Neuer Job - Ankommen im Büro leicht gemacht
Mit der Beachtung einiger Grundregeln in verschiedenen Bereichen fällt der Einstieg im neuen Büro deutlich leichter. ©ASDF- Adobe-Stock

Neuer Job - Ankommen im Büro leicht gemacht

Der neue Job ist für den einen oder anderen ein aufregender neuer Lebensabschnitt. Wie sind die neuen Kollegen? Wie zeige ich mich von meiner besten Seite? Wie vermeide ich Fehler in den ersten Tagen? All das sind Fragen, die Sie zu Beginn beschäftigen werden. Mit einfach Tricks können Sie jedoch viele Sorgen beiseite schaffen.

Alles Neue im Leben ist zunächst einmal eine große Herausforderung. Das gilt auch für das Ankommen in einem neuen Job in einem zu Beginn fremden Arbeitsumfeld und Büro. Allerdings gibt es einige Möglichkeiten, den Einstieg angenehm und einfach zu gestalten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich schnellstmöglich im Büro wohlfühlen und mit den neuen Kollegen warm werden.

Grundsätzliches – Mentale Vorbereitung auf die neue Aufgabe

Unabhängig von der Art der Herausforderung gibt es viele Möglichkeiten, sich auf etwas Neues – und somit auch auf einen Jobwechsel – einzustellen. Solche Strategien können eine große Hilfe sein und dafür sorgen, dass von Beginn an weniger Stress entsteht. Beim Antritt einer neuen Stelle können viele dieser Optionen zur Vorbereitung auf den Arbeitsbeginn im zunächst noch unbekannten Unternehmen und Team angewendet werden. Dazu gehören unter anderem:  

  • ausreichend Information und Vorbereitung 
  • Selbstbewusstsein und ein gutes Mindset 
  • Setzen von klaren Zielen 
  • eine klare Strategie und stetige Selbstkontrolle 

Schon am ersten Arbeitstag ist es unabdingbar, über das Unternehmen so genau wie möglich informiert zu sein. In vielen Fällen ist dies schon für die Bewerbung und das Vorstellungsgespräch umgesetzt worden. Allerdings kann es nicht schaden, noch einmal etwas genauer hinzuschauen. Die entsprechenden Infos geben eine gewisse Selbstsicherheit und erleichtern Vieles im beginnenden Alltag beim neuen Arbeitgeber. Auch Details über die künftigen Kollegen, das Team, verschiedene Zuständigkeiten oder wichtige Ansprechpartner sind sinnvoll. 

Ein solides Selbstbewusstsein sorgt dafür, dass die am Anfang normalen Unsicherheiten nicht überspielt werden müssen, da sie von vornherein in einem geringeren Ausmaß bestehen. Neben der ausreichenden Vorinformation gibt es im Allgemeinen viele weitere Wege, diese Eigenschaft zu stärken.  

Dazu gehören unter anderem das Arbeiten an der Ausstrahlung und das Respektieren und Anerkennen der eigenen Person und Leistung. Weitere Faktoren wie der Umgang mit Kritik können im Rahmen eines vorher zurechtgelegten Mindsets ebenfalls von Beginn an in der neuen Stelle umgesetzt werden.  

Zudem ist es hilfreich, von Beginn an klare Ziele zu haben. Dies könnte bei einer neuen Stelle zum Beispiel beinhalten, an welchem Punkt der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Karriere „angekommen“ sein und die Abläufe und Aufgaben sicher beherrschen möchte.  

Um diese Ziele umzusetzen, ist es von vornherein sinnvoll, eine klare Strategie in der Hinterhand zu haben. Oft wird sich diese mit dem genaueren Kennenlernen des neuen Betriebes ändern, eine Grundlage kann jedoch von Beginn an hilfreich sein. Dazu können die Ziele durchaus mit dem künftigen Chef oder Vorgesetzten besprochen werden, um sich abzusprechen. 

Die disziplinierte Umsetzung dieser Strategie sollte dann vom Arbeitnehmer selbst stetig kontrolliert werden, um den Fokus auf die selbst gesteckten Ziele beibehalten zu können. Damit dies im Alltag reibungslos funktioniert, sollte schon vor Antritt der Stelle eine entsprechende Liste mit den wichtigsten Zielen und Vorsätzen angefertigt werden, die dann als Erinnerungshilfe dient und Struktur schafft.  

Das „Drumherum“ organisieren

Vor und bei Beginn der Arbeit im neuen Unternehmen gibt es in vielen Fällen einige Dinge, die hierfür organisiert werden müssen. Dazu gehören bürokratische Faktoren sowie die Sortierung der Wohnsituation bei einem Jobwechsel in eine andere Region, wenn die Firma nicht in der Heimat des neuen Mitarbeiters zu finden ist.  

Papiere und Bürokratie  

Bei Unterzeichnung eines Arbeitsvertrages benötigen die meisten Arbeitgeber einige Informationen und Dokumente. Dazu gehören in den allermeisten Fällen unter anderem:  

  • Angaben zur Krankenkasse 
  • Sozialversicherungsausweis 
  • Steueridentifikationsnummer  
  • Kopie des Ausweises 
  • möglicherweise Nachweise über weitere Einkommensquellen und Elternschaft 
  • in manchen Fällen ein Führungszeugnis oder eine Gesundheitsbescheinigung 
  • in einigen Fällen weitere beglaubigte Urkunden 

Welche der Angaben nötig sind, hängt immer von den individuellen Verhältnissen und der Stelle selbst ab. Ein Nachweis der Elternschaft wird selbstverständlich nur dann benötigt, wenn der Arbeitnehmer Kinder hat. Einige Bürotätigkeiten im öffentlichen Dienst beispielsweise erfordern wiederum zwingend ein Führungszeugnis. Chef oder Vorgesetzte äußern in der Regel beim Vor- oder Einstellungsgespräch, welche Dokumente und Nachweise sie benötigen. 

Manche dieser Angaben haben viele Menschen zur Hand, andere müssen erfragt werden. Da es häufig einige Zeit dauern kann, bis die Infos beim Arbeitnehmer angekommen sind, ist es sinnvoll, die Zeit zwischen Vorstellungsgespräch und erstem Arbeitstag hierfür zu nutzen. Auf diese Weise ist das Erledigen solcher Aufgaben meist entspannter zu meistern, als wenn es nach Antritt der Stelle neben dem Arbeitsalltag bewältigt werden muss.

 

Neuer Job, neue Stadt, neue Wohnung  

Ein weiterer Punkt, der mit einem neuen Job in einigen Fällen organisiert und neu aufgestellt werden muss, ist die Wohnsituation. Einige Arbeitnehmer wechseln für den Antritt einer Stelle oder für den nächsten Schritt der Karriere die Stadt. Je nach Tätigkeitsfeld macht der lokale Arbeitsmarkt in der ursprünglichen Heimat dies sogar zwingend notwendig.  

Gerade wenn ein Job relativ kurzfristig angetreten wird, kann dies eine Herausforderung darstellen. Besonders in den Großstädten gestaltet sich die Wohnungssuche aufgrund der hohen Nachfrage bei einem gleichzeitig begrenzten Markt alles andere als einfach. Dieses Problem ist sehr vielschichtig und seit einiger Zeit bekannt.

Daher sind bei der Suche nach einer dauerhaften Bleibe Durchhaltevermögen sowie starke und manchmal kreative Eigeninitiative gefragt. Womöglich können jedoch private Kontakte, die als eine Art Vermittler zu einem Vermieter in der zukünftigen Heimatregion dienen, eine wertvolle Hilfe sein.  

Falls solche Verbindungen nicht bestehen, ist etwas Glück sowie eine gute Vorbereitung auf die Besichtigungen notwendig. Des Weiteren sollte die Wohnung natürlich den persönlichen Ansprüchen genügen, sofern sie dauerhaft oder für längere Zeit bezogen wird – schließlich möchten die meisten Menschen sich in ihrem heimischen Umfeld wohlfühlen. Alle diese Faktoren müssen unter einen sprichwörtlichen Hut gebracht werden, es ist davon auszugehen, dass bei der aktuellen Lage des Wohnungsmarktes womöglich an einigen Stellen Abstriche gemacht werden müssen.  

Falls bis zum Antritt der Stelle im neuen Unternehmen keine neue Wohnung gefunden ist, benötigt der Arbeitnehmer schnell eine alternative Unterkunft. Mit etwas Glück gibt es im neuen Wohnort Bekannte oder Verwandte, bei denen das Übernachten für eine Zeit lang möglich ist. Auch die neuen Kollegen aus dem Team können manchmal mit einem Tipp weiterhelfen.  

Leider ist dies nicht immer der Fall und dann muss eine Alternative her. Ein mittlerweile bewährtes Konzept sind Longstay-Zimmer. Wer also einen Aufenthalt von mehr als 30 Tagen plant, sollte sich über diese Möglichkeit einmal näher informieren. Die monatlichen Kosten für den Aufenthalt sind mit einer Monatsmiete vergleichbar, vielleicht sogar je nach Region etwas günstiger.  

Die neuen Kollegen 

Einer der wichtigsten Faktoren beim Beginn eines neuen Jobs ist das Kennenlernen der Kollegen im Team sowie der wichtigsten weiteren Bezugspersonen – wie etwa Vorgesetzte oder auch der Chef. Je besser dieses verläuft, umso positiver kann der Start sein. Wenn beispielsweise Büropartner gut miteinander klarkommen, erledigt sich die Arbeit gleich um einiges einfacher. Zudem ist in diesem Fall gleich zu Anfang ein Ansprechpartner gegeben, falls kleinere Probleme und Fragen auftreten sollten.  

Der erste Eindruck zählt

Um von Beginn an gut in die Zusammenarbeit einzusteigen, ist der erste Eindruck besonders wichtig. Dies bedeutet nicht nur, dass Sie Wert auf eine angemessene Kleidung im Büro legen sollten: Bereits in den ersten Momenten eines Zusammentreffens treffen viele Menschen beispielsweise die grundlegende Entscheidung, ob ihnen ihr Gegenüber sympathisch ist oder nicht.  

Daher ist es unabdingbar, bei den neuen Kollegen beim ersten Kennenlernen einen guten Eindruck zu hinterlassen. Hierbei spielen sowohl ein tadelloser Look, als auch ein freundliches und selbstbewusstes, jedoch nicht überhebliches Auftreten eine Rolle. Dieses Vorgehen liefert selbstverständlich keine Garantie, bei jedem Kollegen gut anzukommen. Es steigert allerdings die Chancen (zumindest in den meisten Fällen) um ein Vielfaches.

 

Den eigenen Platz im Kollegium finden    

In den folgenden Tagen und Wochen sollte der neue Arbeitnehmer versuchen, seine Position im Gefüge des Kollegiums zu finden. Für diese Herausforderung gibt es leider keine allgemeine Anleitung zur Umsetzung. Allerdings sind ein gut funktionierender Instinkt sowie etwas sprichwörtliches Fingerspitzengefühl in den verschiedensten Situationen oftmals eine große Hilfe.  

Zahlreiche Anknüpfungspunkte für ein Kennenlernen bietet etwa die Kaffee- oder Mittagspause. Im ungezwungeneren Rahmen ergeben sich dann meist von selbst Gespräche auch über die Themen der Arbeit hinaus. Das Mittagessen in der Kantine oder auswärts lässt sich somit gut für einen Austausch nutzen. In einigen Unternehmen sind zudem gemeinsame Aktivitäten nach Feierabend durchaus üblich. Eine Einladung des Teams zu einem gemütlichen Feierabendbier ist deshalb ebenfalls eine gute Gelegenheit, Kontakte zu knüpfen. Und wer weiß - vielleicht werden ja aus Kollegen sogar Frollegen.

Auch praktische Fähigkeiten können beim Finden der eigenen Position im Kollegium von Vorteil sein. Diese können je nach Stelle und Personenkonstellation individuell sein. Der neue Kollege sollte überlegen, welche Fähigkeiten er besitzt, die über die im Job erwarteten Skills hinausgehen und gleichzeitig einen Mehrwert für seine Kollegen mit sich bringen.  

Dazu können Hintergrundwissen über bestimmte Teilbereiche sowie Fähigkeiten wie beispielsweise backen, deren Ergebnis im wahrsten Sinne des Wortes die Pausen versüßt, gehören. Das Einbringen dieser positiven Eigenschaften hilft in vielen Fällen dabei, Sympathien zu sammeln.  

Einrichten und Ankommen im Büro 

Ein weiterer wichtiger Faktor, der den Arbeitsalltag nach dem Wechsel des Jobs von Beginn an verbessern kann, ist das Ankommen und Einrichten im Büro. Hier sind verschiedene Aspekte relevant. Das Hauptziel sollte sein, dass der neue Mitarbeiter sich wohlfühlt. Schließlich verbringt er viel Zeit in diesem räumlichen Umfeld, die richtige Atmosphäre kann die Produktivität um einiges steigern.  

 Einrichten mit verschiedenen Accessoires

Dabei muss beachtet werden, wie viel Spielraum der Arbeitgeber seinen Angestellten hierfür lässt – dies kann von Firma zu Firma sowie je nach Position sehr unterschiedlich sein. Unabhängig davon können vielerlei Kleinigkeiten das Büro gemütlicher machen. Dazu gehören unter anderem:  

  • Fotos und Bilder 
  • Pflanzen 
  • vielerlei Accessoires 
  • Anordnung der Möbel 

Fotos und Bilder der Familie oder von Freunden beispielsweise können an schwierigen Tagen die Laune verbessern und Motivation schaffen. Pflanzen wiederum bringen etwas Leben ins Büro. Dabei gibt es einige Arten, die für diesen Ort besonders gut geeignet sind.  

Andere Accessoires wie Geschenke der Kinder oder Ähnliches haben eine ähnlich positive Wirkung wie Fotos der Familie. Andere wiederum setzen auf motivierende Sprüche rund um die Karriere. Schlussendlich kann eine Anordnung der Möbel, die individuell zu den Vorstellungen des Mitarbeiters passt, ein besseres Grundgefühl schaffen.  

Eigene Ordnung schaffen 

Neben diesen Möglichkeiten sollten neue Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz im neuen Job von Anfang an eine eigene Ordnung schaffen oder sich mit der gegebenen Ordnung vertraut machen. Hierfür kann ruhig etwas Zeit eingeplant werden, sofern der Arbeitgeber dies zulässt – was aber oftmals im Rahmen einer Einarbeitung kein Problem sein sollte. Meist stehen Vorgesetzte oder Kollegen zur Seite, wenn Fragen auftauchen. 

Im Arbeitsalltagkann dies eine Zeitersparnis bedeuten. Wenn ein Mitarbeiter direkt weiß, wo er etwas findet, vermeidet dies Stress und beschleunigt viele Vorgänge. Zudem entsteht leichter ein gewisser Arbeitsfluss. Die Abläufe funktionieren routinierter und die Konzentration liegt in einem höheren Maß auf den wirklichen Herausforderungen und wichtigen Aufgaben.  

Verstehen der Abläufe in der Firma 

Um in einer Firma anzukommen und gute Arbeit leisten zu können, ist es unabdingbar, die internen Abläufe so genau wie möglich zu verstehen. Je früher dies umgesetzt wird, desto einfacher fällt der Alltag sowie die Einarbeitung. Hierfür gibt es mehrere Wege.  

Zunächst besteht die Option, einfach einmal in Gesprächen mit den Kollegen nachzufragen, welche Abläufe individuell oder in der Zusammenarbeit im Team wichtig sind, die womöglich auf den ersten Blick nicht ins Auge fallen. Aller Wahrscheinlichkeit nach kann der neue Mitarbeiter aus diesen Gesprächen einige Infos für seine Tätigkeit im neuen Job ziehen.  

Eine weitere Möglichkeit ist sehr genaues Beobachten. Der neue Mitarbeiter sollte dabei versuchen, alles bis ins kleinste Detail aufzunehmen. So können verschiedene Abläufe bis zu einem gewissen Grad selbst erschlossen und verstanden werden.  

Besonders gute Gelegenheiten, die üblichen Prozesse im neuen Unternehmen zu verstehen, sind jede Form von Zusammenkünften oder Meetings. Hier werden häufig die Hintergründe anhand vielfältiger Informationen deutlich. Zudem zeigt sich das Gefüge der Kollegen im Team sowie die Konstellationen zwischen Vorgesetzten und Angestellten. Auch hieraus können Rückschlüsse auf die Abläufe in der Firma gezogen werden.  

Bei alledem ist es wichtig, dass der neue Mitarbeiter sich einige Notizen macht. Auf diese Weise kann ein guter Überblick geschaffen werden. Gerade bei Umständen, unter welchen auf einmal viel Neues auf eine Person einprasselt, sind solche Gedankenstützen unabdingbar.  

Inhaltliche Einarbeitung 

Ein weiterer wichtiger Punkt in der ersten Zeit in der neuen Firma ist die inhaltliche Einarbeitung. Sie legt den Grundstein für den dauerhaften Arbeitsalltag oder mögliche weitere Karriereschritte und sollte daher mit Gewissenhaftigkeit bis ins kleinste Detail durchgeführt werden.  

Tipps zur Umsetzung

Um eine Einarbeitung erfolgreich umzusetzen, sollten neue Mitarbeiter versuchen, möglichst schnell einen Workflow aufzunehmen. Zudem ist es, ähnlich wie bezüglich der Abläufe in der Firma zielführend, Notizen zu machen.  

Der Grund hierfür liegt darin, dass sich nur wenige Personen eine Fülle von Informationen, wie sie in einer Einarbeitung üblich ist, problemlos merken können. Des Weiteren ist es wichtig, immer wieder Fragen zu stellen, um Unklarheiten zu beseitigen und jeden Arbeitsschritt möglichst genau zu verstehen. Dies sollte dem neuen Mitarbeiter keineswegs unangenehm sein – im Rahmen einer Einarbeitung ist detailliertes Erfragen bei Kollegen oder Vorgesetzten nicht nur notwendig, sondern von vielen Arbeitgebern sogar erwünscht.  

Ruhe und Geduld

Im Rahmen der Einarbeitung hat zudem Geduld eine hohe Relevanz. Es ist völlig normal, dass einige Arbeitsschritte nicht im ersten Ablauf funktionieren und es etwas Zeit braucht, bis die Abläufe verinnerlicht sind.  

Daher sollten neue Mitarbeiter auch bei schwierigen Herausforderungen mit Geduld und Ruhe handeln, anstatt in Panik zu verfallen, da dies eher kontraproduktiv wirkt. Die meisten Probleme lassen sich lösen. Was heute noch unmöglich scheint, kann schon nach kurzer Zeit ein ganz normaler Teil des Arbeitsalltags sein.  

Fettnäpfchen vermeiden  

Gerade neue Mitarbeiter sollten Wert drauflegen, Fettnäpfchen zu vermeiden. Was in der Theorie sehr einfach scheint, kann im Alltag des neuen Jobs in manchen Momenten durchaus etwas komplizierter sein.  

Ein guter Weg zur Umsetzung ist, die eigenen Äußerungen gerade in kritischen Bereichen genau zu überdenken. So kann vermieden werden, dass eine kontroverse Aussage getätigt wird, die daraufhin einige zwischenmenschliche Probleme bereiten kann.  

Ansonsten sollten die üblichen und allgemein bekannten Benimmregeln beachtet werden. Das Vermeiden von Fettnäpfchen ist übrigens gerade zu Beginn einer neuen Arbeit nicht nur im Büro selbst wichtig. Auch bei anderen Anlässen wie Geschäftsessen oder in der Mittagspause unter Kollegen spielt es eine Rolle. Hierfür gibt es ebenfalls eine Reihe von Regeln, die unter anderem dann relevant sind, wenn ein Mitarbeiter für die Organisation verantwortlich ist.  

Exkurs: Von Anfang an einen Ausgleich schaffen 

Damit die erste Zeit im Job erfolgreich absolviert wird, sollten abseits des Arbeitsplatzes von Beginn an die passenden Rahmenbedingungen geschaffen werden. Je besser die Stimmung und Leistungsfähigkeit, desto zielführender kann eine Einarbeitung umgesetzt werden. Hierfür sind mehrere Faktoren relevant, unter anderem:  

Grundlagen für einen erfolgreichen Büroalltag

Ausreichend Schlaf ist wichtig für die Leistungsfähigkeit, die während des Arbeitstages zentral ist. Außerdem kennen viele Menschen das Gefühl, bei zu wenig Schlaf eher schlechte Laune zu haben – für eine erfolgreiche Einarbeitung alles andere als eine gute Voraussetzung.  

Abgesehen von diesen Faktoren wirkt sich Schlafmangel zudem negativ auf die Gesundheit aus und kann somit langfristig die Karriere beeinträchtigen. Ähnlich relevant ist ein gesunder Lebensstil in anderen Bereichen. Dazu gehören eine sinnvolle Ernährung sowie der Verzicht auf übermäßigen Alkoholgenuss.  

Persönlicher Ausgleich

Ein Jobwechsel ist immer auch eine psychische Herausforderung mit all den neuen Eindrücken und Aufgaben. Umso wichtiger ist es, von Anfang an auf einen persönlichen Ausgleich zu achten – etwa durch Hobbys. Wichtig ist, diesen regelmäßig nachzukommen und echten Spaß an der Beschäftigung zu verspüren. Neben den ganz persönlichen Aktivitäten kann dies auch das Feierabendbier mit Kollegen sein. So besteht die Möglichkeit, auf andere Gedanken zu kommen und am nächsten Tag mit frischer Kraft an die Arbeit zu gehen.  

Auch Bewegung bietet für viele Menschen einen guten Ausgleich. Dabei können sowohl Krafttraining als auch verschiedene Formen von Ausdauersport eine Rolle spielen. Neben dem mentalen Abschalten unterstützt Bewegung zudem, ähnlich wie eine gesunde Ernährung, die körperliche Fitness.  

Fazit 

Um den Beginn in einer neuen Stelle nach einem Jobwechsel zu meistern, sind verschiedene Faktoren relevant. Dazu gehören vor allem eine ausreichende Vorbereitung sowie das schnelle und detaillierte Verstehen der Aufgaben und Abläufe im Unternehmen. Zudem spielen eine passende Einrichtung des Büros sowie ein harmonischer Umgang und ein gutes Zusammenarbeiten mit den neuen Kollegen eine große Rolle. Werden diese und einige weitere Aspekte beachtet, kann der Start bei einem neuen Arbeitgeber erfolgreich absolviert werden.  

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