Zahlungserinnerung auf Englisch, Zahlungserinnerung auf Deutsch, Mahnung auf Englisch beantworten, Mahnung auf Deutsch beantworten
Damit keine Missverständnisse entstehen, hier Tipps zu Formulierungen, um Zahlungserinnerungen auf Englisch zu beantworten © Sprudel - Shutterstock

Zahlungserinnerung auf Englisch: Vorlagen und Formulierungstipps

Eine Zahlungserinnerung auf Englisch beantworten? Auch wenn Sekretärinnen englisch beherrschen sollten, kann es bei der Formulierung zu Missverständnissen führen. Hier finden Sie Briefvorlagen, Muster und Beispiele um auf eine Mahnung zu antworten.

Im Regelfall sind Sie es, die Mahnungen verschicken – sowohl auf Deutsch als auch in englischer Sprache. Doch es bleibt nicht aus, dass im Sekretariat auch hin und wieder ein Mahnschreiben ankommt, weil eine Rechnung nicht pünktlich von der Buchhaltung bezahlt wurde.

Damit daraus keine Unstimmigkeiten in der Geschäftspartnerschaft entstehen oder sogar gerichtliche Schritte eingeleitet werden, geben wir Ihnen wichtige Tipps für Formulieren an die Hand, wie Sie Zahlungserinnerungen auf Englisch angemessen beantworten können.  

Überschreitung der Zahlungsfrist als bewusste Handlung

In vielen Unternehmen ist es gang und gäbe, dass die Zahlungsfrist für offene Rechnungen bewusst überschritten und der Betrag immer erst nach der Fälligkeit überwiesen wird.

Das Unternehmen hat dann mehr Zeit, mit dem Geld zu arbeiten und wird daher bewusst zum Schuldner. In diesem Fall ist es in der Regel dann auch nicht nötig, auf die Zahlungserinnerung zu reagieren.

Allerdings nehmen seriös arbeitende Unternehmen von einer solchen absichtlichen Verzögerung Abstand zugunsten einer auf beiden Seiten fairen Geschäftsbeziehung.

Manchmal verzögert sich die Zahlung auch deswegen, weil es Zahlungsschwierigkeiten gibt. In diesem Fall ist es der richtige Weg, die Mahnung umgehend zu beantworten und Lösungen anzubieten.

Zahlungserinnerung, Mahnung, Mahnverfahren: So ist die richtige Reihenfolge

Wenn die Rechnung von einem Kunden nicht pünktlich bezahlt wurde, gibt es in den meisten fällen einen standardisierten Ablauf, wann welches Schreiben versendet wird:

Zahlungserinnerung: Die Zahlungserinnerung ist eine freundlich formulierte Erinnerung an eine ausstehende Rechnung. Sie wird nach ein paar Tagen nach dem Überschreiten der Zahlungsfrist verschickt. Das Ziel ist es, den Kunden bzw. den Empfänger im Ausland freundlich an die ausstehende Zahlung zu erinnern, meist sogar ohne eine Frist zu setzen.

Man geht beim Versenden einer Zahlungserinnerung davon aus, dass der Empfänger einfach vergessen hat, den Betrag zu überweisen. Es gibt zahlreiche Gründe für eine unbeabsichtigte Nichtzahlung. So kann beispielsweise die Buchhaltung im Urlaub sein, die Rechnung ist auf dem Postweg nicht angekommen oder versehentlich im SPAM-Ordner gelandet oder sie wurde falsch im Büro abgeheftet.

Beispieltext für eine Zahlungserinnerung

Surely you have overlooked that the above bill is overdue. It can happen anytime that you accidentally lose sight of a payment date. I therefore kindly ask you to settle the bill in the next few days.


Mahnung: Eine Mahnung sollte immer erst dann verschickt werden, wenn es auf die Zahlungserinnerung keine Reaktion gab. Wenn auch nach zwei Schreiben keine Überweisung erfolgt ist, kann davon ausgegangen werden, dass der Schuldner die Zahlung absichtlich nicht leistet. Daher wird der Tonfall hier meistens schon etwas rauer sein.

Beispieltext für eine Mahnung

Our invoice no. 173527 dated 30.01.2019 for the amount of 300.00 Euro was due on 01.02.2019 for payment. We ask you to transfer the full amount of the bill until 15.03.2019 to our bank account.


2. Mahnung: Wenn auch diese Mahnung nicht erfolgreich war, finden Sie meistens noch einen Zusatztext, der die weiteren Schritte ankündigt. Spätestens jetzt werden nun auch Mahngebühren fällig. Der Gesetzgeber gibt dem Gläubiger mit der zweiten Mahnung auch die Gelegenheit, Zinsen zu verlangen. Der Ton dieses Schreibens ist fordernd und nicht mehr bittend.

Beispieltext für eine 2. Mahnung

You can save yourself and us further inconvenience by settling our claim now.

If you do not pay the due amount including reminder fees by the specified date, we will initiate the judicial dunning procedure. If you have already paid in the meantime, you can disregard this letter.


Inkasso: Nur wenige Unternehmen versenden noch eine dritte Mahnung. Wenn nach der Erinnerung und den beiden Mahnungen immer noch keine Reaktion erfolgt ist, dann wird der Fall an das Inkassounternehmen übergeben. Dieses nimmt Kontakt mit dem Schuldner auf und versendet weitere, offizielle Mahnschreiben. Hat auch dies keinen Erfolg, dann wird in der Regel das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet.

Gerichtliches Mahnverfahren: Im gerichtlichen Mahnverfahren muss der Gläubiger nachweisen, dass er einen Anspruch auf die Zahlung hat. Er muss genau aufschlüsseln, welcher Betrag offen ist und welche Bemühungen er unternommen hat, das Geld einzutreiben. Das Gericht wendet sich dann an den Schuldner und gibt ihm 14 Tage Zeit, zu reagieren. Er kann entweder einraeumen, dass er zur Zahlung verpflichtet ist oder den Anspruch abstreiten.

Jetzt müssen Sie reagieren

Wenn Sie ein solches Schreiben erhalten, sollten Sie spätestens jetzt reagieren. Wichtig ist, dass der Versender der Zahlungserinnerung eine realistische Frist einräumt und dem Schuldner die Möglichkeit gibt, reagieren zu können.

Schließlich ist es in beiderseitigem Interesse, ein teures und zeitaufwändiges Gerichtsverfahren zu verhindern.

Auf Mahnungen höflich auf Englisch reagieren

Zu einer professionellen Korrespondenz gehört es, Geschäftsbriefe in einem angemessenen Zeitraum zu beantworten. Versetzen Sie sich dazu am besten in die Lage desjenigen, der Sie mahnen muss.

Sie möchten jetzt ganz sicher weder Ausflüchte hören noch ausschweifende Erklärungen. Vielmehr geht es darum, die weitere Vorgehensweise zu besprechen und vor allem zu erfahren, wann mit der Zahlung gerechnet werden kann.

Im Folgenden geben wir Ihnen musterhaft an einem Beispiel wieder, wie Ihre Reaktion auf eine Zahlungserinnerung in englischer Sprache aufgebaut werden kann.

Muster für eine ernstgemeinte Entschuldigung

Ihr Agenturhund hat die Rechnungen gefressen oder durch Nagen am Kabel die WLAN-Verbindung gekappt? Lassen Sie das lieber. Stattdessen sollten Sie einraeumen, dass Sie vergessen haben, den Anspruch auszugleichen und sich dafür entschuldigen.

Mustererklärung für ernstgemeinte Entschuldigung auf eine Mahnung

  • I am sorry that you have not had any replies from me to your letters, where a bill was                    
  • We apologise that we have not yet paid your invoice.
  • We apologise that you have had to wait so long for our payment.


Tabelle Muster für Erklärungen und Lösungsvorschläge

Den folgenden Abschnitt nutzen Sie dazu, sich kurz und knapp zu erklären und stellen im Anschluss eine Lösung in Aussicht. Werden Sie das Geld noch heute überweisen oder sind Sie aktuell zahlungsunfähig? Wir haben Ihnen jeweils eine Vorlage für verschiedene Szenarien zusammengestellt.

 

Eigener Zahlungsengpass

As many of our big customers have not been settling their bills on time recently, we now find ourselves in financial difficulties. We realise this is our problem, not yours. However, we hope you will allow us to defer payment until the … .

 

Frage nach Ratenzahlung

Our main customer has just declared bankruptcy and we are not in a position to transfer the total amount at present. Would you agree to a part-payment of Eur … immediately with the remainder to be paid by the …? This would be extremely helpful to us.

 

Computerausfall

Following a computer crash we are working tirelessly to restore normal operations. However, it was inevitable that some tasks remained incomplete due to missing data etc. We will settle the outstanding invoice immediately.

Briefvorlage für ein Schreiben nach einer Zahlungserinnerung auf Englisch

Invoice No. 204753

Your reminders of 14/02 and 02/03/20XX

Dear Mrs. Jones, monition

We apologise for not responding to your first reminder and would like to explain: one of our biggest customers has fallen into payment difficulties which, in turn, has caused huge problems for us. We cannot, therefore, pay the full amount at once.

We are transferring Eur … to you immediately and request that you allow us to defer payment of the remainder until the … .

Naturally, we are available by phone to discuss the situation further with a view to reaching an agreement. Please feel free to call me on … .

Yours sincerely,

Gesine Hasel


Auf Zahlungserinnerungen rechtzeitig reagieren

Es lohnt sich immer, auf eine Zahlungserinnerung zu reagieren. Einerseits handelt es sich auch bei Zahlungserinnerungen um Geschäftsbriefe, die beantwortet werden wollen.

Es ist also ein Ausdruck des Respekts, dass Briefe beantwortet werden, denn schließlich haben Sie auch eine Leistung erhalten.

Außerdem können Sie durch das Versenden eines Antwortschreibens, Mahngebühren, Inkassokosten oder sogar Gerichtskosten sparen. Auch wenn man gerade nicht zahlungsfähig ist, sollte gemeinsam mit dem Gläubiger eine Lösung gefunden werden.

Nur die wenigsten Gläubiger sträuben sich dagegen, Ratenzahlungen zu akzeptieren. Wichtig ist nur, dass Sie das Bemühen des Schuldners erkennen, die Außenstände zu begleichen und sich angemessen um das Zahlungsproblem zu kümmern.

Fazit Zahlungserinnerung auf Englisch

Mit den oben genannten Formulierungshilfen können Sie auf Zahlungserinnerungen zeitnah reagieren, gegebenenfalls um Zahlungsaufschub bitten - und zwar auch auf Englisch.

Statt Mahnungen zu ignorieren, weil Ihnen vielleicht keine passende Formulierung in englischer Sprache einfällt, sollten Sie jedes Mahnschreiben ernst nehmen und schnell nach einer Lösung suchen.

Sehen Sie das Schreiben als Gesprächsangebot und reagieren Sie mit den richtigen Wortwendungen angemessen darauf. Dann bleibt in aller Regel auch eine gute Geschäftsbeziehung erhalten.

Weitere Artikel zu diesem Thema:
Inspektion und Dokumentation der gesamten Geschäftstätigkeit
Plausibilitäts- erklärung: Dann wird sie beim Jahresabschluss relevant

Sekretärinnen sind vielfältig engagiert und haben umfangreiche bürokommunikative und organisatorische Aufgaben im Office. Neben vielen weiteren Tätigkeitsbereichen…

Mahntext, Zahlungserinnerung, Mahnung schreiben
Mahntext: Zahlungserin- nerungen und Mahnungen formulieren

Ihr Unternehmen hat seine Leistung ordentlich und wie vereinbart erbracht, doch der Kunde bezahlt nicht? Nicht immer muss dies mit einer schlechten Zahlungsmoral…

Zahlungsaufschub, Zahlungsaufschub schriftlich, Zahlungsaufschub Brief
Wie Sekretärinnen ein Schreiben mit der Bitte um Zahlungsaufschub professionell verfassen

Es aus verschiedenen Gründen vorkommen, dass eine Sekretärin nach Erhalt einer Zahlungserinnerung um einen Zahlungsaufschub bitten muss. Worauf es ankommt und wie…

Formulierung, Musterbeispiele, Anzahlung, Abschlagszahlung
Formulierung: So integrieren Sekretärinnen Anzahlungen im Angebot

Es gibt einen Unterschied zwischen Anzahlungen und Abschlagszahlungen. Auch sind rechtliche Vorgaben und Gesetze zu beachten. Erfahren Sie, welche Formulierungen…

Rechnung Widerrufsschreiben, Widerruf nach Rechnung schreiben
Rechnung: Wie Sie ein professionelles Widerrufsschreiben formulieren

Laut des Verbandes der Internetwirtschaft (eco) wurden in Deutschland in 2017 mehr als 32 Milliarden Rechnungen versandt. Angefangen vom Kassenbon an der…