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Weihnachtszeit im Office kann mitunter anstrengend werden. Aber die Vorfreude auf die Weihnachtsfeier entschädigt jeden stressigen Moment © George Rudy - Shutterstock

Weihnachten im Office: Stressfrei organisieren

Wie jedes Jahr steht Weihnachten plötzlich vor der Tür. Im privaten Bereich ist eine Weihnachtsfeier schnell organisiert. Im Office geht das leider nicht so schnell. Betriebsweihnachtsfeier, Weihnachtskorrespondenz, Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter und Kunden - das alles ist nicht in 5 Minuten erledigt. Damit Sie in der Vorweihnachtszeit nicht in Stress geraten, hat das Team von workingoffice die wichtigsten Fakten zusammengefasst.

Weihnachten und die Vorweihnachtszeit ist für viele die schönste Zeit des Jahres, in der zahlreiche Vorbereitungen für das Weihnachtsfest getroffen werden müssen. Auch für Office-Professionals beginnen im Vorfeld der Feiertage arbeitsintensive Wochen. Ob es nun die Eventorganisation, die Einladung zur Weihnachtsfeier oder die Erledigung der Weihnachtspost ist – Assistenzkräfte haben in den letzten Tagen des Jahres alle Hände voll zu tun.

Lesen Sie, welche Aufgaben auf Sekretärinnen und Sekretäre während der Weihnachtszeit zukommen und wie Sie Ihre Vorgesetzten in diesen Tagen entlasten.

Weihnachten: Wie kann ich meinen Chef entlasten?

Wenn es auf das Ende des Jahres zugeht, gibt es für Assistenzkräfte noch einmal viel zu tun. Denn: In der Regel sind sie für die Organisation rund um das betriebliche Weihnachtsfest zuständig. Doch die Planung und Vorbereitung für das Fest der Liebe beginnen im Office nicht erst im Advent. Im Gegenteil – eine zeitige Organisation erleichtert die Arbeit.

Rechtzeitige Planung der Vorweihnachtszeit erspart eine Menge Stress

Mit Themen rund um Weihnachten beschäftigt sich das Sekretariat deshalb beinahe ein halbes Jahr im Voraus. Der Spätsommer ist ein idealer Zeitraum, um mit den Vorbereitungen für die nächste Weihnachtsfeier zu beginnen. Aus gutem Grund: Viele Locations sind schon früh im Jahr ausgebucht. Je später man Einladungen für die Weihnachtsfeier ausgibt, desto höher ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass einige Mitarbeiter bereits verhindert sind.

Weihnachtsfeier und Routineaufgaben unter einen Hut bringen

Jedoch sind Sekretärinnen und Sekretäre nicht nur für die Planung der betrieblichen Weihnachtsfeier zuständig. Sie haben auch allerhand andere Aufgaben zu erledigen, die ihnen ihre Führungskraft vertrauensvoll zuweist. Von der Deko über das Terminmanagement bis hin zur Weihnachtspost – die Aufgaben im Sekretariat sind spannend und abwechslungsreich.

Weihnachtskorrespondenz – Brief, E-Mail oder Karte?

Die Zeit vor den Feiertagen nutzen viele Firmen, um sich mit einer Weihnachtskarte bei Geschäftspartnern, Kunden und Mitarbeitern für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im ausklingenden Jahr zu bedanken. Die Weihnachtskorrespondenz wie kreative Weihnachtsgrüße kann allerdings schnell ihren Zweck verfehlen, wenn sie in der Masse untergeht.

Und das ist nicht selten: Der Trend in Sachen Weihnachtspost geht immer mehr hin zu unpersönlichen Grüßen. Diese werden vom Empfänger im schlimmsten Fall weder gelesen, noch gewürdigt.

Weihnachtskorrespondenz die in Erinnerung bleibt

  • Wählen Sie eine individuelle Anrede
  • Formulieren Sie den Text jedes Jahr neu
  • Nutzen Sie lieber Briefmarken statt Freistempler
  • Achten Sie auf eine leserliche Unterschrift


Tabelle: Weihnachtsgrüße in anderen Sprachen

Kundenkontakte im Ausland sind für Unternehmen normal. Möchten Sie dem Kunden eine Freude machen, versenden Sie die Weihnachtsgrüße in der Landessprache, das kommt sehr gut an.

 

Weihnachtsgrüße

Sprache

Fröhliche Weihnachten

Deutsch

Merry christmas / Happy christmas

Englisch

Joyeux Noël

Französisch

Feliz navidad

Spanisch

Buon Natale

Italienisch

Weihnachtsgrüße Englisch geschäftlich: Die schönsten Formulierungen

  • With the best wishes for Christmas and the New Year.
  • We hope you have a nice Christmas and a prosperous New Year.
  • We hope you have a very merry Christmas and a happy New Year.
  • We wish you and your staff a merry Christmas and good health in the coming year.
  • We hope you have a nice Christmas and wish you all the best in the New Year.


Persönlichkeit in die Weihnachtspost an Kunden bringen

Generell gilt: Als Assistenzkraft schreiben Sie in der Regel im Namen Ihres Vorgesetzten. Deshalb sollte auch nur die Führungskraft den Brief oder die Karte unterschreiben. Zu viele Unterschriften können den Empfänger verwirren, da er keinen richtigen Ansprechpartner ausmachen kann. Auch die Anrede sollte im besten Fall von der Führungskraft handschriftlich eingefügt werden. Solche Weihnachtsgrüße wirken persönlicher und hinterlassen beim Adressaten einen bleibenden Eindruck.

Die Zeit, die Sie letztlich für die Weihnachtspost aufwenden, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. E-Mails sind schneller geschrieben als persönliche Briefe. Dennoch sollten Sie bei allen Varianten darauf achten, dass Sie mit dem Schreiben dem Empfänger gegenüber Wertschätzung bekunden.

Der Weihnachtsgruß per E-Mail - Beispiele für Textbausteine

Die Korrespondenz via E-Mail wird im geschäftlichen Alltag immer relevanter. Das hat zwei Gründe:

  1. E-Mails sind schnell versendet.
  2. Zudem lassen sich so die Portokosten einsparen. Auch Weihnachtsgrüße werden immer häufiger virtuell verschickt.

Das Problem dabei: Durch die Massen an Nachrichten gehen nicht personalisierte Grüße leicht unter.

Deshalb gilt: Versenden Sie E-Mails nur mit einer persönlichen Anrede des Empfängers. Achten Sie zudem auf eine passende Betreffzeile und verzichten Sie auf Dateianhänge. Tanzende Weihnachtsbäume und singende Kobolde verfehlen meistens die Idee, den Empfänger zu unterhalten und sind für das geschäftliche Umfeld nicht geeignet.

Textbausteine für die Weihnachtskorrespondenz nutzen

Setzen Sie – auch wenn die Weihnachtsgrüße an Geschäftspartner digital übermittelt werden – auf klassische Textbausteine.

Beispiele für Textbausteine zu Weihnachten

  • Betreff: Weihnachtsgrüße – Besinnliche und erholsame Weihnachtstage sowie ein wenig Ruhe von dem Trubel des Alltags im Büro wünscht Ihnen und Ihrem gesamten Team die Beispiel GmbH.
  • Betreff: Ein gesegnetes Weihnachtsfest – Die Tage werden ruhiger, die Nächte werden kälter. Ein unmissverständliches Zeichen, dass das Fest der Liebe näher rückt. Ihnen und Ihrem Team schöne Weihnachtstage und ein erfolgreiches neues Jahr
  • Betreff: Weihnachten: Fröhlich, besinnlich, erholsam und ruhig – Lieber Andreas, liebes Team von der Beispiel GmbH, wir wünschen euch schöne Weihnachtsfeiertage mit euerer Familie und allen Lieben. Auf dass unsere gute Zusammenarbeit auch im neuen Jahr wieder so angenehm und freundschaftlich wird. Gerne möchten wir auch die Gelegenheit nutzen, euch auf unseren Betriebsurlaub vom 24.12. bis einschließlich 07.01. aufmerksam zu machen.

Bei der Vorbereitung der Weihnachtsmails können Sie je nach Belieben entweder selbst texten oder sich von Vorlagen und beispielhaften Formulierungen inspirieren lassen.


Weihnachtspost aus dem Büro

Kreative Weihnachtsgrüße an Kunden und Geschäftspartner stehen auf der Agenda von so gut wie jedem Unternehmen. So sicher, wie in jedem Dezember Weihnachten vor der Tür steht, verlässt die Büros im Advent auch jede Menge geschäftliche Post im Zeichen weihnachtlicher Vorfreude und als Dank für gute Zusammenarbeit im sich dem Ende neigenden Geschäftsjahr. Häufig werden ein paar Wochen vor Weihnachten entsprechende Grußkarten in Auftrag gegeben und auf dem Postweg versendet. Kleinere Unternehmen schreiben die Karten oft selbst. Viele Firmen jedoch verschicken zu diesem Anlass auch eine digitale Weihnachtskarte oder eine Mail. Wie aber werden digitale Weihnachtsgrüße gestaltet? Muss zum Beispiel ein Bezug zum religiösen Hintergrund des Festes hergestellt werden? Oder: Dürfen Weihnachtsgrüße auch humorvoll sein? 

Regeln für die Weihnachtspost

Es gibt viele Fragen, die sich rund um die Weihnachtspost stellen. Weihnachtsgrüße an Kunden und Geschäftspartner, die das Haus verlassen,  sind in der Regel ein Ausdruck von Wertschätzung, aber auch eine Möglichkeit, sich als Unternehmen zur Weihnachtzeit in Erinnerung zu bringen und Kontakte und geschäftliche Beziehungen zu pflegen. Klar ist, dass für die Weihnachtspost auf der Arbeit andere Regeln gelten als für besinnliche Grüße an Kinder, Familie oder Freunde. Weil die Empfänger normalerweise unterschiedlichen Religionen oder gar keiner angehören, sollte die weihnachtliche Korrespondenz eher allgemein und ohne religiösen Bezug (etwa zu Gott) formuliert werden. Anders ist das natürlich bei Organisationen aus dem kirchlichen Bereich. Ansonsten bieten sich wertneutrale Weihnachts- und gegebenenfalls Neujahrswünsche an, denn die meisten Menschen in Deutschland sind konfessionslos. Deshalb ist man mit neutral verfassten Weihnachtsgrüßen an die Adressaten zweifellos auf der sichersten Seite. 

Anrede und Grußformel

Als Anrede in der Weihnachts-email ist wie bei einer herkömmlichen Karte entweder ein „Sehr geehrter“ oder „Sehr geehrte“ möglich, oder ein „Lieber“ oder „Liebe“. Als Absender fungiert selbstverständlich der Vorgesetzte oder Geschäftsführer. In vielen kleineren Unternehmen haben sich auch Formulierungen wie „Herr Mustermann und Team“ oder Frau Meyer und Kollegen etabliert. Vermieden werden sollten jedoch humorige oder witzig gemeinte Anreden sowie jedwede Verballhornungen des Weihnachtsfestes, um mögliche religiöse Gefühle nicht zu verletzen. Als Grußformel sind „Frohe Weihnachten wünscht Ihnen“, „Ein gesegnetes Fest wünscht Ihnen“ oder „Besinnliche Festtage wünscht Ihnen“ beliebt. Etwas legerer, aber durchaus möglich, sind kürzere Botschaften, an deren Ende ein Ausrufungszeichen steht: „Frohes Fest!“ oder „Schöne Weihnachten!“ Auch Formulierungen wie „Weihnachtliche Grüße“ sind durchaus gängig. 

Den richtigen Zeitpunkt wählen

Daran sollten Sie denken: Die eigentliche Botschaft sollte dabei aus zwei Teilen bestehen: Aus der Danksagung für die gelungene Zusammenarbeit und aus den eigentlichen Weihnachtsgrüßen und guten Wünschen für das neue Jahr. Der Zeitpunkt, die alljährlichen Weihnachtsgrüße per E-Mail zu versenden, sollte ungefähr zehn bis sieben Tage vor dem Fest liegen. Dann ist die Chance am höchsten, dass sich der Empfänger noch nicht im Urlaub befindet und die Weihnachtswünsche erst nach dem Fest oder sogar erst im Neuen Jahr öffnet (wenn überhaupt). In diesem Fall haben Weihnachts-E-Mails ihren Zweck verfehlt und landen mit hoher Wahrscheinlichkeit gleich im virtuellen Papierkorb, ohne gelesen zu werden. 

Zitate, Sprüche, Gedichte oder lieber selbstgedichtet?

Viele Büros versenden auch selbstformulierte Weihnachtswünsche oder Weihnachtssprüche, aber nicht jedem fällt es leicht, passende Ideen zu finden oder Gedanken zu entwickeln, und nicht jeder eignet sich als Autor selbstgereimter Verse.  Möglichkeiten, schöne und besinnliche Grüße und Weihnachtswünsche auf den Weg zu bringen, gibt es viele: Wer es traditionell mag, schickt ein klassisches Weihnachtsgedicht, passende Sprüche oder ein passendes Zitat. Auch kleine Weihnachtsgeschichten eignen sich (zum Beispiel die bekannte Geschichte der vier Kerzen „Glaube“, „Frieden“, „Liebe“ und Hoffnung). 

Weihnachtliche E-Mail: Weniger Kosten

Meistens wird mit der Weihnachtspost gleichzeitig ein Neujahrsgruß versendet, mit dem sich für die Zusammenarbeit im ausklingenden Jahr bedankt wird. Sowohl herkömmliche Grußkarten als auch vorweihnachtliche E-Mails haben Vor- und Nachteile. Grüße per Post lassen zweifellos mehr Möglichkeiten bei der Gestaltung zu und wirken deutlich persönlicher, nicht zuletzt, weil mit dem Gruß kleine Geschenke versendet werden können: Zimtstangen etwa oder kleine Kerzen passen auch in ein Briefkuvert. Kunden und Geschäftspartner freuen sich jedoch auch über weihnachtliche Mails. Wer den digitalen Versand vorzieht, weil sehr viele Karten auf den Weg gebracht werden müssen, muss beispielsweise nur geringe Kosten bestreiten und schont auch noch die Umwelt.

Weihnachts-E-Mails individuell gestalten

Mit einer einzigen Fassung können außerdem sehr viele Geschäftspartner erreicht werden – auch in ihren sozialen Netzwerken, gleichzeitig ist der Zeitaufwand, Weihnachtsgrüße über eine E-Mail auf den Weg zu bringen, relativ gering, nicht zuletzt, weil viele passende Motive und Gedichte kostenfrei im Internet zu haben sind und lediglich in die Vorlage eingefügt werden müssen. Weil Weihnachtspost per E-Mail jedoch schnell wie Massenware, unpersönlich und billig wirken können, sollten einige Punkte beachtet werden, die den digitalen Gruß persönlich und ansprechend aussehen lassen. Auf keinen Fall sollte man deshalb auf die Worte vom Vorjahr zurückgreifen und sich Jahr für Jahr eigene Formulierungen einfallen lassen.

Mögliche Formulierungen können folgende sein: 

  • Ich möchte mich jetzt, zum Ende des Jahres, für Ihr Vertrauen in unsere Firma bedanken. Unsere harmonische Zusammenarbeit hat mir viel Freude bereitet. Herzliche Weihnachtsgrüße…
  • Für die gute Zusammenarbeit im vergangenen Jahr möchten wir uns bei Ihnen bedanken. Kommen Sie gut ins Neue Jahr und bleiben Sie gesund
  • Zu Weihnachten wünscht Ihnen das Team der Mustermann-AG besinnliche Tage, Erholung und Zeit für die Familie. Einen guten Rutsch ins Neue Jahr! Herzlich…
  • Sie waren auch in diesem Jahr ein Teil unseres Erfolges. Vielen Dank für Ihr Vertrauen! Ihnen und Ihrer Belegschaft wünschen wir besinnliche Weihnachtstage und viel Glück für das neue Jahr 
  • Das Team der Mustermann-AG bedankt sich bei Ihnen und bei Ihren Mitarbeitern für ein  tolles Geschäftsjahr. Für das neue Jahr wünschen wir Ihnen allen Gesundheit und einen guten Start. Verleben Sie ein paar fröhliche Stunden im Kreis Ihrer Lieben… 
  • Ich wünsche Ihnen eine besinnliche Adventszeit und ruhige Festtage. Kommen Sie gut ins neue Jahr 
  • Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit und Ihr Vertrauen. Schenken Sie sich ein paar ruhige Weihnachtstage!


Bilder aus dem Netz

Zunächst jedoch muss entschieden werden, ob die E-Mail selbst gestaltet werden oder ein E-Card-Unternehmen mit ins Boot geholt werden soll. Unbestreitbar sind selbstentworfene Grüße individueller, jedoch fehlt dazu häufig die Zeit. Bei individuell gestalteten E-Mails eignen sich zum Beispiel Bilder aus dem Umfeld des Unternehmens. Darüber hinaus gibt es im Internet unzählige weihnachtliche Motive, die sich für die digitale Post eignen. Auch verschiedene Sonderzeichen auf der Computertastatur können dazu verwendet werden, der digitalen Post ein grafisches, weihnachtliches Element wie etwa einen Weihnachtsmann, Geschenke oder einen Tannenbaum hinzuzufügen. Unter dem Begriff „Buchstabenbilder“ finden sich zum Beispiel im Netz viele Anregungen.

Worauf bei E-Card-Firmen geachtet werden sollte

Wer sich für eine E-Card-Firma entscheidet, greift am besten nicht nach dem erstbesten Angebot, sondern versichert sich, dass der ausgewählte Anbieter seriös ist. Das ist deshalb wichtig, weil digitale  Weihnachtspost von schwarzen Schafen in der Branche als Mittel genutzt wird, um an Adressen und persönliche Daten zu kommen und gerade mit Kundendaten besonders sensibel umgegangen werden muss. Wichtig bei Weihnachtspost via E-Mail ist auch, darauf zu achten, dass die Empfänger die digitalen Kartengrüße auch lesen können. Häufig ist von der Karte am Bildschirm des Kunden oder Geschäftspartners nichts zu sehen. Wer sich für eine einfache HTML-Ansicht entscheidet, kann sichergehen, dass der Inhalt der  E-Mail für den Empfänger auch sichtbar sein wird. 

Weihnachts-E-Mail an die Mitarbeiter

Üblich – besonders in größeren Unternehmen – ist auch, seinen Mitarbeitern ein Frohes Fest zu wünschen. Auch hier sollte nicht vergessen werden, dass die Kollegen meist unterschiedlichen Religionen angehören und hinzu noch aus anderen Kulturkreisen stammen. Auch hier bieten sich neutrale Grüße wie etwa „Frohe Tage“ oder – phantasievoller – mehrere Substanzen mit Bezug zu Weihnachten, die untereinander gestellt werden:

Frieden

Glück

Zufriedenheit

Ruhe

Leben

Gesundheit 

Erfolg

Frohe Weihnachten!

 


Weihnachtsgrüße an Mitarbeiter und Kollegen können zum Beispiel folgendermaßen formuliert werden: 

  • Ich bedanke mich ganz herzlich für die gute Zusammenarbeit. Ihnen und Ihrer Familie frohe Festtage
  • Der Erfolg unseres Unternehmens im vergangenen Jahr haben wir auch Ihnen zu verdanken. Ich wünsche Ihnen von Herzen eine besinnliche Weihnachtszeit im Kreis Ihrer Familie
  • Ich hoffe, Sie finden über die Weihnachtsfeiertage Zeit für erholsame Stunden gemeinsam mit Ihrer Familie. Ich wünsche Ihnen ein gesundes und glückliches Neues Jahr und bin davon überzeugt, dass wir die zukünftigen Herausforderungen genauso erfolgreich bewältigen können wie in diesem Jahr
  • Ich wünsche Ihnen besinnliche Tage, in denen Sie ein wenig zur Ruhe kommen. Frohe Weihnachten und einen guten Rutsch ins Neue Jahr!


Beispiele für Gedichte: 

Es gibt so wunderweiße Nächte

Es gibt so wunderweiße Nächte,
Drin alle Dinge Silber sind.
Da schimmert manchen Stern so lind,
Als ob er fromme Hirten brächte
Zu einem neuem Jesuskind.

Weit wie mit dichtem Demantstaube
Bestreut, erscheinen Flur und Flut,
Und in die Herzen, traumgemut,
Steigt ein kapellenloser Glaube,
Der leise seine Wunder tut.

Rainer Maria Rilke

Was Weihnachten ist, haben wir fast vergessen
Weihnachten ist mehr als ein festliches Essen.
Weihnachten ist mehr als Lärmen und Kaufen,
durch neonbeleuchtete Straßen laufen.
Weihnachten ist: Zeit für die Kinder haben,
und auch für Fremde mal kleine Gaben.
Weihnachten ist mehr als Geschenke schenken.
Weihnachten ist: Mit dem Herzen denken.
Und alte Lieder beim Kerzenschein –
so soll Weihnachten sein!

Unbekannt


Markt und Straßen stehn verlassen,
Still erleuchtet jedes Haus,
Sinnend geh’ ich durch die Gassen,
Alles sieht so festlich aus.

An den Fenstern haben Frauen
Buntes Spielzeug fromm geschmückt,
Tausend Kindlein stehn und schauen,
Sind so wunderstill beglückt.

Und ich wandre aus den Mauern
Bis hinaus in’s freie Feld,
Hehres Glänzen, heil’ges Schauern!
Wie so weit und still die Welt!

Sterne hoch die Kreise schlingen,
Aus des Schneees Einsamkeit
Steigt’s wie wunderbares Singen –
O du gnadenreiche Zeit!

Joseph von Eichendorff

 

Advent

Es treibt der Wind im Winterwalde
die Flockenherde wie ein Hirt
und manche Tanne ahnt wie balde
sie fromm und lichterheilig wird.
Und lauscht hinaus: den weißen Wegen
streckt sie die Zweige hin – bereit
und wehrt dem Wind und wächst entgegen
der einen Nacht der Herrlichkeit.

Rainer Maria Rilke

 

Vom Christkind

Denkt euch, ich habe das Christkind gesehen!
Es kam aus dem Walde,
das Mützchen voll Schnee,
mit rotgefrorenem Näschen.
Die kleinen Hände taten ihm weh,
denn es trug einen Sack, der war gar schwer,
schleppte und polterte hinter ihm her.

Was drin war, möchtet ihr wissen?
Ihre Naseweise,ihr Schelmenpack –
denkt ihr, er wäre offen der Sack?
Zugebunden bis oben hin!
Doch war gewiss etwas Schönes drin!
Es roch so nach Äpfeln und Nüssen!

Anna Ritter


Weihnachtsgrüße per Brief für ausgewählte Geschäftspartner und Kunden

Es kann durchaus vorkommen, dass Ihr Vorgesetzter ausgewählten Geschäftspartnern einen Brief zu Weihnachten zukommen lassen möchte. Ein Brief hält mehr Platz für persönliche Worte bereit. Hier sind eine persönliche Anrede und eine eigenhändige Unterschrift ein absolutes Muss. Wenn Ihrem Chef der Kontakt besonders wichtig ist, beschriften Sie am besten auch den Umschlag per Hand.

Wie kann man Weihnachtskarten klassisch und geschäftlich gestalten?

Auf einer Karte ist meistens nicht ausreichend Platz für persönliche Worte. Dennoch sollte die Weihnachtskarte keine unpersönlichen Floskeln enthalten. Ein schönes Zitat oder herzliche Sprüche sind fröhlicher und persönlicher als ein Standardsatz.

Vermeiden Sie daher Formulierungen wie

  • „Frohe Festtage und einen guten Rutsch in das neue Jahr wünscht…“,
  • „Liebe und Gesundheit – das wünschen wir uns alle an diesen gesegneten Weihnachtstagen…“ 
  • „Wie jedes Jahr senden wir Ihnen zu den Weihnachtsfeiertagen …“. Diese Sätze sind nicht besonders einfallsreich.

Weihnachtsgrüße rechtzeitig in die Post bringen

Und bedenken Sie: Die Weihnachtsgrüße sollten Sie bis spätestens 14. Dezember verschicken. Ansonsten kann es durchaus passieren, dass viele Mitarbeiter schon im Urlaub sind und den Weihnachtsgruß nicht mehr zu lesen bekommen. Bei knappem Timing droht auch die Gefahr, dass der Brief erst nach den Weihnachtstagen zugestellt wird. Das ist alles andere als professionell.

Welche Aufgaben haben Office-Kräfte in der Vorweihnachtszeit zu erledigen?

In der Weihnachtszeit gibt es zahlreiche weitere Aufgaben für Office-Fachkräfte. Je nach Unternehmen variieren die konkreten To-Dos. Allen voran gehören die Einladungen zur Weihnachtsfeier. Es kann aber durchaus vorkommen, dass Ihnen die Aufgabe zuteilwird, über die Deko im Büro oder am Empfang zu entscheiden.

Echter oder künstlicher Weihnachtsbaum in der Firma?

Hierbei ist es ratsam, eingehend zu überlegen, ob ein echter Weihnachtbaum sinnvoll ist. Dieser nadelt meistens extrem und hält nur eine kurze Zeit. Alternativen sind zum Beispiel Filz- oder auch hochwertige Kunststoffbäume. So schaffen Sie das richtige Ambiente für die Weihnachtszeit und können das Deko-Element auch in den folgenden Jahren wiederverwenden.

Eine Führungskraft kann Ihnen auch die Anweisung geben, die Mitarbeiter zu informieren, wie sehr Weihnachten in die Büros einziehen darf. Laute Musik oder blinkende Lichterketten sind nicht überall gerne gesehen. Sprechen Sie daher im Team ab, welche weihnachtliche Dekoration den Wünschen aller nachkommt.

Das richtige Weihnachtsgeschenk für Chef, Mitarbeiter und Kunden

Mit einem kleinen Präsent zu Weihnachten schenken Unternehmen den Mitarbeitern oder Geschäftspartnern nicht nur eine kleine Aufmerksamkeit, sondern auch Anerkennung, Vertrauen und Lob. Ein Dankeschön für die Leistung und das Engagement im letzten Jahr macht jedem Menschen eine Freude. Dies muss nicht immer ein Geschenk sein. Auch eine Sonderzahlung ist eine Möglichkeit, sich an Weihnachten noch einmal herzlich für den Einsatz der Mitarbeiter zu bedanken und die Zufriedenheit zu steigern.

Geschenke für Kunden erhalten die Kundenbindung

Bei Kundengeschenken geht es vor allem darum, die Beziehung zu intensivieren. Mit kleinen Präsenten, die im besten Fall zu der Philosophie des Unternehmens passen, kann man sich gezielt die Aufmerksamkeit der Kunden sichern.

Bevor man jedoch unnötig viel Geld ausgibt, sollte man sich die Frage stellen:

  • Welche Botschaft will man mit dem Geschenk erzielen?
  • Mit welcher Idee können wir überzeugen?

Ein Brainstorming im Team ist hilfreich, um sich gemeinsam ein Konzept für ein Kundengeschenk zu Weihnachten auszudenken.

Beispiele für Weihnachtsgeschenke an Kunden, Mitarbeiter und für den Chef

  • Personalisierte Kugelschreiber
  • Individualisierte Gläser
  • Schokolade
  • Wein
  • Gutscheine


Gibt es alternative Weihnachtsgeschenke?

Eine schöne Alternative zu traditionellen Geschenken ist es, das eingeplante Budget an eine Organisation spenden. Teilen Sie dies auf der Unternehmenshomepage unter der Rubrik „News“ mit oder schreiben Sie alternativ eine Rundmail, in der Sie darauf aufmerksam machen.

Damit geben Sie Geschäftspartnern und Kunden die Möglichkeit, sich anzuschließen. So gewinnen Sie nicht nur deren Sympathie, sondern haben auch einen geringeren organisatorischen Aufwand. Zudem entspricht diese Geste dem weihnachtlichen Gedanken des Teilens und der Nächstenliebe.

Nur auf die wichtigsten Geschäftspartner beschränken

Beschränken Sie sich bei den Präsenten auf die Top-Partner Ihres Unternehmens. Geschäftspartnern, die Ihrem Chef und Ihrer Firma sehr am Herzen liegen, können Sie hochwertige Präsente zukommen lassen. Achten Sie hierbei aber darauf, dass die Ansprechpartner die Geschenke auch annehmen dürfen. Je größer eine Firma ist, desto strikter sind die Compliance-Regelungen.


Wie kann ich meinem Chef für erhaltene Weihnachtsgeschenke unter die Arme greifen?

Es gehört zum guten Ton, sich für die Weihnachtsgeschenke zu bedanken, die man erhält. So sollte sich auch Ihre Führungskraft von Herzen für die erhaltenen Präsente bedanken. Falls sie das aus terminlichen Gründen nicht selbst erledigen kann, ist es die Aufgabe der Assistenz, hier zu unterstützen.

Vom Anfertigen einer Übersicht bis hin zum Vorformulieren von Dankesschreiben sind die Aufgaben von Sekretärinnen und Sekretären hier breit gefächert. Sich per E-Mail oder am besten noch mit einem netten Brief zu bedanken, kostet weder viel Zeit noch Mühe. Dafür festigt diese Geste die geschäftliche wie auch partnerschaftliche Beziehung.

Ein weiterer Punkt: Führungskräfte werden häufig zu vielen Weihnachtsfeiern eingeladen. Doch nicht immer können sie alle terminlichen Verpflichtungen wahrnehmen. Beim Absagen einer Weihnachtseinladung ist die Assistenz gefordert. Sekretärinnen und Sekretäre behalten den Terminplan ihrer Vorgesetzten im Blick, vergeben Termine und formulieren Absagen vor.

Wie organisiert man, als Sekretärin, eine gelungene Weihnachtsfeier?

Weihnachtsfeiern können eine wichtige Teambuilding-Maßnahme sein, wenn sie gut organisiert sind. Sie sorgen für die richtige Abwechslung im Arbeitsalltag und fördern den Zusammenhalt unter Kollegen. Bei einer schlechten Planung kann es aber durchaus vorkommen, dass schnell Langeweile unter den Teilnehmern entsteht. Lockern Sie die Stimmung auf, indem Sie sich schon rechtzeitig um ein abwechslungsreiches Rahmenprogramm kümmern.

Auch bei der Event-Organisation der Weihnachtsfeier variiert der zeitliche Aufwand von Unternehmen zu Unternehmen. Bei der Planung der Weihnachtsfeier gilt jedoch generell: je früher desto besser. Die frühe Suche und Buchung einer Location verhindert, dass die betriebliche Weihnachtsfeier womöglich ins Wasser fällt.

Die richtige Einladung

Die Einladungen zur Weihnachtsfeier sollten am besten so früh wie möglich an die Mitarbeiter versendet werden. Dies erhöht die Chance, dass mehr Kollegen teilnehmen. Der Text sollte vor allem einen freundlichen und persönlichen Ton anschlagen.

Relevante Informationen in der Einladung zur Betriebsweihnachtsfeier 

  • Anlass
  • Datum
  • Uhrzeit/Ort

Des Weiteren können Sie darauf eingehen, was genau geplant ist, wie das Rahmenprogramm aussieht und wie der Dresscode ausfällt. Auch Hinweise zur Anreise und zur Dauer sind informativ und gerne gesehen. Zudem ist es wichtig, den Anmeldeschluss zu erwähnen.

Ein genauer Ort steht noch nicht fest? Dann versenden Sie doch ein „Save the Date“ an die Mitarbeiter, sodass sie sich das Datum vormerken können. Die restlichen Infos reichen Sie spätestens zwei Wochen vor der Feier nach.

Unterhaltungsprogramm: So amüsieren sich die Mitarbeiter

Ob Besuch auf dem Weihnachtsmarkt oder geselliges Beisammensein in einem edlen Restaurant – Weihnachtsfeiern fördern den kollegialen Zusammenhalt. Sie sind ein guter Weg, um Mitarbeiter zu belohnen, einengemeinsam erarbeiteten Erfolg zu feiernund im Zuge dessen wichtige Unternehmenswerte zu vermitteln. Die Gestaltung des Rahmenprogramms kann dabei ganz nach Betriebsgröße und Vorlieben der Mitarbeiter ausfallen.

Beispiele für Unternehmungen und Aktionen zur Weihnachtsfeier

  • Gemeinsamer Kochkurs
  • Besuch eines Varietés
  • Karaoke singen
  • Wichteln


Das Rahmenprogramm für die Betriebsweihnachtsfeier festlegen

Wenn Sie als Assistenzkraft an der Vorbereitung beteiligt sind, sollten Sie darauf achten, dass alles in einem angemessenen Rahmen bleibt. Zu viele Sketche oder Gedichte sprengen diesen. Niemand der Anwesenden sollte zu etwas gedrängt werden, was er nicht möchte – zum Beispiel beim Karaoke singen. Wichtig ist, dass sie auf eine stilvolle Unterhaltung setzen.

Dabei können Sie bei der Planung durchaus die künstlerischen und kreativen Fähigkeiten der Kollegen miteinbeziehen. Es gibt jemanden im Team, der gut singen kann oder gerne Standup-Comedy macht? Fragen Sie die Person, ob sie Lust hat, etwas zum Rahmenprogramm beizutragen. Das schont nicht nur das Unternehmensbudget, sondern kann auch ein wahres Highlight des Abends werden.

Was tun, wenn viele Kollegen die Betriebsfeier zu Weihnachten absagen?

Wenn es nur Absagen gibt oder sich zu wenige Kollegen überhaupt auf die Einladung gemeldet haben, heißt das: Keine Weihnachtsfeier in diesem Jahr. Das muss kommuniziert werden. Nach Absprache mit Ihrer Führungskraft können Sie eine Rundmail versenden, die die Feier final absagt.

Analysieren Sie auch die Lage: Was sind die Gründe, für die hohe Anzahl an Absagen? Welche Programmpunkte wünschen sich Ihre Mitarbeiter? So können Sie gemeinsam für die nächste Feier planen. Das freie Budget für die Weihnachtsfeier lässt sich – Glück im Unglück – an einen wohltätigen Zweck spenden oder in neue Möbel für den Aufenthaltsraum investieren.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.

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