koordination der Termine als auch das Erinnern daran,ist die Aufgabe der Assistenzkraft. Häufig haben Führungskräfte nicht einmal einen Überblick über ihre Termine, sondern verlassen sich voll und ganz auf ihre rechte Hand. Umso wichtiger ist es, dass die Sekretärin den entsprechenden Überblick über die Termine hat und sich nicht davor scheut, ihren Chef darauf hinzuweisen.

          Termine, an die Führungskräfte am häufigsten erinnert werden müssen:

          • Deadlines für die Abgabe von Dokumenten
          • Außentermine
          • Telefonkonferenzen
          • Geburtstage der Partner/Chefs/Mitarbeiter
          • Persönliche Termine


          Outlook effizient für Erinnerungen nutzen

          Über das E-Mail-Programm Outlook ist es möglich, Termine, die per Mail verschickt werden, automatisch in den Kalender zu übernehmen. Dementsprechend wird der Empfänger der E-Mail am Tag des Events und ein weiteres Mal kurz vor dem Event an den entsprechenden Termin erinnert. Da es sich hierbei um einen automatisierten Prozess handelt, muss der E-Mail-Empfänger den Termin nicht noch einmal manuell in einem seiner Kalender eintragen. Einen Termin zu verpassen, wird so quasi unmöglich.

          Es ist hierfür empfehlenswert, dass der entsprechende Outlook-Kalender im Unternehmen geteilt wird. So können andere Personen erkennen, wann der Chef in einem Termin sitzt und somit nicht erreichbar ist. Man sollte hier auch nicht davor scheuen, der Führungskraft Termine in den Kalender zu packen.


          Smartphone Assistants für Terminerinnerungen einsetzen

          Abgesehen von Outlook kann man auch von den Smartphones als ständige Begleiter profitieren. So können zum Beispiel Smartphone Assistants zur Erinnerung an Termine eingesetzt werden. Die wohl bekanntesten Assistants sind Siri und der Google Assistant.

          Aufgrund der Tatsache, dass sie mit dem Kalender des Smartphones gekoppelt sind, können sie auf Nachfrage die Termine des Tages überprüfen und auflisten. Da die Assistants auf Sprachbefehle reagieren, ist es möglich, die eigenen Termine in Erfahrung zu bringen, ohne das Mobiltelefon in die Hand nehmen zu müssen. Es ist also sozusagen zwischen Tür und Angel möglich, ein Termin-Update zu bekommen. Auch ein proaktives Erinnern und die Verbindung mit dem Outlook-Kalender sind möglich.

          Fazit: Erinnerungen sind eine der wichtigsten Aufgaben

          Jeder Mensch wird jeden Tag von irgendwem an etwas erinnert. Es ist völlig normal, dass sich das Gehirn des Menschen nicht jeden Termin merken und sich an jedes Detail erinnern kann. Insbesondere mit Blick auf Geschäftstermine ist es wichtig, dass diese eingehalten werden. Nur so ist es möglich, den Kunden gerecht zu werden und eine gute Unternehmensstruktur zu entwickeln.

          Daher ist es wichtig, dass sich die Mitarbeiter aufeinander verlassen können. Insbesondere Führungskräfte sind auf regelmäßige Erinnerungen angewiesen, wenn es um die Planung und Organisation von Terminen geht. 

          Dabei ist zu beachten, dass auch bei persönlichen Antipathien ein höflicher und respektvoller Umgang garantiert wird. Etwas zu vergessen, heißt nicht gleich, dass man inkompetent ist. Daher sollten diese zwei Aspekte immer voneinander getrennt betrachtet werden. Wer regelmäßig und effizient erinnert, wird entsprechend positiv wahrgenommen werden.

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