Menu

So setzen Sie die richtigen Prioritäten, wenn alles wichtig ist

Kennen Sie das? Sie betreten morgens Ihr Büro, da klingelt bereits das Telefon. Sie starten Ihren PC, und obwohl Sie gestern alle E-Mails bearbeitet haben, quillt Ihr Posteingang über. Gleich acht E-Mails mit der Wichtigkeit „hoch“ erwarten Sie, und Ihr Chef steht im Türrahmen und möchte dringend eine Präsentation fertig haben. „Wo soll ich nur anfangen?“ – Wenn Sie diesen Gedanken haben, weil Sie alle Aufgaben möglichst gleichzeitig erledigen sollten, ist es umso wichtiger, jetzt die richtigen Prioritäten zu setzen.

Prioritäten setzen

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie bei Stress die richtigen Prioritäten setzen.

Gehen Sie am besten in drei Schritten vor:

  1. Vermeiden Sie Hektik: Wenn Sie sich jetzt selbst unter Druck setzen, kommen Sie kein Stück weiter. Atmen Sie einmal tief durch und gönnen Sie sich auch zwischendurch immer mal wieder zwei Minuten Pause. Das hilft Ihnen, wenn Ihr Kopf blockiert ist und Sie nicht weiter kommen.
  2. Delegieren Sie Aufgaben: Versuchen Sie zu sortieren, was wirklich wichtig ist, und delegieren Sie die Aufgaben, die nicht wichtig, aber dafür dringend sind. Ihr Chef wartet dringend auf die Präsentation für das anstehende Meeting? Dann gehen Sie diese zuerst an, denn nur Sie können das tun. Die Gästeausweise für die Besprechung sind noch nicht beantragt? Diese ebenso zeitkritische Aufgabe kann möglicherweise eine Kollegin für Sie übernehmen.
  3. Gehen Sie chronologisch vor: Schauen Sie sich die Termine Ihrer Aufgaben noch einmal genauer an. Auch wenn Sie gefühlt tausend Aufgaben bis zum Wochenende abgearbeitet haben müssen, haben alle eine unterschiedliche Deadline: Die Präsentation muss bis heute 14 Uhr fertig werden. Der Controlling-Kollege wartet bis Donnerstag 10 Uhr auf die Kostenübersicht. Das Protokoll der letzten Führungskräftesitzung hat Zeit bis Freitag. So haben Sie schnell eine Prioritätenliste erstellt, mit der Sie sicher sein können, dass Sie alles rechtzeitig abliefern.

Übrigens: Sollten Sie zwischendurch ideenlos vor einer Aufgabe sitzen, verbeißen Sie sich nicht unnötig darin. Ihnen fehlen die richtigen Formulierungen für die E-Mail an den Kunden? Erledigen Sie für ein paar Minuten die nächste Aufgabe. So nutzen Sie die Zeit und kommen durch die Ablenkung auf neue Gedanken, die Ihnen dann hoffentlich bei der Kundenmail helfen.

In jeder Ausgabe von working@office finden Sie einen Text, der von unseren Muttersprachlern bzw. Diplomübersetzern in vier Fremdsprachen übersetzt wurde. So können Sie Ihre Fremdsprachenskills erweitern. Dies ist die deutsche Übersetzung der Texte aus working@office 3 | 2019.

Wichtige Begriffe und Vokabeln

  • Der Posteingang quillt über.
  • Es ist wichtig, die richtigen Prioritäten zu setzen.
  • Wenn Sie sich unter Druck setzen, kommen Sie kein Stück weiter.
  • Delegieren Sie Ihre Aufgaben.
  • Zeitkritische Aufgaben kann eine Kollegin für Sie übernehmen.
  • Gehen Sie chronologisch vor.
  • Mit dieser Prioritätenliste können Sie sicher sein, dass Sie alles rechtzeitig abliefern.
  • Durch die Ablenkung kommen Sie auf neue Gedanken.


Weitere Artikel aus der Kategorie "Office"

career@office

Die Messe mit Kongress für Sekretärinnen und Assistentinnen

 

 

Ihre career@office 2019

07.05.2019: Frankfurt, Kap Europa

05.09.2019: Köln, Congress-Centrum Nord

Weiterbildung

Seminare für Office-Professionals

Starten Sie durch in Richtung Erfolg! Seminare, Kongresse und Fernlehrgänge von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement.

OFFICE SEMINARE hat garantiert das richtige Weiterbildungskonzept für Ihre Bedürfnisse. www.office-seminare.de