modern formulieren, moderne Formulierungen in der Korrespondenz
Passen Sie die Worte in Geschäftskorrespondenz der Zeit an © Prostock-studio - Shutterstock

Moderne Floskeln in Geschäftsbriefen und E-Mails

Sind Formulierungen altbacken, wirkt sich das auf ihr Unternehmen aus. Junge Startups und Unternehmer werden dann nicht anbeißen und mit ihnen Geschäfte machen wollen. Wir leben in einer modernen Welt, passen sie ihre Worte an und binden sie Kunden.

Unternehmen im 21. Jahrhundert wollen sich nicht nur durch Marketing (KundendienstpolitikGewinnbenachrichtungen und andere Maßnahmen), sondern auch im Alltag innovativ und fortschrittlich präsentieren. Dieser Eindruck entsteht vor allem auch in der Korrespondenz, im Geschäftsbrief , am Telefon und in der allgemeinen Kommunikation. Wer in seiner Geschäftskorrespondenz veraltete Floskeln und Standardsätze verwendet, der schafft nach außen automatisch einen Eindruck von Rückwärtsdenken, das sich schnell auf das Image der gesamten Firma überträgt. Das ist auch wichtig, wenn man eine E-Mail im Auftrag schreibt

Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie als Sekretärin oder Assistent im Büro knackig und modern formulieren und ein kundenorientiertes Schreiben verfassen können.

 

8 Tipps für zeitgemäße Formulierungen für E-Mails und Geschäftsbriefe

Gerade in hektischen Situationen, wenn mal schnell ein Brief an den Geschäftspartner oder eine E-Mail an den Kunden verfasst werden muss, verfallen Office-Professionals in alte Floskeln und Standardsätze zurück. Zum Beispiel: „Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.“

Diese eingetretenen Pfade, die meist entweder die Anrede, Einstiegssätze oder die Schlussformel betreffen, zu verlassen und auf gängige, oft verstaubte und unkonkrete Formulierungen zu verzichten, kostet zunächst Überwindung. Wenn Sie in Ihrer Geschäftskorrespondenz wirklich konkret, persönlich ansprechend und modern formulieren möchten, ist dieser Beitrag Ihre Anleitung für eine moderne, knackige Ausdrucksweise, an der Sie sich orientieren können und mit der Ihnen der Umstieg gelingt.

Um Geschäftsbriefe und Mails kundenorientiert und modern zu formulieren, sollten Sie die folgenden Tipps beachten:

  • Stellen Sie Ihre Kunden in den Mittelpunkt.
  • Vermeiden Sie Floskeln und Standardsätze.
  • Formulieren Sie positiv.
  • Verfassen Sie kurze Sätze, verzichten Sie auf Schachtelsätze.
  • Verzichten Sie auf Abkürzungen und Wortmonster.
  • Benutzen Sie aktive Verben anstatt Substantive.
  • Formulieren Sie Aktiv- anstatt Passivsätze.
  • Achten Sie auf die korrekte Rechtschreibung.

Modern formulieren: Textbausteine für offizielle Schreiben

„Bezugnehmend auf Ihre Anfrage nutzen wir die Gelegenheit, uns bei Ihnen zu melden“ - mit solch einem Einstiegssatz wirkt Ihr Schreibstil schnell beliebig. Wenn Sie das vermeiden möchten, streichen Sie diese Fossilien aus Ihrem Wortschatz. „Bezugnehmend“ ist ein archaischer Begriff, der in der Ausdrucksweise moderner Unternehmen nichts mehr zu suchen hat. Das gleiche gilt für „… wie telefonisch besprochen.“

Ob altmodisch oder modern formuliert, sollte Ihr Schreiben oder Ihre E-Mail dennoch die übliche Struktur vorweisen. Zu dieser gehören:

  • Betreffzeile,
  • Anrede,
  • Einstiegssätze,
  • Mittelteil,
  • Schlussformel.

Folgend finden Sie Tipps und Textbausteine für modern formulierte Geschäftsbriefe und Mails.

 

Tipp: Wählen Sie eine knackige Betreffzeile

Die Betreffzeile sollte knackig, aber zugleich aussagekräftig sein. Denn vor allem bei der Mail ist es das erste, was Ihr Kunde oder Ihre Kundin wahrnimmt.

Altmodisch und langweilig

Knackig und kundenorientiert

Einladung zum Bewerbungsgespräch

Ihre Bewerbung hat uns gefallen

Ihre Beschwerde vom 05.05.2021

Ihr Anliegen ist uns wichtig!

Mahnung Ratenzahlung

Haben Sie uns vergessen?

 

Tipp: Moderne Anrede und Einstiegssätze in E-Mail oder Brief

Vermeiden Sie besonders am Anfang negative Einstiegssätze, steigen Sie stattdessen positiv in Ihr Schreiben ein. Das wird Ihr Kunde nämlich besser in Erinnerung behalten. Natürlich gibt es negative Themen wie zum Beispiel eine Mahnung oder Absage, bei denen es schwerfällt, positiv zu bleiben. Hier empfiehlt sich, die Schärfe aus der Formulierung herauszunehmen, z.B. indem man sofort den Grund nennt.

Vermeiden Sie diese Formulierungen

So formulieren Sie eindeutig und modern

Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Hause.

Negativ: Verwenden Sie nie das Wort „Hause“.

Es ist kein „Hause“, das den Kunden interessiert, sondern ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung. Außerdem klingt diese Floskel sehr beliebig.

Es kann sich hierbei sowohl um ein Hotel als auch einen Stromanbieter handeln. Trotzdem findet man diesen Satz immer wieder, wenn Unternehmen Angebote an ihre Kunden versenden oder Infomaterial verschicken.

 

 

 

Leider können wir Ihre Bücher nicht pünktlich liefern.

Wir freuen uns, dass Sie bei uns übernachten werden. (formuliert ein Hotel)

Danke, dass Sie sich für unseren Stromtarif „Strom XXL“ interessieren. (formuliert für einen Stromanbieter)

Danke, dass Sie uns die Möglichkeiten geben, Sie im Einzelnen über unser Sortiment an Kinderkleidung in Größe 92 zu informieren. (formuliert für eine Modelinie)

Positiv: Wichtig ist, dass der Anfang sehr konkret formuliert ist und einen konkreten Bezug zum Unternehmen hat. Die Anfrage oder der Auftrag muss klar daraus hervorgehen.

 

 

Sie erhalten Ihre Bücher druckfrisch in sechs Tagen. Leider hatten wir technische Probleme.

 

Tipp: Unnötige Einleitungen in E-Mail und Geschäftsbriefen

Aus Gründen der Höflichkeit wird in altmodisch wirkenden Texten häufig umständlich und aufgebläht formuliert. Dazu nutzt man oftmals das Verb „möchten“. Doch statt zu „möchten“, könnten Sie es in Ihrer Korrespondenz auch aktiv so formulieren, dass Sie es einfach tun.  

Diese Formulierungen sind umständlich

So formulieren Sie klarer und trotzdem höflich

Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir die Angelegenheit haben klären können.
 

Wir freuen uns, dass wir die Angelegenheit klären konnten.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass die Unterlagen bereits verschickt wurden.
 

Wir haben die Unterlagen bereits verschickt.

Wir möchten Sie bitten, sich am Empfang zu melden.

Bitte geben Sie am Empfang Bescheid, wenn Sie da sind.
 

Wir möchten Sie herzlich zu unserem Tag der offenen Tür einladen.

Wir laden Sie herzlich zu unserem Tag der offenen Tür ein.

Tipp: Formulieren Sie mehr so, wie Sie schreiben

Viele Assistenten und Sekretärinnen verwenden schon ganz automatisch komplizierte Konstrukte. Wörter und Sätze, die Sie in der gesprochenen Kommunikation niemals über die Lippen brächten, gehen Ihnen mit der Tastatur locker von der Hand und aufs Papier Ihrer Geschäftskorrespondenz. Und häufig kommen dabei Formulierungen heraus, die aus einer anderen Zeit zu stammen scheinen und den Lesefluss stören können.

Diese Formulierungen wirken umständlich

So formulieren Sie eher wie gesprochen


Für heute verbleiben wir mit freundlichen Grüßen

Negativ: So würden Sie nie sprechen, wenn Sie sich von einem Geschäftspartner verabschieden. Daher wirkt ein solcher Stil auch aufgesetzt und wenig authentisch oder überzeugend.  


Ich freue mich, wieder von Ihnen zu hören und sende Ihnen herzliche Grüße.

Positiv: Diese Worte klingen freundlich, persönlich und nicht aufgesetzt.  


Wir bitten um Überprüfung der Ihnen überlassenen Unterlagen.

Negativ: Das muss man fast zweimal lesen, um es zu verstehen. Außerhalb der juristischen Sprache sollte eine solche Grußformel allenfalls verwendet werden, wenn Sie Rechnungstexte verschicken.


Bitte prüfen Sie die Unterlagen, die wir Ihnen geschickt haben.

Positiv: Dieser Satz wirkt klar, leicht und modern.


Wir bitten um Einreichung der noch fehlenden Unterlagen.

Negativ: Dieser Satz wirkt nicht nur floskelhaft, sondern er ist auch unklar. Muss der Empfänger die Anlagen persönlich vorbeibringen oder kann er sie auch per Brief oder per E-Mail schicken?


Bitte schicken Sie uns die Unterlagen bis zum xy zu.

Positiv: Dem Empfänger ist hier klar, was er genau zu tun hat. Es ist kundenorientiert und modern formuliert.

 

Tipp: Fach- und Fremdwörter in der Geschäftskorrespondenz

Welches Wissen und welche Hintergrundinformationen können Sie beim Empfänger voraussetzen? Kennt er den Fachjargon und die Abkürzungen, die Sie üblicherweise branchenintern verwenden? Was Sie als „normal“ empfinden, ist für Ihren Korrespondenzpartner vielleicht Neuland. Dadurch entstehen schnell Missverständnisse. Gestalten Sie Ihren Geschäftsbrief immer klar und verständlich.

Text mit Fachbegriff

So formulieren Sie wirklich persönlich und herzlich

Wir liefern zum vereinbarten Preis ein VA-Absperrgitter.

Negativ: Weiß der Kunde, wofür die Abkürzung VA steht? Nicht notwendigerweise. Erläutern Sie es lieber in aller Form.

Wir liefern Ihnen zum vereinbarten Preis ein Absperrgitter in Edelstahl (Qualität VA).

Positiv: Hier wird deutlich, um was es sich genau handelt. Die VA-Qualität kann man leider nicht ausschreiben – dennoch kann der Kunde schon auf den ersten Blick erkennen, was er bestellt hat. Im Zweifel bleibt die Möglichkeit, sich noch weiter zu informieren.

BV: Wohnhaus Kesselstraße in Bremerhaven

Negativ: Die Abkürzung „BV“ steht für Betriebsvereinbarung und könnte an dieser Stelle auch weggelassen werden. Sie ist überflüssig und sorgt bei branchenfremden Menschen für Verwirrung.

Bau Ihres Hauses in der Kesselstraße

Wohnhaus Kesselstraße in Bremerhaven

Positiv: Wenn Sie auf die Abkürzung verzichten, weiß jeder worum es geht. Es fehlt keine Information.

Modern Formulieren: Weitere Tipps und Textbausteine für Ihre Geschäftsbriefe und Mails

Verzichten Sie auf Abkürzungen in Ihrer geschäftlichen Korrespondenz

Im Beispiel oben findet sich schon die Abkürzung „BV“, die auch zum Thema Fachjargon gehört. Unsere Empfehlung lautet aber auch, dass Sie in Ihrer Geschäftskorrespondenz nicht nur Fachabkürzungen vermeiden, sondern jegliche Abkürzung.

Warum? Sie kürzen vermutlich ab, um Zeit zu sparen oder weil Sie keine Lust haben, etwas auszuschreiben. Und genau das kommt auch beim Empfänger so an. Er ist es Ihnen nicht wert, dass Sie ein Wort ausschreiben oder sich die Mühe machen, nach einer alternativen Formulierung zu suchen. Abkürzungen sind innerhalb einer geschäftlichen Korrespondenz nicht wertschätzend, sondern eher respektlos und wenig kundenorientiert.

 

Ein Beispiel zur Begrüßung im Büro

Sie kommen am Morgen in Ihr Büro und murmeln „Morgen“ zur Begrüßung. Das wirkt wenig höflich und drückt aus, dass Sie eigentlich wenig motiviert sind, den Tag im Büro zu beginnen. Wäre es nicht viel schöner, wenn Sie einander mit einem „Guten Morgen“ begrüßen würden? Genauso verhält es sich auch mit Abkürzungen, die Sie in der schriftlichen Korrespondenz verwenden.

Mit Abkürzung

Ohne Abkürzung

Bitte lassen Sie uns wissen, ob Sie bzw. Ihr Kollege an der Veranstaltung teilnehmen werden.

Bitte lassen Sie uns wissen, ob Sie oder Ihr Kollege an der Veranstaltung teilnehmen werden. 

Teilen Sie uns mit, ob Sie ggf. etwas früher kommen können.

Sagen Sie uns bitte noch Bescheid, ob Sie an diesem Tag etwas früher zu uns kommen können. 

Nach Rücksprache mit unserem Hr. Meyer …

Wir haben mit unserem Kollegen Claus Meyer über Ihren Wunsch gesprochen.

 

Verwenden Sie in Ihrer Geschäftskorrespondenz Verben statt Substantive

Zu viele Substantive machen Sätze schwer verständlich und stören den Lesefluss. Verben lassen Ihren Schreibstil lebendig wirken und machen Texte leichter lesbar. Vermeiden Sie in Ihrer geschäftlichen Korrespondenz vor allen Dingen Substantive, die mit „-ung“ oder „-nahme“ enden.

Schwer und substantivlastig

Leicht und mit Verben formuliert

Wir bitten um Überweisung des Geldes auf unser Konto.
 

Bitte überweisen Sie das Geld auf unser Konto.

Zwecks baldiger Terminierung bitten wir um Ihre Kontaktaufnahme.

Bitte rufen Sie uns am besten noch in dieser Woche an, damit wir einen Termin vereinbaren können.
 

Wir bitten um Beachtung der AGB.

Bitte beachten Sie unsere AGB.

 

Finger weg von „zwecks“, „mittels“ und „betreffs“

Die Präpositionen „zwecks“, „mittels“, „betreffs“ gehören ebenfalls nicht zu Ihrem gesprochenen Wortschatz und sollten Ihnen deshalb verdächtig vorkommen. Sie wirken altmodisch und haben mit modernem Formulieren nichts zu tun.

Mit Präposition 

Leicht und mit Verben formuliert

Bitte setzen Sie sich mit unserer Frau Schneider zwecks Terminabsprache in Verbindung.

Bitte rufen Sie Sabine Schneider an, um mit ihr einen Termin abzustimmen.

Mittels der von uns gestellten Unterlagen ist eine Vorbereitung auf den Workshop möglich.

Sie können sich mit den Unterlagen, die Sie von uns erhalten haben, auf den Workshop vorbereiten.

 Betreffs der mehrfach stattgefundenen Unterredungen überreichen wir Ihnen heute die von uns erstellte Präsentation.

Sie erhalten heute die Präsentation, die wir im Anschluss an unsere Meetings erstellt haben.

 

Schreiben Sie nicht „unsererseits“ und „Ihrerseits“

Beide Wörter sind sehr beliebt, wenn der formulierte Satz sich besonders höflich und „gebildet“ anhören soll. Doch mit dieser Ausdrucksweise wirken Sie leider distanziert und altmodisch. Dabei lassen sich die beiden Sprachungetüme ganz leicht durch „wir“ und „Sie“ ersetzen.

Mit „Ihrerseits“ und „unsererseits“ 

Ersetzt durch „Sie“ und „wir“

Bitte lassen Sie uns wissen, ob Ihrerseits einer Teilnahme etwas im Wege steht.
 

Bitte geben Sie uns Bescheid, ob Sie teilnehmen werden.

Unsererseits bestehen keine Bedenken.

Wir haben keine Bedenken.

So gelingen Ihnen moderne Schlussformeln

„Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gern zur Verfügung“. Eine häufig verwendete Grußformel für die Bitte um Rückmeldung, die jedoch durch das „jederzeit“ ein wenig übertrieben ist. Auch klingt das „zur Verfügung stehen“ eher nach einer Ware im Regal, nicht nach realen Personen, die Auskünfte geben.

Wenn auch Sie sich dabei erwischen, dass Sie floskelhafte Redewendungen verwenden, haben wir hier für Sie Formulierungsvorschläge, die über die üblichen Standardsätze hinausgehen.

Moderne Formulierungsvorschläge für Ihre Grußformel

  • Ich freue mich auf das Treffen mit Ihnen am <Datum>.
  • Ich freue mich auf ein interessantes Gespräch mit Ihnen.
  • Rufen Sie uns an, wenn Sie Fragen haben. Sie erreichen uns montags bis freitags von 9:00 bis 17:00 Uhr unter der Telefonnummer +49(0) ... 
  • Sie haben noch Fragen? Rufen Sie uns an! Telefon: +49(0) ... Ihre Ansprechpartnerin, Anna Jäger, hilft Ihnen gern weiter.
  • Sie haben noch Fragen oder Wünsche? Bitte zögern Sie nicht, uns anzurufen.
  • Wenn Sie noch Fragen oder Wünsche haben, rufen Sie uns an – wir sind gern behilflich.
  • Bitte rufen Sie mich an, wenn Sie Fragen und/oder Wünsche haben.
  • Wenn Sie noch Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, mich anzurufen.
  • Wie gefallen Ihnen unsere Vorschläge?
  • Bleibt es bei unserem Termin?
  • Ich freue mich/Wir freuen uns auf Ihren Anruf.
  • Viel Spaß beim Schmökern!

Muster und Beispiele: So können Sie modern formulieren in Geschäftsbriefen und E-Mails

Im Folgenden geben wir Ihnen gerne drei Beispiele, unter anderem einen Brief oder Mail auf Englisch, für moderne Formulierungen innerhalb Ihrer geschäftlichen Korrespondenz an die Hand.

Textbeispiel 1: Terminbestätigung per E-Mail

Guten Tag, Herr Dr. Meyer,

zur Sicherheit bestätige ich Ihnen die Vereinbarungen, die wir am Telefon getroffen haben, kurz schriftlich:

Sie treffen sich mit Herrn Dr. Dirk Paulsen am Mittwoch, 18. September 20.., um 14 Uhr in unserem Unternehmen in Hamburg in der Spitalstraße 18. Zwei Stunden sind für diesen Termin reserviert.

Eine Anfahrtsskizze habe ich als PDF mitgeschickt, damit Sie problemlos zu uns finden.

Freundliche Grüße aus Hamburg
Michael Maier, Personalassistent


Textbeispiel 2: Einladung zum Vorstellungsgespräch

Die erste Hürde haben Sie genommen!

Guten Tag Frau Schubert,

Ihre Bewerbung hat uns gefallen, Sie sind in der engeren Wahl. Wir möchten Sie gern persönlich kennen lernen und laden Sie zu einem Vorstellungsgespräch ein. Bitte kommen Sie am Mittwoch, 18. September 20.., um 14 Uhr in unser Unternehmen. Ihr Gesprächspartner wird unsere Personalchefin Thea Mertensmeier sein.

Zur besseren Orientierung erhalten Sie mit dieser E-Mail eine Anfahrtsskizze. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Elke Sommer (Telefon: 030 5531194).

Wir wünschen Ihnen eine gute Anreise und freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen.

Freundliche Grüße

Zuber GmbH

i. A. Stefanie Köster
Assistenz Thea Mertensmeier


Textbeispiel 3: Geschäftsbrief auf Englisch

Dear Mr Schneider

Bernd Meier sends you his best regards and has asked me to inform you that he has received and of course read your email.

He would prefer to reply to your enquiry when he returns on … and hopes you will give him this 'breathing space'. If we don’t hear anything from you to the contrary we will assume that this request has met with your approval. If the matter is urgent, however, please send us a brief email once more.

Many thanks.

With best regards

Meier KG

Tanja Sturm

Secretary Sales department


Fazit: Modern Formulieren ist leichter als gedacht

Auch außerhalb des Büros erwischt sich beinahe jeder dabei, immer die gleichen Floskeln und Formulierungen zu verwenden. 

Machen Sie sich im ersten Schritt also bewusst, welche Floskeln Sie in Ihren geschäftlichen Schreiben (und manchmal auch bei einem freundlichen Telefonat) verwenden und ersetzen Sie diese durch moderne Textbausteine. Das peppt jede Korrespondenz auf und beweist, dass Sie ein modernes, kundenorientiertes Unternehmen mit kreativen Mitarbeitern sind. Stellen Sie beim Schreiben der Briefe oder Mails außerdem Ihren Kunden oder Kundin in den Mittelpunkt.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.

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