Grundbegriffe aus der Wirtschaft, Wirtschaftliche Begriffe für Sekretärinnen
Welche Grundbegriffe aus der Wirtschaft sind für Sekretärinnen essenziell? © Africa Studio - Shutterstock

Wirtschaft: Welche Grundbegriffe sind für Sekretärinnen essenziell?

Die wichtigsten Grundbegriffe aus der Wirtschaft, die immer wieder im Sekretariat Anwendung finden. Alle Grundbegriffe zu Vollmachten, Vertragsrecht inklusive der wichtigsten Gesetze, Mängel, Beschwerden, Reklamationen, Anfragen der Bundesagentur der Arbeit.

Die vielfältigen Aufgabenbereiche von Sekretärinnen haben regelmäßig einen konkreten Bezug zu Wirtschaftsthemen. Assistentinnen arbeiten als Chefsekretärinnen bildlich ausgedrückt in der Schaltzentrale von Unternehmen.

Sie bearbeiten die eingehende Korrespondenz, erstellen umfangreiche Verträge und müssen ihre übertragenen Vollmachten effektiv einsetzen.

 

Sekretärinnen ohne Führungsfunktion haben ebenso jeden Tag Berührung mit Fragen der Wirtschaft, kümmern sich um die sachgerechte Verwaltung im Office, sind für die Bestellung von Büromaterialien zuständig oder beraten ihren Chef bei Fragen der modernen Bürokommunikation.

Welche Bereiche muss eine Sekretärin beherrschen und wie erlangt sie diese?

Themen, wie die Unterschriftenregelung im Büro bzw. im Vorzimmer, eine professionelle Herangehensweise an das Vertragsrecht im Betrieb, die kompetente Bearbeitung von Streitfällen oder die Korrespondenz mit der Bundesagentur für Arbeit sind Bereiche, in der eine Sekretärin Kompetenz und Erfahrung vorweisen sollte.

Voraussetzung für eine erfolgreiche Tätigkeit in jedem Sekretariat ist aus diesem Grund ein echtes Interesse an den Hintergründen wirtschaftlicher Sachverhalte, lebenslanges Lernen und eine stringente persönliche und innerbetriebliche Weiterbildung.

Die Mehrzahl moderner Unternehmen sowie die Vorgesetzten und Geschäftsführer erwarten von ihrer Assistenz Fachwissen in Wirtschaftsfragen. Sie setzten voraus, dass Sekretärinnen Sachkenntnis im Bereich mitbringen und interessieren sich bei der Einstellung vor allem für Details, über welche Kompetenz in wirtschaftlichen Fragen eine Sekretärin verfügt.

Um neben der modernen Bürokommunikation und dem Büromanagement ebenso im umfangreichen Sachgebiet der Wirtschaft professionell agieren zu können, sollten Sekretärinnen vor allem in den folgenden Domänen Fachwissen vorweisen können und bereit sein, ihre eigene Qualifikation stetig auszubauen.

Lernen, wissen und anwenden - Sekretärinnen stehen nie still

  1. Was eine Sekretärin in Bezug auf Vollmachten und die Unterschriftenregelungen im betrieblichen Umfeld wissen sollte?
  2. Was sollten Sekretärinnen über das Vertragsrecht wissen?
  3. Wie sollte die Assistenz Mängel, Beschwerden und Reklamationen behandeln?
  4. Wie kann das Sekretariat professionell die Anfragen der Bundesagentur für Arbeit bearbeiten?
  5. Welche Informationen benötigt das Sekretariat über juristische Personen?

Wie Sekretärinnen Vollmachten im betrieblichen Umfeld gekonnt beachten

In nahezu jedem Sekretariat und Büro kommt mit der Zeit Fragen zu Unterschriftenregelungen und Vollmachten auf. Konkret handelt es sich darum, ob und in welcher Weise Briefe oder Bestellungen unterschrieben werden dürfen. Gleichzeitig gehört es zur Chefentlastung und zu den Aufgaben einer Sekretärin, wichtige Korrespondenz vorzubereiten und im Bedarfsfall persönlich und korrekt zu unterzeichnen.

Unterschrift ja oder nein? Wann darf eine Sekretärin allein entscheiden?

In jedem Office bzw. Büro kommt es darüber hinaus zu Notsituation, in denen schnell gehandelt werden muss. Der terminierte Geschäftsbrief, der am selben Tag versandt werden muss oder eine Büromaterial-Bestellung, die dringend gebraucht ist, benötigen die ungeteilte Aufmerksamkeit der Sekretärin. Eine umgehende, eigenhändige Signatur kann die Lösung sein. Gleichzeitig kann das unüberlegte Unterzeichnen von Geschäftsdokumenten weitreichende innerbetriebliche Probleme nach sich ziehen, wenn die Unterschrift aus rechtlicher Sicht nicht korrekt war.

Aus diesem Grund ist es für Assistentinnen wichtig, sich eingehend mit Vollmachten und deren Implikation zu beschäftigen und die innerbetrieblichen Unterschriftenregelungen zu beachten. Vorgesetzte oder der Geschäftsführer verlassen sich darauf, dass eine Sekretärin aufgrund ihrer Kompetenz und ihrer Berufserfahrung weiß, wie übertragene Vollmachten professionell eingesetzt werden.

Wie Assistentinnen bei Vollmachten rechtlich konform handeln

Mit der Unterschrift auf einem wichtigen Geschäftsdokument, einem Brief oder einer Bestellung signalisiert ein Vertragspartner Konformität und Rechtssicherheit. Geschäftspartner oder Lieferanten zeigt die Unterschrift auf einem signierten Dokument an, welche Vollmachten der Unterzeichner hat. Wird ein fehlerhaftes oder unrichtiges Unterschriftenkürzel verwandt, kann dies weitreichende Folgen haben.

Unterschrift in der Wirtschaft korrekt ausführen - sonst drohen Konsequenzen

Eine inkorrekte Unterschrift könnte zum Beispiel einen Vertrag rechtlich unwirksam stellen oder zu Schadenersatzforderungen führen. Aus diesem Grund sollten sich Sekretärinnen explizit mit den wichtigsten Unterschriftenkürzeln beschäftigen. Diese sind in der Wirtschaft nationale und international üblich und haben teilweise einen gesetzgeberischen Hintergrund, der in jedem Fall im Sekretariat Beachtung finden sollte.

 

Unterschriftenkürzel

Bedeutung

Im Auftrag (i. A.)

Mitarbeiter, die im Auftrag zeichnungsberechtigt sind, kennzeichnen dies durch dieses Unterschriftenkürzel. Im Auftrag kann sich auf einen einmaligen Auftrag, eine Sondervollmacht oder auf eine Artvollmacht beziehen. Sekretärinnen erhalten in der Regel eine Artvollmacht, um zum Beispiel fortgesetzt die Büromaterial-Bestellung abzuwickeln

 

Gesetzliche Grundlage:§ 54 HGB (Handelsgesetzbuch) – "im Auftrag" wird nicht explizit im Gesetz erwähnt, ist in der Wirtschaft üblich

Per Prokura (ppa.)

Zusatz für Prokuristen, die mittels dieses Kürzels Geschäfte rechtsverbindlich für ein Unternehmen abschließen können

 

Gesetzliche Grundlage:§ 49 HGB (Handelsgesetzbuch)

In Vollmacht (i.V.)

Mitarbeiter mit einer Vertretungsberechtigung erhalten vom Unternehmen die Erlaubnis mit dem Kürzel i.V. zu unterschreiben. In den meisten Fällen werden sie durch eine schriftliche Bestätigung der Geschäftsleitung ermächtigt, Rechtsgeschäfte in Vollmacht für das Unternehmen abzuwickeln.

 

Wichtig: i.V. kann vor allem bei Behörden ebenso „in Vertretung“ bedeuteten

 

Gesetzliche Grundlage: § 164 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch)

Ohne Zusatz

Ohne Zusatz unterschreiben ausschließlich Firmeninhaber, Geschäftsführer oder Vorstände. Unter Ihrem Namen wird ihre Funktion eindeutig abgebildet. Dies zeigt Empfängern an, welchen Rang sie im Unternehmen einnehmen

Im Auftrag unterschreiben - nur so sind Rechtsgeschäfte in der Wirtschaft gültig

Für Sekretärinnen kommt ausschließlich das Unterschriftenkürzel „im Auftrag“ in Frage. Dieses Unterschriftenkürzel sollte zu jeder Zeit der persönlichen Unterschrift vorangestellt werden, wenn im Auftrag ein Rechtsgeschäft abgewickelt werden soll. Ein Rechtsgeschäft kann in diesem Fall ein Geschäftsbrief, ein Begleitbrief zu einem Vertrag oder andere Korrespondenz sein.

Sekretärinnen sollten auf Rechtssicherheit achten und ausschließlich dann im Auftrag unterschreiben, wenn sie hierzu eine Vollmacht besitzen. Damit ein Vorgesetzter nicht bei jeder neuen Korrespondenz eine neue Autorisation erteilen muss, ist es zielführend, für wiederkehrende Aufgaben im Unternehmen eine schriftliche Vollmacht aufzusetzen.

Beispiel für rechtskonforme Unterschrift der Sekretärin

Eine Chefsekretärin erhält regelmäßig die Aufgabe, im Auftrag des Vorgesetzten internationale Reisebuchungen durchzuführen. In der Regel werden Flugbuchungen und Hotelreservierungen direkt von ihr ausgelöst. Um rechtskonform zu unterschreiben und bei Problemen nicht vom Unternehmen haftbar gemacht zu werden, sollte sich die Sekretärin die Unterschriftenvollmacht schriftlich bestätigen lassen.

In der Praxis hat sich eine festgelegte Höchstsumme pro Geschäftsvorfall bewährt. Mit dieser Vorgehensweise ist garantiert, dass Reisebuchungen schnell, ohne Aufwand und kostengünstig ablaufen. Mit einer schriftlichen Vollmacht ist es der Chefsekretärin möglich, Reisebuchungen bis zum festgesetzten Limit rechtskonform und eigenverantwortlich unter Berücksichtigung interner Reisevorschriften durchzuführen.

Unterschriftenvollmacht der Sekretärin stetig erweitern

Sekretärinnen gewinnen Sicherheit in ihrer Tätigkeit, wenn sie sich eingehend mit den rechtlichen Fragen zu Unterschriftenvollmachten beschäftigen. Kennen sie ihre Rechte und Pflichten können sie proaktiv mit ihren Vorgesetzten eine schriftliche Vollmacht abstimmen.

Dies führt zu einer schnellen und rechtskonformen Bearbeitung aller Geschäftsvorfälle im Sekretariat. Mit steigender Berufserfahrung, Kompetenz und Vertrauen werden sich die Vollmachten für eine Sekretärin nachhaltig erweitern, um eine noch professioneller Chefentlastung zu gewährleisten und das Büromanagement zu professionalisieren.

 

Umsatzsteueridentifikationsnummer oder Firma: Die wichtigsten Wirtschaftsabkürzungen auf einen Blick

Abkürzung

Bedeutung

UmsSt.

Umsatzsteuer

USt.

Umsatzsteuer

Ums.-St.

Umsatzsteuer

o. U.

Ohne Umsatzsteuer

m. U.

Mit Umsatzsteuer

UstG

Umsatzsteuergesetz

UStDV

Umsatzsteuerdurchführungsverordnung

UStR

Umsatzsteuerrichtlinien

USt-IdNr.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Art.-Nr.

Artikelnummer

Akt.

Aktie

AGB

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Abt.

Abteilung

Abg.

Abgabe

a. R.

Auf Rechnung

BSP

Bruttoinlandsprodukt

BG

Berufsgenossenschaft

BIC

Bank identity code

BSP

Bruttosozialprodukt

Buchh.

Buchhaltung

Ch.

Chefin

 Ct.

Cent

Deb.

Debitoren

Dispo

Dispositionskredit

EK

Einkauf

ESt.

Einkommensteuer

EWU

Europäische Währungsunion

Exp.

Export

EZB

Europäische Zentralbank

Fibu

Finanzbuchhaltung

Fa.

Firma

Fil.

Filiale

Fus.

Fusion

GH

Großhandel

H

Hersteller

Gesch.

Geschäft

GTIN

Global Trade Item Number

Hdl.

Handel

HR

Handelsregister

Hyp.

Hypothek

IBAN

International bank account number

Imp.

Import

IWF

Internationaler Währungsfonds

Kap.

Kapital

Kaufm.

Kaufmann / Kaufmännisch

Ko.

Kosten

KP

Kaufpreis

Kto.

Konto

Kto.-Nr.

Kontonummer

LB

Landesbank

LSt.

Lohnsteuer

MwSt.

Mehrwertsteuer

n. St.

Nach Steuer(n)

OP

Offene Posten

RV

Rentenversicherung

Prov.

Provision

PV

Pflegeversicherung

QM

Qualitätsversicherung

Sk.

Skonto

Üb.

Überweisung

UVP

Unverbindliche Preisempfehlung

Verk.-Pr.

Verkaufspreis

Vers.

Versicherung

VKL

Verkaufsleiter

Zzgl.

Zuzüglich

z. V.

Zum Verkauf

Welche essenziellen Informationen zum Vertragsrecht jede Assistentin benötigt

Sekretärinnen besitzen in der Regel durch ihre Berufsausbildung keine umfangreiche juristische Qualifikation. Da ihr Aufgabenbereich und ihr Berufsbild vor allem mit dem Büromanagement oder mit Aufgaben zusammenhängt, die im kaufmännischen Bereich anzusiedeln sind, ist rechtliches Fachwissen keine Grundvoraussetzung für ihre Tätigkeit im Sekretariat.

In der Wirtschaft spielen Verträge allerdings eine wichtige Rolle, sodass Assistentinnen jederzeit mit Fragestellungen zum Vertragsrecht konfrontiert werden können. Aus diesem Grund ist es für Sekretärinnen erfolgsfördernd, die grundlegenden Zusammenhänge aus dem Vertragsrecht zu kennen und anwenden zu können. Mit diesem spezialisierten Wissen kann ein Sekretär oder eine Sekretärin juristische Risiken besser erkennen, einschätzen und minimieren.

Was zum Grundwissen des Vertragsrechts gehört

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) stellt die wichtigste Rechtsgrundlage für das Vertragsrecht dar. Es enthält die entscheidenden gesetzlichen Regelungen zu Verträgen und beschreibt die rechtlichen Möglichkeiten bei Streitigkeiten oder einem einseitigen Vertragsbruch.

Grundsätzlich gehören zu einem Vertrag zu jeder Zeit zwei unterschiedliche Parteien, die sich mit zwei übereinstimmenden Willenserklärungen auf ein Geschäft einigen müssen. Im Office werden Verträge zum Beispiel zwischen dem eigenen Arbeitgeber und einem Lieferanten geschlossen. Sekretärinnen kommen sowohl in der Korrespondenz für ihren Vorgesetzten wie bei der Bestellung von Büromaterial oder bei der Buchung einer Reise regelmäßig mit Fragen des Vertragsrechts in Kontakt.

Selbst wenn Vertragsabschlüsse im betrieblichen Ablauf in vielen Fällen online und wie automatisch getätigt werden, sollten Sekretärinnen die wichtigsten gesetzlichen Grundlagen des BGB kennen. Dies unterstützt Sekretärinnen darin, rechtskonforme Geschäfte anzubahnen oder diese im Auftrag des Vorgesetzten abzuschließen.

Gültigkeit eines Vertrages gemäß BGB

Das BGB regelt in seinen Bestimmungen ab § 145 BGB bis zum § 163 BGB eindeutig, wie ein Vertrag, den das Gesetz ebenso als übereinstimmende Willenserklärung bezeichnet, geschlossen werden kann. Die einzelnen Schritte können aufgeschlüsselt werden in:

  1. Angebotsabgabe und Gebundenheit an das Angebot.
  2. Angebotsannahme und die damit verbundenen gesetzlichen Pflichten.

Angebotsabgabe

Maßgeblich zur Angebotsabgabe ist der § 145 BGB, der verfügt, dass die Person, der einem anderen die Schließung eines Vertrags anträgt (Angebot), an den Antrag gebunden ist, es sei denn, dass er die Gebundenheit ausgeschlossen hat. Dies bedeutet, dass jedes Angebot, welches im Sekretariat an einen Vertragspartner übermittelt wird, eine einseitige Willenserklärung darstellt. Ein Angebot behält seine Gültigkeit, bis der Vertragspartner gemäß § 146 BGB der Antrag gegenüber dem Antragenden abgelehnt oder bis dieses durch Befristung seine Rechtskraft verliert.

Angebotsannahme und Pflichten

Nachdem ein Angebot auf Grundlage des BGB an einen Käufer abgegeben wurde, muss dieser dieses in Übereinstimmung mit § 147 BGB sofort annehmen oder ablehnen, wenn ihm das Angebot persönlich unterbreitet wird. Der § 147 BGB bezieht sich hierbei auf Geschäfte, die in einem Handelsgeschäft von Mensch zu Mensch geschlossen werden. Ebenso gilt dieser Paragraf bei einem mittels Fernsprechers oder einer sonstigen technischen Einrichtung von Person zu Person gemachten Antrag.

Das sagt das Gesetz zur Unterschrift bei Angeboten

Im Sekretariat werden Geschäftsabschlüsse in der Regel nicht sofort getätigt. Vielmehr fordert die Sekretärin ein Angebot an und vergleicht dieses auf Marktüblichkeit und Relevanz. Sprechen alle Parameter für einen Kauf, wird die Assistentin das Vertragsangebot im Auftrag annehmen und unterzeichnen oder ihrem Vorgesetzten zur Signatur vorlegen. Der Gesetzgeber sieht hierfür eine nicht endgültig bestimmte Frist vor, wenn er im § 147 BGB ausführt: „Der einem Abwesenden gemachte Antrag kann nur bis zu dem Zeitpunkt angenommen werden, in welchem der Antragende den Eingang der Antwort unter regelmäßigen Umständen erwarten darf.“

In der Praxis werden viele Angebote mit einem Gültigkeitsdatum versehen, welches eindeutig Kenntlichmacht, wie lange sich der Anbieter an das Angebot gebunden hält. Dieses Vorgehen beschreibt der § 148 BGB, der unmissverständlich aussagt: „Hat der Antragende für die Annahme des Antrags eine Frist bestimmt, so kann die Annahme nur innerhalb der Frist erfolgen.“ § 149 BGB sagt zusätzlich aus, welche gesetzlichen Regelungen greifen, wenn das Angebot durch äußere Umstände verspätet eintrifft.

Wird ein Angebot angenommen, nachdem die Angebotsfrist verstrichen war, gilt die Angebotsannahme gemäß § 150 BGB als neuer Antrag. Der Anbieter hat in diesem Fall das Recht zu prüfen, ob die eingeräumten Konditionen noch Gültigkeit behalten oder ob ein abweichendes Angebot übermittelt werden muss. Änderungen an einem Angebot gelten aus gesetzlicher Sicht als Ablehnung des Angebotes. Bestellt ein Unternehmen statt 50 angebotener Kugelschreiber lediglich 30 Stück zum gleichen Preis, ist dies auf Grundlage von § 150 BGB als Ablehnung zu werten, verbunden mit einem neuen Antrag.

Was „Treu und Glauben“ im Vertragsrecht bedeutet

Sekretärinnen erhalten innerbetrieblich die unterschiedlichsten Vertragsentwürfe zur Prüfung und Weitergabe. Neben Angeboten und Verträgen, die sie persönlich im Auftrag unterzeichnen dürfen, gibt es Verträge, die der Geschäftsführer oder Vorgesetzte schließen muss oder die im Außenverhältnis mit Vertragspartnern geschlossen werden.

Das sagt der Paragraf 157 BGB dazu

 

Ein für jeden Vertrag entscheidender Paragraf im Vertragsrecht ist der § 157 BGB, in dem die Auslegung von Verträgen beschrieben wird. Der Gesetzgeber verfügt hier, dass „Verträge in einer Weise auszulegen sind, wie Treu und Glauben mit Rücksicht auf die Verkehrssitte es erfordern.“ In der Praxis bezeichnet der Ausdruck "nach Treu und Glauben" aus rechtlicher Sicht ein redliches und anständigen Verhalten zwischen Geschäftsleuten oder Privatpersonen. Hierbei geht es um die moralische Verpflichtung zur Ehrlichkeit und Offenheit in Bezug auf Vertragsfragen.

Das Wort Verkehrssitte kann mit den regulären und gebräuchlichen Verfahrensweisen gleichgesetzt werden. Sekretärinnen sind in Bezug auf die Prüfung von „Treu und Glauben“ im Vertragsrecht aufgefordert, sowohl im Innen- wie im Außenverhältnis zu überprüfen, ob eingehende oder zu versendende Verträge den gesetzlichen Bestimmungen standhalten.

Was im Vertragsrecht für Sekretärinnen darüber hinaus wichtig ist

Das Vertragsrecht in Deutschland besteht aus vielen unterschiedlichen gesetzlichen Bestimmungen. Dies ist notwendig, um alle Eventualitäten in der Wirtschaft abzudecken und fairen und achtbaren Handel sicherzustellen.

Neben den Grundlagen des BGB in Bezug auf die Angebotsannahme und die gegenseitige Willenserklärung gibt es weitere spezifische Themenbereiche, in denen Sekretärinnen ihre persönliche Kompetenz stärken können. Selbst wenn in der Berufsausbildung einzelne Themenstellungen angerissen wurden, unterstützt die kaufmännische Berufserfahrung und eine fortlaufende Weiterbildung Assistentinnen und Assistenten dahingehend, im Office kompetent tätig zu sein.

Weiterbildung durch Schulung oder Fachliteratur

Darüber hinaus können Bücher, die explizit auf fachliche Hintergründe eingehen, Sekretärinnen in Bezug auf den Erwerb von Kompetenzen unterstützen. Mögliche Gebiete für eine spezifische Weiterbildung oder für ein Fachbuch könnten sein:

  • Vertragsschluss per E-Mail & Co – das Fernabsatzgesetz.
  • Verjährung und Einrede der Verjährung.
  • Vertragstypen wie Kaufvertrag, Werkvertrag, Mietvertrag oder Dienstvertrag.
  • Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und ihre Relevanz im Alltag.

Wie wichtig sind die Paragrafen des BGB für ein Sekretariat?

Die Paragrafen des BGB zum Vertragsrecht haben einen hohen Praxisbezug für das Sekretariat. Die moderne Bürokommunikation und Büromanagement-Software erlauben es darüber hinaus, ohne Zweifel nachweisen zu können, wann ein Angebot versandt oder angenommen wurde.

Die Assistenz hat im Office die Aufgabe, die Annahme von Verträgen zu terminieren, Nachweise zu archivieren und Kontrakte und deren Bestandteile generell auf Plausibilität zu prüfen. Gleichzeitig sollte sie Vorgesetzte proaktiv auf drängende Terminangelegenheiten in Bezug auf das Vertragsrecht aufmerksam machen und durch diese Vorgehensweise eine professionelle Verwaltung aller Geschäftsfälle garantieren.

Wie die Assistenz Mängel, Beschwerden und Reklamationen behandeln sollte

Neben einer Fachabteilung ist die Sekretärin in vielen Fällen erste Ansprechpartnerin bei Beschwerden oder Reklamationen. Im Chefsekretariat melden sich verärgerte Kunden, die den Geschäftsführer sprechen oder den Vorgesetzten dringend erreichen möchten. Ist dieser nicht zugegen oder verhindert, wird die Beschwerde der Assistentin vorgetragen oder trifft umgehend als schriftliche Reklamation per Fax oder E-Mail ein.

Gleichzeitig können Mängel und Reklamationen bei persönlichen Bestellungen der Sekretärin auftreten. Mögliche Beschwerdegründe könnten zum Beispiel das unvollständig gelieferte Büromaterial oder der defekte neue Laptop des Vorgesetzten sein. Um sich als kompetente Fachkraft darzustellen und gleichzeitig die gesetzlichen Regelungen in Bezug auf Mängel und Reklamationen professionell anzuwenden, bedarf es eines fundierten Hintergrundwissens in Rechtsfragen.

Wie Sekretärinnen mit kundenseitigen Reklamationen umgehen können

Wird eine Reklamation oder die Beschwerde eines Kunden an die Sekretärin herangetragen, sind zunächst die kommunikativen und empathischen Eigenschaften der Assistenz gefragt. Nutzenorientiertes und aktives Zuhören, Freundlichkeit und Verständnis sind wichtige Parameter, um einen verärgerten Kunden milde zu stimmen und das eigene Unternehmen bestmöglich zu vertreten.

Zusätzlich muss die Beanstandung oder Beschwerde faktenorientiert aufgenommen und weitergeleitet werden. Hierzu macht es Sinn, den Gesprächspartner zu bitten, die wichtigsten Eckpunkte und Details der Reklamation in Ruhe aufzuzählen und diese mit Bedacht zu notieren.

Unzufriedene Kunden durch Mängel? So handeln Sie als Sekretärin richtig

Sekretärinnen sollten dem Kunden gleichzeitig erklären, wie eine Mängelrüge intern bearbeitet wird und welche Zeit die Bearbeitung seines persönlichen Falls aus Erfahrung in Anspruch nehmen wird. Ziel sollte es sein, einen unzufriedenen Kunden, der sich über einen Artikel oder eine Dienstleistung beschwert, professionell zu führen und durch den Reklamationsvorgang zu leiten.

Eine Sekretärin sollte zu jeder Zeit den Eindruck vermitteln, dass das Unternehmen und die Sekretärin im Speziellen den Mangel ernst nimmt und sich umgehend für den Kunden und seine Belange einsetzt.

Wann liegt aus rechtlicher Sicht ein Mangel vor?

Die gesetzliche Grundlage und Vorlage für die interne Verfahrensweise bei Sachmängeln bildet das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) im § 434 BGB. Dort wird eindeutig erklärt, wann ein Produkt als sachmangelfrei gilt. Aus der positiven Beschaffenheit eines Produktes oder einer Dienstleistung kann gleichermaßen der Mangel abgeleitet werden:

 

wenn bei Gefahrübergang (Lieferung) die vereinbarte Beschaffenheit gegeben ist

Abweichung von der vereinbarten Beschaffenheit, zum Beispiel andere Farbe, anderes Material, andere Größe oder Form

wenn sich die Ware für die nach dem Vertrag vorausgesetzte Verwendung eignet

Ungeeignet für die vorgesehene Verwendung, zum Beispiel ein Laptop der aufgrund eines fehlerhaften Akkus keine Netzspannung aufweist

wenn die Ware die Eigenschaften der Werbung oder der Kennzeichnung einhält

Wenn die Eigenschaften der Werbung oder Kennzeichnung nicht erfüllt werden, zum Beispiel wenn das Laptop ausschließlich über USB-Steckplätze statt über einen DVD-Brenner verfügt

Sach- und fachgerechte Montage, wie im Angebot besprochen und vereinbart

Wenn die vereinbarte Montage durch den Verkäufer oder dessen Erfüllungsgehilfen unsachgemäß durchgeführt wurde, zum Beispiel fehlerhafter Aufbau einer Maschine im Betrieb

Anzahl und Produkt entsprechen den Details des Kaufvertrages

Wenn der Verkäufer ein anderes Produkt oder eine zu geringe Menge einer Ware liefert

Welche Rechte hat der Käufer nach Paragraf 439 BGB?

Im Falle von eindeutigen Mängeln hat der Käufer auf Grundlage von § 439 BGB das Recht auf Nacherfüllung. Er kann hierbei entscheiden, ob er:

  • die Beseitigung des Mangels (z.B. Reparatur) einfordert oder
  • die Lieferung einer mangelfreien Sache verlangt.

Erst prüfen, dann reklamieren

Bei kundenseitigen Reklamationen muss im Einzelfall genauestens geprüft werden, ob ein Mangel vorliegt, der eine Reparatur oder die Zustellung eines neuen Produktes erforderlich macht. Sekretärinnen sind hierbei nicht in der Pflicht, dem Kunden oder Geschäftspartner rechtliche oder inhaltliche Auskünfte zu geben.

Vielmehr sollten die Details in Bezug auf eine berechtigte oder unberechtigte Reklamation, die mit bestimmten Fristen einhergehen, (Verjährungsfrist / Gewährleistungsfrist) zu jeder Zeit von einer Fachabteilung oder dem Vorgesetzten beurteilt werden.

Zeigen Sie dem Kunden, dass Sie ihn ernst nehmen

Für Assistentinnen im Sekretariat kommt es vor allem darauf an, dem Gesprächspartner zu signalisieren, dass seine Angelegenheit vom Betrieb ernstgenommen und mit Priorität bearbeitet wird. Dies schließt ebenso ein, sich an gegebene Zusagen zu halten und als Sekretärin nach Klärung des Sachverhaltes persönlich zurückzurufen.

Das eigentliche Reklamationsmanagement sollte in letzter Instanz von den Experten im Unternehmen, wie zum Beispiel einem Ingenieur, dem Geschäftsführer oder anderen Fachkräften verantwortlich übernommen werden.

Wie Sekretärinnen persönliche Reklamationen kommunizieren sollten

Neben den Mängeln, die Kunden über das Sekretariat ans Unternehmen herantragen, ergeben sich im Aufgabenbereich der Assistentin viele Geschäftsvorfälle, bei denen Reklamationen oder Mängel auftreten können.

Eine Assistentin kann unter anderem mit Mängeln in den folgenden Bereichen konfrontiert werden:

  • Fehlerhaft geliefertes Büromaterial.
  • Defekte Hardwarelieferung moderner Bürokommunikation, wie z. B. Laptop oder Webcam.
  • Fehlerhaft zugestelltes Informationsmaterial, wie z. B. Broschüren mit falschem Eindruck.
  • Nicht vertragsgemäße Unterbringung bei Geschäftsreisen.
  • Flugverspätungen oder mangelhafte Beförderung durch gecharterte Busse oder Taxis.
  • Sonstige Mängel an Dienstleistungen oder Produkten, die von der Assistentin geordert wurden.

Wann ist das Sekretariat in der Beweispflicht in Bezug auf einen Mangel?

Treten nach einer Bestellung Gründe für eine Reklamation oder einen Mangel auf, sind Sekretärinnen in der Beweispflicht. Dies ist der Fall, da Sekretärinnen im Auftrag des Unternehmens Waren und Dienstleistungen einkaufen und aus diesem Grund einem Kaufmann gleichgestellt werden.

Während private Verbraucher im Rahmen der gesetzlichen Gewährleistung in den ersten sechs Monaten nicht nachweisen müssen, dass der Mangel an einem Produkt bei Lieferung vorhanden war, sind Kaufleute verpflichtet, Mängel nach dem Kauf umgehend anzuzeigen und zu beweisen.

Kontrollieren Sie Lieferungen und Dienstleistungen peinlich genau

Um aus rechtlicher Sicht auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sekretärinnen aus diesem Grund bei der Kontrolle von bestellten Gütern oder Dienstleistungen akkurat vorgehen. Es empfiehlt sich:

  1. Jede Lieferung von Waren sofort zu kontrollieren und Mängel schnellstmöglich beim Lieferanten anzuzeigen. Zusätzlich ist es wichtig, den Mangel nachweisbar darzustellen, zum Beispiel anhand von Fotos.
  2. Sofortiges Zurücksenden von mangelhaft gelieferten Gütern. Ein professionelles Büromanagement unterstützt Sekretärinnen darin, die Lieferungen eines Tages zeitnah zu begutachten und unvollständige oder fehlerhafte Produkte unverzüglich zurückzusenden.
  3. Um ohne Zweifel und gerichtsfest beweisen zu können, dass ein Mangel vorliegt, ist es zielführend, einen Zeugen zu benennen, der neben den Fotos evident bezeugen kann, dass ein Mangel existiert.

Eindeutig aber freundlich ans Ziel - der Reklamationsbrief

Verfassen Sie einen eindeutigen Reklamationsbrief, in dem Sie den Schaden oder Defekt darlegen und eine Frist setzen, in der der Schaden behoben oder ein Ersatzprodukt geliefert werden soll. In der Regel reicht ein solches Schreiben an einen Lieferanten aus, um ein bestelltes Produkt zu reklamieren. Sollten Rückfragen entstehen, haben Sekretärinnen die Möglichkeit, die archivierten Bilder oder die Aussage eines Zeugen weiterzuleiten, um den Beschwerdegrund eindeutig nachzuweisen.

Im ersten Schreiben ist es sinnvoll, freundlich und rücksichtsvoll zu formulieren, da Fehler in jedem guten Unternehmen vorkommen. Wenn Kundenservice geboten und die Bedürfnisse des Kunden ernstgenommen werden, kann ein solcher Fehler schnell verziehen werden. Erst bei weiterer Korrespondenz können Assistentinnen bestimmter und gezielter formulieren und so ihrer Reklamation Gewicht verleihen.


Wie das Sekretariat professionell die Anfragen der Bundesagentur für Arbeit bearbeiten kann

Die Bundesagentur für Arbeit spielt im beruflichen Alltag einer Sekretärin regelmäßig eine Rolle. Vor allem dann, wenn Assistentinnen Aufgaben im Personalbereich übernehmen oder ihre Wahlqualifikation im HR-Bereich absolviert haben, ist Korrespondenz mit der Bundesagentur für Arbeit keine Seltenheit.

Die Bundesagentur für Arbeit ist von ihrer Rechtsform eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und an die Weisungen des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales gebunden. Ihre Aufgaben betreffen auf Grundlage des III. Sozialgesetzbuches § 368 vor allem die folgenden Bereiche:

  • die Koordinierung der Verwaltungshilfe und des Datenaustauschs bei grenzüberschreitenden Sachverhalten für den Bereich der Leistungen bei Arbeitslosigkeit sowie
  • Aufklärung, Beratung und Information.

Planen Sie ausreichend Zeit für den Kontakt mit der Bundesagentur für Arbeit ein

In Bezug auf Anfragen der Bundesagentur sollten Sekretärinnen vor allem den zeitlichen Aspekt der Beantwortung von Bitten um Auskunft nicht unterschätzen und einer kurzfristigen Bearbeitung der Korrespondenz eine hohe Priorität einräumen.

Die Bundesagentur für Arbeit setzt in ihren offiziellen Schreiben in vielen Fällen klare Fristen zur Beantwortung, die eingehalten werden müssen. Im Besonderen betrifft dies die Reaktion auf Nachfragen und das Ausfüllen der Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III.

Die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III

Eine Arbeitsbescheinigung wird dann von einem ehemaligen Angestellten oder von der Bundesagentur angefordert, wenn der Rechtsanspruch eines Mitarbeiters auf Arbeitslosengeld I geprüft werden muss. Wird ein Angestellter fristgerecht gekündigt oder verlässt eigenverantwortlich seinen Arbeitsplatz, hat er unter festgelegten Umständen Anspruch auf Arbeitslosengeld I. Die Arbeitsbescheinigung ist hierbei das entscheidende Dokument zur Anspruchsprüfung. Sie enthält auf der einen Seite die persönlichen Daten des Beschäftigten sowie gleichzeitig Angaben zur Steuerklasse und zum monatlichen Verdienst des Arbeitnehmers.

Wenn Sekretärinnen oder Assistentinnen im Unternehmen einen Teil der HR-Aufgaben übernehmen, haben sie die Verpflichtung, alle Anfragen detailgenau und fristgerecht an die Bundesagentur zu übermitteln. Die Arbeitsbescheinigung wird rechtlich als Urkunde behandelt, zu deren Ausstellung der Arbeitgeber auf Verlangen der Arbeitnehmerin/des Arbeitnehmers oder der Agentur für Arbeit verpflichtet ist.

Die Wichtigkeit der korrekten Informationsweitergabe wird für jede Sekretärin nachvollziehbar, wenn man sich mit den Folgen einer unrichtigen oder zu späten Abgabe dieser Daten beschäftigt. Die Bundesagentur beschreibt die Folgen eindringlich direkt auf dem Formular der Arbeitsbescheinigung:

  • „Wer eine Tatsache nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig bescheinigt oder eine Arbeitsbescheinigung nicht oder nicht rechtzeitig aushändigt, handelt ordnungswidrig (§ 404 Abs. 2 Nr. 19 SGB III).
  • Außerdem ist sie/er der Bundesagentur für Arbeit zum Ersatz des daraus entstandenen Schadens verpflichtet (§ 321 SGB III).
  • Die Bundesagentur für Arbeit ist berechtigt, zur Überprüfung der Angaben Grundstücke und Geschäftsräume des Arbeitgebers während der Geschäftszeit zu betreten und Einsicht in die Lohn-, Melde- oder vergleichbare Unterlagen des Arbeitgebers zu nehmen (§ 319 SGB III).
  • Eine unvollständig ausgefüllte Arbeitsbescheinigung erfordert Rückfragen oder eine Rückgabe zur Ergänzung.

Nur durch korrekte Angaben und rechtzeitige Abgabe ersparen Sie sich Schadensansprüche

Keine Sekretärin möchte aufgrund eigener Versäumnisse für Schadenersatzansprüche verantwortlich sein oder auf Basis fehlerhafter Angaben eine Überprüfung der Geschäftsräume verantworten müssen. Aus diesem Grund ist es entscheidend und essenziell, Lehrgänge oder eine Weiterbildung in den Bereichen Arbeitsrecht und Personalmanagement zu absolvieren und auf diese Weise die eigene Kompetenz auszubauen. Gleichzeitig hilft Sekretärinnen der stringente Ausbau der persönlichen kommunikativen und organisatorischen Fähigkeiten.

Nutzenorientierter Kommunikation versetzt die Assistentin in die Lage, den Sachbearbeiter der Bundesagentur kompetent zu kontaktieren oder innerbetriebliche Unterstützung in der betriebseigenen HR-Abteilung zu suchen. Mit steigender Berufserfahrung wird das Ausfüllen einer Arbeitsbescheinigung oder sonstiger Korrespondenz mit der Bundesagentur zu den Routineaufgaben einer Sekretärin gehören.

Welche Informationen das Sekretariat über juristische Personen benötigt?

Unternehmen aller Größenordnungen kommunizieren im geschäftlichen Alltag sowohl mit juristischen und natürlichen Personen. Die rechtliche Unterscheidung zwischen beiden Begriffen ist im Sekretariat wichtig, da juristische Personen aus gesetzlicher Sicht anders behandelt werden, als Privatpersonen.

Was natürliche Personen auszeichnet

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) erklärt zu Beginn im § 1 BGB, wie eine natürliche Person definiert wird. Dort wird ausgeführt: „Die Rechtsfähigkeit des Menschen beginnt mit der Vollendung der Geburt.“ Im weiteren Verlauf der Paragrafen legt der Gesetzgeber das Alter für Volljährigkeit mit 18 Jahren fest und gibt Hinweise zum Wohnrecht und Namensrecht. Das entscheidende Merkmal einer natürlichen Person ist somit die Rechtsfähigkeit. Bei Fragen der Haftung und bei der Mängelrüge besitzen natürliche Personen erweiterte Rechte gegenüber einem Lieferanten.

Wie juristische Personen definiert werden

Als juristische Personen werden Vereinigungen von Personen oder Sachen bezeichnet, die zu einer rechtlich geregelten Einheit erwachsen. Kraft Gesetzes wird juristischen Personen Rechtsfähigkeit verliehen. Mittels dieser Auszeichnung verfügen juristische Personen aus gesetzlicher Sicht über eindeutig definierte Rechte und Pflichten und können vor Gericht verklagt werden oder gegen andere juristische oder natürliche Personen den Rechtsweg beschreiten.

Juristische Personen werden nach folgenden Kriterien unterschieden:

a) Juristische Personen des Privatrechts.

b) Juristische Personen des öffentlichen Rechts.

 

Juristische Personen des Privatrechts

 

Merkmale

  • GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)
  • Fungiert als Handelsgesellschaft
  • Gesellschafter haften nicht für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft
  • Wichtigste juristische Person in der Wirtschaft
  • AG (Aktiengesellschaft)
  • Gesellschafter sind mit Einlagen (Aktien) an der Gesellschaft beteiligt
  • Juristische Person im Sinne des Gesetzes
  • Gesellschafter haften nicht für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft, ihre Einlagen können jedoch an den Wertpapierbörsen an Wert verlieren
  • Der Verein
  • Gründung von nichtwirtschaftlichem und wirtschaftlichem Verein möglich
  • Nichtwirtschaftliche Vereine sind gemeinnützig oder mildtätig und werden in der Regel von der Steuer befreit
  • Vereine verfolgen einen bestimmten Zweck und definierte Ziele
  • Mindestens 7 Gründungsmitglieder, sowie klare Regeln in der Satzung des Vereins

 

Juristische Personen des öffentlichen Rechts

 

Merkmale

  • Körperschaften des öffentlichen Rechts, wie z.B. Kommunen, Industrie- und Handelskammern oder die Bundesagentur für Arbeit.

Unterteilt in:

  • Verwaltungsrechtliche Körperschaften
  • Völkerrechtliche Körperschaften
  • Kirchenrechtliche Körperschaften
  • Rechtssicherheit wird durch einen Hoheitsakt (staatliche Anerkennung) verliehen
  • Bleibt unabhängig vom Wechsel der Mitglieder bestehen
  • Verfügen über Dienstherrenfähigkeit, Satzungshoheit und Abgabenhoheit

Unterschiede der Grundbegriffe juristische und natürliche Person aus der Wirtschaft

Für Sekretärinnen ist es bedeutungsvoll, die Abgrenzungen zwischen den unterschiedlichen juristischen und den natürlichen Personen zu kennen. In Bezug auf Haftungsfragen, das Schließen von Verträgen und bei Beschreiten des Rechtsweges gibt es zwischen den juristischen Personen des Privatrechts Unterschiede, die eine Sekretärin identifizieren sollte.

In der Kooperation mit Behörden, die in den meisten Fällen zu den Körperschaften des öffentlichen Rechts gehören, kommen darüber hinaus umfangreiche gesetzliche Bestimmungen zum Tragen, die bei der Korrespondenz oder Zusammenarbeit proaktiv mit einbezogen werden müssen. Die Wirtschaft ist ohne juristische Personen nicht handlungsfähig und stellt den Unterbau des Handels in Deutschland dar.

Unternehmen sind als Teil der Wirtschaft darauf angewiesen, im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen Handel zu treiben, Verträge abzuschließen oder mit Körperschaften des öffentlichen Rechts in Bezug auf die Verwaltung von Daten und gesetzliche Bestimmungen zusammenzuarbeiten. Aus diesem Grund ist es unabdingbar, dass Sekretärinnen die Grundbegriffe der Wirtschaft kennen und im beruflichen Alltag anwenden können.

Zusammenfassung und Fazit

Themen der Wirtschaft haben einen immensen Einfluss auf die Tätigkeit einer Sekretärin. Im von Frauen dominierten Berufszweig der Assistenz kommt es neben einem professionellen Büromanagement und der kompetenten Bearbeitung der Korrespondenz ebenso darauf an, rechtliche und wirtschaftliche Fragestellungen mit Sachverstand beantworten zu können.

Willenserklärung und Verträge - wichtige Grundbegriffe der Wirtschaft im Sekretariat

Dies betrifft unter anderem das Vertragsrecht und das Wissen um die gesetzlichen Bestimmungen in Bezug auf Willenserklärungen und Verträge. Bei Mängeln sind Sekretärinnen aufgefordert, mit Kunden nutzenorientiert zu kommunizieren und den Kunden durch einen persönlichen Service und Empathie zufriedenzustellen. Assistentinnen haben die Möglichkeit, neben einer expliziten Weiterbildung oder dem Besuch von Lehrgängen in den Bereichen Führung, Personalmanagement, Vertragsrecht oder Arbeitsrecht ebenfalls auf Bücher zurückzugreifen und komplexe Themenbereiche im Eigenstudium zu verinnerlichen.

 

Wesentlich für jede Assistenz ist der Bereich Vollmachten und Unterschriftenregelungen. Da kein Vorgesetzter oder Geschäftsführer jede Entscheidung im Office persönlich treffen kann, hat es sich in der Praxis bewährt, Sekretärinnen mit Kompetenz und Erfahrung Vollmachten einzuräumen. In vielen Fällen erhalten Chefsekretärinnen mit dem Übertragen der Vollmacht die Befugnis, bis zu einer definierten Umsatzgrenze benötigte Produkte einzukaufen oder im Auftrag für den Vorgesetzten Reisebuchungen vorzunehmen.

Trotz bester Weiterbildung und dem Besuch von Lehrgängen ist es nicht die Aufgabe der Sekretärin, umfangreiche vertragliche Entscheidungen zu treffen. Dies bleibt dem Management, dem Geschäftsführer oder den Vorgesetzten vorbehalten. Mit Sachverstand, Kompetenz und expliziter Ausbildung kann eine Assistentin ihren Chef nachhaltig bei rechtlichen oder wirtschaftlichen Fragestellungen unterstützen. Auf diese Weise ist es einer Assistentin möglich, neben der Verwaltung und der Bearbeitung kaufmännischer Tätigkeiten, ebenso Themen der Wirtschaft fachgerecht und professionell bearbeiten und ihren Job im Vorzimmer stringent auszubauen.

 

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