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Termine vereinbaren, verschieben und stornieren – alles auf Englisch

Für viele Assistentinnen gehört Englisch zum täglichen Handwerkszeug, und sie können Termine souverän und in professioneller Ausdrucksweise auch auf Englisch vereinbaren, ändern und absagen. Dieser Beitrag gibt Ihnen Sicherheit: Er liefert Ihnen die wichtigsten „Zauberformeln“, um in jeder Situation rund um das Terminmanagement angemessen zu kommunizieren.

Termine auf Englisch vereinbaren

Termine auf Englisch vereinbaren – mit unseren Tipps geht das ganz leicht.

Terminvereinbarung auf Englisch: Nur mit eindeutigen Formulierungen vermeiden Sie Missverständnisse

Wenn Sie mit englischsprachigen Geschäftspartnern Termine vereinbaren, müssen Ihre Informationen, Vorschläge, Alternativen und Bestätigungen klar und eindeutig vermittelt werden, damit auf keinen Fall Missverständnisse entstehen.

Formulieren Sie Datum, Uhrzeit und Ort so, dass der Empfänger versteht, was von ihm erwartet wird, damit er zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Ob der Abholdienst am Flughafen um „8 a.m.“ oder „8 p.m.“ benötigt wird – da macht ein Buchstabe einen entscheidenden Unterschied. 

Wenn Sie schreiben „You must not come“ (= Sie dürfen nicht kommen), werden Sie beim Empfänger für Verwirrung sorgen, denn gemeint war ganz sicher „You don‘t need to come“ (= Sie brauchen nicht zu kommen).

Sorgfalt, Präzision und Vollständigkeit sind bei Terminvereinbarungen von entscheidender Bedeutung. In diesem Beitrag führen wir Sie durch die typischen Situationen rund um Terminvereinbarungen und liefern Ihnen die passenden englischen Wörter und Sätze.

Finden Sie den passenden Tonfall für Ihre Terminvereinbarungen auf Englisch

Vergleichen Sie diese beiden E-Mails:

E-Mail 1: die formelle Variante

Dear Ms Ford

There are a number of things which John Barnes, our product manager, would like to discuss with your art director regarding the product launch and he wonders if a meeting could be arranged for early next week. Would 10 a.m. on 4 July be convenient? Mr Barnes expects that he will need approximately an hour and a half to discuss the outstanding issues and suggests a meeting here at our head office if that will be convenient.

With best regards

Gemma Johnson

E-Mail 2: die persönliche Variante

Dear Sandra

John Barnes, our product manager, wants to talk about the product launch with your Ms Evans. He‘ll be out of the office for the next couple of days but has a relatively free morning on 4 July. Would she be free at around 10 a.m.? He reckons it‘ll take about an hour and a half and suggests a meeting here at our office.

Looking forward to hearing from you

Gemma

Diese beiden E-Mails ähneln sich in Länge und Inhalt, aber Sie werden bemerkt haben, dass sie trotzdem ganz unterschiedliche Wirkungen erzielen. Sie können durch Ihren Stil bestimmen, wie formell und distanziert oder wie persönlich Ihr Schreiben klingt und damit bereits den Ton für das Treffen beeinflussen.

Wenn Sie einem Kunden oder Geschäftspartner schreiben, den Sie oder Ihr Chef nicht besonders gut kennen, dann empfiehlt sich die erste formelle Variante. Vor allem durch Anrede und Grußformel, aber auch durch den Verzicht auf die verkürzte Schreibweise mit Apostroph beweisen Sie Kompetenz und angemessene, korrekte Umgangsformen.

Jemand, mit dem Sie häufig zu tun haben, könnte solch eine steife Schreibweise als etwas kühl oder sogar abweisend empfinden. Hierbei schaffen Sie durch eine persönlichere Anrede und weniger formelle Sprache mehr Nähe. In jedem Fall sollte Ihre Korrespondenz verständlich und präzise sein. Die Länge Ihres Schreibens sollte sich nicht danach richten, ob Sie eine E-Mail oder einen Brief versenden, sondern allein nach dem Inhalt. In beiden Fällen sollte der Text nicht länger als nötig sein.

Das gehört in Ihre englischsprachige Terminanfrage

Denken Sie bei einer ausführlicheren Bitte um ein Gespräch an die folgenden Aspekte:

  • Grund und Anlass für das Treffen
  • Zielsetzung des Gesprächs, am besten mit Agenda, damit die Teilnehmer sich vorbereiten können
  • Termin mit Datum, Uhrzeit, Ort und geplanter Dauer (alternativ: die Frage nach einem entsprechenden Terminvorschlag)
  • welchen Zusatznutzen ein persönliches Gespräch im Vergleich zu Telefonaten und E-Mails bringen kann
  • bei größeren Gruppen die anderen Teilnehmer und deren Funktion
  • welche Unterlagen bis wann benötigt werden
  • ein Link für die Anreisebeschreibung
  • Bitte um Terminbestätigung, idealerweise mit Fristsetzung
  • vollständige Signatur

Ein typisches Beispiel für eine Terminanfrage

Subject: arranging an appointment to discuss the ‚Redesign of our website‘ project

Dear Mr Huber

Ulf Olsen has requested me to write to you for the purpose of arranging an appointment.

He would like to discuss with you possible ideas relating to the redesign of our website. He has a number of basic questions which can probably be dealt with more efficiently face to face than by telephone calls or emails.

Mr Olsen expects the discussion to take about two hours, but to be on the safe side you should perhaps allow for a little more time. It would be ideal if you could bring with you any plans, ideas and suggestions you already have for the design and structure of our website.

I will contact your secretary in the course of the week and hope she will have a suitable date for us – if possible by the end of this month.

With best regards

Beate Küspers

Secretary to Ulf Olsen

SupportEX GmbH

Terminvereinbarung auf Englisch: Markante Sätze, um ein Datum und eine Uhrzeit für einen Termin vorzuschlagen

Diese Sätze sind für ein formelles Schreiben geeignetVerwenden Sie diese Sätze in einem eher informellen Schreiben
  •  Klaus Schäfer would very much like to discuss this new project with your CEO/Mr Jones and would appreciate an early meeting.
  • Could/can we arrange a meeting for 15 April?
  • Would it be possible for Klaus Schäfer to meet your CEO/Mr Jones at the trade fair in Cologne? 
  • Would your CEO/Mr Jones be free for a meeting on Monday, 8 June?
  • We would appreciate your suggestions for a possible date for an urgent meeting.
  • I suggest 10 a.m. on Friday, 3 August. Would that be okay for your CEO/Mr Jones?
  • We are interested in arranging a meeting between Matthias Jones and your Klaus Schäfer.
  • Mr Schäfer thinks these problems need to be discussed face to face. Could you check with your CEO/Mr Jones regarding a suitable date?
  • My boss, Matthias Jones, wants to discuss a new project with your CEO/Mr Schäfer and has asked me to arrange an early meeting.
  • How about 10 in the morning on Friday, 3 August?
  • I‘m calling to see if we can arrange a meeting between Matthias Jones and Klaus Schäfer for 15 April.
  • Would your boss be free for a meeting on Monday, 8 June?
  • Can we organise a meeting between Klaus Schäfer and your CEO/Matthias Jones?
  • Could our CEOs get together at the trade fair in Cologne?
  • When has your CEO got a window for a meeting?
  • My CEO Peter Schmidt wants to have a talk with yours about the quality problems – what would be a good time for them to meet?

 

Diese Sätze sind für ein formelles Schreiben geeignetVerwenden Sie diese Sätze in einem eher informellen Schreiben
  • I take pleasure in confirming the appointment on 15 April.
  • The time and date you have suggested for the meeting will be very convenient for Klaus Schäfer.
  • Klaus Schäfer will be delighted to meet Mr Jones at the trade fair in Cologne and will be available for a meeting from 11 a.m. on October 8.
  • I can confirm the appointment for 10:30 a.m. on 18 March.
  • I am afraid that Mr Schäfer‘s diary is already full for Friday, 3 August, but I could suggest 2 p.m. on Monday, 6 August, as an alternative.
  • Matthias Jones will be on holiday during the week you suggested for the meeting, but he will be back in the office from Monday, July 12. Would 14:30 on Wednesday, July 14 be suitable?
  • I regret that Klaus Schäfer already has an appointment at the time you suggest. However, an hour later at 11 a.m. would be possible.
  • Nine-thirty a.m. on Friday, 13 January, would be a suitable date for a meeting to discuss the quality situation.
  • Ten a.m. on Friday 13 sounds good. I‘ll enter it into Mr Schäfer‘s appointments book.
  • Mr Jones has confirmed Monday, 8 June and looks forward to seeing Mr Schäfer at his office.
  • The trade fair in Cologne will be perfect. My boss says he‘ll visit your company‘s stand.
  • Sorry, Mr Jones is fully booked on the morning of Friday, 3 August, but he‘s got a window in the afternoon. What does Mr Schäfer‘s afternoon look like? 
  • For my boss the best time for a meeting would be late afternoon, say 4.30 in the afternoon. How does that sound to you?
  • I‘ve checked with our CEO and he has suggested either 4.30 or 3.30 p.m. as a possible time. Can you let me know if  either of those times would be okay?
  • The CEO‘s diary looks pretty full for the next few days. Would Friday morning be any good for your boss, for example at 11 o‘clock?
  • The CEO wants to talk about the sales figures. Could Mr Schäfer make it at 5:30 on Thursday afternoon?

 

Englische Kommunikation: So schlagen Sie die Verschiebung eines Termins vor

Folgende Aspekte sollte Ihr Schreiben zur Verschiebung eines Termins enthalten:

(1) Begründen Sie die Verschiebung.

(2) Bitten Sie um Entschuldigung.

(3) Bieten Sie mehrere Alternativen an oder bitten Sie um neue Terminvorschläge.

(4) Informieren Sie auch über alle anderen Änderungen wie Teilnehmerkreis, Veranstaltungsort.

(5) Bitten Sie um die Bestätigung, dass die Änderungen verstanden wurden und akzeptiert werden.

Ein typisches Beispiel für eine Terminverschiebung:

Dear Beate

Unfortunately we will have to reschedule the appointment we arranged for 9.30 a.m. on Friday, 13 March, because Frank Meyer our Director of Human Resources will be unavailable due to illness. (1)

As an alternative the meeting could be held either at 10.30 a.m. on Monday, 16 March or 2.30 p.m. on Wednesday, 18 March. (2) If neither of the above dates is suitable please suggest an alternative that would be convenient. (3)

By the way, in the absence of his assistant, Michael Braun will be taking part in the meeting. (4)

I‘m sorry that this is such short notice but hope that you will be able to confirm one or other of the suggested dates. (5)

Yours sincerely

Liz Woodhouse

Secretary to the Managing Director

Markante Sätze, wie Sie einen Alternativtermin akzeptieren und bestätigen

Diese Sätze sind für ein formelles Schreiben geeignet

  • I am pleased that in spite of his busy schedule your CEO (Namen nennen) will still have time for a meeting next month and have noted 14:30 (24 Stunden, amerikanische Schreibweise) on March 20 as the revised date.
  • Thank you for suggesting an alternative time/date for the meeting, which I can confirm with pleasure.
  • The alternative time and date you have suggested will be very suitable, and Matthias Schäfer looks forward to meeting your CEO on the agreed date.
  • It is a pity that Mr Jones will not be at the trade fair in Cologne, but I can confirm your suggestion of a meeting on the Friday immediately after the fair.

Verwenden Sie diese Sätze für ein eher informelles Schreiben

  • I am sorry to hear your boss can‘t make it on Friday 13, but Monday morning will be no problem for us here. 
  • The alternative time and date you‘ve suggested will be fine with us.
  • It‘s a pity your boss won‘t be able to make it to the trade fair in Cologne, but a meeting a couple of days later will be no problem. I‘ve made a note of the time and date you‘ve suggested (Datum und Zeit in Bestätigungen immer wiederholen, um Missverständnisse zu vermeiden.).
  • Good to hear Mr Jones and Mr Schäfer can get together next month.

Terminvereinbarung auf Englisch: Wie Sie einen Termin absagen

(1) Bezeichnen Sie eindeutig den Termin, den Sie absagen, um Missverständnisse zu vermeiden.

(2) Begründen Sie die Absage, wenn möglich mit einer wahren oder zumindest mit einer realistischen Rechtfertigung.

(3) Entschuldigen Sie sich für die Unannehmlichkeiten.

Ein typisches Beispiel für eine Terminabsage

Dear Ms Anderson

I regret that it will be necessary for us to cancel the appointment we arranged between Peter Smith and Ronald Schwarz for 9.30 a.m. on Friday, 13 March. (1) 

For strategic reasons our Managing Director has decided for the moment to postpone the planned team-building activities for middle management, and will not now be requiring your company‘s assistance in this. (2)

We apologise for any inconvenience this may cause but hope we will be able to call on your services if and when the project is revived. (3)

Yours sincerely

Jasmin Wagner

Secretary to the Managing Director

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