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So behalten Sie jederzeit den Überblick der Finanzen im Sekretariat © Candidman - Shutterstock

Finanzen und Buchhaltung im Sekretariat: Worauf Sie achten müssen

Als Sekretärin oder Assistent sind die Aufgaben vielfältig. Büroangestellte in einem Sekretariat sind meistens Allrounder mit schneller Auffassungsgabe und zeichnen sich durch Teamfähigkeit aus. Sie organisieren, managen, haben viel Kontakt zu anderen Menschen und letztendlich auch den Überblick über das Firmengeschehen und die Finanzen.

Eine Sekretärin hat dabei eine Vielzahl von unterschiedlichen Aufgaben zu bewältigen und muss sich ständig neuen Herausforderungen stellen: Termine müssen vereinbart werden, Hotels gebucht, Unterlagen versendet, Rechnungen für Reisekosten erstellt werden und vieles mehr.

Kenntnisse, die über das Klischee der „Vorzimmerdame“ weit hinausgehen. 

Buchführung – eine oft ungeliebte Aufgabe

Sicher gibt es im Büro auch Bereiche, die weniger spannend sind: Für viele Büroangestellte ist es die Buchführung. Auch darum kümmert sich häufig die Sekretärin, oft auch im Team mit anderen Mitarbeitern. Und das auch dann, wenn sie keine ausgebildete Buchhalterin ist. Viele Mitarbeiter im Büro besitzen auch keine spezielle kaufmännische Ausbildung, sind also weder Bürokaufmann, Industriekaufmann oder Groß- und Außenhandelskaufmann.

In größeren Unternehmen ist das oft anders: Dort gibt es meistens Sachbearbeiterinnen für Sekretariat und Buchhaltung, deren Arbeitsschwerpunkt auf administrativen Funktionen und Buchhaltung ausgerichtet ist. 

Was ist bei Rechnungen und Mahnungen zu beachten?

Rechnungen und Widerrufsschreiben schreiben gehören in vielen Büros nun einmal zu den zentralen Aufgaben – egal, ob in der Fertigungstechnologie, im Kfz-Betrieb oder in der Digitalwerkstatt. Entsprechende PC-Anwenderprogramme unterstützen Bürofachkräfte mit spezieller Software bei buchhalterischen Aufgaben (wie Lexware oder Datev). Trotzdem müssen Rechnungen und Mahnungen, beziehungsweise Zahlungserinnerungen und Bitten um Zahlungsaufschub, frei formuliert werden. Beides sind Bestandteile des mehr oder weniger täglichen Schriftverkehrs, bei dem besonders auf Fehlerfreiheit geachtet werden muss. 

Buchhaltungen bei der Kassenführung

Außerdem muss eine Sekretärin regelmäßig weitere buchhalterische Aufgaben erledigen, die normalerweise nicht im Stellenangebot genannt werden: Zum Beispiel Bürobedarf beschaffen und die entstandenen Ausgaben (sowie Einnahmen) in einem Kassenbuch festhalten. Wenn in einem Unternehmen zum Beispiel eine Barkasse geführt wird, sollte die Kassenführung, die in den meisten Fällen die Büroangestellte übernimmt, ordnungsgemäß verwaltet werden.

Zu einer korrekten Kassenabrechnung gehört ein Kassenbuch, in dem alle Ausgaben und Einnahmen chronologisch notiert werden. Entsprechende Belege sollten außerdem separat abgeheftet werden. Wichtig bei der Kassenführung ist auch, die Barkasse regelmäßig mit dem Kassenbuch zu vergleichen. 

Vorbereitende Buchhaltung: Überblick behalten

Im Vergleich zu anderen Arbeiten, wie zum Beispiel die Kontierung in der vorbereitenden Buchhaltung ist die Kassenführung normalerweise eine überschaubare Angelegenheit. Schwieriger wird es zum Beispiel bei der Kontierung in der vorbereitenden Buchhaltung und der regelmäßigen Vorbereitung steuerrelevanter Belege für den Steuerberater.

Ordnung innerhalb der Rechnungen, Mahnungen und anderer Belege, wie Quittungen, ist auf diesem Gebiet von besonderer Bedeutung: Wenn Buchungs- und Abgabefristen nicht eingehalten werden, drohen dem Betrieb möglicherweise zusätzliche Kosten. Noch schlimmer ist es, wenn Rechnungen fehlerhaft sind oder Flüchtigkeitsfehler enthalten. Wichtig ist hier:

  • Die Einhaltung einer chronologischen Ordnung
  • Die genaue Kontrolle der Belege für den Steuerberater oder Steuerfachangestellte
  • Das genaue Sortieren, Vergleichen und Erfassen der relevanten Daten

Holen Sie sich professionelle Hilfe aus dem Steuerbüro

Bei allen Fragen rund um die vorbereitende Buchführung hilft oft ein vorausschauendes Gespräch mit der Steuerfachangestellten, damit im Hinblick auf die  Abgabefrist beim Steuerberater kein Chaos entsteht. Ist diese Unterstützung möglich, ist die Büroangestellte beim Zusammenstellen der Dokumente und Belege auf der sicheren Seite. Je genauer und sorgfältiger die vorbereitende Buchhaltung ist, desto weniger Zeit benötigt die Steuerfachangestellte, beziehungsweise der Steuerberater, um die Daten an das Finanzamt weiterzugeben. 


Fehler werfen kein gutes Licht auf die Firma

Bei Rechnungen und Mahnungen sind ebenfalls etliche Aspekte zu beachten, damit die Dokumente auf der einen Seite rechtskonform sind, andererseits aber auch den richtigen Ton treffen, damit es nicht zu bösen Überraschungen kommt oder dem Unternehmen Kunden verloren gehen.

Eine Herausforderung, die vielen Sekretärinnen mithin schwer fällt, besonders, wenn diese noch nicht viel Erfahrung auf diesem Gebiet haben. Schnell sind in diesem Fall Fehler passiert, was gerade im Bereich Finanzen häufig besonders unangenehm ist. Dazu kommt, dass das möglicherweise kein gutes Licht auf die Firma und den Mitarbeiter selbst wirft. 

Rechtssichere Rechnungen: Worauf zu achten ist

Eine professionell gestaltete Rechnung ist unter anderem deshalb so wichtig, weil nur dann Anspruch auf Zahlung besteht, wenn die Rechnung korrekt erstellt worden ist. Bei einer fehlerhaften Rechnung kann der Kunde die Zahlung verweigern. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kostet auch Zeit und verursacht Extra-Arbeit. Deshalb ist es gut, die Regeln zur Erstellung einer Rechnung einzuhalten und die notwendigen Anforderungen sorgfältig umzusetzen. Dabei sind die Pflichtbestandteile von besonderer Bedeutung. 

In eine rechtssichere Rechnung gehören: 

  • Die Adresse des Rechnungsstellers
  • Die Adresse des Rechnungsempfängers
  • Die Identifikationsnummer oder die Steuernummer des Unternehmens (bei einer Gutschrift ebenfalls die des Empfängers)
  • Zahlungsziel (normalerweise 14 Tage)
  • Das Ausstellungsdatum
  • Umfang und Art der Leistung
  • Rechnungsbetrag (außerdem Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Höhe des Steuerbetrags)
  • Fortlaufende Rechnungsnummern
  • Zeitpunkt der Dienstleistung oder Lieferung
  • Skonto und Rabatte
  • Hinweis zur Aufbewahrungspflicht an Privatkunden

Eingeleitet wird die Rechnung am besten mit einem freundlichen Anschreiben. Im Fußbereich des Dokuments können freiwillige Angaben des Unternehmens genannt werden. Wichtig dabei sind natürlich die Kontaktdaten und die Bankverbindung. 

Anzahlungen in Angeboten

Jedes Unternehmen freut sich über volle Auftragsbücher. Das bedeutet jedoch häufig, dass der Betrieb in finanzielle Vorleistung gehen muss. Eine Möglichkeit, Liquiditätsengpässe zu vermeiden, sind Anzahlungen, die der Kunde zu leisten hat und auf die bereits im Angebot hingewiesen werden kann. Auch ist Rechtssicherheit von immenser Bedeutung. Das gilt besonders für Handwerksbetriebe, die bei der Auftragsausführung häufig in Vorleistung gehen müssen. Kleine Fehler können bei einem Rechtsstreit möglicherweise gravierende Folgen haben. 

Keine Standardregeln

Wie aber ein Angebot schreiben und darin gleichzeitig die Anzahlung formulieren? Zunächst: Es gibt keine Standardregeln bei Anzahlungen. Die Höhe der Summe wird individuell vereinbart. Deshalb ist wichtig, bei einem entsprechenden Schreiben keine vorgefertigten Textbausteine zu verwenden, in die die Höhe der Anzahlung (handschriftlich) nachgetragen wird. Auch komplett handschriftliche Standardformulierungen haben vor Gericht möglicherweise keinen Bestand. Möglich wäre zum Beispiel folgender Text, der in das Angebot aufgenommen werden kann:

„Bei Erteilung des Auftrags wird eine Anzahlung fällig, die wir später mit dem Rechnungsbetrag verrechnen.“

Mahnungen müssen rechtskonform sein

Nicht nur Rechnungen, auch rechtskonforme Mahnungen müssen verschiedene Pflichtangaben beinhalten. Eine Mahnung zu schreiben ist nicht angenehm, dennoch kann darauf nicht einfach verzichtet werden, wenn der Kunde nicht zahlt. 

Wie aber eine Mahnung formulieren, ohne dass diese unhöflich klingt, aber dennoch unmissverständlich ist? Die Mahnung ist immerhin eine letzte Aufforderung, bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden. Diese sind für beide Seiten unangenehm, kosten viel Zeit und möglicherweise auch Geld. Gründe für diese fehlende Begleichung einer Rechnung gibt es viele. 

Was in einer Mahnung stehen muss

Manchmal sind auch Betrüger am Werk, die gar nicht vorhatten, die Leistung oder die Lieferung zu bezahlen. Meistens aber wurde vergessen zu bezahlen, die Rechnung ging verloren, oder es bestehen Liquiditätsprobleme. 

Was in einer Mahnung stehen muss: 

  • Die Tatsache, dass der Kunde in Zahlungsverzug ist 
  • Der Bezug zur Originalrechnung
  • Rechnungsnummer
  • Ursprüngliches Fälligkeitsdatum
  • Höhe der offenen Summe
  • Neues Zahlungsziel

Erst Zahlungserinnerung, dann Mahnung

Die Formulierung des Mahnschreibens sollte mit Bedacht erfolgen, weil es nun einmal akzeptable Gründe gibt, warum eine Rechnung nicht bezahlt wird. Deshalb gilt zunächst die sogenannte Unschuldsvermutung. Normalerweise gestaltet sich ein Mahnverfahren im kaufmännischen Bereich folgendermaßen: Zunächst wird eine Zahlungserinnerung an den säumigen Kunden gesendet, danach folgt die erste Mahnung. Wenn immer noch nicht gezahlt wurde, wird die zweite Mahnung fällig. Dieses Vorgehen ist jedoch nicht gesetzlich geregelt. 

Nur eine Mahnung reicht

Ein Unternehmen ist jedoch nur dazu verpflichtet, eine einzige Mahnung zu schreiben, bevor es rechtliche Schritte einleiten darf. In einer Zahlungserinnerung wird der Kunde in einem freundlichen Ton an die ausstehende Zahlung erinnert, eine Frist muss nicht gesetzt werden. Auch Mahngebühren werden in diesem Fall nicht fällig, da das Schreiben lediglich als Erinnerung dient. Allerdings sollte dem Schreiben eine Kopie der Rechnung angehängt werden. 

Beispiel für eine Zahlungserinnerung 

Sehr geehrte Frau ABC, 

der Servicetechniker unserer GmbH hat am 16. Dezember einen der PCs in Ihrem Hause repariert. Wir hoffen, dass der Computer wieder reibungslos funktioniert. Leider haben wir von Ihnen bis heute keine Zahlung erhalten. Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag von 1000 Euro bis zum 11. Januar kommenden Jahres auf eines unserer Konten.

Freundliche Grüße

Frau Meier


Mit der ersten Mahnung kann das Unternehmen vom Kunden verlangen, seine Rechnung zu bezahlen. In diesem Fall wird auch ein Fälligkeitsdatum angegeben werden, welches sich entweder aus dem Vertrag ergibt oder durch die erneute Zusendung der Rechnung inklusive Mahngebühren und Verzugszinsen mit Fälligkeitsdatum.

Der Ton des Schreibens ist nicht unfreundlich, aber bestimmt. Falls eine zweite Mahnung auf den Weg gebracht wird, kann noch einmal deutlich und ausdrücklich auf die rechtlichen Schritte hingewiesen werden, die sich im Falle einer Nichtzahlung ergeben. Damit wird dem Kunden klar, dass es Ernst ist. Bringt auch das nichts, kann ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden. 

Lagerung ist Pflicht

Die Lagerung von Rechnungen und Mahnungen ist genauso Pflicht wie die Aufbewahrung von Dokumenten rund um Lohn und Gehalt sowie bei Bewerbungen, Bilanzen und vielen anderen Dokumenten. Rechnungen dürfen nach zehn Jahren entsorgt werden, Mahnungen nach sechs Jahren. Außerdem muss bei allen Rechnungen, Mahnungen und anderen Dokumenten unbedingt an die Datenschutzerklärung gedacht werden -  und zwar immer dann, wenn Daten genutzt werden, die nicht durch die gesetzlichen Vorgaben erlaubt sind. 

Beispiel 1. Mahnschreiben (Aufforderung)

Sehr geehrte Frau ABC, 

bis heute haben Sie auf unsere Zahlungserinnerung vom 28. Dezember nicht reagiert. Bitte überweisen Sie den ausstehenden Betrag von 1000 Euro innerhalb von sieben Tagen auf unser Konto Nr. 12345678 bei der Sparkasse Musterhausen. Sollte der Betrag bis zum Fälligkeitsdatum nicht bei uns eingegangen sein, werden wir rechtliche Schritte einleiten, was zusätzliche Kosten für Sie bedeuten würde. 

Freundliche Grüße

Frau Meier


Beispiel 2. Mahnschreiben (Dringlichkeit)

Sehr geehrte Frau ABC, 

bisher haben Sie nicht auf unsere Zahlungserinnerungen vom 28. Dezember und 14. Januar reagiert. Wir schätzen Sie als unseren Kunden und würden unsere Zusammenarbeit mit Ihnen gerne fortsetzen. Bitte überweisen Sie den ausstehenden Vertrag von 1000 Euro bis zum 20. Januar auf unser Konto 12345678 bei der Sparkasse Musterhausen. Damit verhindern Sie, dass wir rechtliche Schritte einleiten und Ihnen weitere Kosten entstehen. Wir hoffen auf weiterhin gute Zusammenarbeit,

mit freundlichen Grüßen


Zahlungserinnerung auf Englisch formulieren

Nicht jede Mahnung richtet sich an deutschsprachige Unternehmen oder Kunden. Wer eine Rechnung nicht begleicht, kann seinen Wohnsitz oder den Standort seines Unternehmens genauso gut im Ausland haben. Daneben bestehen in vielen Betrieben Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen aus dem englischsprachigen Raum.

Selbstverständlich kommt es auch hier auf die richtigen Formulierungen an, damit die Mahnung rechtskonform ist. Wer eine Mahnung oder Zahlungserinnerung auf Englisch schreiben möchte, muss keine Karriere als Management Assistent gemacht oder kaufmännische Qualifikationen in englischer Kommunikation nachweisen können. Ein paar fundierte Kenntnisse über Standardsätze helfen bereits weiter. 

Auch im Englischen gelten Regeln

Das Wort Mahnung bedeutet auf Englisch „Reminder“. Auch eine Zahlungserinnerung wird so genannt. In die Betreffzeile der Mahnung wird zunächst entsprechend „Reminder“ (Zahlungserinnerung) eingesetzt (oder auch „First Reminder“, „Second Reminder“). Auch im Englischen gelten die Regeln des guten Tons. Eine Zahlungserinnerung könnte beispielsweise so aussehen: 

„We are sorry to inform you - to date, no payments from your side has reached us.“ 

Erweitert werden kann dieser Satz, der auch im Deutschen üblich ist, um:

„If you already sent your payment, please disregarde this notice.“

(„Wenn Sie bereits bezahlt haben, betrachten Sie diese Mitteilung als gegenstandslos.“)

Die erste Mahnstufe mit dem Hinweis auf die mögliche Einleitung rechtlicher Schritte würde im Englischen zum Beispiel so aussehen: 

„Otherwise, we see ourselves forced to take up legal steps.“

Sincelery,…

(„Anderenfalls sehen wir uns gezwungen, rechtliche Schritte einzuleiten.“)

(Quelle: Billomat)

Woran ist bei einer Bitte nach Zahlungsaufschub zu denken?

Doch es kann auch anders kommen. Beispielsweise dann, wenn das eigene Unternehmen in Zahlungsschwierigkeiten steckt und um Zahlungsaufschub bitten muss. Eine heikle Sache für den Betrieb, bei der viel Fingerspitzengefühl gefragt ist.  Am besten ist es, die Bitte um Aufschub nicht per E-Mail, sondern per Brief an den Adressaten zu schicken. Darin wird die Zahlungsschuld anerkannt und der Wille, zahlen zu wollen, bekräftigt. Am besten ist, der Bitte einen Vorschlag anzufügen, wann der Geschäftspartner mit der Zahlung rechnen kann. Auf keinen Fall sollte formal um Aufschub gebeten werden, bis sich die finanzielle Lage des Betriebs gebessert hat. Ein Beispiel: 

„Die Rechnung Nummer 12345678 war heute zur Zahlung fällig. Unser Unternehmen bittet Sie ausnahmsweise, bis zum 16. Dezember bezahlen zu dürfen. Wir garantieren, dass der Betrag pünktlich überwiesen wird."

Fazit: Bei der täglichen Arbeit im Büro fallen immer wieder Mahnungen sowie andere Aufgaben des Bereiches Buchhaltung und Finanzen an. Sekretärinnen und Assistenten kommen daher nicht umhin, sich mit dem Thema zu beschäftigen. Mit unseren Hinweisen und Musterformulierungen gelingt der Umgang mit diesen Themen leichter. Vor allem auch im Hinblick auf die Rechtssicherheit der Mahnungen und Zahlungserinnerungen.

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