Formulierung, Musterbeispiele, Anzahlung, Abschlagszahlung
Viele Musterbeispiele zu Anzahlung und Abschlagszahlung © Andrii Yalanskyi - Shutterstock

Formulierung: So integrieren Sekretärinnen Anzahlungen im Angebot

Es gibt einen Unterschied zwischen Anzahlungen und Abschlagszahlungen. Auch sind rechtliche Vorgaben und Gesetze zu beachten. Erfahren Sie, welche Formulierungen zielführend sind.

Das Geschäftsleben besteht nüchtern betrachtet aus den Tätigkeiten „Kaufen und Verkaufen“. Geld, ein Preis und eine Rechnung gehören zu jedem professionell abgewickelten Geschäft. In den letzten Jahrhunderten waren es Händler gewöhnt, ein Handel mit einem Handschlag zu besiegeln.

Das Bild des hanseatischen Kaufmanns ist allgemein bekannt und erstrebenswert. Es steht für Ehrlichkeit und Transparenz und stellt ein gutes Beispiel für die Anbahnung von Handelsgeschäften in der Vergangenheit dar.

 

Gelten diese Vereinbarungen in der digitalen Welt?

In der modernen und globalisierten Geschäftswelt gelten Vereinbarungen nach wie vor. Die Art, Geschäfte rechtskräftig abzuschließen, hat sich ohne Frage grundlegend verändert.

Entscheidend für das Zustandekommen von Handelsgeschäften sind Kaufverträge. Sie bilden den rechtlichen Rahmen eines Geschäftes und schaffen die notwendige Verbindlichkeit für die beteiligten Parteien. Gleichzeitig legen Sie fest, welche Waren oder Dienstleistungen verkauft werden und welche die Zahlungsbedingungen gelten.

Erst verhandeln dann Vertrag schließen

Bevor ein Kaufvertrag geschlossen wird, werden die Spezifikationen eines Vertrages in Verhandlungen und einem schriftlichen Angebot offengelegt. Neben der Beschaffenheit und Güte von Produkten interessieren den Käufer in dieser Phase vor allem für den Preis.

Darüber hinaus benötigt der Käufer Informationen zur Lieferung oder zu Teilleistungen. Für den Verkäufer ist es in der Angebotsphase entscheidend, sich professionell zu präsentieren. Gleichzeitig ist er darauf bedacht, das eigene Risiko bestmöglich zu minimieren. Dies geschieht in vielen Fällen durch das Vereinbaren einer Anzahlung oder Abschlagsrechnung. Diese wird bei der Formulierung von Angeboten und Verträgen ebenso als Sicherheitsleistung bezeichnet.

Wer erstellt das Angebot?

Die Angebotserstellung wird in den meisten Unternehmen im Sekretariat erledigt. Sekretärinnen verfügen nach einigen Jahren im Beruf über die notwendige Erfahrung bei der Angebots- und Rechnungserstellung. Sie verstehen es, Angebote werblich interessant zu gestalten und gleichzeitig rechtliche Vorgaben zu beachten.

Diese betreffen neben vielen anderen Bereichen ebenso die Art, wie die Zahlungsmodalitäten und im Besonderen eine Anzahlung oder Abschlagszahlungen formuliert werden sollten.

  • Welche Unterschiede gibt es zwischen Anzahlungen und Abschlagszahlungen?
  • Welche rechtlichen Vorgaben und Gesetze müssen im Sekretariat Beachtung finden?
  • Welche Formulierungen für Anzahlungen und Abschlagszahlungen sind zielführend?
  • Wie wird eine Anzahlung oder Abschlagszahlungen steuerrechtlich behandelt?

Welche Unterschiede gibt es zwischen Anzahlung und Abschlagszahlungen?

Eine Anzahlung oder eine Abschlagszahlung sind probate Mittel im Rahmen eines Handelsgeschäftes. Sie unterstützen Käufer und Verkäufer darin, die Risiken des Vertrages untereinander aufzuteilen. Abschläge stellen für den Auftragnehmer stellen einen Kredit dar.

Dies kann gesagt werden, da ein Teil des Kaufpreises vor der Lieferung oder Fertigstellung vom Unternehmer als Teilzahlung vereinnahmt wird. Vor allem bei hochpreisigen Waren oder der Spezialanfertigung von Maschinen ist es aus Sicht des Verkäufers sinnvoll, Anzahlungen mit einer Abschlagsrechnung in ein Angebot oder einen Kaufvertrag zu integrieren. Vor allem bei einer umfangreichen Vorleistung ist eine Abschlagsrechnung sinnvoll.

Die Anzahlung

Eine Anzahlung wird direkt nach Auftragserteilung als Sicherheitsleistung vom Kunden verlangt. Beispielsweise werden 15 % des Rechnungsbetrags nach schriftlicher Annahme des Angebotes fällig. Die Umsatzsteuer wird mit der Teilzahlung ebenfalls erhoben und an den Fiskus abgeführt.

Mit der Anzahlung und dem Eingang dieser Sicherheitsleistung auf dem Konto des Auftragnehmers beginnt das Handelsgeschäft aus rechtlicher Sicht. Viele Unternehmer kalkulieren mit der Anzahlung. Sie stellt neben der Sicherheitsleistung zum Beispiel das Kapital dar, das für den Kauf der Rohwaren für einen Auftrag notwendig ist.

Der Gesetzgeber macht keine direkten Vorgaben für eine Anzahlung oder für Abschläge. Im Gegenteil wird im § 266 BGB ausgeführt, dass der Schuldner nicht zu Teilleistungen berechtigt ist. Im Normalfall gilt für ein Handelsgeschäft das Prinzip, dass der Kaufpreis nach Lieferung in einer Summe fällig wird. Aus diesem Grund kann die Vereinbarung einer Anzahlung als individualvertragliche Absprache angesehen werden.

Im BGB wird die Anzahlung im § 336 BGB als Draufgabe bezeichnet. Sie gilt als Zeichen des Zustandekommens eines Rechtsgeschäftes. § 337 BGB führt weitergehend aus, dass die Draufgabe (Anzahlung) im Zweifel auf die von dem Geber geschuldete Leistung anzurechnen ist. Falls dies nicht geschehen kann, muss die Anzahlung bei der Erfüllung des Vertrags zurückgegeben werden. Wird der Vertrag aufgehoben, so ist die Draufgabe in jedem Fall zurückzuerstatten.

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass Kunden bei einem Rechtsgeschäft nicht verpflichtet sind, eine Anzahlung zu akzeptieren. Im Geschäftsleben ist es allgemein üblich, Anzahlungen individualvertraglich zu regeln, um eine Sicherheit vom Auftragnehmer zu erhalten.

Die Abschlagszahlung

Abschlagszahlungen können darüber hinaus vereinbart werden, wenn bei einem Produkt der Produktionsfortschritt messbar ist. In dem meisten Fällen werden Abschlagszahlungen in Werkverträge integriert. Durch einen Werkvertrag wird der Unternehmer auf Basis von § 631 BGB zur:

  • Herstellung des versprochenen Werkes,
  • der Besteller zur Entrichtung der vereinbarten Vergütung verpflichtet.

Gegenstand des Werkvertrags kann sowohl:

  • die Herstellung oder Veränderung einer Sache oder
  • ein anderer durch Arbeit oder Dienstleistung herbeizuführender Erfolg sein.

Gemäß § 632a BGB kann der Unternehmer vom Besteller eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen. Das Betrag oder das Geld muss zuzüglich der fälligen Umsatzsteuer auf einer Abschlagsrechnung ausgewiesen werden. Die Leistungen sind durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung der Leistungen ermöglichen muss.

Beispiel für einen Werkvertrag mit Abschlagszahlungen

Ein Praxisbeispiel für einen Werkvertrag ist die Erstellung einer Firmenzentrale durch einen Bauunternehmer. Ein Bauträger, der den Firmenkomplex schlüsselfertig erstellt, wird abhängig vom Baufortschritt Abschlagsrechnungen in ein Angebot integrieren.

Die Schlussrechnung enthält den Rechnungsbetrag abzüglich der bereits geleisteten Abschläge. Mit einem Werkvertrag gewinnt der Bauträger die Sicherheit, dass Baumaterial und seine Arbeitsleistung in jedem Fall zum Teil bezahlt werden.

Im Falle von Mängeln oder beim Konkurs des Auftraggebers muss der Auftrag nicht als Totalverlust abgeschrieben werden. Abhängig von der Kalkulation und dem Baufortschritt hat der Bauträger bei externen Problemen seine Kosten zumindest teilweise eingespielt. 


Zielführende Formulierungen für Anzahlungen und Abschlagszahlungen

Entscheidend bei der Formulierung für Anzahlungen und Abschlagszahlungen im Angebot ist Genauigkeit und Klarheit. Statt umfangreicher, ausschweifender Sätze, sollte der Passus der Zahlungsmodalitäten im Angebot einfach, plausibel und verständlich formuliert werden.

Dies führt dazu, dass der Auftraggeber alle Zahlungsmodalitäten auf einen Blick erkennt. Er kann individuell kalkulieren, ob die Zahlungsbedingungen, das Zahlungsziel und der Gesamt-Rechnungsbetrag aus seiner Sicht lukrativ sind.

Sogfalt bei der Formulierung der Zahlungsbedingungen

Bei der Formulierung der Zahlungsbedingungen sollte mit höchster Sorgfalt gearbeitet werden. Ein Angebot gilt aus rechtlicher Sicht als Willenserklärung. Dies bedeutet, dass die Inhalte eines Angebotes für den Auftragnehmer bindend sind.

Die gesetzliche Grundlage finden Unternehmer im § 145 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Dort wird eindeutig klargestellt: „Wer einem anderen die Schließung eines Vertrags anträgt, ist an den Antrag gebunden, es sei denn, dass er die Gebundenheit ausgeschlossen hat.“

Welche Verpflichtungen ergeben sich?

Aus den rechtlichen Vorgaben ergibt sich die Verpflichtung, vor der Abgabe des Angebotes sicherzustellen, dass die Inhalte im Falle eines Auftrages eingehalten werden können. Dies impliziert, dass Angaben zu einer Abschlagsrechnung und zum Gesamt-Rechnungsbetrag korrekt aufgeführt sind. Gleichzeitig sollten Sekretärinnen durch eindeutige Formulierungen gewährleisten, dass das Angebot und die Zahlungsbedingungen keine Interpretationen beim Geld oder beim fälligen Endbetrag zulassen. Gegebenenfalls könnte das Angebot zugunsten des Auftragsnehmers ausgelegt werden.

Musterformulierungen für eine Anzahlung 

  • Bei Erteilung des Kaufvertrages werden 15 Prozent des Kaufpreises als Anzahlung fällig.
  • Bei Auftragserteilung wird eine Sicherheitsleistung in Form einer Anzahlung von 25 % fällig. Diese ist innerhalb von 14 Tagen ab Auftragserteilung zahlbar. Die Anzahl wird vom Gesamtbetrag vollständig in Abzug gebracht. Der Rechnungsbetrag wird mit der Lieferung fällig. Bei Vorleistung können Abschlagsrechnungen gestellt werden, die sofort fällig sind.


Musterformulierung mit genauem Datum

Es wirkt professionell, genaue Zahlungsdaten in ein Angebot oder einen Vertrag zu integrieren. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn die Lieferzeiten vorab eindeutig definiert sind. Ist dies der Fall, kann der Kunde die Zahlung der Anzahlung exakt planen und korrekt vornehmen.

  • 10% der Auftragssumme werden nach Auftragsbestätigung bis zum (Datum) fällig. Bei Teillieferungen kann ein Betrag als Teilzahlung nach Absprache gestellt werden. Die Schlussrechnung ist innerhalb von 10 Kalendertagen netto, ohne Abzüge bis zum (Datum) zahlbar.


Musterformulierung für Abschlagszahlungen

Die einzelnen Teilleistungen werden in Form von Abschlagszahlungen abgerechnet. Diese betragen:

  • 15 % bei Auftragserteilung als Anzahlung.
  • 30 % nach Erstellung des Rohbaus als Abschlagsrechnung.
  • 20 % zu mit Beginn der Erstellung des Innenausbaus als Abschlagsrechnung.
  • 20 % nach Fertigung der Außenanlagen des Firmenkomplexes als Abschlagsrechnung.
  • 15 % bei Übergabe des schlüsselfertigen Gebäudes als Schlussrechnung.

Wie wird eine Anzahlung oder Abschlagszahlungen steuerrechtlich behandelt?

Geht im Rahmen eines Handelsgeschäftes ein Betrag als Anzahlung oder Abschlagszahlung auf dem Konto des Auftragnehmers ein, ist diese umsatzsteuerpflichtig. Mit Abschluss des Kaufvertrages erhält der Auftraggeber eine Rechnung, in der sowohl die Höhe der Anzahlung wie die Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Die Umsatzsteuer muss der Auftragnehmer an die Finanzbehörden weiterleiten. Er ist berechtigt der eingenommenen Umsatzsteuer geleistete Vorsteuer entgegenzurechnen.

Gleichzeitig hat der Auftraggeber die Möglichkeit, die geleistete Vorsteuer sofort nach Zahlung bei den Finanzbehörden anzusetzen. Bei der Endabrechnung muss sichergestellt werden, dass keine doppelte Berechnung der Beträge zur Umsatzsteuer erfolgt erfolgt. Hierzu sollte auf der Schlussrechnung ausgewiesen sein, wann welche Abschlagsrechnung bezahlt wurde.

Unternehmen, die verpflichtet sind, eine Bilanz ihrer Geschäftstätigkeit zu erstellen, müssen die Vorgaben des Handelsgesetzbuches (HGB) beachten. Im § 268 HGB wird erklärt, wie Anzahlungen aus buchhalterischer Sicht zu bewerten sind:

„Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen sind, soweit Anzahlungen auf Vorräte nicht von dem Posten "Vorräte" offen abgesetzt werden, unter den Verbindlichkeiten gesondert auszuweisen.“

In der Einnahmen-Überschussrechnung gestaltet sich die Verbuchung von Anzahlungen und Abschlagszahlungen einfacher. Da zu jeder Zeit Einnahmen und Ausgaben auf Basis von tatsächlichen Zahlungen erfasst werden, werden diese unmittelbar nach Saldierung gebucht.

Zusammenfassung und Fazit

Eine Anzahlung oder eine Abschlagsrechnung wird regelmäßig bei Geschäften zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern. Abschläge gehören zu den Zahlungsbedingungen und begrenzen das Risiko zwischen Käufer und Verkäufer. Aus diesem Grund werden sie ebenso als Sicherheitsleistung bezeichnet.

Für Anzahlungen gibt es im BGB keine umfassende, rechtliche Grundlage. Generell sind Verbraucher und Unternehmen nicht verpflichtet, Anzahlungen zuzustimmen. Individualvertraglich ist es jederzeit möglich, einen Betrag zur Anzahlung in einen Vertrag zu integrieren. Abschlagszahlungen werden im BGB im Zusammenhang mit Werkverträgen ausdrücklich erwähnt. Sie sind sinnvoll, wenn ein Werkstück oder ein Bauvorhaben nach Fortschritt oder Vorleistung abgerechnet werden soll. In diesem Fall wird das Risiko des Verkäufers in Bezug auf seine Vorleistung minimiert. Der Fortschritt der Erstellung ist jederzeit proaktiv vom Unternehmer nachzuweisen.

Sekretärinnen, die beauftragt werden, ein Angebot zu erstellen, das explizite Angaben zur Anzahlung oder zu Abschlagszahlungen enthält, sollten konkret und rechtssicher formulieren. Jede Formulierung sollte präzise und unmissverständlich anzeigen, welche Zahlungsbedingungen im späteren Vertrag gelten. Formulierungen sollten in Bezug auf das Zahlungsziel, eine Abschlagsrechnung oder die Schlussrechnung keine Interpretationen zulassen. Dies ist essenziell, da ein Angebot aus juristischer Sicht eine Willenserklärung darstellt. Nimmt der Kunde das Angebot an, ist der Auftragnehmer an die ausgewiesenen Zahlungsbedingungen gebunden.

Die Assistenz handelt professionell, wenn Formulierungen zu Geld, einem Preis, Anzahlungen oder Abschlagszahlungen in Offerten und Verträgen rechtlich exakt und unmissverständlich formuliert sind. Ist dies der Fall, werden Aufträge und Handelsgeschäfte vereinbarungsgemäß und ohne Missverständnisse ausgeführt. Dies führt neben zufriedenen Kunden zu langfristigen Kundenbeziehungen und einer erfolgreichen Geschäftstätigkeit.

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