Unternehmen im 21. Jahrhundert wollen sich innovativ und fortschrittlich nicht nur durch Marketing (Kundendienstpolitik, Gewinnbenachrichtungen und andere Maßnahmen), sondern auch im Alltag präsentieren. Dieser Eindruck entsteht vorn allem auch in der Korrespondenz, im Geschäftsbrief , am Telefon und in der allgemeinen Kommunikation. Wer in seiner Geschäftskorrespondenz veraltete Floskeln verwendet, der schafft nach außen automatisch einen Eindruck von Rückwärtsdenken, das sich schnell auf das Image der gesamten Firma überträgt. Das ist auch wichtig, wenn man eine E-Mail im Auftrag schreibt.
Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie als Sekretärin oder Assitent im Büro modern formulieren und ein empfängerorientiertes Schreiben verfassen können.
Finden Sie zeitgemäße Formulierungen für E-Mails und Briefe
Gerade in hektischen Situationen, wenn mal schnell ein Brief an den Geschäftspartner oder eine E-Mail an den Kunden verfasst werden muss, verfallen Office-Professionals in alte Floskeln zurück. „Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.“
Diese eingetretenen Pfade, die keist entweder die Anrede oder die Schlussformel betreffen zu verlassen und auf gängige, oft verstaubte und unkonkrete Formulierungen zu verzichten, kostet zunächst Überwindung. Wenn Sie in Ihrer Geschäftskorrespondenz wirklich modern, konkret und persönlich ansprechend formulieren möchten, ist dieser Beitrag Ihre Anleitung, an der Sie sich orientieren können und mit der Ihnen ein Umstieg gelingt.
Modern Formulierungen: Tipps und Textbausteine für offizielle Schreiben
„Bezugnehmend auf Ihre Anfrage nutzen wir die Gelegenheit, uns bei Ihnen zu melden“. Mit einer solchen Einleitung wirkt Ihr Schreibstil schnell beliebig. Wenn Sie das vermeiden möchten, streichen Sie diese Fossilien aus Ihrem Wortschatz. „Bezugnehmend“ ist ein archaischer Begriff, der in der Ausdrucksweise moderner Unternehmen nichts mehr zu suchen hat.
Tabelle: Moderne Anrede und Einstiege in E-Mail oder Brief
Vermeiden Sie diese Formulierungen | So formulieren Sie eindeutig und modern |
Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Hause. Negativ: Verwenden Sie nie das Wort „Hause“. Es ist kein „Hause“, das den Kunden interessiert, sondern ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung. Außerdem klingt diese Floskel sehr beliebig. Es kann sich hierbei sowohl um ein Hotel als auch einen Stromanbieter handeln. Trotzdem findet man diesen Satz immer wieder, wenn Unternehmen Angebote an ihre Kunden versenden oder Infomaterial verschicken. | Wir freuen uns, dass Sie bei uns übernachten werden. (formuliert ein Hotel) Danke, dass Sie sich für unseren Stromtarif „Strom XXL“ interessieren. (formuliert für einen Stromanbieter) Danke, dass Sie uns die Möglichkeiten geben, Sie im Einzelnen über unser Sortiment an Kinderkleidung in Größe 92 zu informieren. (formuliert für eine Modelinie) Positiv: Wichtig ist, dass der Anfang sehr konkret formuliert ist und einen konkreten Bezug zum Unternehmen hat. Die Anfrage oder der Auftrag muss klar daraus hervorgehen. |
Tabelle: Unnötige Einleitungen in E-Mail und Geschäftsbriefen
Aus Gründen der Höflichkeit wird in altmodisch wirkenden Texten häufig umständlich und aufgebläht formuliert. Dazu nutzt man oftmals das Verb „möchten“. Doch statt zu „möchten“, könnten Sie es in Ihrer Korrespndenz auch aktiv so formulieren, dass Sie es einfach tun.
Diese Formulierungen sind umständlich | So formulieren Sie klarer und trotzdem höflich |
Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir die Angelegenheit haben klären können. | Wir freuen uns, dass wir die Angelegenheit klären konnten. |
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass die Unterlagen bereits verschickt wurden. | Wir haben die Unterlagen bereits verschickt. |
Wir möchten Sie bitten, sich am Empfang zu melden. | Bitte geben Sie am Empfang Bescheid, wenn Sie da sind. |
Wir möchten Sie herzlich zu unserem Tag der offenen Tür einladen. | Wir laden Sie herzlich zu unserem Tag der offenen Tür ein. |
Tabelle: Formulieren Sie mehr so, wie Sie schreiben
Viele Assistenten und Sekretärinnen verwenden schon ganz automatisch komplizierte Konstrukte. Wörter und Sätze, die Sie in der gesprochenen Kommunikation niemals über die Lippen brächten, gehen Ihnen mit der Tastatur locker von der Hand und aufs Papier Ihrer Geschäftskorrespondenz. Und häufig kommen dabei Formulierungen heraus, die aus einer anderen Zeit zu stammen scheinen.
Diese Formulierungen wirken umständlich | So formulieren Sie eher wie gesprochen |
Negativ: So würden Sie nie sprechen, wenn Sie sich von einem Geschäftspartner verabschieden. Daher wirkt ein solcher Stil auch aufgesetzt und wenig authentisch. |
Positiv: Diese Worte klingen freundlich, persönlich und nicht aufgesetzt. |
Negativ: Das muss man fast zweimal lesen, um es zu verstehen. Außerhalb der juristischen Sprache sollte eine solche Grußformel allenfalls verwendet werden, wenn Sie Rechnungstexte verschicken. |
Positiv: Dieser Satz wirkt klar, leicht und modern. |
Negativ: Dieser Satz wirkt nicht nur floskelhaft, sondern er ist auch unklar. Muss der Empfänger die Anlagen persönlich vorbeibringen oder kann er sie auch per Brief oder per E-Mail schicken? |
Positiv: Dem Empfänger ist hier klar, was er genau zu tun hat. Er ist kundenorientiert und modern formuliert. |
Tabelle: Fach- und Fremdwörter in der Geschäftskorrespondenz
Welches Wissen und welche Hintergrundinformationen können Sie beim Empfänger voraussetzen? Kennt er den Fachjargon und die Abkürzungen, die Sie üblicherweise branchenintern verwenden? Was Sie als „normal“ empfinden, ist für Ihren Korrespondenzpartner vielleicht Neuland. Dadurch entstehen schnell Missverständnisse. Gestalten Sie Ihren Geschäftsbrief immer klar und verständlich.
Text mit Fachbegriff | So formulieren Sie wirklich persönlich und herzlich |
Wir liefern zum vereinbarten Preis ein VA-Absperrgitter. Negativ: Weiß der Kunde, wofür die Abkürzung VA steht? Nicht notwendigerweise. Erläutern Sie es lieber in aller Form. | Wir liefern Ihnen zum vereinbarten Preis ein Absperrgitter in Edelstahl (Qualität VA). Positiv: Hier wird deutlich, um was es sich genau handelt. Die VA-Qualität kann man leider nicht ausschreiben – dennoch kann der Kunde schon auf den ersten Blick erkennen, was er bestellt hat. Im Zweifel bleibt die Möglichkeit, sich noch weiter zu informieren. |
BV: Wohnhaus Kesselstraße in Bremerhaven Negativ: Die Abkürzung „BV“ steht für Betriebsvereinbarung und könnte an dieser Stelle auch weggelassen werden. Sie ist überflüssig und sorgt bei branchenfremden Menschen für Verwirrung. | Bau Ihres Hauses in der Kesselstraße Positiv: Wenn Sie auf die Abkürzung verzichten, weiß jeder worum es geht. Es fehlt keine Information. |
Verzichten Sie auf Abkürzungen in Ihrer geschäftlichen Korrespondenz
Im Beispiel oben findet sich schon die Abkürzung „BV“, die auch zum Thema Fachjargon gehört. Unsere Empfehlung lautet aber auch, dass Sie in Ihrer Geschäftskorrespondenz nicht nur Fachabkürzungen vermeiden, sondern jegliche Abkürzung.
Warum? Sie kürzen vermutlich ab, um Zeit zu sparen oder weil Sie keine Lust haben, etwas auszuschreiben. Und genau das kommt auch beim Empfänger so an. Er ist es Ihnen nicht wert, dass Sie ein Wort ausschreiben oder sich die Mühe machen, nach einer alternativen Formulierung zu suchen. Abkürzungen sind innerhalb einer geschäftlichen Korrespondenz nicht wertschätzend, sondern eher respektlos.
Ein Beispiel zur Begrüßung im Büro
Sie kommen am Morgen in Ihr Büro und murmeln „Morgen“ zur Begrüßung. Das wirkt wenig höflich und drückt aus, dass Sie eigentlich wenig motiviert sind, den Tag im Büro zu beginnen. Wäre es nicht viel schöner, wenn Sie einander mit einem „Guten Morgen“ begrüßen würden? Genauso verhält es sich auch mit Abkürzungen, die Sie in der schriftlichen Korrespondenz verwenden.
Mit Abkürzung | Ohne Abkürzung |
Bitte lassen Sie uns wissen, ob Sie bzw. Ihr Kollege an der Veranstaltung teilnehmen werden. | Bitte lassen Sie uns wissen, ob Sie oder Ihr Kollege an der Veranstaltung teilnehmen werden. |
Teilen Sie uns mit, ob Sie ggf. etwas früher kommen können. | Sagen Sie uns bitte noch Bescheid, ob Sie an diesem Tag etwas früher zu uns kommen können. |
Nach Rücksprache mit unserem Hr. Meyer … | Wir haben mit unserem Kollegen Claus Meyer über Ihren Wunsch gesprochen. |
Verwenden Sie in Ihrer Geschäftskorrespondenz Verben statt Substantive
Zu viele Substantive machen Sätze schwer verständlich. Verben lassen Ihren Schreibstil lebendig wirken und machen Texte leichter lesbar. Vermeiden Sie in Ihrer geschäftlichen Korrespondenz vor allen Dingen Substantive, die mit „-ung“ oder „-nahme“ enden.
Schwer und substantivlastig | Leicht und mit Verben formuliert |
Wir bitten um Überweisung des Geldes auf unser Konto. | Bitte überweisen Sie das Geld auf unser Konto. |
Zwecks baldiger Terminierung bitten wir um Ihre Kontaktaufnahme. | Bitte rufen Sie uns am besten noch in dieser Woche an, damit wir einen Termin vereinbaren können. |
Wir bitten um Beachtung der AGB. | Bitte beachten Sie unsere AGB. |
Finger weg von „zwecks“, „mittels“ und „betreffs“
Die Präpositionen „zwecks“, „mittels“, „betreffs“ gehören ebenfalls nicht zu Ihrem gesprochenen Wortschatz und sollten Ihnen deshalb verdächtig vorkommen. Sie wirken altmodisch und haben in einem gelungenen, zeitgemäßen Text nichts verloren.
Mit Präposition
| Leicht und mit Verben formuliert |
Bitte setzen Sie sich mit unserer Frau Schneider zwecks Terminabsprache in Verbindung. | Bitte rufen Sie Sabine Schneider an, um mit ihr einen Termin abzustimmen. |
Mittels der von uns gestellten Unterlagen ist eine Vorbereitung auf den Workshop möglich. | Sie können sich mit den Unterlagen, die Sie von uns erhalten haben, auf den Workshop vorbereiten. |
Betreffs der mehrfach stattgefundenen Unterredungen überreichen wir Ihnen heute die von uns erstellte Präsentation. | Sie erhalten heute die Präsentation, die wir im Anschluss an unsere Meetings erstellt haben. |
Schreiben Sie nicht von „unsererseits“ und „Ihrerseits“
Beide Wörter sind sehr beliebt, wenn der formulierte Satz sich besonders höflich und „gebildet“ anhören soll. Doch leider wirken Sie damit distanziert und altmodisch. Dabei lassen sich die beiden Sprachungetüme ganz leicht ersetzen durch „wir“ und „Sie“.
Mit „Ihrerseits“ und „unsererseits“ | Ersetzt durch „Sie“ und „wir“ |
Bitte lassen Sie uns wissen, ob Ihrerseits einer Teilnahme etwas im Wege steht. | Bitte geben Sie uns Bescheid, ob Sie teilnehmen werden. |
Unsererseits bestehen keine Bedenken. | Wir haben keine Bedenken. |
So gelingen Ihnen moderne Schlussformeln
„Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gern zur Verfügung“. Eine häufig verwendete Grußformel, die jedoch durch das „jederzeit“ ein wenig übertrieben ist. Auch klingt das „zur Verfügung stehen“ eher nach einer Ware im Regal, nicht an einen Menschen, der Auskünfte gibt. Wenn auch Sie sich dabei erwischen, dass Sie floskelhafte Redewendungen verwenden.
Moderne Formulierungsvorschläge für Ihre Grußformel
- Ich freue mich auf das Treffen mit Ihnen am <Datum>
- Ich freue mich auf ein interessantes Gespräch mit Ihnen.
- Rufen Sie uns an, wenn Sie Fragen haben. Sie erreichen uns montags bis freitags von 9:00 bis 17:00 Uhr unter der Telefonnummer +49(0) ...
- Sie haben noch Fragen? Rufen Sie uns an! Telefon: +49(0) ... Ihre Ansprechpartnerin, Anna Jäger, hilft Ihnen gern weiter.
- Sie haben noch Fragen oder Wünsche? Bitte zögern Sie nicht, uns anzurufen.
- Wenn Sie noch Fragen oder Wünsche haben, rufen Sie uns an – wir sind gern behilflich.
- Bitte rufen Sie mich an, wenn Sie Fragen und/oder Wünsche haben.
- Wenn Sie noch Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, mich anzurufen.
- Wie gefallen Ihnen unsere Vorschläge?
- Bleibt es bei unserem Termin?
- Ich freue mich/Wir freuen uns auf Ihren Anruf.
- Viel Spaß beim Schmökern!
Moderne Texte schreiben: Muster und Beispiele
Im Folgenden geben wir Ihnen gerne zwei Beispiele für moderne Formulierungen innerhalb Ihrer geschäftlichen Korrespondenz an die Hand.
Textbeispiel 1: Terminbestätigung per E-Mail
Guten Tag, Herr Dr. Meyer,
zur Sicherheit bestätige ich Ihnen die Vereinbarungen, die wir am Telefon getroffen haben, kurz schriftlich:
Sie treffen sich mit Herrn Dr. Dirk Paulsen am Mittwoch, 18. September 20.., um 14 Uhr in unserem Unternehmen in Hamburg in der Spitalstraße 18. Zwei Stunden sind für diesen Termin reserviert.
Eine Anfahrtsskizze habe ich als PDF mitgeschickt, damit Sie problemlos zu uns finden.
Freundliche Grüße aus Hamburg
Michael Maier, Personalassistent
Textbeispiel 2: Einladung zum Vorstellungsgespräch
Die erste Hürde haben Sie genommen!
Guten Tag, Frau Schubert,
Ihre Bewerbung hat uns gefallen, Sie sind in der engeren Wahl. Wir möchten Sie gern persönlich kennen lernen und laden Sie zu einem Vorstellungsgespräch ein. Bitte kommen Sie am Mittwoch, 18. September 20.., um 14 Uhr in unser Unternehmen. Ihr Gesprächspartner wird unsere Personalchefin Thea Mertensmeier sein.
Zur besseren Orientierung erhalten Sie mit dieser E-Mail eine Anfahrtsskizze. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Elke Sommer (Telefon: 030 5531194).
Wir wünschen Ihnen eine gute Anreise und freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen.
Freundliche Grüße
Zuber GmbH
i. A. Stefanie Köster
Assistenz Thea Mertensmeier
Fazit: Modern Formulieren ist leichter als gedacht
Auch außerhalb des Büros erwischt sich beinahe jeder dabei, immer die gleichen Floskeln und Formulierungen zu verwenden.
Machen Sie sich im ersten Schritt also bewusst, welche Floskeln Sie in Ihren geschäftlichen Schreiben (und manchmal auch bei einem freundlichen Telefonat) verwenden und ersetzen Sie diese durch moderne Textbausteine. Das peppt jede Korrespondenz auf und beweist, dass Sie ein modernes Unternehmen mit kreativen Mitarbeitern sind.
