Zeit sparen und Ordnung schaffen mit dem Regel-Assistenten

Eingehende E-Mails, die beispielsweise von bestimmten Absendern kommen oder andere eindeutige Eigenschaften aufweisen, können Sie automatisch in bestimmte Ordner verschieben, mit Kategorien oder hoher Wichtigkeit versehen, weiterleiten und vieles mehr.

Sobald E-Mails im Posteingang landen, führt der Regel-Assistent Routineaufgaben aus. Dafür definieren Sie im Vorfeld bestimmte Kriterien, die die eingehenden E-Mails erfüllen müssen. Danach legen Sie fest, was mit diesen bestimmten E-Mails geschehen soll.


Der Regel-Assistent überprüft von nun an eingehenden E-Mails und wendet die Regel auf alle E-Mails an, die den Kriterien entsprechen.

Praxis-Beispiel: Eingehende E-Mail-Newsletter in Ordner verschieben und als gelesen kennzeichnen


1. Wechseln Sie in das E-Mail-Modul – in anderen Programmteilen steht der Assistent nicht zur Verfügung.


2. Falls Sie mehrere E-Mail-Konten in Outlook eingerichtet haben und die Regel nur für eins davon gültig sein soll, wählen Sie den Posteingang dieses Kontos aus.


3. In Outlook 2000 und 2002/XP rufen Sie den Befehl EXTRAS – REGEL-ASSISTENT auf, in Outlook 2003 und 2007 den Befehl EXTRAS – REGELN UND BENACHRICHTIGUNGEN. In Outlook 2010 und 2013 klicken Sie auf dem Register START auf REGELN und dann auf REGELN UND BENACHRICHTIGUNGEN VERWALTEN. In Outlook 2016 klicken Sie ebenfalls auf START, REGELN und dann auf REGELN UND BENACHRICHTIGUNGEN verwalten.


4. Klicken Sie auf NEU beziehungsweise NEUE REGEL (AB OUTLOOK2003).


5. Für das Beispiel gehen wir davon aus, dass der Newsletter immer vom gleichen Absender kommt. Wählen Sie deshalb die Option NACHRICHTEN VON BESTIMMTEN ABSENDERN IN EINEN ORDNER VERSCHIEBEN. Alternativ kann es auch sinnvoll sein, NACHRICHTEN MIT BESTIMMTEN WÖRTERN IM BETREFF IN EINEN ORDNER VERSCHIEBEN zu wählen.


6. Im unteren Feld (unter 2. Schritt) konkretisieren Sie nun die Bedingung. Klicken Sie im Beispiel auf den blau hervorgehobenen Link VON EINER ÖFFENTLICHEN PERSON/ÖFFENTLICHE GRUPPE KOMMT an, geben Sie die Absenderadresse ein und klicken Sie auf OK.


7. Klicken Sie dann auf den blauen Link ZIELORDNER, wählen Sie den gewünschten Ordner aus und klicken Sie auf OK. Falls der Zielordner noch nicht vorhanden ist, legen Sie ihn mit dem Button NEU an.


8. Dann klicken Sie auf WEITER.


9. Im Dialog, der nun geöffnet wird, können Sie noch weitere Bedingungen einschalten – nur wenn alle Bedingungen erfüllt sind, werden die Aktionen aus der Regel ausgeführt. So könnte es noch sinnvoll sein, die Bedingung MIT BESTIMMTEN WÖRTERN IM BETREFF zu aktivieren und als Suchbegriff zum Beispiel Newsletter einzutragen.


10. Klicken Sie auf WEITER.


11. Aktion(en) auswählen: Bei der Regelvorlage ist die Aktion DIESE IN DEN ZIELORDNER VERSCHIEBEN bereits ausgewählt, auch der Ordner ist schon eingetragen. Zusätzlich ist die Option KEINE WEITEREN REGELN ANWENDEN aktiviert. Für das Beispiel schalten Sie außerdem noch die Option ALS GELESEN MARKIEREN ein.


12. Klicken Sie auf WEITER.


13. Ausnahmen definieren: Da für diese Regel keine Ausnahme nötig ist, klicken Sie auf WEITER.


14. Regel fertigstellen und aktivieren: Geben Sie einen aussagekräftigen Regelnamen ein.


15.  Falls die Regel nun nachträglich auf bereits empfangene E-Mails angewendet werden soll, schalten Sie die Option DIESE REGEL JETZT AUF NACHRICHTEN ANWENDEN ein.


16. Damit die Regel von nun an auf neue E-Mails angewendet wird, schalten Sie die Option DIESE REGEL AKTIVIEREN ein.


17. Falls Sie mehrere E-Mail-Konten eingerichtet haben und die Regel für alle Konten und nicht nur für das aktuelle Konto gelten soll, schalten Sie DIESE REGEL FÜR ALLE KONTEN ERSTELLEN ein.


18. Klicken Sie auf FERTIG STELLEN.


Die Regel wird nun am Anfang der Liste eingefügt.



Zeit, Ordnung, Outlook, Regel-Assistent
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