Weihnachtseinladung absagen, Einladung zur Weihnachtsfeier absagen, Einladung zum Weihnachtsfest absagen
Eine Weihnachtseinladung absagen, aber wie? Welche Formulierung wirkt seriös und nicht unfreundlich? © Vitaly Korovin - Shutterstock

Weihnachtsfeier absagen: Praxistipps für Assistenzkräfte

In der Assistenz gehören auch immer wieder einmal unangenehme Aufgaben zu Ihren Pflichten. Eine davon ist es, eine Weihnachtsfeier im Namen des Vorgesetzten abzusagen. Ihr Chef hat meist gute Gründe, wenn er eine betriebliche Weihnachtsfeier absagen will oder die Weihnachtseinladung eines Kunden oder Geschäftspartners ausschlägt. Schwierig wird es allerdings, wenn es darum geht, diese Ursachen höflich und rücksichtsvoll zu kommunizieren.

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie den richten Ton treffen, wenn Sie die Weihnachtsfeier im Namen des Chefs absagen. Vorlagen helfen Ihnen bei der konkreten Ausformulierung.

Betriebliche Weihnachtsfeier absagen: Ursachen und Vorgehen

Hat die Weihnachtsfeier in einem Unternehmen Tradition, so kommt starke Verwunderung und möglicherweise auch Enttäuschung bei Kollegen und Kolleginnen auf, wenn sie entfällt. Gehen Sie daher feinfühlig vor und legen Sie die Gründe offen. Wenn dies möglich ist, stellen Sie außerdem eine Ersatzveranstaltung in Aussicht.

Interne Weihnachtsfeier absagen: häufige Gründe

Will der Chef die Weihnachtsfeier absagen, so kann dies vielfältige Gründe haben. Für Sie als Assistenz lohnt es sich, nachzufragen – denn nur so können Sie die Belegschaft in Ihrem Rundschreiben darüber aufklären. Das steigert auch das Verständnis auf Seiten der Mitarbeiter und Kollegen. 

Häufig nennen Führungspersonen folgende Gründe, wenn sie eine interne Weihnachtsfeier absagen:

TeilnehmerzahlEs gab im Vorhinein zu viele Absagen und die Teilnahme war zu gering, um die Weihnachtsfeier im geplanten Rahmen zu veranstalten.
TerminlichesEs ließ sich kein Termin finden, an dem der Großteil der Belegschaft verfügbar ist – oftmals, weil die Terminkoordination zu spät begonnen wurde.
LocationDie ausgewählte Location ist am geplanten Termin nicht mehr verfügbar und es lässt sich für die Zahl der erwarteten Gäste so spontan kein Ersatz organisieren. 
FinanziellesWegen der schlechten wirtschaftlichen Situation des Unternehmens, konnte der Arbeitgeber die erforderlichen Mittel nicht aufbringen. Die Arbeitnehmer tragen dabei keine Verantwortung.
COVID-19Mit der Corona-Pandemie kam eine weitere nennenswerte Ursache hinzu: Nicht wenige Unternehmen entschieden sich in den vergangenen Jahren, die Weihnachtsfeier aufgrund der hohen Inzidenzen zu streichen. Manch andere planten eine Weihnachtsfeier, mussten sie aber schließlich doch absagen, weil die Infektionszahlen im Team so groß waren, dass die Betriebsveranstaltung ein einziges Spreading-Event geworden wäre.

Doch worauf kommt es nun an, wenn Sie eine Weihnachtsfeier absagen und wie gehen Sie konkret vor?

Weihnachtsfeier absagen: Wertschätzend, feinfühlig und ehrlich

Wenn Sie eine Weihnachtsfeier absagen, gilt es, den richtigen Ton zu treffen. Alle Angestellten sollten verstehen, dass die Entscheidung der Geschäftsführung nicht leichtgefallen ist und schweren Herzens getroffen wurde. Andernfalls kann die Belegschaft schnell den Eindruck gewinnen, dass der Chef kein Interesse an für seine Angestellten zeigt und seine Zeit statt bei einer gemeinsamen Feier lieber anders verbringt. 

Aus diesem Grund sollten auch die Gründe für die abgesagte Weihnachtseinladung offen und ehrlich kommuniziert werden. Denn wird in der Absage beschönigt oder ein falscher Grund vorgeschoben, bleibt dies bei den Arbeitnehmern selten unbemerkt – und kann das Verhältnis zwischen Angestellten und Führungskraft nachhaltig schädigen. 

Ehrlichkeit, Feinfühligkeit und Wertschätzung haben daher oberste Priorität.

Weihnachtsfeier im Namen der Geschäftsführung absagen: Dos und Don’ts

Sollen Sie eine Weihnachtsfeier für den Chef absagen müssen, orientieren Sie sich an folgenden Dos und Don’ts:

Don‘tDo
Kurze Benachrichtigung ohne Erklärung, warum die Weihnachtsfeier absagt werden mussWeihnachtsfeier ausführlich und begründet absagen
Absage mit beschönigten oder erfundenen UrsachenAbsage mit tatsächlicher Begründung, auch wenn diese das Unternehmen in ein schlechtes Licht rücken sollte (z. B. wegen wirtschaftlicher Schwierigkeiten)
Absage durch die Assistenzpersönliche Nachricht des Chefs an die Mitarbeitenden
Nüchterne und förmliche Formulierungeinfühlsame und persönliche Formulierung
Fehlende Weihnachtsgrüße am Ende der Absage Schlussformel mit kreativen Weihnachtsgrüßen

 

Falls Sie bereits eine Ersatzveranstaltung planen, sollten Sie dies ebenfalls in der Absage erwähnen. Denn so geben Sie den Arbeitnehmern eine Perspektive. War beispielsweise die gewünschte Location vor Weihnachten ausgebucht, kann die Feier möglicherweise im neuen Jahr nachgeholt werden. 

Stellen Sie jedoch nur einen Ersatztermin in Aussicht, wenn dieser auch zeitnah realisierbar ist. Mussten Sie die Weihnachtsfeier beispielsweise wegen hoher Corona-Infektionszahlen absagen, ist dies eher schwierig. Schließlich wissen Sie nicht, wie die Inzidenz in ein paar Wochen aussehen wird – und müssen unter Umständen sogar mit einer Verschärfung nach den Feiertagen rechnen. 

Übrigens
Aufgrund der Corona-Pandemie raten RKI, Ärzte und Wirtschaftsweise in den kommenden Wintern weiter von großen betrieblichen Weihnachtsfeiern ab. Gastronomen bangen deshalb weiterhin um das Weihnachtsgeschäft. Als Lösung für Ihr Unternehmen und die Gastronomie-Branche bietet es sich beispielsweise an, Weihnachten in kleinen Gruppen zu feiern (z. B. nur im Rahmen einer Abteilung). Schlagen Sie dies auch Ihrem Vorgesetzten vor, bevor Sie die Weihnachtsfeier endgültig absagen.

Muster-Mail: Weihnachtsfeier mit einer E-Mail an das Kollegium absagen

Meist werden Einladungen zur Betriebs-Weihnachtsfeier heute via E-Mail versendet. Daher bietet es sich auch an, die Weihnachtsfeier auf demselben Weg abzusagen. Folgendes Muster dient Ihnen dabei als Inspiration:

Betreff: Unsere Weihnachtsfeier muss leider entfallen

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

schweren Herzens musste ich mich entscheiden, unsere Weihnachtsfeier abzusagen. Sie kann nicht wie geplant am ______ (Termin) stattfinden. Genau wie Sie habe ich mich sehr auf den gemeinsamen Abend gefreut und bin nun enttäuscht. Doch leider hat ______ (Ursache) ein Treffen dieses Jahr unmöglich gemacht. Es ist mir eine Herzensangelegenheit, die Feier so bald wie möglich nachzuholen. Ich hoffe, Sie können sich in meine Lage versetzen und Verständnis für meine Entscheidung aufbringen. Dennoch wünsche ich Ihnen und Ihren Lieben hiermit eine besinnliche Vorweihnachtszeit und schon jetzt ein frohes Fest. 

Tobias Hartmann

Geschäftsführer


Sowohl bei Arbeitgebern als auch bei Arbeitnehmern herrscht häufig Unsicherheit, ob eine Teilnahme an der Weihnachtsfeier Pflicht ist oder nicht. Fakt ist, es handelt sich nicht um Arbeitszeit – weshalb Mitarbeiter auch jedes Recht haben, einer betrieblichen Weihnachtsfeier fernzubleiben. Wer eine Einladung zur Weihnachtsfeier ausschlägt, sollte dies aber ebenfalls immer mit dem notwendigen Feingefühl tun.


Einladung zur Weihnachtsfeier absagen: Gründe und Formulierungen

Natürlich ist Ihr Betrieb nicht der einzige, der eine Weihnachtsfeier veranstaltet. So erhält Ihr Vorgesetzter häufig auch eine Weihnachtseinladung durch Kunden oder Geschäftspartner. Doch in der Regel kann Ihre Führungskraft nicht alle dieser Einladungen annehmen – und muss in der Folge ablehnen. 

Als Assistenz der Geschäftsführung ist es auch hier Ihre Aufgabe, die Absagen vorzuformulieren. Wenn Sie bei einer externen Weihnachtsfeier stellvertretend für Ihren Chef absagen, kommt es genau wie bei der Absage der innerbetrieblichen Feier auf den Ton und eine gute Begründung an.

Absage für die Feier schreiben und passende Formulierung wählen

Bei persönlichen Einladungen zu Veranstaltungen rund um Weihnachten ist jedoch etwas mehr Fingerspitzengefühl gefragt: Denn es hinterlässt einen unhöflichen Eindruck, wenn die Assistentin für ihren Chef absagt.

Dennoch können Sie die Absage für die Weihnachtseinladung vorschreiben und diese Ihren Chef unterschreiben oder versenden lassen.

Persönlich und dankbar eine Absage formulieren

Da Sie die Absage im Namen des Arbeitgebers formulieren, sollte der Text in der Ich-Form formuliert sein. Außerdem muss das Schreiben auch die Dankbarkeit für die Weihnachtseinladung ausdrücken. Auch wenn der Chef nicht weiß, was ihn erwarten würde, darf jeder von einer ansprechenden Feier ausgehen.

  • Ist die Einladung zum Feiern per E-Mail gekommen, kann die Absage ebenso auf diesem Wege erfolgen.
  • Kommt die Einladungskarte per Post, sollte darauf mit einem Brief geantwortet werden. Der Postweg wird heute aber nur noch sehr selten genutzt.

Achtung: Es sollte immer eine Zu- oder Absage auf eine Weihnachtseinladung folgen. Denn auch eine gut formulierte Absage kann die Beziehung zum Geschäftspartner stärken und Wertschätzung zum Ausdruck bringen. Erfolgt dagegen gar keine Reaktion, richtet dieser Schnitzer meist deutlich höheren Schaden an.


Was sind die Gründe aus denen der Chef absagen muss?

Oftmals kann die Führungskraft eine Einladung zu einer Weihnachtsfeier aus terminlichen Gründen nicht wahrnehmen. Doch folgende Liste zeigt – es gibt auch andere Ursachen:

WorkloadWenn der Chef am Tag der Weihnachtsfeier keinen anderen Termin hat, bedeutet das nicht, dass er verfügbar ist. Oftmals ist nämlich gerade die Zeit vor Weinachten sehr arbeitsintensiv – Deadlines enden und Projekte müssen noch fertiggestellt werden. Je nach Branche kommt außerdem das Saison-Geschäft hinzu. Auch das lässt sich in der Absage glaubhaft ausführen.
UrlaubManche Weihnachtsfeiern sind so nah an den Feiertagen geplant, dass die Führungskraft bereits im Urlaub ist. Dafür bringt in der Regel jeder Verständnis auf.
ComplianceDurch die in den letzten Jahren immer strenger gewordenen Vorgaben gegen Bestechung dürfen Geschenke nicht mehr ohne Weiteres angenommen werden. Zu diesen Geschenken gehören nicht nur Weinpräsente, kostbare Kugelschreiber etc., sondern auch Einladungen zum Essen. Wenn ein Vorstands-Mitglied oder Abteilungs-Leiter also eine Einladung zur Weihnachtsfeier oder in ein Restaurant erhält, darf er diese Einladung möglicherweise gar nicht annehmen. Dieser Fall sollte explizit vor einer Zusage geprüft werden.
COVID-19Die Corona-Pandemie hat auch in diesem Fall für Veränderungen gesorgt – und eine weitere mögliche Begründung geschaffen. Denn natürlich sind auch steigende Infektionszahlen ein guter Grund, die Weihnachtseinladung abzusagen. Im Einzelfall sind selbstverständlich noch viele weitere Begründungen möglich.

Achtung: Ganz ohne Begründung geht es nicht – denn eine unbegründete Absage könnte die Geschäftsbeziehung schädigen oder gar beenden. Doch auch wenn die Ursache unangenehm ist – auf Notlügen sollten Sie besser verzichten. Werden diese aufgedeckt, wäre schließlich die Integrität Ihrer Führungskraft in Gefahr. Auch zu viele Details können Sie sich sparen, wenn Sie die Weihnachtsfeier für Ihren Chef absagen. Diese erzeugen in der Regel eher einen unprofessionellen Eindruck und stellen Ihren Arbeitgeber somit in ein schlechtes Licht. Bringen Sie die Begründung also besser mit wenigen, ehrlichen Worten auf den Punkt.


Weihnachtseinladungen für den Chef absagen: So klappt eine gelungene Formulierung

Wenn Sie eine externe Weihnachtsfeier für Ihren Vorgesetzten absagen, gilt wie bei der Begründung gilt auch für den restlichen Text: Die Formulierung muss das Anliegen den Punkt bringen. Mit den folgenden Negativbeispielen und Vorschlägen für deren charmante und persönliche Umformulierung, erhalten Sie schnell ein Gefühl für die passenden Worte:

Diese Formulierungen wirken oberflächlich:So wirkt die Formulierung persönlich und charmant:
Herr Dr. Schröder bedauert, Ihre Einladung aufgrund anderer unaufschiebbarer Termine nicht annehmen zu können.Vielen Dank für Ihre Einladung zur Weihnachtsfeier.  Sehr gern hätte ich an Ihrer Feier teilgenommen, doch mein Terminkalender ist an diesem Tag leider schon übervoll.
Andere terminliche Verpflichtungen machen mir eine Teilnahme unmöglich.Ich wäre sehr gern zu Ihrer Weihnachtsfeier gekommen, muss aber leider schweren Herzens absagen.
Frau Dr. Peters bedankt sich recht herzlich für die freundliche Einladung zur Weihnachtsfeier. Doch dringende Geschäfte an diesem Tag machen ihr ein persönliches Erscheinen leider unmöglich.Danke für Ihre Einladung. Ich freue mich, dass Sie mich gern bei Ihrer Weihnachtsfeier dabeihätten. Aus terminlichen Gründen ist mir eine Teilnahme aber leider unmöglich

 

Sie sehen: Es ist gar nicht so schwer, der Absage eine persönliche und freundliche Note zu verleihen. Vor allem mit der Ich-Form drücken Sie glaubhaft Ihr Bedauern über die Absage aus – und kommen mit ein paar herzlichen Worten auch ganz ohne Notlüge aus.

Muster: Bei Einladung zu Weihnachtsfeier absagen – allgemeine Vorlage

Persönlich, dankbar und begründet – so sollten Sie eine externe Weihnachtsfeier absagen. Folgendes Muster dient Ihnen dabei als Anhaltspunkt, um den richtigen Ton zu treffen:

AW: Einladung zum Advents-Get-Together

Lieber Herr Jansen,

statt der ersehnten weißen Flöckchen schneit bei mir leider nur eins vom Himmel: Arbeit. So werde ich wohl auch nicht in den Genuss Ihrer Gastgeberqualitäten kommen. Mit Wehmut muss ich Ihnen daher für Ihre Feier absagen. Ich hoffe, es ergibt sich im nächsten Jahr sehr bald wieder die Möglichkeit für ein gemeinsames Treffen.

Einen fröhlichen und entspannten Auftakt in die freudige Weihnachtszeit, eine gesellige Feier und ein besinnliches Fest wünscht Ihnen

Teresa Hartmann

Geschäftsführerin


Fazit: Weihnachtsfeier absagen – der Ton macht die Musik

Sei es aus logistischen, terminlichen oder pandemischen Gründen – als Assistenz müssen Sie hin und wieder eine Weihnachtsfeier absagen. Egal ob Sie die innerbetriebliche Feier streichen oder die Einladung durch einen Kunden ablehnen: Die Absage sollte persönlich und rücksichtsvoll formuliert sein. 

Zudem macht beides eine gute Begründung erforderlich. Die Formulierungen unterscheiden sich abhängig davon, ob Sie eine interne oder externe Weihnachtsfeier im Namen Ihrer Führungskraft canceln. Unsere Muster geben Ihnen jedoch einen guten Anhaltspunkt – und sparen im Fall der Fälle auch jede Menge Zeit. 

FAQ: Weihnachtsfeier absagen

Warum sollte man eine Weihnachtsfeier absagen? 

Es gibt verschiedene Gründe, aus denen man eine Weihnachtsfeier – intern wie auch extern – absagen kann. Am häufigsten sind die Ursachen terminlich. Seit 2020 hat Corona Leben und Arbeit im Griff und macht die Veranstaltung von Weihnachtsfeiern ebenso schwierig wie die Teilnahme daran.

 

 

Wenn Sie eine interne Weihnachtsfeier absagen, sollten Sie wertschätzend und einfühlsam sein, wie auch auf geplante Ersatztermine verweisen. Wenn Sie eine Weihnachtseinladung für Ihren Chef ablehnen, gilt es, eine persönliche und dankbare Formulierung zu wählen. Zudem profitiert Ihre Absage in beiden Fällen von einer ehrlichen Begründung. 

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