Mahntext, Zahlungserinnerung, Mahnung schreiben
Wie formuliert man einen Mahntext für eine Zahlungserinnerung? © Silatip - Shutterstock

Mahntext: Zahlungserin- nerungen und Mahnungen formulieren

Ihr Unternehmen hat seine Leistung ordentlich und wie vereinbart erbracht, doch der Kunde bezahlt nicht? Nicht immer muss dies mit einer schlechten Zahlungsmoral zusammenhängen. Manchmal ist ein Kunde einfach noch nicht dazu gekommen, das Geld zu überweisen. Hin und wieder geraten Forderungen auch in Vergessenheit. Doch was tun, wenn die Rechnung sogar nach mehrmaliger Aufforderung nicht beglichen wird? Lesen Sie hier, wie Sie einen Mahntext formulieren können und welche formellen Besonderheiten bei einem Mahnschreiben notwendig sind.

Höflicher Mahntext: Zahlungserinnerungen sollten nicht verärgern

Wenn Sie selbst schon einmal eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung erhalten haben, wissen Sie: Viele Schreiben klingen vorwurfsvoll und altmodisch. Dies ist besonders dann unvorteilhaft, wenn ein Kunde bezahlen möchte, es aber noch nicht getan hat.

Solche Debitoren sollten Sie nicht durch vorschnelle Briefe und einen vorwurfsvollen Ton verärgern. Das gilt insbesondere dann, wenn es sich um gute oder Stammkunden handelt, die sonst immer zahlen.

 

Aber auch ein Neukunde könnte sich über Ihr zu schnelles Mahnwesen wundern und verärgert sein. Die Konsequenz: Er wird die Firma negativ im Kopf behalten – und sie vermutlich für Folgeaufträge nicht mehr in Betracht ziehen. Um das zu vermeiden, kann es hilfreich sein, zunächst eine Zahlungserinnerung anstatt einer Mahnung zu schreiben. Hierzu sind Unternehmen rechtlich jedoch nicht verpflichtet.

Es versteht sich ebenfalls von selbst, dass vor einem Mahnschreiben auch immer noch einmal geprüft werden sollte, ob es nicht doch zu einem Zahlungseingang kam.

Überlegen Sie auch, ob es vielleicht zu Missverständnissen in Finanzen und Buchhaltung gekommen ist. Generieren Sie Rechnungen händisch und geben Sie dann in den Druck, ist es auch sinnvoll, noch einmal das Zahlungsziel zu überprüfen.

Welche Aspekte gehören in eine Zahlungserinnerung?

Wenn Sie eine Zahlungserinnerung schreiben, gilt es, einige Aspekte zu beachten. So sollten Sie folgende Inhalte benennen:

Inhalt eines Mahnschreibens 

  • Art, Umfang und Datum Ihrer Lieferung/Leistung
  • Verweis auf Ihre Rechnung mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum sowie auf den Rechnungsbetrag
  • Bitte um Bezahlung (ohne Skonto!)
  • Bankverbindung
  • Hinweis, dass der Debitor das Schreiben bei inzwischen erfolgter Zahlung nicht beachten soll


Die eine Seite sind die Inhalte, die bei einem Zahlungserinnerungsschreiben genannt werden sollten. Die andere Seite ist es, sie auch in eine angemessene und höfliche Formzu verpacken. Das ist vor allem bei einem ersten Erinnerungsschreiben wichtig. Denn vielleicht steckt keine böse Absicht hinter dem verspäteten Zahlungseingang.

Wie formuliere ich eine Zahlungserinnerung?

Wenn Sie eine Zahlungsaufforderung schreiben, achten Sie auf einen höflichen Tonfall: Sie möchten die Kunden nicht verärgern. Wenn Sie sich unsicher sind, wie Sie einen solchen Text formulieren, finden Sie hier 3 Beispiele für Schreiben.

Diese reichen von sehr freundlichen Zahlungsaufforderungsschreiben über kreative Formulierungen bis hin zu einem klassischen Schreiben, das bei einem Verzug zum Einsatz kommen kann.

Muster 1: Zahlungserinnerung – eine nette Erinnerung

Dieses Muster ist eine besonders höfliche Variante. Diese bietet sich vor allem für Stamm- und A-Kunden an, mit denen Sie einen regelmäßigen, guten Geschäftskontakt pflegen.

 

Betreff: Haben Sie uns vergessen?

 

Sehr geehrter Herr Dietrich,

wir schätzen Sie als treuen und zuverlässigen Geschäftspartner. Daher haben wir Ihren Auftrag vom 21. Oktober 20.. über die Lieferung von drei Ersatzturbinen bereits am nächsten Tag ausgeführt. Der Rechnungsbetrag von 4.789 € war am 11. November 20.. fällig. Eine Kopie der Rechnung Nr. 45/29 vom 01. November 20.. schicken wir Ihnen mit. Vielleicht ist Ihre Zahlung an uns ja schon unterwegs. Dann werfen Sie diesen Brief ganz einfach in den Papierkorb. Sie sind noch nicht zur Bank gekommen? Dann überweisen Sie den Betrag doch bitte bis zum 01. Dezember 20.. auf das Konto 23 456 789 bei der Volksbank Hamburg Nord, BLZ 230 560 25. Oder sind Sie mit unserer Lieferung unzufrieden? Dann rufen Sie uns doch bitte an: 0123 332218. Es lässt sich bestimmt schnell eine Lösung finden.

Freundliche Grüße


Muster 2: Zahlungserinnerung – freundlich und kreativ

Wenn es etwas kreativer zugehen darf, dann bietet auch dieses Erinnerungsschreiben eine gute Basis.

 

Betreff: Ihr Auftrag vom 08. Oktober 20..

 

Unsere Rechnung Nr. 345-68a vom 14. Oktober 20..

 

Sehr geehrte Frau Meißner,

Unmögliches wird sofort erledigt – Wunder dauern etwas länger! Das ist das Motto für unseren Service. Damit Sie immer mit uns zufrieden sind, finden wir bestimmt auch für Sie schnell eine optimale Lösung. Hinter unserer Leistung steht ein Team engagierter Mitarbeiter, deren Einsatz wir angemessen und pünktlich honorieren möchten. Sicher verstehen Sie, dass wir dazu auf die fristgerechte Bezahlung unserer Rechnungen angewiesen sind.

 

Vielleicht sind Sie noch nicht dazu gekommen, unsere Rechnung vom 14. Oktober, die am 31. Oktober 20.. fällig war, zu begleichen. Es wäre schön, wenn Sie sich die Zeit nähmen und bis zum 20. November 20.. den Betrag von 3.556,- Euro auf eines unserer Konten überweisen würden.

 

Vielen Dank!

 

Postbank Bielefeld, Kontonummer: 10 584 462, Bankleitzahl: 440 100 46; Sparkasse Bielefeld, Kontonummer: 315 129 513, Bankleitzahl: 440 501 99

 

Freundliche Grüße


Muster 3: Zahlungserinnerung – freundlich, persönlich und kreativ

Dass einem Schreiben zum Verzug des Zahlungseingangs auch eine kreative Note innewohnen darf, zeigt dieses Muster. Hier verweist das Unternehmen auf die eigenen Leistungen – die Reparatur der Heizungsanlage – und setzt diese in den Kontext der Zahlungserinnerung.

 

Betreff: Reparaturarbeiten an Ihrer Heizungsanlage

 

Sehr geehrter Herr Schneider,

 

leider ist bislang für unsere Rechnung Nr. 2008/123 in Höhe von 2.156,- Euro keine Zahlung eingegangen. Wir hoffen, dass dies nur in der Freude über die nun wieder wohlig gewärmten Räume untergegangen ist und bitten Sie, die Zahlung so bald wie möglich zu veranlassen.

 

Bankverbindung: Postbank Dortmund, Kontonummer: 105 844 62, Bankleitzahl: 440 100 46; Sparkasse Dortmund, Kontonummer: 315 129 513, Bankleitzahl: 440 501 99

 

Sollten Sie die Rechnung bereits bezahlt haben, so dürfen Sie dieses Schreiben getrost vergessen und sich weiter an der Wärme erfreuen.

 

Mit besten Grüßen


Mahnungsvorlage: So formulieren Sie einen Mahntext bei Verzug

Die genannten Formulierungen eignen sich für freundliche Zahlungserinnerungen. Nachdem der Kunde diese erhalten hat, ist es eher unwahrscheinlich, dass die Zahlung erneut in Vergessenheit gerät. Aber was tun, wenn der Schuldner Ihrer Forderung trotz des Erinnerungsschreibens immer noch nicht nachkommt? Dann folgt im Regelfall die erste Mahnung.

Mahnungen dürfen schärfer formuliert werden. Vor allem müssen Sie aber einige formelle Kriterien erfüllen. Kommt es später zu einer juristischen Auseinandersetzung, ist es wichtig, dass der Mahntext bestimmte inhaltliche Aspekte enthält. Dazu zählt beispielsweise die Frist, bis wann die Rechnung beglichen werden muss.

1: Richtig mahnen: Fragen Sie nach den Gründen

In einer Mahnung ist die Frage nach denGründen für den Verzug wichtig. Und diese Frage sollte man ernst meinen: Vorwürfe oder Unterstellungen bringen ein Unternehmen nicht weiter. Es geht weniger darum, den Debitor in die Enge zu treiben oder Druck auf den Schuldner auszuüben.

Vielmehr sollten Sie Ihrem Kunden die Chance eröffnen, mit Ihnen über eventuelle Zahlungsprobleme zu sprechen und gemeinsam eine Lösung zu finden. Das werden säumige Kunden am ehesten versuchen, wenn Sie ihnen respektvoll, aber bestimmt begegnen.

2. Kündigen Sie Maßnahmen an und setzen Sie Fristen

Auch wenn Sie Verständnis zeigen, geht es im Endeffekt doch darum, dass die Rechnung bezahlt wird. In der ersten Mahnung sollten Sie deshalb eine Zahlungsfrist nennen. In einer zweiten oder dritten Mahnung kommt dann noch ein sachlicher, aber klarer Hinweis auf die Maßnahmen hinzu, die Sie ergreifen werden, wenn die Frist trotz Fälligkeit wieder nicht eingehalten werden sollte.

Wichtig ist dabei, dass Sie sachlich bleiben, aber auch unmissverständlich Ihre weiteren Schritte und die entsprechenden Fristen deutlich machen. Hierbei ist es essenziell, dass Sie bzw. Ihr Unternehmen die angekündigten Maßnahmen auch umsetzt. Sonst verlieren Sie Ihre Glaubwürdigkeit.

Vorlagen Mahntext: Muster 1. und 2. Mahnung

Viele Unternehmen haben bereits ein erfolgreiches Mahnsystem etabliert. Wer sich dennoch nicht sicher ist, welche Formulierungen sich für eine erste und zweite Mahnung eignen, findet nachfolgend Inspiration und konkrete Textbausteine.

Textbausteine: erste Mahnung – Stufe 1 der Mahnschreiben

Nachdem der Kunde die Zahlungserinnerung erhalten hat, darf die erste Mahnung durchaus sachlich und knapp ausfallen. Diese Textbausteine bieten eine erste Orientierung:

Beispiele Textbausteine erstes Mahnschreiben 

  • Seit dem ... warten wir auf Ihre Zahlung. Bitte überweisen Sie den Betrag, einschließlich der unten aufgeführten Verzugszinsen, bis zum ... Wir legen Ihnen noch einmal eine Kopie der Rechnung bei.
  • Auf unsere Zahlungserinnerung vom ... haben Sie nicht reagiert. Vielleicht haben Sie einen Grund dafür; das können wir aber nur klären, wenn Sie sich jetzt schnell bei uns melden. Wir erwarten Ihre Zahlung bis zum ... oder Ihren Anruf in den nächsten Tagen.


Textbausteine: zweite Mahnung – Mahnstufe 2

Wenn nach der ersten Mahnung kein Zahlungseingang oder womöglich keine Reaktion erfolgte, sollten Sie den säumigen Kunden auf die Konsequenzen aufmerksam machen:

Beispiele Textbausteine 2. Mahnschreiben 

  • Bei unserem Telefongespräch vom ... versprachen Sie, Ihre Rechnung nun sofort zu begleichen. Doch wir haben Ihre Zahlung immer noch nicht erhalten. Wenn es für Sie im Moment Probleme geben sollte, den Betrag aufzubringen, können wir sicher eine Lösung finden, sofern Sie sich in den nächsten zwei Tagen bei uns melden. Ansonsten müssten wir einen Mahnbescheid einreichen.
  • Sie haben auf unsere Mahnungen bisher nicht reagiert. Als letzte Mahnfrist für die Zahlung setzen wir den ... an. Danach müssten wir das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Bitte zahlen Sie jetzt sofort, das erspart uns allen weitere Arbeit und Ärger.
  • Wir haben jetzt keine andere Wahl mehr, als das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten, da Sie auch unsere Zahlungserinnerungen ignoriert haben. Wir werden das Verfahren am ... beantragen – wenn Sie sich nicht vorher bei uns melden.


Beispiel Mahntext: Mahnungsvorschlag

Das nachfolgende Beispiel zeigt Ihnen, wie ein vollständiger Mahnbrief aussehen könnte.

Kwein AG

Kwein AG, Hesseweg 9, 01099 Dresden

  1. Dezember 20XX

 

Unsere Rechnung vom 10. November 20XX

Mahnung

 

Sehr geehrter Herr Hansen,

 

wir warten immer noch auf die Begleichung unserer Rechnung vom 10. November 20XX. Da wir Sie in der Vergangenheit als guten Kunden schätzen gelernt haben, können wir uns diese Verzögerung nicht erklären. Bitte klären Sie uns auf: Gibt es einen Grund, warum Sie bisher nicht gezahlt haben? In diesem Fall können wir sicher eine Lösung finden.

 

Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag nun bis spätestens zum 20. Januar 20XX. Oder rufen Sie mich in den nächsten Tagen an, damit wir die Angelegenheit schnell klären und eine Lösung finden können.

 

Mit freundlichem Gruß


Rechtliche Aspekte: Anzahl der Mahnungen und Mahngebühren

Mahnungen verursachen Kosten: Daher sollten sich Unternehmen überlegen, wie viele Mahnschreiben sie dem Zahlungsverweigerer schicken. Denn grundsätzlich gilt, dass Sie so viele Mahnung schicken können wie Sie möchten.

Um jedoch ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten zu können, muss es mindestens bis zur ersten Mahnstufe gekommen sein. In der Regel handhaben es die meisten Unternehmen so, dass sie nach der dritten Mahnung weitere Maßnahmen ergreifen.

Dadurch, dass dem Betrieb für eine Mahnung Kosten entstehen, dürfen Unternehmen Mahngebühren erheben. Kosten, die Sie an den zahlungsunwilligen Kunden weitergeben können, sind dabei das Geld für Briefumschlag und Porto. Bearbeitungsgebühren dürfen Sie nicht anrechnen. Analog zur Anzahl der Mahnungen gibt es so gut wie keine genau festgelegten Regeln zur Höhe der Mahngebühren.

Die einzige Vorgabe, die der Gesetzgeber macht, ist, dass die Gebühren angemessen sein und im Verhältnis zum Aufwand stehen müssen. Die Faustregel ist: Ein Gericht bewertet Mahngebühren zwischen 2,50 Euro und 5 Euro pro Mahnung in der Regel als angemessen. Naturgemäß erhöhen sich die Kosten, je nachdem wie viele Mahnungen Sie geschrieben haben.

Daher dürfen Sie die gestiegenen Gebühren pro Mahnung weiter aufrechnen.

 

Was tun bei Zahlungsverweigerern? Maßnahmen nach Mahnungen

Wenn Sie weiterführende Maßnahmen ergreifen möchten bzw. müssen, kann das zum Beispiel die Beauftragung eines Inkassounternehmens umfassen. Dieses kümmert sich dann darum, dass der Kunde die ausstehenden Forderungen begleicht. Alternativ können Unternehmen auch direkt ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Das geht – wie schon erwähnt – nach der ersten Mahnung.

Hier ist in der Regel kein Anwalt notwendig: Das gilt zumindest bei einem nicht strittigen Sachverhalt. Anders sieht das bei hohen Rechnungsbeträgen aus. Wenn der Schuldner behauptet, die Leistung nie erhalten zu haben, oder ein anderer Streitgrund vorliegt, sollten Unternehmen immer einen Rechtsanwalt zurate ziehen.

Mahnstopp verlangen

Im betrieblichen Alltag kommt es immer wieder zu Situationen in denen unberechtigte oder zu hohe Rechnungen angemahnt werden müssen. Jeder Rechnungsempfänger hat das Recht, einer Eingangsrechnung zu widersprechen. Hierbei ist es entscheidend, umgehend einen schriftlichen Widerspruch einzulegen.

Das sagt das BGB

Wird kein Einspruch in schriftlicher Form zugestellt, gilt der gesetzliche Grundsatz aus § 286 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB):

Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug. Der Mahnung stehen die Erhebung der Klage auf die Leistung sowie die Zustellung eines Mahnbescheids im Mahnverfahren gleich.


Um weitere Mahnungen oder das Mahnverfahren in einem Streitfall abzuwenden, kann der Käufer vom Verkäufer verlangen, einen Mahnstopp zu vollziehen. Ein Mahnstopp wird im Buchhaltungsprogramm des Verkäufers hinterlegt und bewirkt, dass bis zur endgültigen Klärung des Streitfalls keine weiteren Mahnungen generiert werden. Durch einen Mahnstopp wird der Zahlungsverzug des Gläubigers wirksam ausgesetzt. Gleichzeitig werden keine weiteren Mahnkosten erhoben. Ziel beider Parteien ist die Beilegung des Streitfalls durch eine individuelle Einigung auf Basis der Faktenlage.

Geeignete Formulierungen, um einen Mahnstopp zu verlangen

  • Bis zur Klärung des gesamten Sachverhalts fordern wir Sie zu einem Mahnstopp auf.
  • Unserem Unternehmen ist sehr daran gelegen, die Angelegenheit schnell und unbürokratisch abzuwickeln. Wir schlagen aus diesem Grund eine persönliche Besprechung des Sachverhaltes vor. Bis zur endgültigen Klärung bitten wir Sie, einen Mahnstopp in Ihrem Buchhaltungsprogramm zu hinterlegen, damit keine weiteren Kosten entstehen.
  • Hiermit widersprechen wir der Rechnung Nr. 20190098 vom 19.11.2019. Diese ist in Bezug auf die Endsumme fehlerhaft. Sie entspricht nicht Ihrem Angebot A20190098 vom 19.10.2019. Wir bitten um Korrektur bei gleichzeitigem Mahnstopp.
  • Bis zur endgültigen Klärung erwarten wir im Interesse unserer guten Geschäftsbeziehung, dass ihrerseits ein Mahnstopp gesetzt wird.


Neben einem Mahnstopp im Rahmen eines Widerspruchs können vertragliche Nebenabreden Anlass für einen Mahnstopp sein. Einzelabsprachen über einen kurzzeitigen Aufschub von Forderungen implizieren ebenfalls einen Mahnstopp im Buchhaltungssystem. Durch den Mahnstopp wird die automatische Auslösung der Mahnschreiben aus dem System unterbrochen. Auf diese Weise entstehen dem Kreditnehmer keine Mahnkosten, die seine Schuld weiter erhöhen.

Wie formuliert man eine 2. Mahnung auf Englisch

Global agierende Konzerne haben viele internationale Geschäftspartner und Lieferanten rund um den Globus. Geschäftskorrespondenz sowie Rechnungen und Mahnungen werden international standardmäßig in Englisch verfasst. Auch kleine oder mittelständische Unternehmen mit Spezialprodukten haben Interesse daran, ihre ausländischen Geschäftsbeziehungen zu intensivieren. Dabei gilt es, die Zahlungsmoral im Blick zu behalten und säumige Kunden anzumahnen. Begleicht ein ausländischer Geschäftspartner nach der Übersendung der Rechnung nicht im Zahlungsziel, wird die erste Mahnung fällig. Diese wird in der Regel freundlich und verständnisvoll verfasst.

Erfolgt nach der 1. Mahnung kein Zahlungseingang, muss die 2. Mahnung in englischer Sprache versandt werden. Diese sollte in ihren Formulierungen klarer sein und die Konsequenzen für Kunden darstellen, die offene Rechnungen nicht begleichen.

2. Mahnung in Englisch: Formulierung

Überschrift

2nd reminder - amount outstanding: xxx Euro

Einleitungssatz

Unfortunately, we still could not find any payment for the open invoice with the number x

Summierung oder offenen Rechnungssumme

Individuelle Summierung des ausstehenden Betrages inkl. Zinsen

Mahnschreiben

Please transfer the outstanding amount at the latest by (insert date) to the bank account specified below. If the payment is not made on time, we will be forced to take legal action against you to recover our claim. In our mutual interest, we consider legal action completely unnecessary. We therefore ask you to pay the outstanding balance immediately.

Grußformel

Yours sincerely


Fazit: Mahntexte richtig formulieren

Erst die Zahlungserinnerung und dann die Mahnung: Das ist die grundsätzliche Regel, wenn Kunden ihre Rechnung nicht begleichen. Eine höflich – und vielleicht auch kreativ – formulierte Zahlungsaufforderung ist wichtig, da Ihr Kunde womöglich nur vergessen hat, die ausstehende Zahlung zu überweisen.

Kniffliger wird es, wenn das Geld trotz Erinnerung nicht auf dem Unternehmenskonto landet. Dann gilt es, den Mahntext entsprechend zu formulieren. Wägen Sie ab, um welchen Kunden es sich handelt und schneiden Sie den Mahntext individuell auf die Geschäftsbeziehung zu. Machen Sie außerdem klar, dass Sie Maßnahmen ergreifen werden, wenn der zu bezahlende Betrag nicht beglichen wird.

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