Menu

Auf Mahnungen reagieren: Musterformulierungen auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch

Normalerweise sind Sie diejenige, die mahnt. Doch was tun, wenn Sie selbst eine Mahnung bekommen - und darüber hinaus nicht gleich zahlen können? Hilfe bieten die folgenden Formulierungen und Tipps. Außerdem: Auf Mahnungen reagieren in Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch.

Was tun, wenn Sie eine Mahnung bekommen - und darüber hinaus nicht gleich zahlen können? Hilfe bieten die folgenden Formulierungen und Tipps auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch.

Auf Mahnungen reagieren: Musterformulierungen auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch

Manche Unternehmen geben intern die Anweisung heraus, Rechnungen nie vor der ersten Mahnung zu bezahlen. Sofern Sie nicht in einer solchen Firma arbeiten, sind Ihnen Mahnungen wahrscheinlich vor allem als Absender vertraut, weniger als Empfänger.

Da stellt sich die Frage: Wie geht man mit dieser ungewohnten Situation um? Wie reagiert man angemessen und lösungsorientiert auf eine zweite oder dritte Mahnung - vor allem dann, wenn man in Zahlungsschwierigkeiten steckt?

Mahnungen: Die richtige Einstellung

Hier gilt, wie so oft in der Korrespondenz: Wechseln Sie zwischendurch einmal den Blickwinkel, versetzen Sie sich in den anderen hinein. Und dann schreiben Sie so, wie Sie selbst auch angeschrieben werden möchten. Das bedeutet: Entschuldigen Sie sich ohne Ausflüchte, liefern Sie gute Gründe für die Zahlungsverzögerung (und eventuell für Ihr bisheriges Schweigen), und bieten Sie Lösungsmöglichkeiten an.

Entschuldigen Sie sich ohne Umschweife

Entschuldigen Sie sich sofort als Erstes, direkt zu Beginn Ihres Briefes. So erreichen Sie, dass der Empfänger - der sich vermutlich über Sie geärgert hat - wieder positiv eingestimmt wird. Dann hat das, was Sie danach vermitteln, bessere Chancen, wohlwollend gelesen zu werden. Und das beeinflusst wiederum, wie einfach Sie sich auf eine Lösung einigen können.

  • Es tut mir Leid, dass Sie auf Ihre Briefe noch nichts von mir gehört haben.
  • Entschuldigen Sie, dass wir Ihre Rechnung bislang nicht bezahlt haben.
  • Bitte entschuldigen Sie, dass Sie so lange auf unsere Zahlung warten mussten.

Liefern Sie Gründe, und bieten Sie Lösungen an

Am wichtigsten ist dabei, dass Sie gute Gründe nennen - und dass Sie den schwarzen Peter für Ihr Versäumnis nicht jemand anderem in die Schuhe schieben. Das wirkt nicht nur unsympathisch, sondern auch unprofessionell. Auch wenn Sie nicht sofort zahlen können: Bieten Sie eine konkrete Lösung an. Das kann beispielsweise ein fester Zahlungstermin sein oder eine sofortige Teilzahlung, wobei Sie für den Restbetrag um einen Aufschub bitten - wieder bis zu einem konkreten Termin.

  • Da mehrere unserer großen Kunden in letzter Zeit nicht termingerecht gezahlt haben, sind wir selbst ebenfalls in einen Zahlungsengpass geraten. Das ist selbstverständlich unser Problem, nicht Ihres. Wir hoffen dennoch, dass Sie uns mit einem Zahlungsaufschub bis zum ... entgegenkommen.
  • Unser Hauptkunde hat Konkurs angemeldet, und wir sind dadurch nicht in der Lage, sofort die gesamte Summe zu überweisen. Wären Sie mit einer Teilzahlung von ... Euro sofort und einer Restzahlung bis zum ... einverstanden? Damit würden Sie uns sehr helfen.
  • Nach einem Computerabsturz arbeiten wir zwar fieberhaft an der Rekonstruktion, konnten aber nicht verhindern, dass einige wichtige Angelegenheiten in der Zwischenzeit wegen fehlender Daten unter den Tisch gefallen sind. Wir werden die offene Rechnung jetzt sofort begleichen.
Beispiel:

Rechnung Nr. 204753

Ihre Mahnungen vom 14.02. und 02.03.20XX

Sehr geehrte Frau ...,

bitte entschuldigen Sie, dass wir auf Ihre erste Mahnung nicht reagiert haben. Es ist keine Entschuldigung, aber eine Erklärung: Einer unserer wichtigsten Kunden ist in Zahlungsschwierigkeiten geraten, was uns ebenfalls Probleme bereitet. Wir können deshalb zurzeit nicht die gesamte Summe auf einmal zahlen.

Sofort heute überweisen wir Ihnen ... Euro, möchten Sie aber um einen Zahlungsaufschub für die Restzahlung bitten, möglichst bis zum ...

Gern können wir uns auch telefonisch noch einmal darüber verständigen. Rufen Sie mich einfach unter ... an.

Freundliche Grüße

Gesine Hasel

Responding to a reminder

Are you normally the one who has to remind the customer to pay a bill? If so, you may not know what to do if you yourself receive a reminder, especially if you cannot pay the bill straight away. The following tips and phrases will help you in such situations.

Some companies have an internal policy not to pay a bill until the first reminder arrives. If you do not work in such a company, you are probably more used to sending than receiving reminders so how do you deal with this unusual situation? How do you react appropriately and with a view to a solution after a second or third reminder, especially if you find yourself in severe financial difficulties?

The right approach

As so often in correspondence, it is advisable to put yourself in the sender’s shoes before writing in the manner in which you would like to be addressed. In other words, apologies without excuses, state the reason for the delay in payment (and for your making silence up until now) and suggest possibilities for solving the problem.

Apologise straight away

Apologise immediately at the start of the letter. Hopefully, this will have a positive influence on the recipient (who is probably very annoyed at you) and increase the chance of the letter being positively received. A solution will then be easier to negotiate.

  • I am sorry that you have not had any replies from me to your letters.
  • We apologise that we have not yet paid your invoice.
  • We apologise that you have had to wait so long for our payment.

Explain the reasons and suggest solutions

The most important thing is to give reasons for the delay and not to place the blame at someone else’s feet. This sounds unpleasant and is unprofessional. Even if you are not in a position to pay immediately, suggest a solution. This could be a fixed payment date or an immediate part-payment where you request a postponement for payment of the remainder – again on an agreed date in the future.

  • As many of our big customers have not been settling their bills on time recently, we now find ourselves in financial difficulties. We realise this is our problem, not yours. However, we hope you will allow us to defer payment until the … .
  • Our main customer has just declared bankruptcy and we are not in a position to transfer the total amount at present. Would you agree to a part-payment of Eur … immediately with the remainder to be paid by the …? This would be extremely helpful to us.
  • Following a computer crash we are working tirelessly to restore normal operations. However, it was inevitable that some tasks remained incomplete due to missing data etc. We will settle the outstanding invoice immediately.

Invoice No. 204753

Your reminders of 14/02 and 02/03/20XX

Dear Mrs. Jones,

We apologise for not responding to your first reminder and would like to explain: one of our biggest customers has fallen into payment difficulties which, in turn, has caused huge problems for us. We cannot, therefore, pay the full amount at once.

We are transferring Eur … to you immediately and request that you allow us to defer payment of the remainder until the … .

Naturally, we are available by phone to discuss the situation further with a view to reaching an agreement. Please feel free to call me on … .

Yours sincerely,

Gesine Hasel

Répondre à une relance

Normalement, c’est vous qui expédiez une relance. Mais que faire lorsque c’est vous qui en recevez une et que vous n’êtes pas en mesure de payer ? Voici quelques formules et conseils utiles.

Dans certaines sociétés, la consigne est de ne jamais régler une facture avant la 1ère relance (ou lettre de rappel). Si vous ne travaillez pas dans une telle entreprise, vous connaissez ce courrier plutôt en tant qu’émetteur. D’où la question : comment réagir de façon appropriée et pratique à la 2ème ou 3ème relance, en particulier en cas de difficulté de paiement ?

Le bon point de vue

Comme souvent, considérez la situation d’un autre point de vue et mettez-vous dans la situation de l’autre. Puis rédigez votre lettre comme si elle vous était destinée. C’est-à-dire : excusez-vous sans faux-fuyant, expliquez le retard dans le paiement (et éventuellement votre silence) et proposez des solutions.

S’excuser sans faux-fuyant

Excusez-vous dès le début de la lettre. Ainsi, le destinataire, probablement très mécontent, réagira positivement et lira avec bienveillance ce que vous écrives dans la suite du courrier. Ceci influencera la façon dont vous arriverez à vous mettre d’accord sur une solution.

  • Je suis désolée de ne pas encore avoir répondu à vos lettres.
  • Veuillez nous excuser de ne pas encore avoir réglé votre facture. 
  • Nous vous prions de nous excuser pour le retard pris dans le paiement des sommes dues.

Expliquer la situation et proposer des solutions

L’important est de fournis de bonnes raisons et d’assumer la responsabilité. Ceci est bien plus sympathique et professionnel. Même si vous n’êtes pas en mesure de payer tout de suite : proposez une solution concrète, par exemple une date ferme de paiement (même partiel) tout en demandant pour la somme restante un report du délai – là aussi proposez une date concrète. 

  • Au cours des dernières semaines, plusieurs gros clients n’ont pas fait face à leurs obligations de paiement, ce qui nous a mis dans une situation délicate. Il va de soi que ceci n’est pas cotre problème, mais le nôtre. Nous espérons toutefois que vous serez d’accord avec un report du délai de paiement jusqu’au XX.
  • Notre principal client a déposé son bilan, ce qui a fait que nous ne sommes actuellement pas en mesure de virer la totalité de la somme due. Seriez-vous d’accord avec un paiement partiel immédiat de XX euros et le règlement du solde jusqu’au XX ? Ceci nous aiderait dans cette situation difficile.
  • Suite à une panne de notre système informatique, nous travaillons à la reconstruction de l’infrastructure. Toutefois, nous n’avons pas pu empêcher la perte de certaines données. Nous allons assurer immédiatement le règlement de la facture concernée.

Votre facture n° 204753

Vos relances des 14/02 et 02/03/20XX

Madame,

Nous vous prions de nous excuser de ne pas avoir réagi à votre première relance. Permettez-nous de vous expliquer la situation qui, bien sûr, n’est pas une excuse : l’un de nos plus gros clients est en difficulté de paiement, ce qui nous pose également problème. Par conséquent, nous ne sommes pas en mesure actuellement de vous régler la somme entière.

Dès aujourd’hui, nous allons effectuer un virement de xxx euros. Mais nous vous prions pour le solde, si possible jusqu’au xx.

Je suis volontiers disposée à vous présenter la situation au téléphone. N’hésitez pas à m’appeler au numéro xxx.

Veuillez agréer, Madame, nos salutations distinguées

Gesine Hasel

Respuesta a requerimiento

Normalmente es usted quien envía una carta requiriendo un pago. ¿Pero qué hacer si usted mismo recibe un requerimiento de pago y, además, no puede pagar de inmediato? Los siguentes consejos y expresiones le ayudarán. Algunas empresas publican internamente la instrucción de no pagar nunca un factura antes del primer requerimiento de pago. Siempre y cuando usted no trabaje en una empresa semejante, posiblemente estará más familiarizado con los requerimientos de pago como remitente que como receptor. En este caso se plantean las cuestiones siguientes: ¿Cómo tratar esta situación poco habitual? ¿Cómo reaccionar a un segundo o tercer requerimiento de una forma adecuada y orientada a una solución, sobre todo cuando se tienen dificultades de pago?

El enfoque adecuado

Como suele ocurrir en la correspondencia, aquí se trata de los siguiente: Cambie mientras tanto el punto de vista, póngase en el lugar de la otra persona. Y entonces escriba tal y cómo a usted mismo le gustaría que le escribieran. Esto significa: Discúlpese sin excusas, suministre buenas razones para el retraso en el pago (y eventualmente para su silencio hasta ahora) y ofrezca posibilidades para una solución.

Discúlpese sin preámbulos

Lo primero es disculparse de inmediato, directamente al principio de su carta. Así provocará una reacción positiva en el receptor, que supuestamente estará molesto con usted. Entonces lo que usted quiere comunicar tendrá más oportunidades de ser leído con benevolencia. Y esto influirá a su vez en la facilidad con la que puedan llegar a un acuerdo.

  • Siento que aún no haya tenido noticias mías con respecto a sus cartas.
  • Disculpe que hasta ahora no hayamos pagado su factura. 
  • Por favor, disculpe que haya tenido que esparar tanto nuestro pago.

Suministre razones y ofrezca soluciones

Aquí lo más importante es citar buenas razones y no colgarle el sambenito a alguien por su omisión. Esto no sólo causa un efecto antipático sino también poco profesional. Aunque usted no pueda pagar inmediatamente: Ofrezca una solución concreta que puede ser, por ejemplo, un plazo de pago fijo o un pago parcial inmediato, solicitando un aplazamiento de pago para el resto del importe, esto también hasta un plazo concreto.

  • Debido a que varios de nuestros clientes grandes no han pagado últimamente conforme al plazo, nosotros mismos también tenemos dificultades económicas. Evidentemente, éste es nuestro problema, no el suyo. No obstante, agradeceríamos nos ayude con un aplazamiento de pago hasta el ...
  • Nuestro cliente principal se ha declarado en quiebra y nosotros no estamos en condiciones de transferir la suma total inmediatamente.
  • ¿Estaría de acuerdo con un pago parcial inmediato de ... euros y un pago restante hasta el ...? Con ello nos ayudaría mucho.
  • ¿Después de una caída del sistema informático estamos trabajando febrilmente en su reconstrucción. No obstante, todavía no hemos podido evitar que entretanto algunos asuntos importantes se hayan pasado por alto a causa de la falta de datos. Abonaremos inmediatamente la factura pendiente.

Facutra núm. 204753

Sus requerimientos de pago del 14-02 y 02-03-20XX

Estimada señora Solá:

Por favor, disculpe que no hayamos reaccionado a su primer requerimiento de pago. Esto no es una disculpa, sino una explicación: Uno de nuestros clientes más importantes tiene dificultades de pago lo cual también nos plantea problemas a nosotros. Por ello, actualmente no podemos abonar de una vez la suma completa.

Hoy mismo le transferiremos ... euros y rogaríamos un aplazamiento de pago para el resto de la suma, a ser posible hasta el ...

Con mucho gusto podemos llegar a una acuerdo sobre ello tambiénpor teléfono. Llámeme simplemente al ...

Cordialmente,

Gesine Hasel

Rispondere a un sollecito

Normalmente siete voi a inviare un sollecito. E se invece ne ricevete uno, e per di più non siete in grado di pagare subito, come dovete comportarvi? La fraseologia e i suggerimenti che seguono vi saranno d’aiuto. Alcune ditte hanno un regolamento interno che prevede di non pagare mai una fattura prima del primo sollecito. A meno che non lavoriate in una ditta del genere, i solleciti li conoscete soprattutto perché siete voi a inviarli e non perché li ricevete. Allora ci si domanda: come va trattata questa insolita situazione? Come si reagisce a un secondo o a un terzo sollecito in modo adeguato e orientato a trovare una soluzione, soprattutto se si hanno difficoltà nei pagamenti?

L’atteggiamento giusto

Anche qui, come spesso nella corrispondenza, è bene cambiare un po’ la visuale, cercare di mettersi nei panni dell’altro e poi formulare una lettera che anche voi vorreste ricevere. Questo significa scusarsi senza pretesti, fornire buoni motivi per il ritardo nel pagamento (ed eventualmente per essersi chiusi nel silenzio) e fare proposte per trovare una soluzione.

Scusatevi senza pretesti

Scusatevi subito all’inizio della lettera. Così facendo farete rientrare in uno spirito positivo il destinatario, che con grande probabilità è molto arrabbiato con voi. Quello che poi gli comunicherete avrà buone possibilità di essere letto con benevolenza e influir un accordo.

  • Mi dispiace che le Sue lettere siano rimaste finora senza risposta.
  • La preghiamo di scusarci per il mancato pagamento della Vostra fattura.
  • Vi preghiamo di scusarci per averVi fatto attendere così a lungo il nostro pagamento.

Adducete motivi e offrite soluzioni

La cosa più importante è addurre buoni motivi evitando di dare la colpa ad altri. Questo lascerebbe non solo un’impressione di antipatia, ma anche di mancanza di professionalità. Anche se non siete in grado di pagare subito, offrite sempre una soluzione, per esempio un termine di pagamento fisso o un pagamento rateale con un saldo parziale immediato e una dilazione per l’importo rimanente da saldare però entro una data concreta.

  • Siccome molti dei nostri grossi clienti non hanno effettuato puntualmente i loro pagamenti, ci troviamo a nostra volta nella difficoltà a far fronte ai nostri impegni. Questo è chiaramente il nostro problema, non il vostro. Confidiamo tuttavia nella Vostra disponibilità a concederci una dilazione di … giorni.
  • Il nostro cliente principale ha dichiarato fallimento e noi, di conseguenza, non ci troviamo nella condizione di poter saldare immediatamente l’importo totale. Sareste d’accordo con una rateizzazione che prevede il pagamento immediato di … euro e il saldo dell’importo restante entro il … ? Ci sarebbe di grande aiuto.
  • Dopo la caduta del nostro sistema computerizzato, che stiamo cercando freneticamente di riparare, non abbiamo potuto evitare che alcune faccende importanti venissero trascurate a cause della mancanza dei dati memorizzati. Provvederemo immediatamente al saldo delle fatture scoperte.

Oggetto: Sua fattura n° 204753

Suoi solleciti del 14 /2 e 2/3/20XX

Gentile Signora Corsini,

siamo spiacenti di non aver reagito al Suo primo sollecito. Non è una scusa, ma una spiegazione: uni dei nostri clienti più importanti ha avuto difficoltà nei pagamenti, cosa che ha creato anche a noi diversi problemi. Al momento non siamo in grado di saldare l’importo totale.

In data odierna abbiamo effettuato a Suo favore un bonifico di … euro, ma dobbiamo chiederLe di concederci una dilazione per l’importo restante, probabilmente fino al … .

Se lo preferisce possiamo discutere della questione anche per telefono. In tal caso La prego di contattarmi al numero … .

Frattanto, La preghiamo di gradire i nostri distinti saluti

Gesine Hasel

Weitere Artikel aus der Kategorie "Office"


career@office

Die Messe mit Kongress für Sekretärinnen und Assistentinnen.

Ihre career@office 2018

04.04.2018: Hamburg, Handelskammer

18.04.2018: Frankfurt, Kap Europa

21.06.2018: München, MTC

10.10.2018: Köln, Congress-Centrum Nord

Weiterbildung

Seminare für Office-Professionals

Starten Sie durch in Richtung Erfolg! Seminare, Kongresse und Fernlehrgänge von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement.

OFFICE SEMINARE hat garantiert das richtige Weiterbildungskonzept für Ihre Bedürfnisse. www.office-seminare.de