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Richtig digitalisieren: Raus aus der Papier-Falle

Elektronische Dokumente haben viele Vorteile: Sie sind überall verfügbar, schnell aufzufinden und lassen sich nach beliebig vielen Suchbegriffen durchsuchen. Außerdem brauchen sie kaum Platz und sind einfach zu verwalten. So wandeln Sie Ihre Papierdokumente in digitale Dateien um.

Richtig digitalisieren

Selbst ohne ein professionelles Dokumentenmanagementsystem können Sie mithilfe von Windows und dem Office-Paket Daten so organisieren und ablegen, dass sie gut zu finden und zu verwalten sind.

Richtig digitalisieren: Raus aus der Papier-Falle

Viele Unterlagen erhalten wir bereits elektronisch, zum Beispiel Bankauszüge oder Rechnungen. Doch vieles liegt auch noch in Papierform vor, was Arbeitsabläufe durchaus bremst.

Wenn Sie solche Medienbrüche umgehen wollen, bietet es sich an, Papierdokumente in elektronische Dokumente umzuwandeln. Dafür brauchen Sie die passende Hard- beziehungsweise Software. Häufig erfüllen PC oder Smartphone bereits erste Anforderungen. Und selbst ohne ein professionelles Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Sie mithilfe von Windows und dem Office-Paket Daten so organisieren und ablegen, dass sie gut zu finden und zu verwalten sind.

Die einfachste digitale Archivierung ist effizienter als Papier und zudem umweltfreundlicher. Verschwinden gedruckte Informationen auf Nimmerwiedersehen in dunklen Aktenlagern, geht außerdem wertvolles Know-how verloren.

Die Mail-Adresse me@onenote.com einrichten

Wussten Sie, dass Sie Inhalte per Mail in OneNote-Notizbücher übernehmen können? Damit das klappt, konfigurieren Sie einmalig den Empfang mit der Mail-Adresse me@onenote.com.

Gehen Sie im Internet-Browser auf die Microsoft-Seite https://www.onenote.com/EmailToOneNote und wählen Sie die Schaltfläche E-Mail in OneNote einrichten. Sie loggen sich nun in Ihrem bestehenden Microsoft-Account ein. Hier ordnen Sie die Mail-Adresse zu und bestimmen einen Standardablageort für die zugeschickten Inhalte. Sie können beliebig weitere Adressen hinzufügen.

Sollen die Inhalte, die per Mail verschickt werden, in einem bestimmten Abschnitt des Notizbuches landen, funktioniert das über den Betreff der zu verschickenden E-Mail. Verwenden Sie das @-Symbol gefolgt vom Namen des Abschnitts im Notizbuch. Senden Sie die Mail zum Beispiel an me@onenote.com und verwenden Sie als Betreff etwa @Ideen.

Die Synchronisation kann einen Moment auf sich warten lassen, Sie können sie aber auch manuell „erzwingen“. Etwa, indem Sie auf den Notizbuchnamen mit der rechten Maustaste klicken und dieses Notizbuch jetzt synchronisieren wählen oder F9 drücken. Nun sind die als E-Mail übermittelten Inhalte beziehungsweise Seiten zu sehen.

Damit Papierberge (endlich) schrumpfen

Allein der Umstand, dass der Drucker in der Nähe des PCs steht, kann manchmal dazu verleiten, „schnell mal eben“ etwas auszudrucken. Vor dem Hintergrund wachsender Informationsfluten ist das vielleicht eine Erklärung dafür, warum trotz Digitalsierung der Papierverbrauch immer weiter steigt. Überlegen Sie deshalb vor jedem Druckauftrag, ob Sie das Dokument wirklich zu Papier bringen müssen.

Eine wichtige E-Mail verlieren Sie auch nicht aus den Augen, wenn Sie sie in Outlook mittels bedingter Formatierung farbig hervorheben. Und das Korrekturlesen zum Beispiel funktioniert mit etwas Übung auch am Bildschirm. Der Änderungsmodus in Word und die Möglichkeit, Dokumente zu vergleichen, taugt sogar für komplexe Überarbeitungen und Anmerkungen mehrerer Kollegen. Andere Papierfresser wie Rechnungen lassen sich ebenfalls oft reduzieren: Setzen Sie auf das Lastschriftverfahren. Kontoauszüge müssen nicht gedruckt werden – rufen Sie sie elektronisch ab und laden Sie sich die Auszüge über das eBanking-Portal als *.csv-Dateien herunter.

Arbeiten Sie am PC mit Excel 2016, wählen Sie den Befehl Daten, externe Daten abrufen, aus Text. Der jetzt eingeblendete Textkonvertierungs-Assistent unterstützt Sie Schritt für Schritt dabei, die Informationen einzulesen. Bei Dateien mit anderen Währungsvorgaben ist es manchmal nötig, das Dezimaltrennzeichen zu ändern. Erledigen Sie das über die Schaltfläche Weitere. Sind die Daten einmal richtig importiert, bearbeiten Sie diese komfortabel am PC, sortieren oder filtern sie beispielsweise.

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